Réunion de planification de sprint : Guide simple et modèle
Levez la main si cela vous semble familier : vous êtes assis dans une réunion de planification de sprint interminable, vous en ressortez sans vraiment savoir ce que vous avez accompli, puis vous l’oubliez immédiatement jusqu’au terrible moment où elle réapparaît sur votre calendrier ? Cela ne doit pas forcément se passer ainsi.
Dans cet article, je vais vous proposer quelques conseils utiles pour que votre prochaine réunion de planification de sprint agile soit plus efficace, plus productive, et moins redoutée par toute l’équipe.
Qu’est-ce qu’une réunion de planification de sprint ?
Une réunion de planification de sprint est une réunion durant laquelle l’équipe Scrum décide du travail qui pourra être livré au cours du prochain sprint et comment ce travail sera accompli. Il s’agit de l’une des cinq cérémonies Scrum qui font partie du cadre de travail Scrum.
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Un sprint correspond à une période pendant laquelle débute et s’achève un ensemble de tâches, généralement comprise entre une et plusieurs semaines : deux semaines étant la durée la plus courante. Le processus de planification du sprint doit apporter de la structure, fixer les attentes, et définir le backlog pour le sprint à venir.
Quand organiser la réunion de planification de sprint ?
Il est préférable de tenir votre session de planification de sprint un jour ou deux avant le début du sprint suivant. Voici pourquoi :
- Trop proche du début du sprint, vous perdez une précieuse journée de travail en efforts de planification.
- Trop éloigné du début du sprint, et votre équipe n’aura pas les informations nécessaires pour planifier efficacement. Par exemple, elle pourrait ne pas connaître les résultats du sprint précédent et/ou la disponibilité de l’équipe pour le prochain sprint.
Comment organiser une réunion de planification de sprint ?
Voici une aide visuelle pour illustrer comment doit se dérouler la réunion de planification de sprint :
- Préparation de la réunion de planification de sprint
- Pendant la réunion de planification de sprint
- Après la réunion de planification de sprint
- Comment organiser une réunion de planification de projet
Préparation à la réunion de planification de sprint
On peut dire que la partie la plus importante d’une réunion de planification de sprint est la préparation qui a lieu avant le début de la réunion.
Préparer le backlog (aussi appelé raffinement du backlog)
Avant la planification du sprint, le product owner s’assure que tous les éléments du backlog qui pourraient être intégrés au sprint (fonctionnalités, corrections de bugs, retours, etc.) respectent la définition « prêt » de l’équipe.
Le product owner passe en revue les éléments du backlog pour identifier ou lever les dépendances, rédiger les cas de test, lister les critères d’acceptation et remplir les descriptions pour que l’équipe comprenne bien le contexte de chaque élément.
Ce backlog réside généralement dans un logiciel de gestion de projet agile ou un outil Scrum.
Évaluer les user stories
Le product owner, avec l’appui de l’équipe, doit aussi s’assurer que chaque user story a la bonne taille, ni trop grande ni trop petite. L’équipe saura mieux jauger cela au fil du temps passé ensemble.
Examiner l’engagement de l’équipe
Consultez le calendrier pour évaluer la disponibilité de l’équipe. Y a-t-il des jours fériés à venir ? Votre développeur principal sera-t-il en congé ? Venez à la réunion en sachant combien de temps les membres auront à consacrer au prochain sprint.
Évaluer votre vélocité ou la façon de la mesurer
Cela varie selon chaque équipe. Si vous avez une quantité moyenne de travail habituellement réalisée dans chaque sprint, servez-vous-en comme référence pour évaluer la charge réalisable lors de la planification du sprint.
Si vous travaillez à mettre cela en place pour une équipe nouvellement formée, veillez à suivre combien de points d’histoire sont terminés et acceptés sprint après sprint.
Évaluez votre capacité
Il s'agit d'une mesure également liée à la disponibilité de l’équipe. Si votre équipe n’est pas entièrement dédiée à un seul produit — ou risque d’être sollicitée sur d’autres tâches — tenez-en compte lors de la planification du sprint. Vous pouvez aussi utiliser un outil de gestion des ressources, de planification de projet ou de planification des tâches pour déterminer combien de temps chaque membre de l’équipe a réellement à consacrer au sprint.
Créer un ordre du jour pour la réunion de planification de sprint
Élaborez un ordre du jour et diffusez-le à votre équipe (voir plus de détails ci-dessous). N’oubliez pas de tenir compte des échanges et retours recueillis lors de la revue de sprint et/ou de la rétrospective de sprint.
Dans le cadre de cette préparation, assurez-vous également de régler les aspects logistiques nécessaires à la réunion, notamment :
- Réservation des salles de réunion
- Fourniture du matériel nécessaire
- Information préalable de l’équipe sur la tenue de la réunion
- Vérification de la visioconférence et autres paramètres de connexion.
La durée de la réunion dépend de la longueur des sprints de l’équipe. Si vous adoptez des sprints de deux semaines, la planification du sprint ne doit pas dépasser deux à quatre heures (bien que, d’après mon expérience, une réunion de 60 à 90 minutes soit suffisante).
Pendant la réunion de planification du sprint
Nous avons élaboré un excellent modèle d’ordre du jour pour la réunion de planification de sprint. Je vais détailler un peu plus l’ordre du jour afin de vous montrer à quoi ressemblent les différentes étapes :
Prise de contact avec l’équipe
Ne sous-estimez pas l’importance des discussions informelles pour détendre l’atmosphère et engager l’équipe — particulièrement à distance. Vous pouvez même envisager de commencer par une question brise-glace standard pour stimuler la créativité.
Revoir les priorités à venir
Une fois l’équipe à l’aise et prête, affichez le backlog produit et passez en revue les tâches à venir une par une. Pour chaque élément du backlog, l’équipe devra en discuter et poser des questions. Le product owner est responsable d’apporter toutes les précisions sur chaque élément du backlog.
Estimer les priorités
Si certains éléments n’ont pas encore été estimés, estimez-les afin de savoir combien peuvent être sélectionnés pour le sprint. Vous pouvez utiliser le planning poker pour fluidifier ce processus.
Vérifier l’avancement de la feuille de route
Il y a de grandes chances que le Scrum master, le product owner ou un autre membre de l’équipe ait reçu des informations de la part des parties prenantes extérieures depuis la dernière planification de sprint. Il est important de passer en revue les nouveaux éléments susceptibles d’impacter la feuille de route afin de bien contextualiser le prochain sprint.
Vérifier la vélocité prévue
Prenez en compte les congés, jours fériés et projets concurrents — c’est une étape importante pour éviter que l’équipe ne surestime son temps disponible. Ensuite, assurez-vous que l’équipe connaît sa vélocité lorsqu’elle choisit les user stories à traiter pour le prochain sprint. Il est toujours plus simple d’avoir un indicateur de vélocité à atteindre plutôt que de se fier à son ressenti.
Sélectionner les tâches du sprint backlog
Commencez par le haut du backlog et collaborez pour choisir les éléments à aborder lors de ce sprint. Laissez l'équipe évaluer chaque tâche pour déterminer l’attribution de chacun.
L’objectif est de repartir de la réunion en sachant exactement sur quoi chacun va travailler, comment il va s’y prendre et quelle est la définition de « terminé » pour chaque élément (à savoir comment on saura que la tâche est achevée).
Définir l’objectif du sprint
Une fois les tâches du sprint sélectionnées, assurez-vous qu’elles correspondent bien au résultat escompté pour le sprint. Apportez les ajustements nécessaires au backlog du sprint.
Confirmer l’alignement
Le Scrum master passe le plan proposé en revue sous l’angle de la vélocité, de la capacité de l’équipe et de l’alignement avec la vision produit. Plus important encore, il s’assure que l’ensemble de l’équipe adhère au plan, en demandant à chaque membre s’il s’en sent à l’aise.
Espérons que tout le monde soit aligné et confiant de pouvoir livrer la partie du travail prévue selon les informations disponibles à ce jour. Inévitablement, des changements surviendront, mais si l’équipe est confiante quant à l’accomplissement de l’objectif du sprint, votre travail est terminé (pour l’instant).
Après la réunion de planification de sprint
Laissez l’équipe travailler ! Chacun devrait avoir largement de quoi s’occuper après la planification du sprint. L’équipe peut être impatiente de plonger dans les détails ou de commencer à collaborer sur certaines user stories ensemble. Vous pourrez faire le point avec l’équipe lors du stand-up quotidien (également appelé réunion quotidienne Scrum) demain.
Qui participe à la réunion de planification de sprint ?
Le Scrum master, le product owner et l’équipe de développement participent aux réunions de planification de sprint.
Le Scrum Master
Le Scrum master facilite la réunion de planification de sprint, notamment en veillant à ce que les salles de réunion soient réservées, que les fournitures soient disponibles et que les personnes soient prêtes.
Le Scrum master doit limiter la durée de la réunion en fonction de la longueur du sprint. Par exemple, si l’équipe travaille sur des sprints de deux semaines, la réunion de planification de sprint ne doit pas dépasser 2 à 4 heures (même si plus court est préférable, si possible !).
Le Scrum master doit gérer le temps de manière appropriée pour s’assurer que l’équipe s’aligne sur l’objectif du sprint avant la fin de la réunion.
Le Product Owner
Le product owner est responsable de préparer le backlog avant la réunion de planification de sprint. Il doit clarifier les détails de chaque élément du backlog produit et être en mesure de répondre aux questions concernant les cas d’utilisation et/ou les critères d’acceptation.
L’équipe de développement
Designers, développeurs, ingénieurs de test : toute personne qui contribuera au livrable doit participer activement. Après la réunion de planification du sprint, ils doivent avoir une compréhension claire de ce que l’on attend d’eux et de ce qui est prioritaire pour le prochain sprint.
N’oubliez pas que les équipes s’améliorent en planification de sprint avec le temps. Si une équipe est nouvellement formée (ou débute en gestion de projet agile), elle aura moins de certitude sur ce qu’elle peut réellement accomplir à chaque sprint. Au fil du temps, à mesure que l’équipe travaille ensemble et gagne en expérience en agile, les prévisions seront plus précises.
Pourquoi organiser une réunion de planification de sprint ?
Vous devriez organiser des réunions de planification de sprint pour aider les équipes à comprendre sur quoi elles doivent travailler et, surtout, pourquoi.
Faire participer toute l’équipe à ces réunions favorise la collaboration : l’équipe devient plus efficace dans son travail collectif et se sent plus confiante quant à ses livrables.
Ci-dessous, je vais vous parler de quelques-uns des plus grands avantages des réunions de planification de sprint.
- Mieux définir vos objectifs
- Favoriser l’alignement et l’adhésion de l’équipe
- Fournir un point de référence pour mesurer la vélocité
1. Mieux définir vos objectifs
Si vous êtes Scrum master dans une équipe qui réalise des travaux de développement et utilise des méthodologies agiles, vous devriez organiser une réunion de planification de sprint.
Des réunions de planification de sprint réussies contribuent à préparer votre équipe au succès, car elles permettent à chacun de comprendre exactement quel est l’objectif de chaque sprint.
Vous allez définir deux éléments clés lors de la planification de sprint : l’objectif du sprint et le backlog du sprint.
Objectif du sprint
L’objectif du sprint est une courte description (une à deux phrases) de ce que l’équipe prévoit de réaliser tout au long du sprint. L’équipe l’écrit ensemble et le publie pour que tout le monde puisse s’y référer à tout moment.
L’objectif du sprint est une phrase rapide et claire destinée aux parties prenantes pour leur permettre de comprendre ce sur quoi l’équipe travaille sans avoir à plonger dans les détails du backlog.
Un exemple d’objectif de sprint pourrait être : Créer la fonctionnalité X pour coïncider avec le lancement des fêtes (ce qui signale que la livraison d’une fonctionnalité pour une échéance précise est l’objectif principal du sprint).
Backlog du sprint
Le sprint backlog est une liste des éléments du backlog produit que l'équipe sélectionne et s'engage à travailler durant le sprint. Il inclut également les tâches nécessaires pour livrer le travail ainsi qu'une estimation du temps requis pour chaque tâche.
2. Favoriser l'alignement et l'adhésion de l'équipe
Les réunions de planification de sprint nécessitent un effort collaboratif de l'équipe afin d'atteindre les résultats attendus. C'est l'équipe, et non un product owner autoritaire ou un intervenant extérieur, qui décide du volume de travail à réaliser pendant un sprint.
Les membres de votre équipe se sentent également responsabilisés en prenant le contrôle de leur flux de travail. Ils bénéficient d'un meilleur alignement avec les autres en ayant le temps de discuter de la façon dont leur travail s'articulera pendant le nouveau sprint.
3. Fournir un point de référence pour mesurer la vélocité
La vélocité du sprint est une métrique qui définit la quantité de travail qu'une équipe peut accomplir lors d'un sprint. Une fois que l'équipe a travaillé ensemble pendant un certain temps, vous pouvez calculer la vélocité moyenne en additionnant les estimations de points d'histoire utilisateur terminées à la fin de chaque sprint.
Par exemple, si au sprint 1 l'équipe a terminé 25 points d'histoire, au sprint 2 elle en a terminé 35, et au sprint 3 elle en a terminé 30, la vélocité de l'équipe serait de 30.
25 + 35 + 30 = 90/3 = 30
À l'avenir, toute l'équipe Scrum saurait qu'elle accomplit en moyenne 30 points d'histoire par sprint et pourrait utiliser cette donnée lors de l'examen du backlog pendant la planification de sprint.
La vélocité peut fluctuer au fil du temps, mais une équipe agile mature verra sa vélocité augmenter à mesure qu'elle s'habitue à travailler ensemble et qu'elle devient plus à l'aise avec le produit. Le product owner doit garder la vélocité à l'esprit pour déterminer combien de sprints seront nécessaires pour livrer la prochaine version du produit.
Modèle d'Agenda de Réunion de Planification de Sprint [Téléchargement]
Téléchargez votre modèle ici (vous devrez être membre) et utilisez les conseils de cet article pour le remplir et préparer la checklist pour votre prochaine réunion de planification de sprint.
Vous bénéficierez également d'une checklist pratique pour la planification de sprint, afin de vous aider à préparer la réunion (quel que soit votre rôle), ainsi que d'un modèle d'email que vous pourrez envoyer aux parties prenantes et autres invités.
Et après ?
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