Qu’est-ce que la gestion de programme ?
Savez-vous que le record du monde de jonglage avec trois balles est de 12 heures ? Eh bien, si vous gérez plusieurs projets, vous avez peut-être l'impression de mériter le record du monde de jonglage. Et, honnêtement, vous n'avez peut-être pas tort. La gestion de programmes est un défi qui demande de suivre tous les détails tout en veillant à ce que la vision globale reste cohérente.
Alors, qu'est-ce que la gestion de programmes, et comment gérer plusieurs projets individuels sans perdre la tête ? Jetez un œil à notre comparaison entre gestion de programme et gestion de projet pour apprendre à rationaliser et à hiérarchiser vos objectifs professionnels afin de garantir la réalisation de tous vos buts de projet.
Que signifie la gestion de programmes ?
En termes simples, la gestion de programmes consiste à gérer un « programme » ou plusieurs projets connexes qui œuvrent ensemble pour créer un impact dans le cadre d’une initiative stratégique.
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Gestion de programmes vs gestion de projets
La gestion de programme et la gestion de projet sont souvent confondues, mais en réalité, ce ne sont pas les mêmes choses. La gestion de programmes porte sur le processus général de conduite d’un projet spécifique vers son aboutissement, aidant l’équipe à atteindre les objectifs de l’entreprise. Cela implique généralement aussi la gestion de multiples projets connectés par diverses initiatives stratégiques.
La gestion de projets consiste davantage à se concentrer sur un périmètre précis avec un résultat défini. Il se peut que vous gériez un projet pendant des années, avec le même objectif principal, faisant progresser un programme plus vaste au travers des livrables, de la stratégie et de la planification. Les chefs de projet accomplissent de nombreuses tâches similaires à celles des gestionnaires de programme, comme la gestion des risques et l’allocation des ressources, mais à une échelle moindre.
Lisez ici les différences entre le rôle de chef de projet et celui de responsable de programme.
Autres types de gestion
La gestion de programmes et de projets n’est pas la seule composante d’une hiérarchie de gestion stratégique efficace. Vous pouvez également rencontrer la gestion de portefeuille de projets, la gestion de produits ou la gestion opérationnelle — autant d’éléments qui doivent fonctionner ensemble harmonieusement pour assurer la réussite globale du programme.
Aperçu de la gestion de programmes
Développer un processus de gestion de programmes peut sembler intimidant en raison de la diversité des rôles et responsabilités à prendre en compte. Cependant, selon votre style d’organisation et vos méthodes, il n’est pas forcément nécessaire d’intégrer tous ces rôles à votre stratégie d’entreprise pour garantir le succès d’un programme. Voici quelques rôles à envisager.
Responsable de programme
Ce poste est celui qui se charge de tout ce qui concerne les objectifs de votre programme. Il doit vérifier régulièrement auprès des équipes projet et s’assurer que leur travail reste en accord avec la feuille de route stratégique globale. Un bon responsable de programme doit :
- Gérer les attentes en amont et en aval
- Assurer une cohérence dans les prises de décision entre tous les objectifs du programme
- Suivre les indicateurs pour limiter les risques et identifier des opportunités de croissance
- Élaborer des plans de gestion des ressources pour l’ensemble du programme
- Mesurer en temps réel les coûts et l’utilisation des ressources
- S’assurer que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde et obtiennent l’adhésion de la direction
Si vous souhaitez développer des compétences avancées pour votre équipe en gestion de programmes, vous pouvez explorer les certifications en gestion de programmes ou en gestion de projets, notamment celles délivrées par le Project Management Institute (PMI).
Sponsor
Ce rôle est confié au membre le plus haut placé de l’organisation de programme. Le sponsor doit approuver et autoriser les aspects clés de tout programme, dont les livrables, le financement et d’autres dossiers importants. Il travaille également en étroite collaboration avec le Senior Responsible Owner.
Senior Responsible Owner (SRO)
Le SRO est la personne responsable de certaines décisions au nom du Sponsor. Il doit également garantir que le programme atteint ses objectifs en maintenant l’alignement stratégique entre le programme et l’ensemble des parties prenantes de l’organisation. Il peut assurer le suivi de l’avancement et des jalons, rendre compte des objectifs stratégiques, et gérer le changement au sein des équipes si nécessaire.
Responsable du Changement d’Entreprise (BCM)
Un autre rôle clé dans la gestion de programme est le BCM — la personne qui élabore et exécute les plans. Son objectif est que toute la planification stratégique, qu’elle soit à court ou à long terme, apporte une valeur mesurable à l’organisation. Tandis que les gestionnaires de programme et les SRO travaillent ensemble pour définir les résultats d’un programme, le BCM doit s’assurer que ces résultats sont bien utilisés.
Avantages de la gestion de programme
Grâce à une gestion de programme efficace, votre flux de travail et votre méthodologie s’amélioreront à coup sûr. Une gestion de qualité aide à relier les projets en détectant et en évaluant les interdépendances pour un meilleur alignement avec les objectifs de l’entreprise. Vous pourrez regrouper des projets parallèles pour plus de cohérence et une meilleure stratégie.
La gestion de programme fournit également une analyse globale de l’allocation des ressources, vous permettant de repérer et d’éliminer les redondances. Enfin, elle vous donne les outils nécessaires pour aligner les risques et les opportunités dans différents secteurs de l’entreprise, grâce à une vue plus complète de divers projets.
Rationaliser la gestion de programme
L’un des meilleurs moyens de garantir la plus grande efficacité de la gestion de programme, c’est d’utiliser un logiciel dédié. Vous pouvez explorer des outils de productivité personnelle ainsi que des logiciels collaboratifs pour vous aider dans la planification et la programmation de projets, la gestion du budget, la gestion de projet et de portefeuille, la documentation et la prévision des tendances.
Avec des tableaux de bord partagés, de l’analytique et même des modèles, les logiciels et applications de gestion de programme vous permettront de rester organisé et d’augmenter la rapidité de votre équipe. Différentes configurations de tarification et options d’évolutivité existent pour répondre à vos besoins.
Types de logiciels de gestion de programme & de projet
Il existe de nombreux types de logiciels de gestion de programme qui peuvent vous aider à optimiser vos efforts, notamment la messagerie instantanée interne, le stockage de bases de connaissances, les réunions vidéo et les outils de partage de fichiers. Certains logiciels réunissent même toutes ces fonctionnalités afin de proposer des services plus complets, comme ClickUp, Microsoft SharePoint, Basecamp ou Wrike.
Avec un logiciel de gestion parmi les plus complets, vous pouvez créer un tableau de bord affichant tous les projets avec leur état d’avancement pour accéder plus facilement à tous les détails. Vous gérerez chaque élément plus efficacement grâce aux synthèses de projet, aux chronologies et aux commentaires à toutes les étapes.
La gestion de programme est-elle adaptée pour vous ?
Selon vos objectifs d'entreprise, la taille et le budget de votre société, vous trouverez peut-être que la gestion de programme est essentielle pour privilégier une réflexion stratégique plutôt que des réactions ponctuelles. Avec une vision à long terme de la direction et des objectifs de l’entreprise, il est possible d’orienter de plus petits projets vers leur aboutissement à court terme, tout en contribuant à l’atteinte des grands objectifs de l’organisation.
Envie d’approfondir le sujet ? Commencez par cette liste de livres sur la gestion de programme.
