Comment créer un organigramme
Si vous avez déjà dû cartographier un processus complexe, aligner votre équipe sur un nouveau système ou simplement clarifier la façon dont les choses devraient fonctionner, vous avez probablement eu besoin d’un organigramme. Dans la gestion de projets numériques, où les flux de travail peuvent rapidement devenir des enchevêtrements de tâches, d’équipes et d’outils, les organigrammes offrent un véritable repère visuel.
Dans cet article, nous expliquerons comment créer un organigramme à partir de zéro, pourquoi ils sont si précieux, nous présenterons les différents symboles d’organigramme et nous passerons en revue les bonnes pratiques pour les rendre clairs, utiles et évolutifs.
Qu’est-ce qu’un organigramme ?
Un organigramme est un diagramme visuel qui représente un processus, en illustrant chaque étape par un symbole relié par des lignes ou des connecteurs. C’est tout ! Il s’agit d’un moyen simple, mais puissant, de voir comment quelque chose se déroule du début à la fin.
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Les organigrammes sont composés de formes standardisées, chacune représentant une action, une décision ou une entrée/sortie différente. Que vous représentiez une procédure d’intégration, un flux de travail au sein de votre équipe de développement ou même une cartographie des processus pour les livrables destinés aux clients, les organigrammes permettent d’avoir plus facilement une vue d’ensemble de ce qui se passe et de ce qui doit être corrigé.
Ils ne sont pas réservés aux ingénieurs et aux analystes. Les chefs de projet numériques les utilisent chaque jour pour suivre des processus complexes, parvenir à un consensus avec les parties prenantes et obtenir de meilleurs résultats. Et si vous avez déjà créé votre propre organigramme sur un tableau blanc, vous savez à quel point les choses deviennent rapidement claires lorsque vous les représentez visuellement.
Quel est l’objectif d’un organigramme ?
À la base, l’objectif d’un organigramme est de simplifier notre compréhension des processus. En présentant les étapes visuellement, les organigrammes aident les équipes à décoder les processus complexes, ce qui facilite l’identification des points de friction, des redondances ou des possibilités d’automatisation.
Les organigrammes servent également de référence commune. Par exemple :
- Un diagramme de processus pour l’intégration des nouvelles recrues garantit une formation cohérente.
- Un organigramme de processus aide votre équipe d’assurance qualité à suivre les flux de travail de triage des bogues.
- Un diagramme de flux de données représente la manière dont les informations circulent entre les équipes ou les systèmes.
En rendant visible ce qui ne l’était pas, les organigrammes aident à comprendre comment un système ou une tâche fonctionne réellement (et pas seulement comment les gens pensent qu’il fonctionne), à rationaliser le travail et à améliorer la prise de décision.
Pourquoi les organigrammes sont-ils importants ?
Les organigrammes sont bien plus que de simples diagrammes esthétiques. Ils sont essentiels pour maintenir les projets sur la bonne voie. En offrant une structure claire et visuelle, ils améliorent la communication et réduisent les divergences d’interprétation.
Voici comment ils créent de la valeur :
- Formation et intégration : les nouvelles recrues peuvent suivre un organigramme simple de vos processus internes afin d’être opérationnelles plus rapidement.
- Amélioration des processus : il devient plus facile d’identifier les goulots d’étranglement lorsque vous pouvez littéralement voir où les flux de travail se bloquent. Cela vous aide également à repérer les liens défaillants ou les points de décision qui provoquent des retards ou de la confusion.
- Collaboration d’équipe : lorsque toute votre équipe se réfère au même modèle d’organigramme, les attentes sont plus claires et les retours plus ciblés. Il devient plus facile d’aligner les membres de votre équipe et les parties prenantes autour d’une même représentation.
Exemple : lors d’un récent projet de refonte de site web, nous avons créé un organigramme à couloirs pour montrer qui était responsable de quoi pendant chaque sprint. Les concepteurs, les développeurs et les chefs de projet avaient chacun leur propre couloir. Le résultat ? Nous avons constaté qu’il y avait moins de transmissions manquées. Cela a permis d’accélérer globalement la livraison et de terminer le projet plus près de la date prévue.
En définitive, un organigramme de gestion de projet bien conçu élimine les suppositions. Il remplace l’ambiguïté par la clarté et, à mon avis, c’est une chose à laquelle tout chef de projet peut adhérer.
Comprendre les symboles des organigrammes
Considérez les organigrammes comme un langage universel applicable à tous les secteurs et toutes les disciplines. Si vous le construisez correctement, vous vous assurerez que toute personne consultant votre organigramme comprend le flux d’informations en le regardant simplement. Par conséquent, pour créer un organigramme utile, vous devez parler le langage des symboles d’organigramme.
Ces icônes normalisées indiquent à votre lecteur ce que signifie chaque étape. Examinons les formes d’organigramme les plus courantes :
Terminateur (début/fin)
Utilisé pour marquer le début ou la fin d’un organigramme. Il prend généralement la forme d’un ovale ou d’une capsule. Considérez-le comme le point final ou le point de départ.
Exemple :
Processus
Cette forme rectangulaire est votre outil de base. Elle représente une tâche ou une activité.
Exemple :
Décision
Une forme en losange qui introduit un point de décision oui/non ou vrai/faux. Il est essentiel de distinguer une décision d’un processus standard, car elle détermine les différents chemins possibles dans votre organigramme. Les confondre peut créer de la confusion quant à la logique du flux, rendant le processus plus difficile à suivre ou à dépanner pour les membres de votre équipe ou les parties prenantes.
Exemple :
Entrée/Sortie
Les parallélogrammes représentent les données qui entrent dans le système ou qui en sortent. Ils doivent donc être directement reliés à un symbole de processus ou de décision afin d’indiquer d’où proviennent les données ou vers où elles sont dirigées. Évitez les formes d’entrée/sortie flottantes sans connecteurs clairement définis : elles doivent toujours être intégrées au flux du diagramme.
Exemple :
Flèche (ligne de flux)
Ces connecteurs indiquent la direction : ce qui s’écoule vers quoi. Les flèches permettent de cartographier le parcours d’une forme de l’organigramme à une autre. Bien que les flèches puissent techniquement pointer dans n’importe quelle direction, il est recommandé de les faire aller de haut en bas ou de gauche à droite. Cela améliore la lisibilité et correspond à la manière dont la plupart des habitants des sociétés occidentales parcourent visuellement les informations.
Exemple :
Document
Ce symbole ressemble à un rectangle ondulé et représente un document ou un rapport généré au cours du processus. Il est utile pour cartographier les flux qui impliquent des dossiers, des formulaires ou des livrables. Vous verrez généralement apparaître les symboles de document vers la fin d’un processus ou après un point de décision, lorsqu’une sortie ou une documentation est produite dans le cadre du flux de travail.
Exemple :
Bien que nous ayons présenté les symboles d’organigramme les plus courants, il en existe bien d’autres qui peuvent apporter davantage de clarté selon votre contexte. Voici un tableau que vous pourrez consulter ultérieurement :
Certaines industries, comme le développement logiciel ou la fabrication, peuvent utiliser des symboles plus spécialisés pour représenter les étapes techniques ou les processus de conformité. Comprendre les symboles privilégiés par votre équipe ou votre secteur peut contribuer à rendre votre organigramme plus intuitif et plus largement compréhensible.
Comment créer un organigramme
Au fil des années, j’ai créé des centaines d’organigrammes, depuis de simples esquisses sur tableau blanc jusqu’à des diagrammes détaillés réalisés avec des outils comme Visio, Lucidchart et même Excel. Les étapes suivantes sont destinées à vous aider à commencer à créer un organigramme.
- Définir le processus : Que cartographiez-vous exactement ? S’agit-il d’un processus métier, du déploiement d’une fonctionnalité ou d’un flux de contenu ? L’objectif est ici de définir clairement les limites de votre organigramme. Vous devez déterminer ce qui entre dans le périmètre du diagramme et, tout aussi important, ce qui n’y entre pas. Cette décision vous aide à déterminer le niveau de détail approprié ainsi que les types de symboles d’organigramme dont vous aurez besoin. Une fois que vous savez ce que vous cartographiez, il devient beaucoup plus facile de passer à l’étape 2 : identifier les étapes. Vous aurez déjà une vision ciblée et, au lieu de tout répertorier, vous identifierez les actions pertinentes directement liées au processus défini.
- Identifier les étapes : Notez chaque action, décision et transfert de données. Ne vous préoccupez pas encore de l’ordre : faites simplement un brainstorming.
- Ordonner les étapes : Organisez vos tâches et vos points de décision dans le bon ordre. Demandez-vous : que se passe-t-il en premier ? Et ensuite ? Ces questions vous aideront à trouver le bon déroulement des tâches au sein de votre projet.
- Choisir les bons symboles : Utilisez les symboles d’organigramme standard mentionnés précédemment ainsi que ceux présentés dans notre tableau des symboles d’organigramme afin de sélectionner ceux qui conviennent le mieux à chacune des étapes identifiées dans votre séquence.
- Créer l’organigramme : Utilisez un stylo et du papier ou des outils comme Whimsical avec une fonctionnalité de glisser-déposer pour créer votre diagramme. Vous pouvez même l’insérer dans la documentation ou les présentations de votre projet. Toutefois, si vous avez envie de vous amuser, je vous recommande des notes autocollantes et de la ficelle. Vous aurez l’impression de travailler sur un projet tout en résolvant une affaire de meurtre.
- Réviser et perfectionner : Partagez-le avec les membres de votre équipe. Une fois cela fait, examinez-le avec tout le monde pour vous assurer qu’il est clair, qu’il représente fidèlement ce qui doit se passer, et recueillez les questions des parties prenantes.
Conseils pour plus de clarté
- Restez simple. N’entassez pas trop d’informations sur un seul diagramme.
- Limitez-vous à un organigramme par page.
- Utilisez des formes et des espacements cohérents.
- Mettez en évidence les moments clés de prise de décision (éventuellement avec une couleur différente).
- Utilisez des connecteurs ou même des liens hypertextes pour aider les lecteurs à se repérer.
N’oubliez pas qu’un bon organigramme doit être facile à comprendre pour toutes les personnes concernées et clair pour quiconque maîtrise le langage des symboles d’organigramme.
Quels sont les meilleurs types d’organigrammes ?
Différents projets nécessitent différents types d’organigrammes. Le choix du bon modèle dépend de votre objectif, qu’il s’agisse de cartographier des données, de définir les rôles ou d’améliorer les processus.
Voici toutefois les plus courants :
- Organigramme de processus : Le format classique. Idéal pour les processus généraux. Un organigramme de processus représente visuellement la séquence des actions ou des étapes nécessaires à l’accomplissement d’une tâche ou à l’obtention d’un résultat. Il commence généralement par un événement déclencheur et se termine par un résultat ou une sortie. Il est particulièrement utile pour documenter les procédures opérationnelles standard et analyser les flux de travail afin d’améliorer leur efficacité.
- Diagramme de flux de travail : Se concentre sur la personne qui fait quoi. Idéal pour les équipes transversales. Un diagramme de flux de travail représente visuellement la manière dont les tâches progressent d’une personne ou d’une équipe à une autre, en mettant souvent l’accent sur les responsabilités, le calendrier et les dépendances entre les tâches. Ces diagrammes sont particulièrement utiles pour identifier les problèmes de communication ou les transferts inefficaces dans les processus collaboratifs. Des secteurs comme la santé, les ressources humaines et le support client utilisent fréquemment les diagrammes de flux de travail pour optimiser les procédures en plusieurs étapes impliquant plusieurs rôles.
- Organigramme à couloirs : Utilise des couloirs pour regrouper les étapes par rôle ou par service. Parfait pour mettre en évidence les transferts. Chaque couloir du diagramme représente un participant, une fonction ou une équipe impliquée dans le processus, et les étapes sont organisées horizontalement ou verticalement à l’intérieur de ces couloirs. Il est ainsi facile de voir non seulement ce qui se passe, mais aussi qui est responsable de chaque étape. Les organigrammes à couloirs sont particulièrement utiles dans les environnements où les tâches sont fréquemment transmises entre services, comme les agences de marketing, les équipes de développement logiciel ou les opérations de service client.
- Diagramme de flux de données (DFD) : Montre comment les informations circulent au sein d’un système. Dans un DFD, on s’attend à voir des entités (telles que des utilisateurs ou des systèmes), des processus qui transforment les données, des banques de données et des flux de données représentés par des flèches. Ces diagrammes se concentrent davantage sur le déplacement et la transformation des informations que sur les tâches spécifiques effectuées. Par exemple, un DFD pour une boutique en ligne peut montrer les données allant d’un client vers un processus de paiement, puis vers une passerelle de paiement et enfin vers un système d’exécution des commandes.
- Organigramme documentaire : Suit la manière dont les documents sont créés, révisés et partagés.
- Organigramme système : Montre comment les données et les systèmes interagissent. Utile pour les projets informatiques et de développement.
Quel que soit le type choisi, chaque format d’organigramme a ses points forts, et savoir à quoi s’attendre vous aide à choisir le bon. Lorsque vous comparez ces formats, réfléchissez aux informations qui doivent être communiquées et aux personnes auxquelles elles s’adressent.
Bonnes pratiques pour créer un organigramme
Voici les bonnes pratiques qui garantissent que votre diagramme fonctionne réellement sur le terrain :
- Utilisez des symboles standard : Ne réinventez pas la roue. Utilisez des formes d’organigramme familières.
- Limitez-vous à une page : Un organigramme sur une seule page est plus facile à comprendre et à partager.
- Gardez un texte court : À l’intérieur des formes, utilisez un texte court et descriptif.
- Utilisez judicieusement les couleurs : Attribuez des couleurs aux rôles ou aux statuts, mais n’en abusez pas.
- Utilisez SmartArt : Dans Microsoft Word ou PowerPoint, l’outil SmartArt peut vous aider à créer des visuels clairs.
- Ajoutez des hyperliens : Vous souhaitez ajouter du contexte ? Utilisez des hyperliens vers des ressources ou de la documentation pertinentes.
- Intégrez-le à votre documentation : Faites de votre organigramme un élément de la documentation évolutive de votre projet.
Ces conseils contribuent à préserver la lisibilité, notamment lorsque vous partagez des organigrammes entre services ou lors de mises à jour en temps réel.
Le meilleur outil pour créer des organigrammes
Un excellent logiciel de création d’organigrammes transforme vos notes et gribouillis en diagrammes soignés que votre équipe peut réellement utiliser. De plus, il vous permet d’inviter d’autres personnes à participer à la discussion. Voici quelques options qui méritent votre attention :
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Lorsque vous choisissez votre outil, pensez à la collaboration, aux intégrations et à la facilité d’utilisation. Avez-vous besoin d’intégrer votre organigramme à une présentation ? Les membres de votre équipe souhaitent-ils ajouter des commentaires en temps réel ? L’ajoutez-vous à un modèle d’organigramme ?
Le meilleur outil est celui qui permet à votre équipe de rester facilement alignée et d’agir rapidement (indice : il s’agit souvent d’un générateur d’organigrammes par IA).
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