Comment les excellents chefs de projet relèvent les questions pièges en entretien

Lisez la transcription :

Nous testons la retranscription de nos podcasts à l’aide d’un programme informatique. Merci de pardonner toute faute, le bot n’est pas fiable à 100 %.

Kelsey Alpaio : Salut ! Je suis Kelsey. Et bienvenue à nouveau dans The Retro sur le podcast The Digital Project Manager—où nous explorons les leçons du passé, les tendances futures et ce que cela signifie pour votre carrière.

Je voudrais commencer aujourd’hui par une question. Si vous deviez vous décrire comme une barre chocolatée, laquelle seriez-vous ? Un jour, on m’a posé cette question en entretien d’embauche et cela m’a complètement déstabilisée. J’ai immédiatement oublié le nom de toutes les barres chocolatées existantes.

Mais dans le monde des questions d’entretien difficiles, honnêtement, celle-ci est plutôt douce. Que faire lorsqu’on vous pose une vraie question déstabilisante ? Quelque chose pour laquelle vous n’êtes pas préparé et qui explore vraiment vos expériences ou compétences ? Comment rester calme et répondre d’une façon qui vous aide vraiment à obtenir le poste ?

Pour les chefs de projet surtout, les entretiens peuvent donner l’impression d’un quiz surprise sur tous les projets auxquels vous avez participé. C’est un véritable champ de mines de questions du type « racontez-moi une expérience où… » qui peuvent vous faire douter d’avoir jamais vraiment géré un projet. Voilà donc le sujet du jour : comment se préparer pour votre prochain entretien de chef de projet. Comment anticiper les questions prévisibles, comment répondre à celles que vous n’attendez pas, et que faire quand tout ne se passe pas parfaitement.

Avec moi aujourd’hui, Kayla Quijas, cheffe de projet senior et coach de carrière, qui aide les professionnels à décrocher un poste en gestion de projet.

Kayla, bienvenue dans l’émission !

Kayla Quijas : Bonjour Kelsey ! Merci beaucoup de m’avoir invitée.

Kelsey Alpaio : Kayla, parlez-nous un peu plus de vous et de ce que vous faites.

Kayla Quijas : Ma carrière professionnelle a commencé de façon un peu atypique. J’ai d’abord travaillé comme décoratrice de gâteaux professionnelle pendant environ cinq ans avant de réaliser que j’étais dans une impasse totale. Un jour en particulier, après une journée de travail de 12 heures, on m’a demandé de revenir. Ce jour-là, un déclic s’est produit en moi.

Vraiment une impasse. Cela ne menait nulle part. J’ai alors tout quitté sur-le-champ sans plan de secours. Je me suis donné comme objectif d’intégrer le monde de l’entreprise. Mon premier poste a été réceptionniste dans un cabinet d’avocats, puis j’ai rapidement gravi les échelons. Aujourd’hui, je suis cheffe de projet senior dans un cabinet d’avocats international, et je supervise certains des plus grands comptes clients, et j’adore ça.

En regardant mon parcours, j’ai compris que les coachs ont joué un rôle énorme dans ma réussite, ce qui m’a permis de trouver ma vraie passion : inspirer les autres à sortir de leur boulot sans avenir et à poursuivre une carrière épanouissante. Maintenant, je suis aussi coach de carrière certifiée senior, et j’aide les autres à opérer ces transitions professionnelles de manière intentionnelle.

Kelsey Alpaio : C’est un parcours vraiment intéressant, et nous sommes ravis de t’accueillir pour cet épisode consacré aux questions d’entretien pièges. Par définition, ce sont des questions que l’on ne voit pas venir, mais je veux remettre un peu cela en question. Quelles sont, selon vous, les questions difficiles et peu courantes auxquelles on peut s’attendre lors d’un entretien pour un poste de chef de projet ?

Kayla Quijas : Excellente question. Avant d’entrer dans le détail, il est vraiment important de prendre un peu de recul et de se demander pourquoi ces questions apparaissent. Ces questions déstabilisantes ne portent pas sur ce que vous savez, mais sur qui vous êtes lorsque tout déraille, ce que recherchent les recruteurs.

Ils les utilisent pour voir votre manière de penser, de diriger. Voir comment vous gérez la pression lorsque tout part en vrille, c’est exactement ce que demande la gestion de projet. Quand on vous pose une question qui vous prend au dépourvu, ce qu’ils observent vraiment, c’est ce qui se trouve au-delà de votre CV.

Ils cherchent à savoir qui vous êtes sous pression, parce que c’est pour ça qu’ils recrutent. Pouvez-vous garder votre calme quand tout dérape ? Pouvez-vous réfléchir clairement sans avoir toutes les données ? Pouvez-vous admettre ce que vous ignorez sans vous mettre sur la défensive ? Savez-vous vous adapter et prendre des décisions intelligentes quand il faut changer de plan ? Parce qu’en gestion de projet, c’est le quotidien.

Pour répondre à votre question, je vois principalement deux types de questions déstabilisantes. Celles où vous n’avez jamais vécu la situation, et celles où vous l’avez vécue mais qui ne vous mettent pas à votre avantage. J’ai quelques méthodes pour ces deux cas, et je suis sûre que nous allons y revenir dans la conversation.

Kelsey Alpaio : Absolument. J’aime ce regard que tu portes sur ces questions et la réflexion que, si tu travailles déjà en gestion de projet, tu possèdes probablement déjà beaucoup de compétences requises pour répondre à ce genre de questions. Allons-y donc. Dis-nous-en un peu plus sur la méthode pour y répondre et nous y préparer en amont.

Kayla Quijas : Oui, je pense que la préparation est vraiment la clé. Mieux vaut éviter d’essayer d’anticiper chaque question piège possible, cela vous rendrait fou. Qui aurait même l’idée de demander : « Si vous étiez une barre chocolatée, laquelle seriez-vous ? »

On ne peut tout simplement pas tout prévoir. Ce que je conseille à mes clients, c’est de préparer une banque d’histoires, d’au moins six, voire plus. C’est le strict minimum. Je leur propose donc ce que j’appelle des flashcards de gestion de projet.

Ces cartes les amènent à réfléchir à des histoires autour de certains thèmes : des succès bien sûr, mais aussi des échecs, des situations de conflit, de gestion des risques, ou montrant comment vous dirigez sans autorité et gérez l’ambiguïté. Ces histoires sont assez souples pour servir dans plusieurs cas.

Voilà où commencer : une solide banque d’histoires. Ensuite, il faut relier ces histoires à plusieurs traits clés. Une histoire peut révéler leadership et résolution de problème, une autre l’intelligence émotionnelle et l’adaptabilité. Puis, il faut s’entraîner à penser à voix haute.

C’est l’étape suivante parce que les questions pièges ne portent pas que sur le fond, mais sur votre façon de traiter l’information sous pression. Je vous garantis que la question de la barre chocolatée visait précisément cela. Le but n’était pas de savoir quelle barre vous êtes, mais d’observer votre raisonnement face à l’inattendu.

Donc, entraînez-vous à expliquer votre logique étape par étape pour garder les pieds sur terre, même si vous êtes déstabilisé. Si vous vous préparez ainsi, vous ne vous contentez pas de mémoriser des réponses ; vous élargissez votre palette. C’est la préparation générale. Mais j’ai deux méthodes très concrètes dont on peut parler. L’une est pour quand vous n’avez vraiment pas vécu la situation demandée.

La question classique : racontez-moi une fois où.... Et ça peut être un piège si vous n’avez pas d’exemple, ou bien il y a des questions faites pour vous mettre en difficulté, du style « quelle est votre plus grande faiblesse ? Parlez d’un échec »

J’utilise deux cadres pour cela. Le premier permet de répondre quand on n’a pas d’exemple précis. Il aide à bien gérer la situation tout en montrant les qualités recherchées chez un chef de projet : rester calme, reformuler la question, réfléchir stratégiquement.

Je l’ai structuré exprès pour les chefs de projet, j’appelle ça la méthode RAID. R comme Reconnaître l’intention. Demandez-vous ce qu’ils cherchent à savoir. Au lieu de paniquer, prenez un temps pour déterminer l’objectif caché. Est-ce le leadership ? La gestion des conflits ? Le sens des priorités ?

Donc, on prend une pause et on dit : c’est une très bonne question, je réfléchis à ce qui illustrerait le mieux ma manière de traiter tel type de situation. À vous de remplir.

L’étape suivante est A comme Assumer l’écart. Il faut reconnaître honnêtement le manque d’expérience directe. Ce n’est pas une faiblesse ; cela montre votre honnêteté et votre lucidité. Vous pouvez dire : Je n’ai jamais eu exactement cette situation, mais j’ai vécu quelque chose de similaire qui m’a demandé les mêmes compétences.

Ensuite, I pour Identifier une histoire transférable. Il suffit de trouver une expérience de votre banque qui s’en rapproche, pour montrer que vous êtes moteur et adaptable. Par exemple, j’ai déjà vécu une pression de la part d’un client important sur des délais, ce n’était pas le même contexte, mais cela m’a beaucoup appris sur la gestion des parties prenantes et la fermeté.

Et enfin, D comme Décrire sa réflexion. Expliquez votre raisonnement : voici comment j’aborderais la chose s’il fallait la gérer, en détaillant les étapes comme un plan de projet. Personne ne s’attend à ce qu’un chef de projet sache tout, mais il doit savoir aborder l’imprévu. Donc : si cela arrivait, voici ce que je ferais.

Voilà la méthode RAID.

Kelsey Alpaio : J’adore. On s’est tous déjà retrouvé en panique quand on ne trouve pas de bonne réponse à une question d’entretien. Pouvoir ralentir et se dire R-A-I-D : Reconnaître l’intention, Assumer l’écart, Identifier l’histoire transférable, et Décrire la réflexion.

J’aime beaucoup ce cadre. Racontez-nous l’autre méthode, pour le cas où l’on vous pose une question faite pour vous mettre en difficulté.

Kayla Quijas : Pour nous, cela peut sembler avoir pour but de nous piéger, mais en réalité, on teste votre capacité à réfléchir vite et à gérer ces situations.

Ce type de questions ressemble parfois à un coup dans l’estomac. Elles servent à voir comment vous gérez une erreur humaine en contexte de pression, ce que représente en soi un entretien. Selon les cas, l’important ce n’est pas d’avoir toujours tout bien géré par le passé, c’est surtout ce que vous en avez tiré et la façon dont cela influence votre pratique par la suite.

La méthode que j’utilise est une méthode post-mortem, très familière aux gestionnaires de projets pour tirer les enseignements.

POST : commencez par Planter le décor. Donnez juste assez de contexte pour que l’on comprenne ce qui s’est passé. O pour Oser la faute. Assumez ce qui s’est mal passé, cela montre de la maturité et de l’intelligence émotionnelle. Personne n’est parfait. Essayer de rejeter la faute est un mauvais signe.

S pour Souligner l’impact. J’ai fait ceci, voilà le résultat. Puis T pour Transformer la leçon en force positive. Montrez ce que vous en avez tiré et ce que cela change dans votre pratique aujourd’hui. Il ne faut pas se défendre, mais démontrer votre progression. Si vous voulez, j’ai un bon exemple personnel de tout ça.

Kelsey Alpaio : Oui, cela nous intéresse !

Kayla Quijas : En tant que cheffe de projet, j’ai souvent agi comme un chef de programme et interagi avec des parties prenantes de très forte personnalité. Un jour, j’ai simplement transféré un mail d’un de ces interlocuteurs à un autre, avec un simple « pour info ». J’étais pressée.

Je n’y ai pas prêté attention. Je me suis dit : il faut simplement qu’il soit au courant. Voilà. Mais à ma grande surprise, ce deuxième interlocuteur a, lui, contacté le premier pour lui dire d’arrêter ce qu’il faisait, en me mettant en copie. Et il disait en substance : « Kayla m’a dit ceci, stoppez tout. » Le premier a été furieux, il ne s’y attendait pas et toute la confiance qu’il avait mise des mois à installer en moi s’en est trouvée entamée. Il me l’a fait savoir très clairement.

Après avoir laissé passer un peu de temps, j’ai organisé une visio avec lui pour avoir un contact le plus humain possible. D’emblée, j’ai assumé la faute. Je lui ai dit que c’était involontaire, je m’en excuse, et je ferai tout pour regagner sa confiance. J’ai choisi la sincérité et la vulnérabilité, et il m’a répondu sur le même ton, en étant direct et clair sur le fait qu’il lui faudrait du temps pour rétablir la confiance. Nous avons défini ensemble de nouvelles règles de communication, et j’ai veillé à m’y tenir strictement.

Au final, j’ai effectivement regagné sa confiance. Cette expérience difficile m’a appris l’importance de comprendre très vite les attentes de communication des parties prenantes et de s’y conformer. Donc vous le voyez, j’ai clairement fait une grosse erreur, mais j’en ai retiré une expérience précieuse.

Kelsey Alpaio : Oui, très bon exemple, dans lequel sans doute beaucoup d’auditeurs se reconnaîtront. Pouvez-vous aussi nous parler des mauvaises façons de réagir à une question-piège ? Quelles sont les erreurs courantes à éviter ?

Kayla Quijas : Absolument. J’adore cette partie parce que la plupart des gens ne réalisent pas que les pires erreurs ne viennent pas de la réponse elle-même, mais de la manière d’aborder la question, comme on l’a déjà dit. La pire chose serait de paniquer ou de bloquer : vous entendez la question, et cela se lit sur votre visage.

Soit vous avez un blanc, soit vous vous précipitez pour remplir le silence avec une réponse brouillonne. Quand on est l’interviewé, le silence paraît durer une éternité. Je comprends, c’est inconfortable. Mais la meilleure attitude est de prendre une respiration et de vous octroyer quelques secondes. Une courte pause de 5 secondes vaut bien mieux qu’une minute d’angoisse.

Et le plus étonnant, c’est que dans une conversation, une pause donne une impression de charisme, car cela montre que vous réfléchissez. Donc bien mieux que de paniquer. Autre erreur classique : inventer. Il ne faut surtout pas bricoler une histoire inventée sous la pression. Si vous n’avez pas vécu l’expérience, dites-le franchement et servez-vous de la méthode RAID. Proposez un scénario similaire ou expliquez comment vous géreriez la situation. C’est une force, pas une faiblesse.

Évitez aussi de vous perdre dans des explications interminables. Être concis est capital, d’où l’utilité des cadres méthodologiques. Et n’ayez pas le réflexe de vous excuser pour tout et pour rien (« Je suis désolé, je n’ai pas la réponse », etc.). S’excuser sans raison dénote un manque de confiance et peut faire douter de votre capacité à occuper le poste. Si vous faites vraiment une erreur, excusez-vous, bien sûr. Mais s’excuser automatiquement n’est pas productif.

Kelsey Alpaio : Je suis coupable , moi aussi, de vouloir combler les silences. C’est un apprentissage que j’ai dû faire : accorder quelques secondes de silence, en réalité, on ne le remarque que soi-même...

Kayla Quijas : Totalement. Et ce réflexe « désolée », je l’entends souvent de mes clients aussi. Prendre une pause, oui. C’est capital de ne pas combler le silence. Et ce « Je suis désolé », c’est tellement humain... Un bon exercice est de remplacer « Je suis désolé » par « Merci ». Cela change tout. J’encourage tout le monde à essayer, c’est vraiment puissant.

Kelsey Alpaio : Absolument , excellent conseil. Vous parlez de confiance et de charisme dans vos recommandations pour répondre à ces questions. Je sais qu’ils jouent un grand rôle, et vous dites aussi que le charisme n’est pas inné mais s’exerce. Pouvez-vous nous en dire plus sur comment développer cette compétence et l’utiliser en entretien ?

Kayla Quijas : Absolument , confiance et charisme sont déterminants en entretien, et beaucoup se trompent en croyant que c’est inné. Ce n’est pas vrai. Ce sont des compétences, comme des muscles à entraîner. Comme à la salle de sport, on ne sait pas tout faire dès le début, mais on progresse à force de pratiquer et d’oser agir. J’ai accompagné des personnes timides qui manquaient de confiance, et au final, c’est souvent ce qu’elles retiennent : « Tu m’as aidé à gagner en confiance », c’est de la pratique et de l’auto-légitimation.

Voilà la recette : la confiance = la préparation + la permission. Préparation : connaître ses histoires, ses valeurs, avoir les cadres évoqués. Puis la permission — la plus dure : s’octroyer la permission d’occuper la place, de ne plus minimiser ses réussites ou ses échecs.

Le charisme : je le vois comme énergie + intention. Ce n’est ni être bruyant ni charmeur. Il y a justement un mot distinct pour cela. C’est l’énergie qu’on transmet et la façon de connecter avec les autres : être présent, sans être trop formaté, regarder dans les yeux, adapter son langage corporel, parler clairement et montrer son enthousiasme sans paraître désespéré, mais pleinement engagé.

Kelsey Alpaio : Pour ceux qui n’ont pas beaucoup d’expérience en gestion de projet, comment trouver la confiance en soi pour un entretien ?

Kayla Quijas : Très bonne question. Comme je le disais, la confiance vient de la préparation et de la permission. Et ici, la permission est essentielle. Il ne faut pas déprécier son vécu. Même comme décoratrice de gâteaux, je gérais exigences, délais et qualité, tout cela dans un environnement rapide et sous pression. Je m’en aperçois avec le recul, car personne ne me l’avait dit sur le moment. J’ai donc passé un poste relais : de décoratrice à réceptionniste, puis j’ai évolué. Pour moi, ça avait plus de sens que de vouloir passer directement cheffe de projet. Mais il s’agit de revendiquer votre expérience et d’en voir la valeur. Si besoin, allez discuter avec des personnes plus avancées dans le métier, sur LinkedIn par exemple, écoutez leurs histoires, connectez-vous, ils vous aideront. Vous verrez peu à peu ce que vous apportez, ce qui relève du management de projet. Identifiez ces histoires et préparez-vous.

Kelsey Alpaio : Si vous sentez que vous avez raté une ou deux réponses lors de l’entretien, que faire ? Recontacter le recruteur ? Tenter de clarifier en direct, ou bien cela attire-t-il l’attention sur l’erreur ?

Kayla Quijas : J’adore cette question et j’aime encore plus la réponse que vous pressentez : en général, cela attire l’attention inutilement. Je déconseille fortement d’envoyer un suivi du type « Sur telle question, j’aurais dû répondre ceci », cela donne une image hésitante voire désespérée. Sauf exception rarissime où cela renforcerait clairement votre candidature, mieux vaut laisser filer. Envoyez plutôt un solide message de remerciement. Je sais que certains lèvent les yeux au ciel en l’entendant, mais je suis sidérée du nombre de gens qui ne remercient même pas après un entretien, alors qu’un vrai message de remerciement marque vraiment les esprits. Dans votre message, insistez sur ce que vous pouvez apporter, ce que vous avez retenu de l’entretien qui a résonné pour vous. C’est précieux. Moi-même, quand je fais passer des entretiens, un bon message de remerciement, c’est vraiment la cerise sur le gâteau. Récemment, j’ai reçu le mail de remerciement d’un candidat, parce qu’il m’a même demandé à la fin de l’entretien mon adresse e-mail pour pouvoir me remercier par la suite. J’ai été impressionnée par cette démarche proactive. Ce ne sont pas les réponses qui font tout, mais aussi la manière de gérer la situation.

Kelsey Alpaio : J’adore. Nous arrivons au terme de notre entretien. Kayla, une dernière question pour vous. Si vous deviez vous décrire comme une barre chocolatée, laquelle seriez-vous ?

Kayla Quijas : Très bonne question. En tant que cheffe de projet, je gère bien les parties prenantes de tout type et je sais m’adapter. S’il y a de la pression, je m’ajuste, si c’est une conversation banale, de même. Je dirais donc que, parmi les barres chocolatées, je serais celle qui plaît au plus grand nombre : un Kit Kat. Je pense que peu de gens refuseraient un Kit Kat. J’aurais pu dire un Reese’s Pieces, mais certains sont allergiques à l’arachide, donc ce n’est pas universel. Mais un Kit Kat, c’est le choix du consensus.

Kelsey Alpaio : J’adore. Pour ma part, le problème est que je suis allergique au chocolat, alors il me faudrait choisir une barre sans chocolat… Mais ça existe quasiment pas. Du coup, je dirais, une Nerd Rope ou quelque chose comme ça !

Kayla Quijas : Ce qui compte, c’est justement comment vous répondez à la question ! Moi, j’ai expliqué mon raisonnement et ma perception de moi comme cheffe de projet. Si vous voulez, vous pouvez répondre : « Je suis allergique au chocolat, mais en tant que cheffe de projet, j’observe beaucoup mon entourage. Même si je ne peux pas manger de chocolat, je vois bien que la majorité de mes proches aiment telle ou telle barre, alors c’est probablement celle que je choisirais. » Voilà une astuce pour rebondir sur la question, à votre façon.

Kelsey Alpaio : Génial ! Dernière vraie question pour conclure : pouvez-vous nous donner un conseil concret à mettre en place dès aujourd’hui pour réussir vos entretiens ?

Kayla Quijas : Contactez une personne qui occupe déjà le poste que vous visez, et prenez un café avec elle, même 15 minutes. C’est très précieux. Le réseau est essentiel.

Kelsey Alpaio : Oui, super conseil, facile à mettre en œuvre. Kayla, merci beaucoup pour cet échange, c’était très utile.

Kayla Quijas : Merci Kelsey, ce fut un plaisir d’être là.

Kelsey Alpaio : C’est fini pour aujourd’hui dans The Retro. Suivez-nous pour ne manquer aucun épisode. Et si vous voulez poursuivre la discussion avec plus de 1 000 pros de la gestion de projet, rejoignez-nous sur thedpm.com/membership. Merci de votre écoute !