3 raisons pour lesquelles la gestion du changement est essentielle pour les chefs de projet
Le changement peut susciter beaucoup d’émotions chez les gens. Il peut être excitant, comme l’achat d’une nouvelle maison ou d’une voiture, ou encore l’obtention d’une belle promotion avec une augmentation conséquente. Il peut aussi être dévastateur, comme la perte d’un animal de compagnie ou d’un membre de la famille, ou encore voir son emploi impacté par un licenciement collectif.
Qu’il s’agisse d’un changement positif ou négatif, cela peut être accablant, et c’est pourquoi il est essentiel de bien gérer le changement.
En tant que chef de projet, vous avez probablement dû gérer de nombreux changements au travail. Ces initiatives de changement ont pu inclure :
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- Mise en place de nouvelles technologies, méthodologies ou nouveaux processus
- Intégration ou départ d’un membre de l’équipe
- Rédaction d’un ordre de changement pour un projet
Bien gérer le changement est ce qui peut distinguer un chef de projet adéquat d’un chef de projet exceptionnel. Mais si vous débutez dans la gestion de projet, pas d’inquiétude ; je vais vous expliquer pourquoi la gestion du changement est si importante et vous donner quelques idées pour adopter une démarche structurée afin d’accompagner efficacement votre équipe à travers le changement !
Qu’est-ce que la gestion du changement ?
Je ne vais pas trop m’attarder sur la définition de la gestion du changement dans cet article car nous nous concentrerons sur son importance, mais assurons-nous tout d’abord d’être d’accord sur ce que cela signifie.
La gestion du changement est un terme générique qui englobe toutes les approches visant à préparer, accompagner et aider les individus, les équipes et les organisations à opérer des transformations organisationnelles.
Une stratégie de gestion du changement peut consister en l’ensemble des étapes à suivre lorsqu’on pense (ou l’on sait) qu’un changement va intervenir dans votre projet ou au sein de l’organisation. Par exemple, en tant que chef de projet, il se peut que votre client vous demande de modifier votre conception ou certaines fonctionnalités du site internet ou de l’application que votre équipe développe pour lui.
La première chose à faire est de consulter leur contrat pour voir ce qui est stipulé concernant les changements—certains types de modifications ou révisions sont-ils inclus, et d’autres supposent-elles un investissement supplémentaire en temps et en budget ?
Supposons que vous et votre équipe déterminez que les modifications demandées par le client nécessiteront deux semaines supplémentaires, 25 heures pour un designer et 30 heures pour un développeur. Vous ajoutez également 12 heures de gestion de projet à votre estimation.
Vous travaillez avec votre équipe de direction pour rédiger un avenant au cahier des charges (SOW) de votre client et leur expliquez les modifications envisagées. Ce dialogue vous permet, ainsi qu’à votre client et votre équipe, de vous assurer que tout le monde est bien d’accord sur le nouveau périmètre et le planning.
Puis le client signe l’avenant, et l’équipe continue de travailler sur le site ou l’application en intégrant les modifications au plan projet et au calendrier. Félicitations ! Vous venez de mener à bien un processus exemplaire de gestion du changement.
Pourquoi la gestion du changement est-elle importante ?
Si l’exemple précédent de gestion du changement est édifiant, ce n’est pas la seule situation où vous aurez à gérer un changement dans un projet.
Vous pourriez aussi devoir adapter vos méthodes si la composition de l’équipe projet change (côté client ou côté interne), ou si quelque chose ne se déroule pas comme prévu. La gestion du changement peut servir aussi bien à gérer des transitions de courte durée, comme le congé parental ou maladie d’une personne, que des évolutions plus longues.
Tout au long de cet article, il peut sembler que nous abordons la gestion du changement avec une perspective de gestion de projet en cascade, mais ce n’est pas le cas. Si vous dirigez une équipe agile, vous pouvez considérer que la gestion du changement fait naturellement partie du processus agile. Les équipes agiles fixent généralement le « périmètre » de chaque sprint juste avant son démarrage.
Mais si vous êtes chef de projet agile ou scrum master, savoir bien gérer le changement est aussi une compétence indispensable ! Pourquoi ? Regardons ensemble quelques raisons qui expliquent pourquoi la gestion du changement est si cruciale pour la réussite d’un projet.
1. Moins de stress
L’ambiguïté concernant les responsabilités, les plannings, le périmètre et le budget d’un projet peut générer beaucoup de stress pour les chefs de projet et leurs équipes. De bons processus de gestion de projet, intégrant la gestion du changement, peuvent réduire la pression liée à la livraison de projets de qualité.
Chacun doit avoir une vision claire du planning, du périmètre et du budget, ainsi que savoir quoi faire si quelque chose ne se passe pas comme prévu ou doit être modifié. Cela vaut à la fois pour l’équipe projet interne et pour le client, ou tout autre partie prenante qui a un intérêt dans le résultat de votre projet.
Avoir des rôles et responsabilités clairement définis dans vos processus métier contribue également à réduire l’ambiguïté et le stress. Si tout le monde pense que c’est à quelqu’un d’autre de réaliser une tâche, elle risque de ne jamais être achevée, ou d’entraîner des retards (et donc du stress !) dans le projet.
2. Meilleurs résultats pour l’entreprise
Des recherches menées par PROSCI, un organisme leader dans la formation et la certification en gestion du changement, montrent qu’une bonne gestion du changement conduit à de meilleurs résultats pour l’entreprise.
Les recherches de Prosci sur les meilleures pratiques en gestion du changement montrent de façon constante que « les initiatives bénéficiant d’une excellente gestion du changement ont six fois plus de chances d’atteindre leurs objectifs que celles avec une gestion du changement médiocre. »
Même une gestion du changement "acceptable" augmente par trois la probabilité d’atteindre les objectifs commerciaux par rapport à une mauvaise gestion du changement. Les indicateurs déterminant ce qui constitue une excellente gestion du changement peuvent varier selon les organisations, mais l’importance de se concentrer sur la capacité à gérer le changement reste fondamentale.
Ainsi, de nombreux facteurs peuvent influencer le succès d’un projet, tels que la constitution de la bonne équipe, un calendrier réalisable, un budget solide et une communication efficace, mais disposer d’un bon processus de gestion du changement a une corrélation directe avec la réussite du projet.
3. Rétention des employés
Un niveau de stress réduit et une plus grande réussite des projets peuvent conduire à des employés plus engagés. Cela se traduit par moins de rotation du personnel et une meilleure rétention des talents.
Selon Gallup, leader de l’étude sur l’engagement des salariés, seuls 15 % des travailleurs, à l’échelle mondiale, sont considérés comme engagés. Ce chiffre est plus élevé aux États-Unis, à 35 %, mais reste loin du niveau qui devrait (et pourrait) être atteint.
Pour les dirigeants de votre organisation, instaurer un état d’esprit axé sur l’importance de la gestion du changement est essentiel. Cela doit faire partie intégrante de la création d’une culture d’entreprise engagée, dans laquelle les collaborateurs ont envie de s’investir et de donner le meilleur d’eux-mêmes chaque jour.
En tant que chef de projet, vous savez que de nombreux aspects peuvent évoluer dans une organisation, et la gestion du changement n’est pas un événement ponctuel. C’est pourquoi il est important de fournir des ressources comme des feuilles de route, des outils, des modèles et de la formation pour aider les membres de l’équipe à s’approprier et à soutenir l’organisation.
Si vous êtes certifié PMP, vous avez sans doute déjà abordé la dimension des ressources humaines dans la gestion de projet lors de votre préparation à l’examen ; voilà un exemple concret de situation où le chef de projet doit collaborer avec les responsables RH de l’entreprise lors de changements importants.
Sinon, c’est un autre domaine de la gestion de projet que vous gagnerez à approfondir dans votre plan de développement professionnel.
Pourquoi les chefs de projet doivent-ils se préoccuper de la gestion du changement ?
Si une grande partie de cet article s’est concentrée sur le projet, l’organisation et les résultats business, la gestion du changement place avant tout l’humain au cœur du processus. Mener des initiatives de changement et accompagner les équipes projet et les clients requiert une dimension humaine essentielle.
En tant que chef de projet, votre rôle est de veiller au bon déroulement du projet, mais aussi – et surtout – de créer un environnement propice à l’adaptabilité, où votre équipe pourra exprimer tout son potentiel.
Un bon chef de projet s’assure toujours que l’équipe projet et les clients adhèrent au plan de gestion du changement afin de garantir le meilleur résultat possible.
4 bénéfices de la gestion du changement pour les chefs de projet
En résumé, les bénéfices de la gestion du changement pour les chefs de projet sont la réussite accrue des projets et des équipes plus performantes et plus satisfaites. Mais sachez qu’en maîtrisant la gestion du changement organisationnel, vous bénéficierez de :
- Moins de dérive de périmètre : Vous devriez observer moins de dérive de périmètre dans vos projets. En effet, le périmètre est clarifié et le processus de gestion du changement bien documenté. Toute modification du périmètre initial doit être définie et consignée.
- Des équipes projet plus heureuses : Le périmètre des travaux est clair et les membres de l’équipe sont bien accompagnés lors de tout changement. Les modèles de gestion du changement sont bien alignés avec les modifications du projet ou des processus.
- Des projets plus rentables : Les projets bien surveillés et maîtrisés, dotés de processus de gestion du changement efficaces, sont plus profitables. Cela est généralement vrai lorsque le budget et le planning ont été estimés de manière précise et conservatrice lors du lancement, mais, d’une manière générale, une bonne gestion du changement améliore la rentabilité des projets.
- Une meilleure capacité d’adaptation au changement : Instaurer une culture qui valorise et soutient le changement permet à vos équipes projet de mieux s’adapter lorsque c’est nécessaire. Que ces changements soient proactifs ou en réponse à des facteurs comme l’évolution de l’économie ou la concurrence, la capacité à s’adapter à de nouveaux modes de travail favorise la performance des équipes.
Trouvez ici des exemples de gestion du changement mis en pratique.
Mettre la gestion du changement en pratique dans votre organisation
Si vous souhaitez développer vos compétences en gestion du changement cette année, de nombreuses opportunités s'offrent à vous pour approfondir vos connaissances et votre pratique !
Consultez cet article qui présente un processus de gestion du changement en trois étapes, ou découvrez des logiciels de gestion du changement que vous pouvez utiliser pour créer et maintenir les flux de travail nécessaires à la gestion du changement.
