Comment les agences peuvent tirer le meilleur parti de leurs chefs de projet freelances

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Galen Low : Bonjour à tous et merci de nous écouter. Je m’appelle Galen Low, du Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du digital dont la mission est de s’entraider pour gagner en compétences, en confiance et en réseau afin de valoriser la gestion de projet dans un monde numérique. Si cela vous intéresse, rendez-vous sur thedigitalprojectmanager.com/membership.

Aujourd’hui, nous parlons des chefs de projet contractuels et de la façon dont les agences peuvent tirer parti de la collaboration avec des freelances, sans sacrifier la visibilité, le contrôle ou la culture, et sans envoyer un mauvais message à leurs équipes. Avec moi aujourd’hui, Marissa Taffer, fondatrice de M. Taffer Consulting.

Marissa, merci d’être avec nous aujourd’hui.

Marissa Taffer : Merci à vous ! Je suis vraiment ravie d’aborder ce sujet.

Galen Low : Nous parlions juste avant l’enregistrement de la montée de ce phénomène. En fait, les chefs de projet contractuels existent probablement depuis la nuit des temps.

Beaucoup d’agences collaborent avec des consultants ou freelances depuis longtemps. Et dans le contexte économique actuel, on constate dans la communauté un regain d’intérêt pour les contrats. Les attentes envers le travail changent, il y a plus d’options pour les salariés.

Et vous êtes l’experte en la matière sur comment cela fonctionne — et quand ça fonctionne bien. Si je voulais creuser le sujet aujourd’hui, c’est aussi parce que j’ai vu beaucoup de collaborations rater, et je sais que certains sont frileux, mais j’ai aussi vu des réussites spectaculaires. Je voudrais donc me concentrer sur ce qui fait que ces collaborations marchent vraiment, car quand c’est le cas, c’est incroyable.

Je voulais attaquer d’emblée avec une question : pour les agences qui sont réticentes à engager un chef de projet freelance, qu’est-ce qu’elles manquent ? Pourquoi une agence devrait-elle travailler avec un chef de projet contractuel ?

Marissa Taffer : Oui, je pense que l’une des choses auxquelles un dirigeant d’agence réticent risque de passer à côté, c’est la capacité à évoluer rapidement.

Parfois, il y a un nouveau projet qui arrive alors que vos chefs de projet sont déjà débordés. On veut tout de même accepter, parfois parce qu’on rêve d’avoir ce client en étude de cas, ou parce que c’est un projet passionnant et motivant pour l’équipe. Bref, quelque chose qui aidera à grandir, mais on est à la limite.

Je vous avoue que même en tant que contractuelle, ça m’arrive : décrocher un beau projet, mais le timing est vraiment juste. Embaucher quelqu’un en freelance, expérimenté, compétent, en phase avec votre équipe, peut vraiment vous permettre de saisir ces opportunités, quelle qu’en soit la raison.

Pour les petites agences, l’avantage, c’est aussi de pouvoir façonner le poste. Lorsque vous êtes à la tête d’une petite structure, 3 ou 4 personnes peut-être, parfois tous freelances, vous faites tout : gestion de projet, développement commercial, R&D sur les prestations...

Mais il y a aussi la routine quotidienne de gestion de projets. Faire appel à quelqu’un quelques heures par semaine, qui va pouvoir vous délester, construire quelques standards de fonctionnement, vous aider à structurer le poste, c’est a) du temps gagné pour développer l’agence, et b) une aide pour bien définir votre recrutement. Quand viendra le moment d’embaucher à temps plein, cette ressource contractuelle, déjà en place, sera précieuse pour rédiger la fiche de poste et choisir le bon profil. J’ai déjà accompagné plusieurs agences dans ce genre de transition. J’arrive, je travaille avec le ou la fondatrice, on met en place les systèmes, les process. Ensuite, on se dit : « Tu fais tout le business dev, tu as onboardé six clients en un mois, il faut maintenant quelqu’un pour s’occuper du quotidien car bientôt, il y en aura 8, 12 ou plus à suivre. » Il faut onboarder la bonne personne avant d’être débordé pour pouvoir continuer de grandir sans embûche.

Bref, il y a de vraies bonnes raisons d’envisager les chefs de projet contractuels, qu’il s’agisse d’un directeur de projet fractionnaire ou d’un chef de projet freelance. Mais encore faut-il bien définir le rôle du freelance, avant même de commencer la recherche.

Galen Low : J’aime beaucoup cette idée de « façonner le poste » sans devoir immédiatement recruter en CDI.

Ces derniers temps, je vois pas mal de petites agences, deux ou trois associés, qui font tout eux-mêmes, vendent, produisent, et savent qu’ils vont atteindre une limite de capacité. Ils doivent alors élargir l’équipe au fur et à mesure. Beaucoup de fondateurs, premiers chefs de projet de leur structure, souhaitent transmettre ce volet, mais n’ont pas encore la capacité d'embaucher quelqu’un à plein temps.

J’aime cette souplesse. Mais à l’inverse, il ne faut pas non plus prendre un freelance en lui disant « tu viens juste piloter un projet », puis lui annoncer : « Surprise, tu crées aussi le poste, c’est expérimental, il n’y a pas de process ! »

Marissa Taffer : Il ne faut surtout pas faire ça !

Galen Low : Donc, vraiment, il faut clarifier cela dès le début.

J’aimerais remonter un peu dans votre parcours, car j’imagine que vous n’avez pas toujours été consultante ou chef de projet freelance. Quel a été votre cheminement pour créer votre propre cabinet de gestion de projet ? Qu’est-ce qui vous a fait sauter le pas et quitter le salariat ?

Marissa Taffer : Pour être honnête, c’était un vrai saut dans l’inconnu.

J’ai travaillé une dizaine d’années dans la vente, puis j’ai rejoint une startup, quittant un grand groupe du Fortune 500 pour une jeune pousse, ce qui a été un choc culturel — parfois génial, parfois difficile. Après quelques montagnes russes côté financement, j’ai basculé vers un poste de chef de projet dans une agence.

Trois semaines après mon arrivée, le patron rachète deux autres agences. Résultat : trois agences, une chef de projet inexpérimentée, et beaucoup de « chefs dans la cuisine ». On s’est séparés (c’est la vie !). J’ai alors pris le temps de réfléchir à mon parcours, enchaîné plusieurs postes, certains franchement difficiles, sans trop savoir où aller ensuite. Une amie, coach, mentor, cliente — tout à la fois — m’a poussée à lancer mon activité.

Au début, je me suis dit « Impossible ! Je ne peux pas gérer une entreprise ! » Et pourtant, elle m’a amenée un client et j’ai tenté. J’ai commencé par vendre quelques services commerciaux, mais j’ai vite été sollicitée pour de la gestion de projet... et aussi un peu de création de contenu en freelance.

Vous verrez d’ailleurs ma signature sur The DPM si cela vous intéresse. En six ans, je me suis spécialisée dans la gestion de projet en tant qu’indépendante. J’aide à façonner des postes, structurer ou documenter des process, choisir et mettre en place des outils, et je rédige surtout dans le secteur B2B et gestion de projet. Être à la fois chef de projet et créatrice de contenus me donne une perspective différente, reconnue par mes clients et les équipes projet que j’accompagne.

Galen Low : C’est intéressant parce que finalement, le niveau d’exigence pour faire appel à un chef de projet freelance peut sembler plus élevé et plus bas à la fois. D’un côté, on pourrait vouloir quelqu’un qui coûte le moins cher possible et fait le job. D’un autre côté, si j’intègre une personne externe à mon activité, peut-être moins impliquée, je risque de vouloir quelqu’un de vraiment complet, expérimenté, capable d’apporter de la valeur ajoutée. Finalement, une personne qui a aussi un profil commercial ou éditorial comprend toute la chaîne, parfois mieux que certains profils très experts qui n’ont jamais été confrontés aux contraintes business.

Ce qui me plaît, c’est l’apport de compétences complémentaires pour rendre le chef de projet encore plus précieux au sein de l’équipe, surtout en mode freelance, où on cherche vraiment un « mercenaire » de haut niveau.

Marissa Taffer : Exactement, et tout dépend aussi du type de contrat.

Je travaille avec une agence depuis cinq ans, j’y gère le même compte client depuis cinq ans, avec quasiment la même équipe, et notre collaboration a grandi avec l’agence. Il y a beaucoup d’idées reçues sur le terme « mercenaire », mais c’est vraiment une relation symbiotique : quand l’agence grandit, je grandis aussi. Mon objectif : accompagner votre succès et votre développement.

Galen Low : C’est intéressant parce qu’on a rarement ce réflexe du long terme au départ. On imagine plus souvent une collaboration ponctuelle. Mais ça nécessite effectivement une relation saine, basée sur la confiance.

Quels seraient, selon vous, les trois clés d’une relation saine entre agence et chef de projet freelance ?

Marissa Taffer : Les trois ? D’abord, le projet doit être intéressant pour moi. J’ai le choix, et je veux travailler sur des missions stimulantes. C’est très vaste : j’ai bossé pour une marque de nourriture pour chiens, une agence spécialisée en agro-technologies (un de mes meilleurs souvenirs pros !)... Si on m’avait dit ça du temps où j’étais dans le corporate, j’aurais ri ! J’ai œuvré pour des universités célèbres, des enseignes de restauration rapide, des boîtes de nutrition sportive... Donc, la première question que je me pose pour chaque nouveau projet : « Est-ce que j’ai envie de me lever le matin pour ça ? » — et le domaine d’intérêt peut être très large.

Ensuite, des rôles bien définis. Par exemple : faut-il juste un « exécutant » qui coche les tâches au fil de l’eau ou un véritable partenaire pour piloter le projet et accompagner l’équipe ? J’ai plutôt tendance à préférer les missions stratégiques et d’accompagnement, sans exclure totalement les collaborations plus ponctuelles. Mais il est crucial de savoir exactement ce qu’on attend du freelance. Par exemple, j’ai déjà intégré une agence qui était enchantée par mon profil de rédactrice, alors que je suis chef de projet. Très vite, je me suis retrouvée à faire des tâches qu’un stagiaire aurait pu faire. Je leur ai signalé de façon diplomate : « Si c’est ce genre de tâches dont vous avez besoin, il vous faut un stagiaire, pas moi. » Parfois, il faut oser creuser davantage dès le départ pour comprendre précisément l’attendu.

Et enfin, une fois la relation enclenchée, même chose : bien cadrer le périmètre, clarifier le rôle, c’est ce qui rend tout le monde heureux et motivé.

Galen Low : C’est vrai qu’on ne réalise pas toujours à quel point, même côté chefs de projets, on aime la variété. Le fait que les meilleurs freelances choisissent leurs projets, ça leur permet de garder cette stimulation.

Pour en revenir à la clarté des rôles, et donc, si ces trois éléments venaient à s’éroder sur la durée de la collaboration, comment fait-on ?

Marissa Taffer : Bonne question ! L’autre point à aborder, c’est celui de l’alignement entre budget et attentes. Certains chefs de projet freelance facturent (en dollars US) entre 30 et 50 de l’heure, d’autres bien plus. Les compétences et l’expérience varient en conséquence. Comme partout, on en a pour son argent.

Mais ce n’est pas toujours nécessaire de viser le haut du panier. Si on cherche un profil plus « coordinateur », qui planifie et suit l’avancement, un freelance junior suffira. C’est important de bien choisir selon ses vrais besoins. Et inversement : en recrutant au bas de la fourchette, il faut s’attendre à moins d’expertise — c’est normal.

Galen Low : Ça me fait penser à Upwork ou Mechanical Turk : certains cherchent le tarif le plus bas, d’autres veulent le top… Mais comment une agence peut vraiment vérifier qu’un profil à 300$/h vaut réellement ce montant ? Que recommandez-vous pour s’en assurer ?

Marissa Taffer : Il faut poser les bonnes questions en amont. Si vous débutez dans cette démarche, sollicitez quelques recommandations ; faites-vous présenter des freelances par des pairs ou clients. Personnellement, je propose toujours à mes prospects de contacter mes clients, qui témoigneront de ma réactivité, de notre relation… S’il manque cette transparence, méfiez-vous. Il y a un « fit » pour chaque collaboration, mais on doit aller vérifier auprès des références. Testez la collaboration sur un projet court avant de vous engager sur du long terme.

Galen Low : Entièrement d’accord. Et même si on reste sceptique (« peut-être que c’est sa cousine qui fait la référence » !), être capable de parler à d’anciens clients, c’est déjà une bonne garantie d’honnêteté.

Marissa Taffer : Absolument, il faut faire ses devoirs. Reconnaissons qu’il existe plein de questions pertinentes à poser lors d’une découverte ou d’une prise de référence… Je pourrais d’ailleurs en faire tout un autre podcast !

Galen Low : Excellente idée, la suite dans un prochain épisode ! Parlant de ce process d’intégration, certains pourraient penser qu’il serait plus simple d’intégrer un freelance que de recruter un salarié. Mais en fait, pour maximiser la collaboration, ça implique un vrai investissement relationnel, au moins aussi important qu’une embauche.

Mais à la finalisation du contrat, il existe certaines clauses parfois problématiques pour le freelance ?

Marissa Taffer : Oui, il y en a deux qui me hérissent le poil. Surtout la clause d’heures garanties. Je me suis fait avoir deux fois récemment ! Je comprends la flexibilité, mais côté freelance, l’incertitude du nombre d’heures est compliquée : je dois pouvoir planifier mon planning et mes revenus minimums.

J’exige donc désormais un « plancher et plafond » : si vous estimez avoir besoin de 15h/semaine, le contrat prévoit par exemple entre 5 et 15h. En dessous de 5, tant pis, c’est payé quand même sauf exception manifeste (fermeture exceptionnelle, etc.). Au-delà, avec accord écrit, on facture le surplus. Pour le client, pas de mauvaise surprise à la facturation, c’est essentiel !

Pour lisser les besoins variables, autre méthode : calculer un total d’heures sur la durée du projet (ex : 300h), à répartir selon l’intensité, et garantir le paiement de ce forfait quoi qu’il advienne. Ça protège les deux parties.

Autre clause parfois pénible : la pénalisation en cas d’annulation tardive de réunions. Ça m’arrive de la poser, mais n’applique que si ça devient chronique. Si le RDV est annulé à la dernière minute sans prévenir et que c’est fréquent, il devient difficile de gérer mon agenda… Le contrat doit protéger contre les abus, pas contre les imprévus isolés.

Galen Low : J’entends bien : la logique de mutual respect et d’équilibre, c’est normal. Mais certains clients craignent d’avoir à payer « pour rien » ou ont l’impression d’être « contrôlés ». D’où viennent, selon vous, les réticences ?

Marissa Taffer : Ça vient surtout d’une méconnaissance des modes de travail freelance. Certains pensent qu’on bosse selon un planning imposé (« lundi, mercredi, vendredi de 12 à 14h »), ce qui serait illégal en tant qu’indépendant ! Souvent, il suffit d’expliquer comment j’organise mon emploi du temps pour lever les appréhensions et montrer l’intérêt d’un contrat protecteur mais équitable. Les clauses protectrices ne sont pas là pour pénaliser systématiquement, elles servent de « pré-nuptial » en cas de dérapage. En six ans, j’ai très rarement eu à les appliquer strictement.

Galen Low : Oui, ça protège chacun en cas de crise ou de rupture nécessaire — le côté « pire scénario » du contrat ne doit pas faire peur à condition de maintenir une relation de confiance.

En parlant des contrats « sur papier du client », il y a parfois des clauses de non-concurrence qui ne collent pas à votre métier, non ?

Marissa Taffer : Exactement, et elles n’ont aucun sens dans mon secteur ! Si je devais signer que je ne travaille pas pour d’autres agences ou départements marketing, impossible. J’ai un engagement de confidentialité strict et je ne partage jamais « les secrets » de mes clients. Mais toute mon expérience accumulée chez divers clients, je l’utilise pour vous conseiller. Je ne cherche pas non plus à « piquer » vos clients, sinon je n’aurais pas autant de missions récurrentes ! Donc il faut distinguer la confidentialité (indispensable) de l’interdiction de bosser ailleurs (inutile et parfois illégale). On va dans le bon sens avec l’interdiction progressive des clauses de non-concurrence aux États-Unis — et, de toutes façons, ce n’est pas ce qui fait le succès d’un consultant sérieux.

Galen Low : On retrouve beaucoup de clauses héritées du salariat insérées par réflexe dans les contrats freelances, alors que votre modèle est différent…

Marissa Taffer : Oui, et si ça existe, c’est sans doute lié à une peur de perdre ses clients ou ses secrets. Mais notre réputation dépend justement du respect des engagements ! Je veux faire grandir vos projets, pas fragiliser votre agence.

Galen Low : Entrons un instant dans l’aspect opérationnel : quelles sont les bonnes pratiques pour réussir l’intégration d’un chef de projet freelance à différentes étapes d’un projet et maximiser la valeur pour l’agence ?

Marissa Taffer : Imaginons : le contrat est signé, l’onboarding commence. Pour l’analogie, le freelance est comme une préparation de cookies prête à l’emploi : il manque juste quelques ingrédients (les infos sur les outils et process), mais la base est déjà là. L’employé, lui, c’est la recette « tout fait maison » qui demande plus de temps.

Si j’intègre une grande agence, je dois me conformer à vos outils et process. Il faut donc me montrer ce qui est en place et comment, parfois en une heure d’échange. Si votre Google Drive est très structuré ou si certaines notes doivent être classées dans des dossiers spécifiques, dites-le-moi.

Je ne change rien sans raison, sauf si le process est complètement inadapté — c’est souvent une des raisons pour lesquelles je suis recrutée ! Grâce à mon expérience, je peux éventuellement suggérer quelques améliorations, ou simplement rassurer : « Ce problème existe dans toutes les agences, rien d’anormal. »

J’ai aussi besoin de connaître l’équipe, les forces et faiblesses, les points de vigilance. Si toute l’équipe projet est freelance, je vais aussi questionner le choix des profils pour adapter mes actions. Parfois, cela demande un peu plus de montée en compétence, mais cela reste passionnant lorsqu’on sait à quoi s’attendre.

Enfin, comme chef de projet, je vous alerterai toujours sur les risques : c’est mon métier de m’en soucier en avance ! Certains clients m’ont appliqué leur « parcours d’intégration salarié » complet, ce n’était pas nécessaire, il suffit souvent d’être pragmatique.

Galen Low : Belle analogie ! Donc, vous n’avez pas besoin d’une immersion totale mais de la bonne info, du « qui fait quoi », et des documents de cadrage — estimation, brief, échanges commerciaux passés, etc.

Marissa Taffer : Exactement. Si je dois assurer aussi la relation commerciale ou le « farming », dites-le-moi… Mon profil commercial peut servir à détecter des opportunités d’upsell ou de nouveaux projets (et je le signale à la personne dédiée). Le but est toujours d’apporter de la valeur à l’équipe.

Galen Low : Cela me paraît impliquer une vraie capacité à sortir du cadre, à oser signaler des opportunités et proposer de l’aide, ce qui est précieux pour l’agence…

Marissa Taffer : Oui, et en tant que ressource externe, parfois les membres de l’équipe osent me dire à moi ce qu’ils n’osent pas dire à leur chef, et je peux faire remonter les signaux faibles. Il faut accepter qu’un œil extérieur détecte parfois des problèmes récurrents qui ne sont pas uniquement sur un projet, mais plus globaux à l’agence.

Galen Low : C’est aussi de l’info dont l’agence n’aurait pas forcément disposé autrement.

Marissa Taffer : Exactement.

Galen Low : Qu’est-ce qui peut limiter votre impact pendant la mission, côté agence ?

Marissa Taffer : Souvent, c’est encore un manque de clarté sur les rôles. Avec des titres parfois pompeux côté équipe (lead dev, directeur créatif, etc.), il faut clarifier : qui porte quelles décisions, qui gère la planification, qui tranche sur les wireframes, etc. Il faut éviter la confusion des responsabilités. Une communication ouverte, un dialogue honnête font toute la différence. J’ai renoncé à certaines missions où mes attributions faisaient doublon avec un autre freelance : il faut que ce soit bien réparti, sinon ce n’est pas utile pour le client.

Galen Low : Garder la communication ouverte est crucial, y compris pour identifier les zones d’ombre et y remédier.

Marissa Taffer : Oui, je ne cherche pas à avoir forcément raison, mais à apporter mon regard et à ce qu’on trouve ensemble la meilleure solution.

Galen Low : Je termine par une question sur la recherche et la sélection d’un freelance : il y a de plus en plus de chefs de projet freelance sur le marché, mais comment trouver le bon et vérifier qu’il correspond à ses besoins ?

Marissa Taffer : Ça dépend vraiment des besoins, mais idéalement, il faut d’abord bien les définir puis activer son réseau : recommandations de confrères, retours d’expérience… Beaucoup de mes clients viennent via le bouche à oreille. Si je ne peux pas intervenir, je recommande un pair spécialiste du sujet, et vice versa. LinkedIn reste aussi une bonne vitrine, pour repérer des profils, lire leurs articles, comprendre leur posture et initier un échange. La découverte approfondie (souvent offerte) sert alors à valider le bon « fit ».

Galen Low : Le réseau reste donc clef, et c’est même la manière d’être aiguillé vers le bon freelance, au-delà de la confiance, grâce à cet « écosystème ». Même si le profil initial ne convient pas, ce dernier pourra recommander d’autres experts.

Merci, Marissa, pour ce riche échange ! J’ai beaucoup appris, et je suis sûr que nos auditeurs aussi. Nous devrions approfondir dans un prochain épisode les aspects plus difficiles du métier de chef de projet freelance.

En attendant, comment peut-on en savoir plus sur vous ?

Marissa Taffer : Vous pouvez visiter mon site mtafferconsulting.com ou me contacter sur LinkedIn. Je reste ouverte à l’échange avec d’autres chefs de projet freelance, dirigeants d’agence ou curieux du sujet.

Galen Low : Parfait, j’ajouterai tous les liens en description. Marissa, encore merci !

Marissa Taffer : Merci pour l’invitation !

Galen Low : Merci à vous tous ! Comme toujours, si vous souhaitez rejoindre la conversation avec plus d’un millier de passionnés du management de projet digital, venez nous retrouver dans le collectif sur thedigitalprojectmanager.com/membership. Et si le sujet vous a plu, abonnez-vous et restez connecté via thedigitalprojectmanager.com.

À la prochaine et merci pour votre écoute.