Chef de projet avec plus de 30 ans d’expérience partage comment il déploie Copilot de Microsoft IA dans son organisation

Plus de 30 ans d’expérience en gestion de projet

Je suis chef de projet depuis plus de 30 ans dans des domaines comme la FinTech, la santé, les technologies de l’information, les télécommunications et même l’aventure en plein air. J’ai également été partenaire de formation agréé pour le PMI.

Actuellement, je suis le responsable des projets haut débit et entreprise pour le comté de Frederick, dans le Maryland. Je supervise une équipe de chefs de projet au sein de notre service informatique et je supervise la gestion de la livraison dans de nombreuses divisions. 

Je suis responsable de la stratégie et de la gouvernance — mais je continue aussi à gérer moi-même certains projets.

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L’utilisation quotidienne de l’IA par un chef de projet

Tout d’abord, une clarification. Nous sommes vraiment entrés dans l’ère de l’IA depuis que nous avons perfectionné l’esprit collectif de données qu’est internet. 

De plus, même si l’IA s’est indéniablement sophistiquée, elle n’est ni « artificielle » ni « intelligente ». Il s’agit simplement d’un modèle de données avancé — avec une interface de requête en langage naturel.

Le conseil de Jeff

Même si l’IA s’est indéniablement sophistiquée, elle n’est ni « artificielle » ni « intelligente ».

Toutes ces technologies existent déjà depuis un moment. Ce qui change aujourd’hui, c’est que nous rapprochons enfin la technologie des utilisateurs non techniques et la rendons accessible.

Cela dit, je l’utilise beaucoup — en particulier pour certaines de mes tâches les plus difficiles :

• Rédaction de plans de projet
• Relecture des documents de gestion de projet juridique (contrats, cahiers des charges)
• Gestion de ma boîte mail
• Rédaction de réponses scriptées pour des demandes répétitives
• Élaboration des besoins
• Amélioration de ma propre documentation

C’est puissant. Mais j’insiste toujours pour qu’une vérification humaine ait lieu, c’est la règle.

Automatiser les processus de gestion de projet dans les PMO municipaux grâce à l’IA

En ce qui concerne mon organisation, même si nous préférons ne pas utiliser l’IA juste comme un super moteur de recherche, la réalité est que les PMO municipaux sont souvent en train de « rattraper » un peu leurs homologues du secteur privé pour diverses raisons.

Mais nous automatisons plusieurs éléments de notre processus — comme :

• Intégration des nouveaux arrivants
• Validation des projets
• Lancement des projets
• Notifications

Je suis un fervent partisan de l’automatisation de ces tâches répétitives, mais tout ce qui nécessite une vérification ou une supervision demande notre attention. C’est un processus « faire confiance mais vérifier ».

Avec l’IA : faites confiance, mais vérifiez. C’est le processus.

Utiliser la suite IA Microsoft 365 pour la gestion de projet

Nous nous appuyons actuellement beaucoup sur la suite Microsoft 365.

Ces deux dernières années, j’ai progressivement augmenté la présence de SmartSheet dans le comté et exploité certains de ses outils d’IA, qui se concentrent principalement sur la création de formules et de feuilles de calcul.

Et je reviens aux fondamentaux : mon outil d’IA préféré reste de loin Outlook. J’apprécie que de plus en plus d’outils y soient intégrés, mais on ne fait pas mieux qu’Outlook pour la communication, la programmation de rappels, les catégories, les indicateurs, le formatage conditionnel et bien d’autres fonctionnalités encore.

En fait, j’ai mis en place ce que j’appelle « la règle du patron ». Elle met en surbrillance mes emails grâce au formatage conditionnel lorsque je suis le seul destinataire d’un message de mon supérieur hiérarchique. Cela attire mon attention. 

Outlook est un outil extrêmement sous-estimé à une époque de messagerie instantanée, de SMS et de discussions. Et son IA, via Copilot, est incroyablement utile.

Étude de cas : pilote de Microsoft Copilot pour la planification et la formation en gestion de projet

Dans mon organisation, nous avons une structure de gestion un peu hybride. Si je suis chef de projet responsable de l’équipe PM, je suis aussi directeur de division, donc c’est un rôle assez unique.

J’ai eu l’opportunité de piloter un projet très visible : déployer Copilot (l’outil d’IA de Microsoft) auprès d’un public pilote — un pilote Copilot, si vous me permettez ce jeu de mots. Nous avons utilisé l’outil pour plusieurs aspects de la planification du projet.

J’en ai profité pour aider à former une équipe projet très compétente sur certains fondamentaux. Nous avons ensuite utilisé Copilot pour rédiger le plan de projet, y compris la bonne mise en forme des risques et problèmes, ainsi que nos synthèses exécutives. En fait, l’outil a créé la première ébauche.

Ensuite, l’un de nos experts a utilisé l’outil pour aider à rédiger et à monter la formation que nous avons dispensée. Cette formation a été présentée à notre groupe pilote, qui comprenait plusieurs cadres supérieurs du département.

Tout au long du projet, nous avons organisé des permanences où nous avons enseigné la conception de prompts et résolu divers problèmes survenus lors du pilote. Nous avons identifié de nombreux cas d’usage uniques. J’étais particulièrement fier d’être à l’origine d’un grand nombre de ces cas d’usage.

Enfin, à la fin du projet — intégrant les retours communautaires collectés durant le pilote — l’un des chefs de département a réalisé un rapport de projet très détaillé sur nos conclusions avec l’outil. Un travail impressionnant.

Globalement, ce fut un succès important, et j’en parlerai encore pendant des années.

Créer un système de notation avec Microsoft Copilot

J’ai également utilisé Copilot pour aider à construire un système qui utilise des valeurs indépendantes afin de classer un projet dans l’une des quatre catégories de complexité croissante.

C’est nécessaire parce que nous recevons beaucoup de demandes : scorer et hiérarchiser est donc très important.

Cela, combiné à une approche similaire pour le classement et l’intégration de l’élément humain, nous a permis, au minimum, d’identifier où nos ressources sont sollicitées.

En quoi rédiger de meilleurs prompts IA ressemble à l’écriture des user stories Agile

L’un des enseignements les plus utiles que j’ai tirés est la valeur d’un prompt bien formulé.

Par exemple, vous pouvez prendre un risque identifié, puis soumettre un prompt pour demander l’avis d’un expert :

« Nous avons identifié une vulnérabilité accrue face à un accès non autorisé en l’absence d’authentification à facteurs multiples. Que suggérerait Kevin Mitnick (célèbre hacker devenu expert du secteur) pour atténuer ce risque ? Veuillez indiquer non seulement des exemples d’impact mais aussi au moins trois stratégies d’atténuation. »

Ce type de prompt — spécifique, contextualisé, axé sur l’action — ressemble beaucoup à une bonne user story.

Le conseil de Jeff

Un bon prompt ressemble beaucoup à l’écriture d’une bonne user story.

Voici un exemple de prompt que j’ai rédigé récemment :

« Rédige un e-mail pour informer les parties prenantes d'un [retard de projet/modification de périmètre/augmentation du budget]. L’e-mail doit :
→ Reconnaître honnêtement le problème.
→ Expliquer brièvement la cause.
→ Proposer une solution ou un plan d’atténuation.
→ Fournir un nouveau calendrier, si nécessaire.
→ Proposer d’approfondir la discussion si besoin. »

C’est très utile. Mais tout ce qui requiert du discernement ou un contrôle ? Cela reste de notre ressort.

Mixer méthodes Agile et gestion de projet traditionnelle

À propos des user stories, nous ne fonctionnons pas en mode Agile pur.

J’essaie actuellement d’instaurer un certain équilibre dans mon univers projet. J’ai vu de très bons projets menés avec l’une des différentes méthodologies Agile, mais la question de l’implémentation et la définition du « terminé » peut poser problème.

J’aime beaucoup l’aspect user story pour les besoins, et j’essaie de les intégrer — avec un processus rapide d’approbation des changements. Je suis aussi un grand adepte des rétrospectives. 

Sans être totalement Agile, c’est clairement de l’hybride.

Comment l’IA redéfinit les rôles et équipes en gestion de projet

C’est une question que j’entends souvent de la part des jeunes chefs de projet — « L’IA va-t-elle prendre mon travail ? » Difficile à imaginer alors qu’il y a à peine trois ans, cette technologie était réservée à quelques labos ultra-pointus. Et aujourd’hui, elle est sur votre téléphone.

Ma réponse est toujours : « Si vous ne comprenez pas ce que vous faites, ce n’est probablement pas fait pour vous. »

Pour l’avenir, j’ai quelques prédictions :

• Le rôle du chef de projet va évoluer vers une fonction plus centrée sur l'humain. Autrement dit, nous ne gérons plus des tâches ; nous gérons les relations au sein d’un projet. Nous assurons également un contrôle de la production du modèle de langage IA.
• En tant que chefs de projet, nous devrons former nos équipes non seulement à la collaboration entre elles, mais aussi avec l’IA.
• Les équipes projet auront un visage différent. Peut-être verrons-nous des « Pods » d’expertise complétés par des outils d’IA, permettant d’avoir plusieurs avis sur les meilleures pratiques et une prise de décision plus ciblée.
• Le rôle du récit utilisateur Agile va devenir plus pertinent, car — lorsqu’on y regarde de près — une consigne IA bien formulée est presque identique en structure à un récit utilisateur.

 

Le rôle du chef de projet va évoluer vers une fonction plus centrée sur l’humain. Autrement dit, nous ne gérons plus des tâches ; nous gérons les relations au sein d’un projet. Nous assurons également un contrôle de la production du modèle de langage IA

 

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Jeff Chamberlain

Chef de projet principal à l'administration du comté de Frederick, MarylandOpens new window

Conseils pour les responsables de la livraison qui adoptent l’IA dans la gestion de projet

Ne vous précipitez pas. La technologie est encore en cours de perfectionnement. Analysez d’abord les points faibles de votre organisation et partez de là.

Continuez à vous demander :

• « Faut-il automatiser/intégrer l’IA pour cela ? »
• « Est-ce vraiment quelque chose que nous devrions étendre à grande échelle ? »

Si vous ciblez des outils, opérations ou projets ponctuels, il se peut que l’automatisation ou l’IA ne soit pas la solution la plus adaptée.

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Vous pouvez suivre le travail de Jeff via LinkedIn alors qu’il continue d’explorer et de déployer des systèmes basés sur l’IA au sein de l’administration du comté de Frederick.

D’autres entretiens avec des experts seront bientôt disponibles sur The Digital Project Manager.