Comment réussir à commencer un nouvel emploi en gestion de projet
Commencer un nouveau travail en gestion de projet est aussi excitant que stressant. Vous avez trouvé un poste en gestion de projet, réussi l’entretien, et déjà exercé ce métier auparavant, alors pourquoi êtes-vous aussi nerveux ? Intégrer une nouvelle entreprise implique de nombreux défis le temps d’apprendre les bases.
Lorsque j’ai commencé chez Roboboogie, j’avais déjà cinq ans d’expérience dans la gestion de projets. Même si mon expérience à diriger des équipes totalement à distance, ainsi que des projets d’agence avec plus de 60 personnes, m’a bien préparé au succès, il a tout de même fallu s’adapter et apprendre les processus de cette équipe à taille plus modeste.
Il existe peu de ressources pour partager des connaissances lorsqu’on débute un nouveau poste de gestionnaire de projet. Pour vous aider à être opérationnel rapidement et impressionner votre boss et vos collègues, voici cinq conseils pour vous lancer sans perdre de temps.
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Voici par où commencer si vous essayez de vous lancer en tant que chef de projet sans expérience préalable.
1. Écouter et apprendre
Les premières semaines passent à toute vitesse. Faire la connaissance de vos nouveaux collègues, essayer de ne pas se perdre en allant aux toilettes, oublier aussitôt votre nouvel e-mail… il y a beaucoup à assimiler. En plus de cela, il faut se familiariser avec les processus déjà en place pour les chefs de projets.
Même si le cœur du métier reste le même dans la plupart des entreprises, la façon de gérer un projet tout au long de son cycle de vie peut varier selon les équipes. Il est essentiel d’écouter activement le collègue qui vous guide dans les procédures, et de poser fréquemment des questions. Il s’agit d’une compétence clé de leader en gestion de projet à développer, car chaque membre de l’équipe joue un rôle crucial dans la réussite du projet.
Cela semble relever du bon sens, mais pour les chefs de projets, c’est doublement important d’intégrer ces informations rapidement. En tant que chef de projet, vous êtes le chef d’orchestre du projet, et si vous ne maîtrisez pas les procédures, vous deviendrez votre pire cauchemar : un obstacle.
2. Comprendre ses clients
Alors que vous prenez vos marques dans vos nouveaux locaux, c’est aussi le moment idéal pour en savoir plus sur le ou les clients avec lesquels vous allez collaborer.
Des clients satisfaits conduisent à des projets réussis : pensez donc à leur poser des questions sur leur équipe, leurs pratiques, et sur la meilleure façon de communiquer efficacement avec eux (si votre rôle inclut également la communication client). Préfèrent-ils des réunions hebdomadaires fixes, ou de brefs points quotidiens ? L’e-mail est-il leur mode de communication favori, ou préfèrent-ils échanger par téléphone ? Ces questions dépendront de la taille et du type de projet confié, mais elles sont utiles à garder en tête dès le début.
C’est aussi une bonne idée de prendre du temps pour approfondir vos recherches sur l’entreprise. Intéressez-vous à leurs services et à la concurrence. Cette connaissance vous aidera à discuter de tendances et d’idées avec l’équipe créative au fil de votre montée en compétences.
3. Connaître son équipe
En plus d’apprendre à connaître le client, il est important de découvrir votre équipe. Comprendre les meilleures pratiques et les processus qui rendent chaque membre de votre équipe efficace, tels qu’indiqués dans un manuel de l’employé, facilitera la gestion de votre projet. Prendre le temps, peu après votre arrivée, de discuter avec vos nouveaux collègues vous permettra non seulement de comprendre leur mode de fonctionnement, mais aussi de montrer que vous vous intéressez à eux en tant que personnes, pas seulement comme collègues.
Un moyen simple d’échanger avec vos collègues est de les inviter à prendre un café ou à déjeuner. Parlez des activités à faire autour du bureau, ou des raisons qui les ont amenés dans l’entreprise.
Une autre façon d’apprendre comment fonctionne votre nouvelle équipe est de prolonger brièvement la discussion après une réunion. Notamment avec les membres créatifs, demandez-leur comment ils organisent leur temps de production, afin d’éviter que votre prochaine réunion ne vienne perturber leur concentration. Le temps d’un créatif n’est pas le même qu’un manager, donc comprendre comment travaille votre équipe créative améliorera considérablement le déroulement du projet ainsi que le moral général. Quand l’équipe sent que vous comprenez leur façon de travailler et souhaitez les soutenir, cela peut booster leur engagement et la qualité de leur production.
4. S’impliquer
En suivant votre plan d’intégration sur 30-60-90 jours, il se peut que votre charge de travail ne soit pas encore remplie de véritables missions de gestion de projet. Profitez-en pour montrer votre engagement et proposez votre aide sur d’autres tâches ou projets. Cela peut aller d’une simple saisie de données à une course pour le bureau.
Faites savoir à vos nouveaux collègues que vous êtes prêt(e) et disponible pour les aider en cas de besoin. Peut-être qu'ils ont besoin d'un second regard sur un e-mail pour vérifier la grammaire, ou sur un design qui semble figé. Se rendre disponible est un excellent moyen de montrer que vous êtes proactif(ve), et cela peut même mener, avec le temps, à de nouvelles opportunités en dehors de la gestion de projet à ajouter à votre arsenal de compétences en gestion de projet.
5. L’école des outils
Selon un livre blanc de 2015 du Winterberry Group, une agence utilise en moyenne 12 outils pour gérer ses processus, certaines en utilisent jusqu'à 30. Même si vous maîtrisez bien les outils que vous avez déjà utilisés, rien ne garantit que votre nouveau poste utilisera les mêmes.
Une question que j’aime poser lors des entretiens est : quels outils l’agence utilise-t-elle pour gérer ses projets ? C’est une excellente occasion d’en savoir plus sur les types de projets sur lesquels l’entreprise travaille le plus souvent (développement vs UX & design). Ainsi, si une offre m’est faite, j’ai déjà une longueur d’avance et je peux profiter du temps précédant mon arrivée pour me familiariser avec leurs outils.
Si vous ne connaissez pas cette information en commençant votre nouveau poste, pas d’inquiétude. Rappelez-vous la première étape ? Écoutez et apprenez. Familiarisez-vous avec les outils utilisés par votre entreprise, puis faites quelques recherches pour vérifier s'ils sont pleinement exploités. Par exemple, si vous n’avez pas encore exploré les solutions logicielles de gestion des ressources, elles peuvent bouleverser votre façon d’allouer et de suivre les ressources efficacement.
Y a-t-il des fonctionnalités qui ne sont pas encore utilisées et qui pourraient faire gagner du temps à l’équipe ? Et pourquoi ne pas envisager un outil alternatif qui en remplacerait deux ?
Il est important de noter que la taille de votre entreprise peut déterminer s’il est possible ou non de changer ou d’ajouter un outil. Les start-ups offrent souvent plus de souplesse dans l’utilisation de nouveaux outils, tandis que les structures plus établies réclament que tout changement passe par plusieurs personnes avant d’être mis en œuvre.
Si votre nouveau poste de gestion de projet se situe dans une grande entreprise, discutez avec votre supérieur direct pour voir s’il est possible d’utiliser le nouvel outil à petite échelle (au niveau de l’équipe ou du projet), plutôt que de pousser tout de suite pour un changement à l’échelle de l’entreprise.
Conclusion
Dans l’ensemble, débuter un nouveau poste en gestion de projet peut être aussi excitant qu’intimidant. Pour vous faciliter cette transition et accélérer votre prise en main, souvenez-vous :
- Écoutez & Apprenez : Absorbez autant d’informations que possible.
- Comprenez vos clients : Posez des questions et investissez-vous réellement pour apprendre à connaître vos clients.
- Connaissez votre équipe : Faites connaissance avec votre nouveau groupe et découvrez ce qui les motive.
- Prenez des initiatives :Saisissez l’occasion d’apprendre de nouvelles compétences et de donner un coup de main au bureau.
- L’école des outils : Maîtrisez toutes les fonctionnalités des outils de votre entreprise, et envisagez même d’en introduire de nouveaux.
Qu’en pensez-vous ?
Avez-vous vos propres astuces qui vous ont permis de vous mettre dans le bain plus rapidement ? Vous envisagez de quitter votre emploi actuel et cherchez des conseils ? Partagez-les avec nous dans les commentaires.
