Le chef de projet et éducateur assisté par l’IA partage un flux de travail IA simple qui change fondamentalement la gestion de projet
Mashhood Ahmed est un chef de projet, conférencier et éducateur propulsé par l’IA. Dans son travail, il identifie continuellement des opportunités révolutionnaires pour la livraison assistée par l’IA.
Transformer les réunions en données structurées: La plus grande avancée de Mashhood n’était pas un système complexe — c’était la transcription des réunions + les instructions à l’IA. Transformer chaque discussion en données structurées et consultables permet d’obtenir des résumés plus rapides, des actions plus claires, une détection précoce des risques et une documentation de projet mieux alignée.
L’IA agit désormais comme un « membre silencieux de l’équipe »: Avec des outils comme Copilot, ChatGPT et des flux de travail autonomes, Mashhood est passé d’une documentation manuelle à un modèle de livraison léger et assisté par l’IA. L’IA rédige des cahiers des charges, des chartes, des registres RAID et même signale les risques à travers plusieurs transcriptions de réunions.
L’IA accélère la livraison: L’IA peut assembler des informations d’une réunion à l’autre, mettre en évidence les contradictions et rédiger des documents, mais elle ne peut pas interpréter la politique, les nuances culturelles ou les sensibilités des parties prenantes. Mashhood insiste sur la nécessité d’une « présence humaine dans la boucle » pour éviter une dépendance excessive.
Lors de notre entretien, Mashhood a partagé un flux de travail en particulier qui change vraiment la donne, et il est simple. Voici les détails.
Comment l'IA redéfinit le rôle du chef de projet moderne
Je suis consultant et formateur en gestion de projet alimentée par l'IA. J'ai donné plus de 60 conférences et masterclasses sur l'IA au cours des deux dernières années. J'aide également les équipes à intégrer la Gen AI dans les flux de travail quotidiens des projets pour améliorer la rapidité, la clarté et la prise de décision.
Je pensais à l'origine que l'IA m'aiderait pour de petites efficacités comme la mise en forme ou les résumés, mais le véritable impact vient de la façon dont elle relie les points à travers les réunions, les e-mails, les documents des fournisseurs, et plus encore. Une fois que j'ai commencé à exploiter les transcriptions avec les invites de Copilot, j'ai réalisé que l'IA pouvait mettre en avant des schémas, des contradictions, des risques et des décisions que même l’équipe projet avait mal compris ou ne se souvenait plus avoir abordés.
Déverrouillez gratuitement
Créez un compte gratuit pour terminer la lecture de cet article et rejoindre une communauté de leaders innovants qui accèdent à des outils, des méthodes et des idées pour prospérer à l’ère de l’IA.
À cause de cela, mon rôle de chef de projet et de programme a évolué vers l’orchestration de la prise de décision, de la planification et de la livraison assistées par l’IA. Au lieu d’assembler manuellement des données de réunions, documents et systèmes, j’utilise désormais des outils d’IA comme Copilot et ChatGPT pour automatiser le flux d’informations et générer des analyses en temps réel (il existe aussi de nombreux avantages spécifiques des outils de gestion de projet IA).
J’ai à gérer de nombreuses réunions et suivis en tant que responsable de projet. Mon rôle est d’améliorer la précision et l’alignement dans la réalisation des projets — tout en réduisant le nombre de réunions. Cela nécessite un modèle de livraison assisté par l’IA.
Au lieu d’assembler manuellement des données de réunions, documents et systèmes, j’utilise désormais des outils d’IA comme Copilot et ChatGPT pour automatiser le flux d’informations et générer des analyses en temps réel.
Comment transformer les réunions en données structurées accélère et clarifie la livraison des projets
Les fonctionnalités les plus sous-estimées et les plus percutantes de l’IA en gestion de projet ont été les transcriptions de réunions et les assistants IA comme Microsoft Copilot — en synergie. Cela paraît simple, mais cela change fondamentalement la façon dont les projets fonctionnent.
En transformant chaque réunion en données structurées et consultables, elles deviennent la colonne vertébrale de presque toutes les activités projet en aval. Une fois que la transcription existe, je peux opérer une vraie magie en temps réel.
Concrètement, cela :
Économise environ deux heures par jour sur la documentation et les suivis — temps et énergie que je peux consacrer à la planification stratégique, à l’alignement des parties prenantes et à la gouvernance IA et projet.
Améliore l’alignement projet car tout le monde a accès à la même source de vérité.
Permet de détecter plus tôt les risques et les écarts de périmètre avant qu’ils n’impactent le champ d’application, le calendrier ou le budget.
Réduit les réunions inutiles car la documentation est plus claire et complète.
Renforce la transparence et la responsabilisation au sein de l’équipe.
Par exemple, lors d’une mise en œuvre dans le secteur de la santé, une série de cinq réunions de recueil des besoins à travers différentes cliniques semblait déconnectée. Mais avec une simple invite, l’IA a assemblé les cinq transcriptions pour produire :
Un ensemble de besoins unifié
Une liste claire du périmètre inclus et exclu
Les différences de processus entre les cliniques
Des alertes précoces sur les processus contradictoires
Ce niveau d’analyse aurait pris des jours à faire manuellement et, honnêtement, une partie de ces informations seraient totalement passées inaperçues. Je vais approfondir cet exemple dans un instant.
Comment un modèle de livraison assisté par l’IA accélère la réalisation
Cela m’a mené à passer d’une gestion de projet traditionnelle, lourde en documentation, à un modèle de livraison de projet avec IA plus agile. Cela ne remplace pas les principes fondamentaux de gestion de projet ; cela rationalise la manière dont nous les appliquons.
Ancienne approche :
Rédaction manuelle des comptes rendus de réunion
Gestion de documents Word/Excel séparés
Relancer les personnes pour obtenir des précisions
Réécriture des rapports d’avancement depuis zéro
Nouveau système allégé :
Chaque réunion est transcrite à l'aide de Microsoft Teams ou Google Meet.
Outils de productivité IA (Copilot, Gemini ou ChatGPT) génèrent des synthèses, points d’action, risques et décisions.
Ces résultats sont automatiquement stockés dans SharePoint ou Drive.
Des documents comme les chartes, RACI, communications et registres RAID sont générés à partir des mêmes données de transcription.
Résultat : Les réunions de lancement de projet génèrent désormais la moitié de la documentation projet automatiquement, réduisant l’effort manuel de 40 à 60 pourcent.
Comment l’IA redéfinit les rituels projet et réduit le travail manuel
Concernant les rituels, l’utilisation de l’IA les a totalement transformés. Nous avons migré des processus manuels, centrés sur les réunions, vers des flux de travail continus et pilotés par les données.
Au lieu de s’appuyer sur des notes ou la mémoire des participants, nous considérons désormais l’IA comme un membre d’équipe silencieux qui écoute, synthétise et met en avant l’essentiel. Voici un exemple pour la rédaction des périmètres de projet et chartes, documents fondamentaux de tout projet.
Ancienne approche : Le périmètre était rédigé manuellement après une série de réunions, souvent à partir de notes fragmentées.
Nouvelle approche assistée par IA :
J’alimente Copilot ou ChatGPT avec plusieurs transcriptions de réunions, des e-mails et des échanges sur les besoins.
L’IA rédige la première version du périmètre, en incluant ce qui est inclus, hors-périmètre, hypothèses et dépendances.
Je peaufine ensuite avec les experts métiers au lieu de repartir de zéro
Je m’appuie sur la réflexion de l’IA pour produire périmètre et charte du projet en quelques heures au lieu de plusieurs jours
Conseil de Mashhood
Au lieu de s’appuyer sur des notes ou la mémoire des participants, nous considérons désormais l’IA comme un membre d’équipe silencieux qui écoute, synthétise et met en avant l’essentiel.
Comment l’IA agentique automatise les workflows projet et réduit la répétition
Au cours des six derniers mois, j’ai également mené de nombreux tests avec des workflows agentiques et des plateformes de type orchestration pour réduire les tâches répétitives du chef de projet et obtenir des modes de livraison plus cohérents. Microsoft Agent 365, sorti à la mi-novembre, présente d’ailleurs un fort potentiel pour l’orchestration multi-agents dans des environnements réels de projets.
Un exemple est un Agent de Réunion personnalisé que j’utilise pour les processus évoqués ci-dessus. Cet agent rejoint automatiquement les appels, génère des synthèses de réunion et produit des tableaux structurés de points d’action avec responsables et échéances. Ces points d’action peuvent ensuite être directement intégrés dans Jira, Asana ou d’autres outils de gestion, éliminant transcription manuelle et relances.
Nous avons également mis en place un Agent Risque qui analyse les transcriptions de réunions et signale directement après les discussions l’apparition de nouveaux risques. Le chef de projet peut alors simuler des scénarios, évaluer les impacts potentiels et décider si le risque doit être remonté ou juste visible par l’équipe.
Ces workflows agentiques modestes mais puissants réduisent déjà la charge administrative et aident les équipes à fonctionner de façon plus homogène, transparente et avec une détection précoce des risques.
Exemple concret d’alignement piloté par l’IA sur des projets complexes
Approfondissons cet exemple de cliniques de santé réparties sur plusieurs sites. Le projet devait être mené dans des délais serrés, avec plusieurs fournisseurs et des parties prenantes parfois frustrées par suite d’exigences incohérentes.
Le défi
Nous avions cinq sites, chacun avec des workflows différents, et de nombreuses réunions entre cliniciens et parties prenantes à différents niveaux. Les exigences différaient d’un endroit à l’autre et l’équipe perdait en alignement, car les décisions propres à chaque site étaient enfouies — principalement dans les comptes rendus de réunion, parfois dans des e-mails ou messages de chat.
L’approche pilotée par l’IA
En premier lieu, nous avons mis en place une intelligence centralisée pour les réunions. Nous avons activé la transcription Microsoft Teams à chaque réunion et nous en sommes servis comme source unique de vérité.
Nous avons ensuite développé des automatisations simples d’IA pour la collaboration d’équipe afin de stocker les transcriptions sur un espace partagé ou sur SharePoint. L’ensemble de l’équipe y a eu accès, de sorte que chacun pouvait interagir et déclencher des requêtes sur plusieurs transcriptions de réunion à la fois.
Par exemple, j’ai souvent demandé :
« À partir de cette transcription de réunion, aide-moi à générer un résumé de réunion de moins de 200 mots et un tableau des actions à mener, afin qu’en tant que chef de projet, je puisse assurer le suivi des actions convenues, des ressources et des échéances. »
« À partir de cette réunion, aide-moi à identifier tout nouveau risque ou aide-moi à rédiger un plan d’atténuation des risques tel que proposé par l’architecte technique. »
En activant la transcription des réunions et grâce à de simples requêtes comme celles-ci, nous avons éliminé le besoin de prise de notes manuelle et la relecture de notes manuscrites désordonnées. Nous avons également clarifié les exigences provenant de différentes cliniques et leurs workflows spécifiques.
Par exemple, je peux identifier les réunions de recueil des besoins puis simplement demander : « Aide-moi à rédiger des exigences de haut niveau pour documenter et finaliser le périmètre du projet, veille bien à distinguer ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas, comme discuté dans ces réunions. »
Boom. J’ai ainsi un brouillon de périmètre du projet prêt, basé sur ces cinq réunions pour chaque clinique. Ensuite, une demande de suivi comme « Mets en évidence les différences de workflow entre les cinq cliniques et suggère comment nous pouvons les harmoniser » aide à repérer des différences à discuter avec les cliniciens afin d’harmoniser et d’assurer le suivi.
Les avantages
Il convient de noter que, dans un premier temps, les parties prenantes étaient hésitantes. Mais une fois le pilote réalisé et la valeur démontrée, presque tout le monde a adopté la démarche. De plus, les membres de l’équipe sont devenus plus vigilants quant à leurs propos lors de ces réunions, ce qui a, au final, été bénéfique pour le projet et l’entreprise. Voici les retours qui ont marqué :
L’IA dans la gestion des parties prenantes a permis d’identifier des cas limites et des variations de workflow qui, habituellement, ne sont jamais documentés ni évoqués lors des premières réunions. Ceux-ci sont apparus immédiatement car nous avons procédé à des analyses sur l’ensemble des transcriptions au lieu de nous fier à la mémoire ou aux notes manuscrites. Dans certains cas, cela a même permis d’élargir ou de préciser le périmètre du projet.
Les parties prenantes ont apprécié de disposer d’une source unique de vérité. Plutôt que de rechercher dans les emails, les fils de discussion ou les notes personnelles, elles pouvaient consulter un seul endroit où les décisions, les suivis et les actions sont clairement organisés.
Les équipes métiers et techniques ont noté que l’IA permettait de faire remonter les risques et les failles de processus plus tôt qu’avec nos méthodes traditionnelles. Les éléments tels que les workflows manquants, les rôles incohérents, les responsabilités floues ou les risques de retard étaient signalés immédiatement à partir des données de réunion.
Les équipes ont apprécié que les résumés et actions générés par l’IA réduisent le temps de préparation. Les participants entraient en réunion avec des informations plus claires et moins de malentendus.
Sans le jugement humain, l’IA est rapide… mais pas forcément juste.
Comment maintenir une base de connaissances de qualité avec la transcription IA
De nos jours, les transcriptions sont très précises, mais il reste des difficultés en cas d’accent prononcé, de débit rapide, de discussions croisées ou de connexion Internet instable. Voici comment je gère la qualité dans la pratique :
Fixer les attentes dès le départ. Nous précisons à l’équipe que les transcriptions sont un outil d’appui, et non un compte rendu légal au mot près. Cela enlève de la pression et encourage la participation de tous.
Intégrer une « boucle de clarification » dans notre processus. À chaque réunion, les membres de l’équipe sont encouragés à relire le résumé ou le tableau des actions et à apporter des corrections si besoin. Si un point semble erroné, ambigu ou contradictoire, nous le validons lors d’un suivi ou de la réunion suivante. Cela prend une à deux minutes et améliore fortement la qualité.
Bien formuler les requêtes IA. Nous sollicitons toujours les outils IA pour interpréter le contexte, et non supposer que tout est littéral. Par exemple : « À partir de la transcription, résume les points clés. Si quelque chose n’est pas clair, mets-le en avant plutôt que de supposer. »
Favoriser de meilleures pratiques de réunion. Le fait de respecter les tours de parole, d’éviter les conversations croisées et de parler un peu plus lentement lors de la discussion de décisions, contribue à améliorer la qualité de la transcription et celle de la réunion dans son ensemble.
Pourquoi les solutions IA de Microsoft et Google deviennent-elles essentielles dans la gestion de projet ?
Voici les deux solutions techniques que j’ai utilisées avec mes clients :
Écosystème Microsoft : Nous utilisons Teams, Outlook, Copilot (entreprise), SharePoint, OneDrive et MS Office. Nous utilisons même certaines Power Apps et Power Automate pour construire des intégrations avec des outils de gestion de projet IA tels que Smartsheet ou Asana.
Écosystème Google : Google Meet, Gmail, Agenda, Gemini, Drive, Google Docs et Sheets. Dans ce cas, nous utilisons Zapier pour l’intégration des outils PM et des logiciels d’automatisation des flux de travail. Au cours des derniers mois, l’écosystème Google est devenu bien plus performant en IA, notamment avec le déploiement de Gemini pour Workspace et les intégrations Vertex AI.
Puisque Microsoft et Google sont en concurrence sur le marché des entreprises, leurs capacités en intelligence artificielle ont énormément évolué au cours de la dernière année. De nombreux autres outils de productivité pourraient également être utilisés ; cependant, je mise pour l’instant sur Google et Microsoft.
Pourquoi la surexploitation de l’IA est un nouveau risque projet
J’ai été surpris par le changement de culture observé lors de la mise en place de l’IA dans l’analytique de projet. Dès que l’équipe a constaté la fiabilité des résultats produits par l’IA, chacun s’est montré plus rigoureux dans la formulation des décisions en réunion, sachant que la transcription servirait de référentiel. Cela a renforcé la discipline projet, sans que j’aie à l’imposer.
De plus, les membres de l’équipe qui étaient réticents au départ ont commencé à exploiter Copilot pour les tâches quotidiennes. En fait, dès que les équipes saisissent la valeur de l’IA, la surexploitation devient un nouveau risque. Je limite désormais ce risque en instaurant des garde-fous humains — c'est-à-dire qu’un humain intervient pour valider.
Comment décider quelles tâches de projet automatiser avec l’IA — et lesquelles nécessitent un jugement humain
L’IA générative accélère clairement le travail. Cependant, un jugement humain reste indispensable — on ne peut pas dire au comité de pilotage que « le périmètre du projet a été rédigé par l’IA générative ». Votre nom y figure, vous devez en assumer la responsabilité et exercer votre discernement.
Voici, selon moi, les aspects du travail de livraison les plus propices à l’IA :
Intelligence de réunion
Rédaction de la documentation de projet
Identification anticipée des risques projet
Analyse documentaire, comme les cahiers des charges (SoW) et SLA fournis par les prestataires et la manière dont ces documents sont alignés (ou non)
Dernièrement, nous avons obtenu de bons résultats en générant des documents selon le modèle de nos clients, afin que la réponse produite par l’IA générative respecte une structure documentaire appropriée.
L’IA dans la prise de décision projet ne comprend pas la politique, les nuances culturelles ou la sensibilité des parties prenantes. C’est là que l’expertise humaine devient essentielle. Il nous faut évaluer :
L’opinion de quelle partie prenante a le plus de poids
Où la résistance pourrait apparaître
Comment les décisions affectent les autres programmes ou départements
Quels compromis sont acceptables
Sans jugement humain, l’IA est rapide… mais pas forcément juste.
le conseil de mashhood
L’IA est en passe de devenir la couche de gestion de projet de référence, bouleversant fondamentalement la façon dont les projets sont planifiés, suivis et livrés dans un avenir proche.
Pourquoi l’IA devient la nouvelle couche de gestion de projet pour les organisations modernes
L’IA dans la planification de projet s’impose durablement. Avec des outils comme Copilot et Gemini désormais étroitement intégrés aux emails, agendas, documents et applications métiers, l’IA est en voie de devenir la couche de gestion de projet de référence, bouleversant la façon dont les projets seront planifiés, suivis et livrés à l’avenir.
L’IA agentique a également un potentiel immense : s’il est encore trop tôt pour prédire tout son impact, elle pourrait devenir un facteur de disruption majeur pour de nombreuses entreprises traditionnelles.
Ce qui est certain, c’est que les organisations qui s’adaptent en premier profiteront d’un avantage significatif en termes de rapidité, d’efficacité et de prise de décision.
Pourquoi démarrer dès maintenant avec un projet pilote IA à petite échelle
Mon conseil est simple : n’attendez pas une clarté parfaite, commencez dès maintenant à expérimenter avec un projet pilote à petite échelle.
Voici quelques recommandations pratiques :
Commencez petit, mais commencez maintenant. Activez la transcription des réunions. Demandez à l'IA de résumer une mise à jour de statut. Utilisez l'IA générative (Copilot ou ChatGPT) pour rédiger ensemble un document de projet. De petites expérimentations renforcent la confiance et créent un élan.
Considérez l’IA comme un coéquipier, pas une menace. L’IA ne remplacera pas les responsables de la livraison, mais les responsables qui utilisent l’IA surpasseront ceux qui ne le font pas. Utilisez l’IA pour gérer les tâches lourdes afin de vous concentrer sur l’alignement, le coaching, la négociation et la stratégie.
Investissez dans le jugement humain et la gouvernance. L’IA peut faire émerger des idées, mais les décisions restent humaines. Renforcez vos compétences en gestion des risques, mobilisation des parties prenantes, considérations éthiques et gouvernance de projet. Ces compétences compteront plus que jamais.
Mon conseil est simple : n’attendez pas une clarté parfaite, commencez maintenant à expérimenter avec un projet pilote à petite échelle.
Mashhood est heureux d’échanger avec toute personne souhaitant poursuivre la discussion ou approfondir la livraison de projets assistés par l’IA. Vous pouvez le contacter sur LinkedIn. Ou découvrez M1 Consultants et PMAssistant.ai.
D’autres entretiens avec des experts arrivent bientôt sur The Digital Project Manager !
