Qu’est-ce que la gestion de projet numérique ? [Guide ultime]
Il y a une question brûlante au sein de la communauté de gestion de projets numériques : Dans notre monde numérique en évolution, la gestion de projet numérique est-elle un rôle ou une compétence ?
Qu’est-ce que la gestion de projet numérique ?
La gestion de projet numérique (DPM) consiste à diriger, planifier, organiser, motiver et livrer des projets s’appuyant sur des technologies web : c’est créer des choses dans un monde numérique, pour un monde numérique. Il s’agit de gérer des projets avec des livrables numériques — données, pixels, interfaces et écrans.
Les chefs de projet numérique utilisent les technologies web pour livrer tout type de réalisation, des sites web aux applications mobiles, des vidéos aux jeux, du commerce en ligne aux emails, des campagnes sur les réseaux sociaux à la réalité virtuelle, ou de la publicité riche à l’affichage numérique extérieur. Il s’agit de livrer des projets dans un monde connecté, en ligne, où les marques et organisations interagissent directement avec les clients.
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Ce sont les livrables numériques qui font qu’un projet nécessite la gestion de projet numérique plutôt que n’importe quelle autre forme de gestion de projet.
Ces livrables et les processus de création permettant de les produire (souvent en agence, studio, équipe web interne ou cabinet de conseil), ont fait émerger une forme de chefs de projet qui utilisent un état d’esprit, un ensemble de compétences et une panoplie d’outils différents pour livrer dans le numérique.
L’approche de la gestion de projet numérique
- État d’esprit : Les DPM sont axés sur la valeur, agiles et itératifs, et cherchent à maximiser la valeur livrée rapidement et efficacement.
- Compétences : Les compétences techniques comptent, mais les compétences relationnelles priment. L’intelligence émotionnelle et relationnelle est essentielle à la collaboration, et les DPM doivent agir en leaders stratégiques.
- Outils : Nous gérons plus de projets et de livrables avec moins d’argent et de temps, et nous misons sur les outils et technologies pour améliorer l’efficacité.
Gestion de projet numérique : un rôle, une compétence, ou les deux ?
La nature de plus en plus collaborative de nombreuses organisations est à l’origine de cette question. La tentation, bien sûr, est d’économiser de l’argent et de réduire la gestion de projet numérique à un simple ensemble de compétences, et de confier la gestion de projet à un membre de l’équipe doté d’excellentes aptitudes à la communication.
Nous devons reconnaître notre propre biais ici, mais encore et encore, nous revenons à la même réponse claire : la gestion de projet numérique est bien plus qu’un simple ensemble de compétences — c’est un rôle clé qui nécessite un état d’esprit pour relier tous les acteurs d’un projet donné et ainsi obtenir des résultats optimaux qui n’auraient pas pu être atteints autrement.
Nous occupons cette place unique, en plein centre de la toile d’araignée, scrutant constamment dans toutes les directions, utilisant nos outils et technologies pour percevoir et répondre aux vibrations de toutes les lignes. En tant que centre d’information clé, nous interprétons ensuite ces signaux et traduisons leur signification pour le résultat global, les autres parties de la toile, et pour le client lui-même.
Et nous sommes toujours à l’affût des problèmes et des risques projet qui pourraient déchirer la toile et retarder l’avancement.
En somme, le tout est supérieur à la somme de ses parties ; sans aucun doute, la gestion de projet numérique est indéniablement un rôle critique.
Quelles sont les missions du chef de projet numérique ?
Le cofondateur de The Digital Project Manager, Galen Low, l’a très bien résumé au détour d’une conversation téléphonique informelle : les chefs de projet numérique récoltent, sélectionnent, traduisent et communiquent afin de livrer un projet dans les temps et le budget impartis.
Les chefs de projet numérique sont spécialisés dans la réalisation concrète : ils veillent à ce que chaque membre de l’équipe dispose des ressources, du temps et des compétences nécessaires pour accomplir sa mission.
Si cela vous semble encore un peu vague, approfondissons. J'ai demandé à Mackenzie Dysart, Project Management Professional (PMP) et Certified Scrum Master, de nous décrire à quoi ressemble un cycle de vie type de projet pour elle :
- Périmètre et attentes : Comprendre le périmètre du projet et les produits numériques concernés, et ce qui a été vendu (ce qui peut en réalité être différent !)
- Lancements internes et externes : Établir le logiciel de gestion de projet préféré du client (système de gestion de projet) et communiquer vos méthodologies et cadres de gestion de projet, rencontrer l’équipe projet, définir le calendrier du projet, et déterminer les indicateurs clés de réussite.
- Mises au point quotidiennes : Faire un point chaque jour avec votre équipe et la direction pour vous assurer que tout le monde est sur la bonne voie, évaluer la gestion des ressources et du temps, et communiquer ces mises à jour entre les équipes et la direction.
- Rapports budgétaires et logistique de planification : Suivre et communiquer les mises à jour budgétaires et planifier les congés et pauses programmés, et gérer les imprévus en lien avec le budget global, le calendrier et le périmètre.
- Obtenir la validation du client et mise en production : Obtenir l’approbation finale et amener le produit minimum viable sur le marché pour évaluation
- Répondre aux préoccupations et optimiser pour de meilleures performances et résultats : Évaluer les performances et piloter des améliorations sur le produit en temps réel.
Devant cette liste exhaustive, on se demande : pourquoi lancerait-on un produit numérique sans un chef de projet digital à la barre ?
De nombreux noms pour un chef de projet digital
Les humains aiment compliquer ce qui est simple, et l’intitulé de DPM en est un parfait exemple. Un chef de projet digital peut porter un nom différent selon le secteur d’activité ou l’agence pour laquelle vous travaillez.
Vous pourriez être recruté comme chef de projet web, chef de projet logistique, producteur digital, chef de projet technique—la liste est longue. Mackenzie Dysart indique qu’il arrive parfois qu’un DPM endosse aussi un rôle de stratège, même si la stratégie n’est pas une caractéristique essentielle du poste dans la plupart des cas.
Quelle est la vraie caractéristique essentielle ? Les gymnastiques logistiques. Cela comprend la logistique fonctionnelle (périmètre du projet, délais, prix, qui fait quoi et quand, etc.) et, peut-être plus important encore, la logistique émotionnelle.
« Le style ‘commande-et-contrôle’ devient de moins en moins efficace dans notre monde professionnel, ce qui permet à des leaders et gestionnaires de projet ‘nouvelle école’ d’être plus empathiques et orientés vers l’humain », affirme Galen Low.
Les gens ne sont pas des machines—ils mènent beaucoup de choses de front et nous ne sommes pas juste des robots. Il s’agit d’un équilibre très délicat d’humanité.
Cette réflexion fait écho à un récent rapport sur l’avenir des emplois du Forum économique mondial, qui a identifié une demande croissante à l’échelle mondiale pour l’intelligence émotionnelle et d’autres compétences sociales.
Les compétences relationnelles telles que la résolution de conflits en gestion de projet, la négociation, le mentorat, la délégation, la formation, la prise de décision et le développement d’équipe sont en passe de devenir des qualités très recherchées chez les candidats, faisant des chefs de projet d’excellents atouts du digital apportant toujours plus de valeur.
Pour en savoir plus sur les tendances en gestion de projet et l’avenir du DPM.
Outils vs qualités en gestion de projet digital
La flexibilité est l’outil le plus précieux dans votre boîte à outils de gestion de projet. Bon, la flexibilité est sans doute moins un outil qu’une qualité, mais c’est la plus grande qualité qu’un DPM puisse posséder.
Les outils que vous utilisez ne dépendent pas toujours de vous. Votre mission est d’adopter les processus de travail de votre client pour établir un plan de projet et piloter les livrables.
Tout le monde peut appliquer Scrum, Kanban, le cycle en V ou les méthodes agiles, mais ce qui distingue un projet digital réussi d’un désastre est le DPM qui fait évoluer en permanence ses compétences en gestion de projet.
Pourquoi ? Parce que dans le numérique, la rapidité est cruciale.
« La gestion de projet traditionnelle dispose de tout ce temps et cet espace pour régler les corrections. L’espace numérique va beaucoup plus vite. Il faut être agile, » explique Mackenzie Dysart. « C’est une succession de questions, de réponses et de décisions prises dans un espace restreint en quelques heures, » pas en jours ou en mois. Mais cette nature itérative des projets numériques est stimulante, tant pour le client que pour l’utilisateur.
Nous itérons parce que nous le pouvons—c’est du logiciel et il est facile à modifier—mais aussi parce que les utilisateurs l’exigent, souligne Galen Low. Les utilisateurs sont désormais non seulement habitués à des améliorations progressives, mais aussi à avoir directement leur mot à dire sur la nature de ces améliorations.
C’est cette boucle de rétroaction qui rend la gestion de projets numériques aussi passionnante ; « le produit va s’améliorer alors qu’il est entre mes mains, » dit-il.
Gestion de projet numérique vs marketing numérique
Très bien, vous venez de lancer un produit numérique : vous avez mis en place toute la base technologique pour votre client, entièrement codée avec CSS et HTML personnalisés et une expérience utilisateur optimisée, dans le respect du budget et des délais. Le projet web ou l’application est prêt à générer du trafic et du contenu avec des modèles d’engagement numérique déjà intégrés.
Alors… c’est tout, n’est-ce pas ? L’affaire est bouclée !
Eh bien non. Loin de là. Il y a tout un autre cycle de vie à prendre en compte ici, à savoir l’optimisation et le marketing numérique.
En d’autres termes, le marketing numérique est souvent la prochaine étape du projet digital, après sa livraison. Cela s’inscrit parfaitement sous votre responsabilité de gestion de projet numérique, car vous dirigez désormais l’exécution de campagnes de marketing et de médias sociaux attrayantes pour votre client. Cette phase suivante pourra nécessiter des logiciels spécialisés de gestion de projets marketing numériques ou outils de gestion de projets marketing.
Faisons évoluer le discours : du coût d’exploitation à l’investissement créateur de valeur
Les chefs de projets numériques arrivent généralement en dernier, explique Mackenzie Dysart, ajoutant qu’ils sont souvent embarqués sur de nouveaux projets seulement après qu’une entreprise ait connu une certaine croissance, car leur poste est vu comme une dépense de fonctionnement, et non comme la valeur ajoutée qu’il pourrait réellement générer bien plus tôt.
Je ne pense pas que beaucoup d’organisations soient structurées pour être numériques. Surtout pendant la pandémie, beaucoup d’entreprises ont dû adapter leur espace numérique. Du jour au lendemain, les agences digitales sont devenues l’épine dorsale de l’activité de ces organisations parce que leur site web était la vitrine.
Elle a raison. Un rapport de la International Project Management Association a souligné qu’au moment où la pandémie commençait à prendre de l’ampleur, seules 30 % des organisations considéraient que leur capacité à gérer le changement organisationnel était efficace. Cela signifie qu’aujourd’hui, de plus en plus d’organisations se tournent vers les chefs de projet pour mettre en œuvre des initiatives de changement, ce qui se traduit le plus souvent par des transformations numériques.
Ce renversement s’est fait rapidement et de manière quelque peu forcée, aboutissant à une quantité alarmante d’organisations recrutant des DPM sans bien comprendre la complexité du poste, du projet, ou même le rôle exact d’un chef de projet numérique.
Voici un excellent exemple issu d’un post Reddit : le posteur est le cofondateur d’une petite agence digitale anonyme qui souhaite recruter un DPM afin de libérer du temps et livrer davantage de projets avec une meilleure qualité.
Le problème, explique l’auteur, « toutes les questions que j’ai trouvées sur Google pour les entretiens de PM semblent soit trop générales soit trop ouvertes, ou bien il n’est pas clair de savoir ce qui fait une bonne/mauvaise/excellente réponse. »
Ils expliquent ensuite qu’ils ont déjà une petite sélection de candidats et recherchent des questions ou des tests d’entretien pour filtrer les 5 % de meilleurs candidats ; ils souhaitent fournir des questionnaires spécifiques « à leur responsable RH avec des options bon/mauvais/excellent, afin qu’aucune expérience ou connaissance supplémentaire ne soit nécessaire pour déceler la qualité de la réponse. »
Ils veulent également des questions auxquelles seuls les 5 à 15 % des meilleurs pourraient répondre, et ils souhaitent que ce soit « le plus rapide et court possible. »
Les signaux d’alarme frôlent l’ouragan à ce stade. Et comme on peut s’en douter, les réponses sur Reddit n’ont pas été tendres.
Le problème, c’est que cette situation n’est pas un cas isolé.
Les DPM sont notoirement sous-estimés et sur-sollicités, souligne Dysart.
À un moment donné, je gérais 23 projets pour 14 clients en même temps et… à ce stade, cela ne vous permet même pas de consacrer plus d’une journée par mois à chaque projet, explique-t-elle.
L’ironie, c’est qu’un bon chef de projet passe rarement inaperçu. Lorsqu’il soutient réellement l’équipe, l’équipe remarque à peine sa présence ; tout ce travail crucial de collecte, de sélection, de traduction et de communication se fait discrètement en arrière-plan pour éviter que les problèmes n’atteignent le point d’ignition.
Personne ne remarque un incendie qui n’existe jamais. Mais peut-être qu’avec la vague itérative du marché numérique, les clients commencent à reconnaître la véritable valeur de la prévention.
Outils logiciels recommandés pour les chefs de projet digital
Les chefs de projet digital ont besoin d’outils de collaboration numérique pour lancer leurs projets et les mener à terme. Le bon logiciel vous permettra de suivre le budget du projet, de savoir qui travaille sur quoi, ainsi que le statut des livrables et des tâches.
Voici mes choix pour les meilleurs logiciels de gestion de projet sur le marché, que vous pouvez utiliser comme point de départ pour trouver celui qui vous convient.
Et après ?
Pendant que nous, chefs de projet digital, continuons de sensibiliser nos clients à notre véritable valeur, nous devons prendre l’initiative de faire évoluer nos compétences et de nous perfectionner. Le meilleur moyen d’y parvenir est de devenir membre de la communauté The Digital Project Manager. Vous bénéficierez d’opportunités de réseautage et la possibilité de vous connecter avec vos pairs, ainsi que d’un accès à nos modèles, exemples et échantillons pour une documentation de projet de qualité.