Hypothèses de projet : comment les repérer et les remettre en question

Ces suppositions interviennent parce que nous croyons que les autres savent ce que nous savons, que ce soit au sujet du projet, de ses moteurs, ou même au sujet de compétences spécifiques. 

Un type de supposition est celui où nous n’avons pas toutes les informations, mais nous sommes assez sûrs de la marche à suivre. Par exemple, nous pourrions supposer que la passerelle de paiement dispose d’une API que nous pouvons utiliser pour l’intégration avec la boutique en ligne de notre client. Il est raisonnable de supposer, de nos jours, qu’une API sera disponible. 

Ces types de suppositions sont généralement identifiés dès le début, et ajoutés à une ou plusieurs des options suivantes :

• Journal RAID (utilisé pour consigner les risques, suppositions, problèmes et dépendances du projet)
• Charte de projet
• Feuille de route du projet
• Journal spécifique des suppositions
• Outil de gestion de projet ou logiciel de gestion de projet 

L’autre type de supposition dans les projets, les suppositions dans la communication, peut être un peu plus insaisissable et difficile à repérer.

Ce qui rend ces suppositions plus complexes, c’est qu’elles interviennent des deux côtés du projet, du côté du fournisseur comme du côté du client, et elles sont souvent faites de manière inconsciente. Par exemple, votre client ou acteur clé peut supposer qu’une fonctionnalité particulière va de soi et donc ne pas penser à vous la demander.

Remarque : Ces stratégies de communication en gestion de projet peuvent également aider à réduire les suppositions.

Pourquoi les suppositions de projet sont-elles importantes ?

Les suppositions de projet sont importantes car elles peuvent introduire de nombreux risques potentiels dans votre projet. En tant que chef de projet, vous recherchez constamment les risques et créez des plans de contingence, car vous êtes le garant de la portée du projet, du budget, et du calendrier ou de l’échéancier. Les suppositions sont comme des ninjas dans le monde des risques : elles s’infiltrent souvent sans être vues et disparaissent sans laisser de trace une fois le mal fait. 

Les suppositions entraînent des malentendus qui peuvent gravement déstabiliser votre projet ou provoquer un débordement de périmètre. Si vous n’avez pas compris ce qui doit être livré et que vous avez préféré supposer, vous terminerez le travail pour vous entendre dire le terrible : « ce n’est pas ce que j’ai demandé ». Cela vous oblige à revoir votre plan et à refaire ce travail, vous faisant perdre du temps et épuisant le budget du projet. 

Mais il y a un côté positif à cela. Une fois que vous avez pris conscience de ces types de suppositions, vous les verrez apparaître partout, même en dehors du processus de planification ou du flux de travail du projet, qui sont généralement les moments où vous en découvrez la majorité.

Leur caractère caché l’est alors beaucoup moins, ce qui signifie que vous pouvez anticiper leur impact, les challenger et les remettre en question à tout moment dans le cycle de vie du projet, avant qu’elles ne deviennent problématiques.

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Comment remettre en question les suppositions de projet

Vous pouvez traiter les suppositions de projet en posant les bonnes questions. Je considère que les questions remplissent deux fonctions dans ce contexte :

1. Elles nous aident à recueillir davantage d’informations
2. Elles amènent les personnes à réfléchir différemment, ce qui fait émerger de nouvelles révélations

Les questions sont le seul moyen efficace de remettre en cause et d’éliminer les suppositions. J’aime adopter l’approche de Stephen Covey dans ses « 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent » : « Cherchez d’abord à comprendre, puis à être compris ». 

Parfois, on a l’impression de poser trop de questions ou des questions dont la réponse semble évidente, mais il faut chercher à comprendre avant de pouvoir bâtir un plan clair, compris de tous.

Collecte d’informations

Le but d’une question est d’acquérir une meilleure compréhension. Lorsqu’il s’agit de lutter contre les suppositions, c’est le moment de demander des précisions. Vous obtiendrez plus de détails au fur et à mesure que vous approfondissez les déclarations initiales. 

Finalement, si vous posez suffisamment de questions, la personne à qui vous vous adressez commencera soit à se répéter, soit à ne plus pouvoir répondre. C'est ainsi que vous savez que vous avez obtenu toutes les informations dont elle dispose.

Changer la façon de penser

Cette raison de poser des questions peut sembler plus étrange à certains, mais elle est très utile pour amener les personnes à prendre conscience de leurs propres suppositions dont elles n'ont pas conscience.

Ce type de questions a tendance à être plus artistiquement vague que celles utilisées pour obtenir de l'information, car elles sont conçues pour amener les gens à s'arrêter et réfléchir. Habituellement, lorsque vous utilisez des questions pour changer la façon de penser, vous voulez que la personne qui répond marque un temps d'arrêt. C'est ainsi que vous savez qu'elle doit chercher la réponse et qu'elle a donc modifié sa façon de penser concernant le sujet en question.

Gérer les hypothèses de projet avec des questions

Il faut être attentif lorsque l'on pose des questions car cela peut être une arme à double tranchant. Si vous ne faites pas attention, vous pourriez finir par faire d'autres suppositions en posant ce que le monde du coaching appellerait une question non neutre.

« Je comprends que vous souhaitez un appel à l'action qui redirige vers votre boutique lorsqu'on clique dessus ? »

Ceci est un excellent exemple de question non neutre. Nous avons inséré notre propre interprétation de la demande au lieu de la clarifier. Elle est également posée de manière à induire une réponse par oui ou non. Si dans ce cas le client répond oui, vous pourriez finir avec différentes suppositions sur la fonctionnalité, comme :

• Si le lien s'ouvre dans un nouvel onglet
• Si le lien dirige vers la page d'accueil de la boutique ou vers une page d'atterrissage spécifique
• Si le style graphique sera identique à celui des autres appels à l'action du site
• Où il va être placé

Nous voulons poser des questions neutres, exemptes de tout biais et de toute formulation orientée. Pour l'exemple ci-dessus, une meilleure question serait :

« Pouvez-vous m'expliquer le parcours utilisateur étape par étape tel que vous l'imaginez, depuis la visite d'un client sur votre site jusqu'à l'accès à votre boutique en ligne via cet appel à l'action ? »

Voici comment formuler des questions pour que le sens voulu soit bien compris.

Questions pour remettre en cause vos propres suppositions

Vous remarquerez davantage de suppositions à mesure que vous y portez attention. Il peut donc être utile de commencer par vous poser des questions à vous-même.

• Interrogez-vous : Quelles sont vos hypothèses concernant cette demande ? Vous pouvez aller plus loin en vous demandant si la demande peut être interprétée différemment. Comprenez quelles sont les suppositions dans la demande, puis formulez vos questions pour obtenir des détails. Soyez clair et précis. Essayez de vous en tenir aux questions du type qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment, et évitez celles comme : vouliez-vous dire, est-ce que c'est comme, etc.
• Posez une question à la fois. Si vous ne savez pas si votre question est neutre ou pas, vérifiez si vous proposez une solution dans la question. Les questions non neutres contiennent des réponses, donc si l'on peut y répondre par oui ou non, elle est potentiellement non neutre, sauf si elle est très spécifique par exemple : « Le code hexadécimal pour la couleur désirée est-il #1E4BF5 ? ».

Obtenir plus de détails de cette manière permet de remettre en cause vos suppositions en les excluant de vos questions et en vous aidant à mieux comprendre la demande. Cela s'applique aussi bien aux suppositions que vous faites qu'à celles que la demande vous pousse à faire faute de détails suffisants.

Questions pour remettre en cause leurs suppositions

Structurer une question qui remet en cause les hypothèses d'autrui sera plus ouvert que ce qui précède. Il est toujours important que ces questions restent neutres, mais il est difficile d'être précis car vous ne savez pas forcément quelles hypothèses ils font. Ces questions ont tendance à être plus larges, comme « Y a-t-il autre chose dont vous n'auriez pas déjà parlé et que vous considérez important que nous sachions ? »

Laissez ces questions ouvertes et vagues dans le sens où vous ne guidez pas la réponse. Dans la question ci-dessus, nous ne suggérons ni comment répondre ni quelle information fournir. Vous pouvez toujours enchaîner avec des questions plus précises pour remettre en cause vos propres suppositions sur leur réponse si besoin.

Poser des questions larges et ouvertes laisse à l'autre personne le temps de réfléchir à sa réponse, ce qui les amène souvent à fournir des informations auxquelles elle n'avait pas pensé à vous donner auparavant.

Exemples d'hypothèses de projet & questions pour les remettre en cause

Voici quelques exemples d'hypothèses courantes dans les projets, accompagnés de bonnes questions à poser pour les remettre en question. Je trouve utile de préparer quelques questions adaptées à votre domaine pour pouvoir les utiliser à tout moment.

1. Supposition : Votre client souhaite créer une page d’atterrissage pour diriger des clients vers leur nouvelle page produit. Une bonne question pour remettre cela en cause est : Pouvez-vous me décrire chaque étape que vous souhaitez que les clients suivent pour accéder à la nouvelle page ? Il s’agit d’une question directe destinée à éliminer les suppositions que vous pourriez avoir sur la façon dont votre client envisage le parcours utilisateur.
2. Supposition : Les clients du client n’arrivent pas à trouver leur nouvelle page produit et ont besoin d’aide pour la navigation. Pour remettre en question cette supposition, vous pouvez poser cette question : Pouvez-vous expliquer pourquoi les clients ont besoin d’un lien de navigation supplémentaire et quel est votre objectif ? Cela permet de remettre en question les hypothèses autour du problème rencontré par les clients et autour des avantages de votre solution.
3. Supposition : Le client a décidé de cette solution après avoir examiné toutes les solutions possibles. De bonnes questions pour cette supposition sont : Existe-t-il d’autres options qui pourraient permettre d’atteindre le même résultat ? Y a-t-il d’autres avantages que nous pourrions obtenir avec une autre approche ? Cette question vise à ouvrir leur réflexion et à remettre en question les suppositions restrictives qui les ont amenés à un risque de passer à côté de bénéfices plus importants.
4. Supposition : Le client a déjà réfléchi à ses propres hypothèses sur la solution et les a prises en compte. Une bonne question ici est : Y a-t-il quelque chose que vous supposez et qui vous a mené à cette solution ? Parfois, cette approche directe fonctionne avec des clients ouverts à la remise en cause et à d'autres modes de réflexion. Je l’ai déjà utilisée pour remettre en question l’approche de livraison avec les membres d’équipe projet ; elle est efficace pour révéler des suppositons et susciter de nouvelles discussions autour des solutions aux problèmes.

Quelle est la prochaine étape ?

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