Näin vältät projektien ristiriidat hallitsemalla resursseja paremmin
Resurssiristiriidat projekteissasi ovat väistämättömiä. Päivien käyttäminen konfliktien ratkaisemiseen yksi toisensa jälkeen on puuduttavaa, mutta se kuuluu projektipäällikkönä toimimisen haasteisiin.
Jos haluat projektisi onnistuvan — ja myönnetään, kaikkihan me sitä haluamme — sinun on minimoitava konfliktit heti projektin alusta lähtien ja hyödynnettävä parhaita resurssiristiriitojen ratkaisustrategioita.
Miksi resurssienhallinta on tärkeää?
Usko tai älä, projektin resurssienhallinta voi ratkaista projektisi onnistumisen tai epäonnistumisen. Jatkuvasti muuttuvat tavoitteet ja määräajoista myöhästyvät tiimit ovat kaikkialla projektipäälliköiden yleisiä huolenaiheita. Resurssien tehokas kohdentaminen, hallinta ja jakaminen voivat kuitenkin auttaa ratkaisemaan nämä aivan liian yleiset resurssiristiriidat helpommin tai ehkäisemään ne kokonaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kun varmistat, että projektillasi on riittävästi resursseja onnistumiseen — vaikeuttamatta kuitenkaan liiketoiminnan muita osa-alueita — kaikki ovat tyytyväisiä. Sen tekeminen on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty.
Lue lisää siitä, miksi resurssienhallinta on tärkeää.
5 strategiaa projektin resurssiristiriitojen ratkaisemiseen
Tässä on viisi resurssienhallintastrategiaa, joita voit käyttää projektiesi resurssiristiriitojen ratkaisemiseen.
- Tee projektisi tuoma arvo selväksi
- Kohdenna projektiisi oikeat resurssit
- Määrittele resurssitarpeet ja tarkoitus
- Varaudu resurssikilpailuun
- Investoi resurssienhallintaohjelmistoon
Kannattaa myös investoida resurssienhallintataitojesi kehittämiseen, sillä se tarjoaa sinulle lisää keinoja konfliktien välttämiseen.
1. Tee projektisi tuoma arvo selväksi
Arvokkaiden resurssien käyttäminen ilman selkeää perustelua sille, miksi niitä tarvitaan, voi johtaa työpaikkakulttuuriin, jossa paheksutaan projektisi aiheuttamaa rasitetta yritykselle.
On tärkeää osoittaa projektisi tuoma arvo, jotta sisäiset tiimit ymmärtävät paremmin, miksi otat käyttöön tiettyjä resursseja ja millainen hyöty siitä on pitkällä aikavälillä.
Resursseilla on aina suuri kysyntä ja niistä on pulaa, joten ota huomioon, että projektisi tarvitsemat osaajat, taloudelliset resurssit ja materiaalit voivat saada toisen tiimin tuntemaan itsensä ylikuormitetuksi ja aliarvostetuksi.
Kun projektisi nähdään resursseja kuluttavana hankkeena, josta saadaan vain vähän tai ei lainkaan hyötyä, jännitteet voivat kasvaa. Tällaiset tilanteet lisäävät resurssiristiriitojen syntymisen todennäköisyyttä ja kärjistävät niiden luonnetta, mikä voi heikentää projektisi onnistumista.
Pienellä sisäisellä markkinoinnilla voi olla suuri vaikutus. Sinun ei tarvitse olla päällekäyvä, mutta projektisi tarkoituksen, sen arvioidun keston ja tarvitsemien resurssien määrän selkeä ilmaiseminen voi saada kaikki tuntemaan olonsa hieman valmistautuneemmaksi ja kärsivällisemmäksi.
2. Kohdenna projektiisi oikeat resurssit
Projektit ovat luonteeltaan väliaikaisia. Yritysten saaminen osallistumaan osaamisellaan voi olla hankalaa, ja oikeiden alihankkijoiden palkkaamiseen tarvittavan budjetin saaminen voi olla vielä haastavampaa. Sen päättäminen, miten resurssien kohdentamiseen ja hallintaan suhtaudutaan jo varhaisessa vaiheessa, on ratkaisevan tärkeää.
Jos yrityksesi on suuri ja sillä on mahdollisuus siirtää työntekijöitä tehtävästä toiseen, olemassa olevien resurssien hyödyntäminen on yleensä parasta. Nykyiset työntekijät tuntevat jo yrityksen prosessit ja voivat todennäköisesti aloittaa tehokkaasti liittyessään projektitiimiisi. Varmista vain, ettei resurssien kohdentaminen kuormita tiimiäsi liikaa. Lisäresurssina palkatut alihankkijat voivat auttaa tekemään työkuormasta hallittavamman.
Toisaalta alihankkijat voivat olla hyvä ratkaisu, jos yrityksesi ei pysty siirtämään tiimin jäseniä toisiin tehtäviin tietyksi ajaksi. Taloudellisten resurssien käyttäminen oikean osaamisen hankkimiseen heti alusta alkaen voi tarkoittaa, että vältät tiimin jäsenistä myöhemmin syntyvät sisäiset resurssiristiriidat.
Konfliktien välttämiseksi on olennaista soveltaa useiden projektien hallintastrategioita, joissa tehokas resurssienhallinta asetetaan etusijalle.
3. Määrittele resurssitarpeet ja tarkoitus
Resurssienhallintasuunnitelma, jossa määritellään tarvitsemasi resurssit, on hyvä tavoite, jota kohti pyrkiä. Vaikka et saisikaan kaikkia tarvitsemiasi resursseja (hei — ainahan voi unelmoida!), selkeä kuvaus projektisi täsmällisistä tarpeista voi auttaa kaikkia sidosryhmiä pääsemään samalle sivulle jo varhaisessa vaiheessa.
Se tarkoittaa myös sitä, että voit perustella järkevästi, miksi tarvitset kyseisiä resursseja, mikä vähentää niiden kiistämisen todennäköisyyttä.
Tarvittavien resurssien hahmotelman laatimisen lisäksi sinun tulisi myös määrittää selkeä vastuu näistä resursseista sisäisille tiimeillesi, mukaan lukien muille projektipäälliköille ja sidosryhmille. Näin koko tiimisi ymmärtää resurssiensa arvon ja hallinnoi niitä tehokkaammin.
Tee vastuunjaosta selkeä ja yritä saada kaikki hyväksymään se jo varhaisessa vaiheessa. Näin sinulla on jotain, johon voit vedota, ja jonka avulla voit pitää ihmiset vastuullisina.
Kaikilla on selkeä käsitys omasta roolistaan, joten väärinkäsityksistä johtuvilta resurssiristiriidoilta voidaan välttyä. Lisäksi on helpompi nähdä, milloin ihmiset eivät hallinnoi resurssejaan tehokkaasti, koska voit tunnistaa, kuka ei ole täyttänyt omaa osuuttaan sopimuksesta, ja ratkaista ongelmat varhaisessa vaiheessa.
4. Varaudu resurssikilpailuun
Osa projektin hallintaa on realistisuus. Ja myönnetään se: organisaatioissa käydään paljon kilpailua resursseista.
Vaikka voit pyrkiä pitämään resurssisi itselläsi, resurssisuunnitelman laatimatta jättäminen merkitsee projektinhallinnassa usein epäonnistumisen suunnittelua. Varasuunnitelma siltä varalta, ettet saa tarvitsemiasi resursseja tai pysty pitämään niitä, on ratkaisevan tärkeä.
Osa tästä prosessista liittyy sidosryhmien pitämiseen vastuullisina resurssien käytöstä. Tee resurssien jakamatta jättämisen vaikutukset selvästi tiedostetuiksi ja ota niistä vastuu.
Kirjoita varasuunnitelma ja pidä se helposti tiimisi saatavilla. Varasuunnitelman tulisi sisältää vaiheet resurssikiistojen ratkaisemiseksi niiden syntyessä, esimerkiksi silloin, kun määräaika jää saavuttamatta ja toinen tiimi joutuu työskentelemään äärirajoillaan.
Luo joukko toimintamenettelyjä ja hanki sidosryhmien hyväksyntä niille ennen resurssiristiriidan syntymistä. Se saattaa vaikuttaa suurelta työmäärältä etukäteen, mutta pitkällä aikavälillä se maksaa itsensä moninkertaisesti takaisin.
Älä myöskään ole itsekäs. Konfliktit edellyttävät vastavuoroisuutta. Joskus asiat menevät pieleen ja sinulla on jonkin aikaa liian vähän resursseja.
On ihanteellista löytää tapoja estää tämän tapahtuminen, mutta sinun on myös ymmärrettävä muita tiimejä. Kompromissit ovat välttämättömiä kaikkia hyödyttävien ratkaisujen löytämiseksi (tai ainakin tilanteiden välttämiseksi, joissa kaikki häviävät).
5. Investoi resurssienhallintaohjelmistoon
Näiden strategioiden toteuttaminen on jo itsessään haastavaa — kun samalla pidät silmällä kilpailevia projekteja, diivoja, arvaamattomia sidosryhmiä ja asiakkaita, tehtävä tuntuu ylivoimaiselta. Kun mukaan täytyy vielä ottaa sairauslomat ja lomat, saatat lopulta luovuttaa. Tässä resurssienhallintaohjelmisto voi auttaa. Erilaisten resurssienhallintatyökalujen tarjoamien monien ominaisuuksien joukossa joidenkin työkalujen resurssiristiriidoista ilmoittavat hälytykset voivat ilmoittaa ennakoivasti mahdollisista ongelmista, jolloin voit puuttua niihin ennen niiden kärjistymistä.
Uuden työkalun hankinnan hyväksynnän saaminen yritykseltäsi voi olla haastavaa (siis haluat kaikki nuo resurssit JA uusia ohjelmistotyökaluja?), mutta se voi säästää sinut todelliselta vaivalta. Jos sinulla on pieni tiimi, ilmainen resurssienhallintatyökalu voi auttaa sinua pääsemään alkuun.
Jos perustelet resurssienhallintaohjelmiston tarpeen etkä silti saa sitä käyttöösi, löydä prosessi ja pitäydy siinä. Resurssien allokointitaulukot voivat olla todellinen riesa, mutta jos se on kaikki, mitä sinulla on — sitoudu käyttämään sitä. Puolivillaiset resurssienhallintaprosessit voivat tehdä konfliktien ratkaisemisesta myöhemmin todellisen sekasotkun.
Kun kaikki resurssitiedot säilytetään yhdessä keskitetysti, et koskaan kadota käsitystä resursseistasi. Tämä helpottaa omien toimien perustelemista, kun resurssien allokointiin liittyviä mahdollisia ristiriitoja syntyy, ja samalla vastuuhenkilöitä voidaan pitää vastuullisina.
Mitä seuraavaksi?
Mikä on ensisijainen strategiasi, kun kohtaat projekteissasi resurssiristiriidan? Liity keskusteluun Slackissa yhdessä satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa DPM-jäsenyyden kautta!
