Projektinhallinnan työnkulun luominen: 6 vaihetta

• Määrittää tehtävien järjestyksen ja niiden riippuvuudet
• Jakaa vastuu työnkulun kunkin vaiheen suorittamisesta henkilöille tai osastoille

Hyvin suunnitellut työnkulkuprosessit tuovat selkeyttä, vähentävät hämmennystä ja varmistavat työn järjestelmällisen valmistumisen. Ne tarjoavat visuaalisen esityksen koko prosessista, jonka avulla voit tunnistaa mahdolliset esteet ja kuvata tehtävien riippuvuudet. 

Esimerkki projektinhallinnan työnkulusta

Tässä on esimerkki yhdestä työnkulkutyypistä, johon todennäköisesti törmäät projekteissasi: projektin tuotosten hyväksyminen.

1. Projektitiimi luo tuotoksen hyödyntäen ohjeistusta toimeksiannosta ja projektipäälliköltä.
2. Projektipäällikkö tarkistaa tuotoksen varmistaakseen, että se täyttää projektin sidosryhmien ja/tai asiakkaan odotukset ja vaatimukset.
3. Projektipäällikkö antaa tiimille tarvittavan palautteen, minkä jälkeen tiimi päivittää tuotosta palautteen perusteella.
4. Projektipäällikkö tarkistaa tuotoksen uudelleen ennen sen lähettämistä asiakkaalle tai sidosryhmille.
5. Asiakas tai sidosryhmät tarkistavat tuotoksen ja hyväksyvät sen (tai antavat mahdollisen palautteen).
6. Projektitiimi tekee tarvittavat viimeiset päivitykset ja valmistelee lopulliset tiedostot.

Työnkulkutyypit

Erilaiset projektinhallinnan työnkulut järjestävät tehtäviä, hyväksyntöjä ja riippuvuuksia eri tavoin. Oikea lähestymistapa riippuu siitä, miten tiimisi työskentelee ja täytyykö tehtävien tapahtua tietyssä järjestyksessä.

• Peräkkäiset työnkulut: Tehtävät etenevät kiinteässä järjestyksessä, ja jokainen vaihe suoritetaan ennen seuraavan aloittamista. Esimerkiksi tuotos etenee luonnostelusta muokkaukseen, hyväksyntään ja julkaisuun.
• Tilapohjaiset tai tilan mukaan etenevät työnkulut: Tehtävät siirtyvät määriteltyjen tilojen, kuten Ei aloitettu-, Käynnissä-, Tarkistuksessa- ja Valmis-tilan, välillä. Ne voivat siirtyä taaksepäin, kun korjauksia tarvitaan, joten tämä lähestymistapa sopii iteratiivisiin projekteihin.
• Sääntöpohjaiset tai automatisoidut työnkulut: Tehtävät noudattavat ennalta määritettyjä ehtoja, jotka määräävät, mitä seuraavaksi tapahtuu. Esimerkiksi tietyn summan ylittävä budjettipyyntö saattaa käynnistää automaattisesti ylimääräisen hyväksynnän.
• Rinnakkaiset työnkulut: Useita tehtäviä tehdään samanaikaisesti sen sijaan, että odotettaisiin toisia tehtäviä. Esimerkiksi suunnittelijat ja tekstisuunnittelijat voivat työskennellä kampanjan eri osien parissa ennen tuotostensa yhdistämistä.
• Useat työnkulut: Samassa projektissa toimii useita toisiinsa liittyviä työnkulkuja, joista jokaisella on omat tehtävänsä ja vastuunsa. Esimerkiksi verkkosivuston julkaisuun voi liittyä erilliset sisällön, suunnittelun ja kehityksen työnkulut, jotka koordinoivat toimintaansa yhteisten virstanpylväiden ympärillä.

Projektit yhdistävät usein näitä lähestymistapoja erilaisten tehtävien, tiimien ja hyväksyntävaatimusten huomioimiseksi.

Projektin työnkulkujen luominen seitsemässä vaiheessa

Tässä on 7 vaihetta projektin työnkulun luomiseen.

1. Määritä tavoitteet

Kun määrittelet projektisi tavoitteet, ole täsmällinen ja varmista, että ne ovat mitattavissa. Näin voit seurata edistymistä ja selvittää, eteneekö projekti kohti onnistumista. Tavoitteesi voivat sisältää konkreettisia lopputuloksia, kuten täysin kehitetyn verkkosivuston tai viimeistellyn markkinointistrategian.

2. Tunnista tehtävät

Pilko projekti pienemmiksi tehtäviksi. Näin voit keskittyä yksittäisiin osa-alueisiin ja seurata tärkeitä yksityiskohtia. Jokaisella tehtävällä tulee olla määritetty aloituskohta ja määräaika sekä tarkat valmistumiskriteerit. Tämä auttaa estämään laajuuden hallitsemattoman kasvun ja pitämään projektin aikataulussa.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Määritä vastuut

Määrittämällä vastuut ja viestimällä rooleista ja odotuksista selkeästi voit varmistaa, että kaikki ymmärtävät tehtävänsä.

Tämä edistää vastuullisuutta ja estää tehtävien unohtamisen tai laiminlyönnin. Muista ottaa projektiryhmän jäsenten taidot ja asiantuntemus huomioon, kun määrität tiettyjä vastuita.

4. Aseta tehtävät järjestykseen

Tehtävien järjestämiseen voi käyttää vuokaaviotyökaluja tai työnkulkujen kaavioita, kuten Gantt-kaavioita tai Kanban-tauluja. Visualisoimalla työnkulun ja suorittamalla tehtävät oikeassa järjestyksessä autat tiimiä ylläpitämään työnkulkua koko projektin elinkaaren ajan.

5. Ota huomioon monimutkaisuus ja riippuvuudet

Kun määrität aikatauluja kullekin tehtävälle, ota huomioon niiden monimutkaisuus ja riippuvuudet ja tee tarvittaessa muutoksia. Tämä voi auttaa estämään viivästyksiä ja edistää projektin virstanpylväiden oikea-aikaista saavuttamista.

Selkeät määräajat auttavat tiimin jäseniä priorisoimaan työnsä ja hallitsemaan aikaansa tehokkaasti. Prosessien työnkulkuohjelmisto, kuten ProcessMaker tai jokin sen vaihtoehdoista, voi auttaa automatisoimalla tehtävien määritykset, seuraamalla edistymistä ja tarjoamalla visuaalisia aikajanoja, joiden avulla mahdolliset pullonkaulat on helpompi tunnistaa ja aikatauluja muokata ennakoivasti.

6. Seuraa edistymistä jatkuvasti

Seuraa ja valvo projektin edistymistä koko sen ajan. Näin voit tunnistaa mahdolliset esteet ja puuttua nopeasti mahdollisiin ongelmiin tai ilmeneviin hidasteisiin. Näin pidät projektin aikataulussa, reagoit nopeasti ja ilmoitat sidosryhmille, jos projekti alkaa ajautua pois raiteilta. Projektin työnkulkuohjelmiston käyttö voi tehostaa tätä prosessia tarjoamalla reaaliaikaisia päivityksiä, tehtävien seurannan ja keskitetyn viestinnän.

7. Kokoa opit

Kun projekti on valmis, varaa aikaa työnkulun tarkasteluun ja kehityskohteiden tunnistamiseen. Projektin onnistumisten ja vaikeuksien pohtiminen auttaa tunnistamaan ja toteuttamaan tarvittavat muutokset tulevia projekteja varten. 

Projektinhallinta vs. työnkulun hallinta

Projektinhallinta sisältää projektin kokonaisvaltaisen suunnittelun, toteutuksen ja toimituksen, kun taas työnkulun hallinta keskittyy erityisesti projektin sisäisiin prosesseihin ja tehtäviin.

Toisin sanoen projektinhallinta kattaa projektin "kuka, mitä, milloin, missä ja miksi", kun taas työnkulun hallinnassa on kyse projektin "miten"-kysymyksestä eli prosesseista, jotka ohjaavat tiimiä toteuttamaan projektisuunnitelman.

Näkökohta	Projektinhallinta	Työnkulun hallinta
Laajuus	Valvoo koko projektia suunnittelusta toimitukseen.	Keskittyy siihen, miten yksittäiset tehtävät ja prosessit etenevät kohti valmistumista.
Pääpaino	Tavoitteiden, budjettien, aikataulujen, resurssien ja sidosryhmien hallinta.	Tehtäväjärjestysten, vastuiden, hyväksyntöjen ja riippuvuuksien järjestäminen.
Aikaväli	Alku- ja päättymispäivä on yleensä määritetty.	Voidaan toistaa tai käyttää uudelleen eri projekteissa.
Onnistumisen mittarit	Projektin tavoitteiden saavuttaminen sovituissa rajoissa.	Pullonkaulojen, virheiden ja tarpeettomien vaiheiden vähentäminen.
Esimerkki	Verkkosivuston uudistamisprojektin hallinta.	Sisällön tarkistusten, suunnittelun hyväksyntöjen ja julkaisemistehtävien koordinointi.

Myös työnkuluilla ja prosesseilla on eronsa. Työnkulut määrittävät, miten tehtävät etenevät laajemmissa liiketoimintaprosesseissa joko peräkkäin, rinnakkain tai tiettyjen sääntöjen mukaisesti.

Työnkulkujen hallinta

Tässä on hyödyllisiä vinkkejä tehokkaaseen työnkulkujen hallintaan:

1. Selkeä viestintä

Hallinnoidaksesi digitaalisia työnkulkuja tehokkaasti aseta selkeä viestintä etusijalle. Jaa säännöllisesti päivityksiä tiimin jäsenille ja sidosryhmille, jotta kaikki pysyvät ajan tasalla ja väärinkäsitysten riski pienenee. Käsittele huolet tai ongelmat nopeasti niiden vaikutusten vähentämiseksi ja myönteisen työympäristön edistämiseksi.

2. Delegoi

Delegoi tehtäviä, jotka muut voivat hoitaa, jotta voit keskittyä korkeamman tason projektinhallintatehtäviin, kuten strategiseen suunnitteluun ja resurssien kohdentamiseen. Lisäksi tämä antaa tiimin jäsenille mahdollisuuksia kehittää uusia taitoja ja ottaa vastuuta, mikä lisää tuottavuutta ja työtyytyväisyyttä.

3. Automatisoi toistuvat tehtävät 

Automaatio vapauttaa aikaa tärkeämmille tai monimutkaisemmille tehtäville, vähentää virheiden riskiä ja parantaa yleistä työnkulun tehokkuutta. Työnkulkujen automatisointiin on lukuisia teknologiaan perustuvia ratkaisuja – lue lisää työnkulkujen automatisoinnin hyödyistä täältä.

4. Hyödynnä teknologiaa

Työnkulkujen hallintaohjelmisto on suunniteltu parantamaan päivittäisiä liiketoimintaprosessejasi automatisoimalla tehtäviä ja optimoimalla prosesseja (ja optimoimaan niitä myös tekoälyn avulla). Ohjelmistoratkaisut sopivat erinomaisesti toistettavien prosessien sujuvoittamiseen (esimerkiksi työntekijöiden perehdyttämiseen tai hyväksyntätyönkulkuihin), mikä auttaa varmistamaan, että tehtävät valmistuvat ajallaan ja tehokkaasti.

Näitä työkaluja voi käyttää yhdessä projektinhallintaohjelmistosi kanssa, ja teknologiapinosi muissa työkaluissa saattaa jo olla työnkulkujen hallintaan liittyviä toimintoja.

5. Seuraa edistymistä

Varmistaaksesi, että työnkulkusi etenee suunnitellusti ja vastaa projektin tavoitteita, arvioi edistymistä säännöllisesti. Tehtävien jatkuva seuranta auttaa havaitsemaan mahdolliset ongelmat tai pullonkaulat ja ryhtymään korjaaviin toimiin. Sisällyttämällä työnkulkuanalyysin tähän prosessiin voit myös arvioida, kuinka hyvin kukin vaihe toimii ja tukeeko kokonaiskulku projektin tavoitteita.

Pidä tiimin jäsenten kanssa säännöllisiä tapaamisia ja käytä aika haasteiden käsittelyyn, ratkaisujen ideointiin ja tarvittavien muutosten tekemiseen. Tämä ennakoiva lähestymistapa auttaa estämään ongelmien pahenemisen.

Miten tehokkaat työnkulut auttavat sinua hallitsemaan projekteja?

Tehokkaat työnkulut helpottavat projektien hallintaa selkeyttämällä vastuita, parantamalla koordinointia ja pitämällä tehtävät etenemässä kohti valmistumista. Näin ne tukevat päivittäistä projektinhallintaasi:

• Paranna projektin laatua: Sisäänrakennetut tarkistus- ja hyväksyntävaiheet auttavat havaitsemaan virheet varhain ja varmistamaan, että toimitukset täyttävät sidosryhmien odotukset ennen etenemistä.
• Lisää vastuullisuutta: Selkeästi määritetyt tehtävät ja vastuut auttavat seuraamaan omistajuutta, selvittämään keskeneräisiä töitä ja estämään tärkeiden toimitusten unohtumisen.
• Vähennä pullonkauloja: Tehtävien välisten riippuvuuksien ja hyväksyntävaiheiden kuvaaminen auttaa havaitsemaan mahdolliset viivästykset, jakamaan työkuormia uudelleen ja pitämään projektit aikataulussa.
• Paranna tiimin tuottavuutta: Tarpeettomien vaiheiden ja toistuvien tehtävien poistaminen antaa tiimin jäsenille enemmän aikaa keskittyä toimitusten valmistumiseen ja projektin tavoitteiden saavuttamiseen.

Yhdessä nämä hyödyt tarjoavat paremman näkyvyyden projektin edistymiseen ja auttavat käsittelemään ongelmia ennen kuin ne vaikuttavat määräaikoihin tai toimitusten laatuun.

5 projektityönkulkujen hallinnan parasta käytäntöä

Tässä on 5 projektinhallinnan työnkulkujen parasta käytäntöä.

• Luo selkeästi määritelty suunnitelma. Määrittele selkeästi projektin laajuus, tavoitteet, vaiheet ja resurssit (saatat hyötyä siitä, että aloitat projektinhallinnan mallipohjasta). Kun käytössä on vankka työnkulun suunnittelu, tiimillä on yleiskuva työnkulusta ja siitä, mitä on tehtävä ja milloin.
• Viestintä sidosryhmien kanssa säännöllisesti. Pidä sidosryhmät ajan tasalla siitä, missä kohdissa työnkulkua heidän panostaan tarvitaan (esimerkiksi hyväksyntöihin), sekä projektin tilanteesta, ja ota heidät mukaan päätöksentekoon tarvittaessa. Tämä auttaa rakentamaan luottamusta ja hallitsemaan odotuksia.
• Edistä työympäristöä, joka kannustaa yhteistyöhön edistämällä avointa viestintää, ideoiden jakamista ja tiimityötä. Eri toimintojen välinen yhteistyö auttaa tiimiä hyödyntämään monipuolista asiantuntemusta ja erilaisia näkökulmia. Tämä on erityisen tärkeää, kun kyse on luovien tiimien työnkuluista.
• Arvioi työnkulkua jatkuvasti. Tunnista kehityskohteet ja ota tiimin jäsenten sekä sidosryhmien palaute huomioon. Tee tarvittavat muutokset, jotta tiimikaverit voivat suorittaa tehtävät tehokkaammin. Tämä jatkuvan palautteen sykli edistää ketterämpiä työnkulkuja.
• Juhlistakaa virstanpylväitä! Tunnusta ja juhlista tiimisi virstanpylväitä ja saavutuksia. Tämä kohottaa mielialaa ja pitää tiimin jäsenet motivoituneina raskaiden sprinttien aikana.

Mitä seuraavaksi?

Hyvin määritelty työnkulku voi tehostaa liiketoimintaprosesseja, vähentää virheitä ja parantaa resurssienhallintaa sekä tehokkuutta. Opi hallitsemaan työnkulkuja näillä asiantuntijoiden vetämillä työnkulkukursseilla.

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja hanki käyttöoikeus yli 100 mallipohjaan, näytteeseen ja esimerkkiin sekä verkostoidu Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.

Usein kysytyt kysymykset

Mitä eroa on projektin työnkululla ja projektisuunnitelmalla?

Projektisuunnitelmassa määritellään projektin tavoitteet, laajuus, aikataulu, resurssit ja tuotokset. Projektin työnkulku määrittelee, miten yksittäiset tehtävät siirtyvät vaiheesta toiseen, mukaan lukien vastuut, riippuvuudet ja hyväksynnät. Suunnitelmassa määritellään, mitä on tehtävä, kun taas työnkulut auttavat tiimejä toteuttamaan työn.

Miten projektin työnkulun tehokkuutta mitataan?

Seuraa mittareita, kuten tehtävien suorittamiseen kuluvaa aikaa, hyväksyntöjen viivästymisiä, myöhästyneitä määräaikoja ja tarvittavien korjauskierrosten määrää. Vertaile tuloksia ajan mittaan tunnistaaksesi pullonkaulat ja selvittääksesi, parantavatko työnkulkuun tehdyt muutokset tehokkuutta.

Tarvitaanko projektin työnkulkujen hallintaan ohjelmistoa?

Ei välttämättä. Pienet tiimit voivat hallita yksinkertaisia työnkulkuja jaettujen asiakirjojen, laskentataulukoiden tai Kanban-taulujen avulla. Työnkulkujen hallintaohjelmistosta tulee kuitenkin hyödyllisempi projektien monimutkaistuessa, erityisesti kun tiimit tarvitsevat automaattisia muistutuksia, tehtävien välisiä riippuvuuksia, hyväksyntöjen seurantaa ja reaaliaikaisia edistymispäivityksiä.

Kuinka usein projektien työnkulut tulisi tarkistaa ja päivittää?

Tarkista työnkulut merkittävien virstanpylväiden jälkeen, projektin valmistuttua tai aina, kun toistuvia viivästyksiä ja pullonkauloja ilmenee. Kerää tiimin jäsenten palautetta ja muokkaa tarpeettomia vaiheita, vastuita tai hyväksyntäprosesseja, jotta työnkulut pysyvät projektin tarpeiden mukaisina.