Resurssikapasiteetin laskeminen: 5 tärkeää vaihetta

Mitä resurssikapasiteetti on?

Resurssikapasiteetti tarkoittaa suurinta tuntimäärää, jonka henkilö voi työskennellä. Resurssienhallinnassa ja projektinhallinnassa tämä on keskeinen seurattava mittari, jonka avulla voit varmistaa tiimisi tehokkaan hyödyntämisen, tasapainoisen työkuorman ja yritykselle parhaan mahdollisen sijoitetun pääoman tuoton. 

Miksi resurssikapasiteetin mittaaminen on tärkeää?

Tehokkaassa resurssien kapasiteetin suunnittelussa on kyse siitä, että tiimin jäsenet työskentelevät oikeissa projekteissa oikeita taitoja hyödyntäen eivätkä ole ylikuormitettuja tai vajaakäytössä.

Resurssikapasiteetin tehokas laskeminen ja seuranta sekä siitä kiinni pitäminen lisäävät projektin onnistumisen todennäköisyyttä, pitävät tiimin tuottavana ja voivat vaikuttaa suoraan projektin kannattavuuteen sekä koko yrityksen keskeisiin suorituskykymittareihin. Tässä vaiheessa voit käyttää kahta lähestymistapaa:

• Realistinen resurssien ajoitus: Todellisen resurssikapasiteetin selvittäminen tarkoittaa tiimisi kokouksiin ja sivuprojekteihin käyttämän ajan tarkastelua ja sen selvittämistä, kuinka paljon aikaa jää varsinaiseen projektityöhön. Näin vältetään kenenkään ylikuormittaminen, pidetään stressitasot kurissa ja varmistetaan, ettei kenelläkään ole liian vähän tekemistä.
• Ennakoiva lähestymistapa resurssien ennustamiseen tulevia projekteja varten: Kun tiedät tiimisi kapasiteetin, näet selkeästi, kenellä on ylimääräistä aikaa ja kuka on täydessä kuormituksessa. Tämä auttaa asettamaan parempia aikatauluja, jakamaan työkuorman tasaisemmin ja välttämään pullonkauloja. Lisäksi kun koko tiimi osallistuu projektin suunnitteluun, muutosten tekeminen ja toiminnan sujuvana pitäminen on helpompaa.

Jos kuitenkin haluat palata askeleen taaksepäin, voit harkita esimerkiksi karkeaa kapasiteetin suunnittelua. Tämä menetelmä voi antaa yleisluontoisen arvion siitä, pystyvätkö käytettävissä olevat resurssit vastaamaan tuotannon tarpeisiin.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kuinka resurssikapasiteetti lasketaan?

Tässä on yksinkertainen vaiheittainen opas, joka auttaa sinua onnistumaan resurssikapasiteetin suunnittelussa. Mukana on vinkkejä ja esimerkkejä, joiden avulla sitä on helppo seurata.

Tässä ovat kapasiteetin ja käyttöasteen laskentakaavat nopeaa tarkistamista varten.

1. Arvioi resurssien kysyntä

Aloita pilkkomalla kokonaisuus osiin. Tarkastele projektisi laajuutta, aikatauluja ja kaiken toteuttamiseen tarvittavia taitoja.

• Laadi luettelo kaikista tulevista projekteista ja tehtävistä.
• Jaa jokainen projekti keskeisiin tuotoksiin ja virstanpylväisiin – mitä pitää tapahtua ja milloin.
• Arvioi kunkin tuotoksen vaatima tuntimäärä aiempien projektien tai parhaan harkintasi perusteella.

Esimerkiksi, jos projektiin sisältyy resurssien kohdentamista seuraaville:

• Rautalankamallien suunnittelu ja suunnittelu = 50 tuntia
• Käyttöliittymäkehitys = 80 tuntia 
• Taustajärjestelmäkehitys = 60 tuntia
• Laadunvarmistus = 30 tuntia

Resurssien arvioitu kokonaistarve on siis 220 tuntia.

2. Selvitä nykyinen kapasiteetti

Selvitä, kuinka monta tuntia kullakin on käytettävissään työskentelyyn päivässä tai viikossa. Muista huomioida lomat, palkalliset vapaat ja muut projektiin kuulumattomat tehtävät.

• Hae ajanseurantaraportit projektien laskutettavista ja ei-laskutettavista tunneista, jotta saat alustavan kuvan työtunneista ja resurssien käyttöasteesta.
• Vähennä kokouksiin, hallinnolliseen työhön, sisäisiin kehitysprojekteihin ja henkilökohtaisiin vapaisiin käytettävät tunnit.

Tekijän huomautus:

Projektien henkilöstöresurssien järjestämistavasta riippuen resurssikapasiteetin laskeminen voi olla erilaista kokoaikaisille työntekijöille (FTE) ja osa-aikaisille sopimus- tai freelance-resursseille. Tyypillisesti osa-aikaisten resurssien kapasiteettilaskelmaan ei tarvitse sisällyttää projektiin liittymätöntä työtä, kuten kokoaikaisten työntekijöiden kohdalla.

Jos esimerkiksi:

• Käyttöliittymäkehittäjän palkka perustuu 40 tuntiin viikossa ja
• Vähennät sisäisiin kokouksiin, koodikatselmointeihin, hallinnollisiin tehtäviin ja arkipyhiin 12 tuntia

Käyttöliittymäkehittäjän käytettävissä oleva kapasiteetti on tällöin 28 tuntia.

3. Arvioi työmäärät

Arvioi, kuinka paljon aikaa projektin resurssit käyttävät tehtäviin verrattuna käytettävissä oleviin työtunteihin. Resurssikapasiteetin suunnittelu pitää tehtävien jaon oikeudenmukaisena ja varmistaa, että voit hyödyntää kaikkia tiimin jäseniä tehokkaasti. Määritä tehtävät tiimin jäsenille heidän taitojensa ja käytettävyytensä perusteella.

• Varmista, että työmäärät jakautuvat tasaisesti.
• Seuraa työmäärää säännöllisesti ja tee tarvittaessa muutoksia. Tilanteet muuttuvat. Tärkeintä on välttää loppuun palamista ja varmistaa, ettei kukaan jää toimettomaksi.
• Voit tehdä muutoksia lisäämällä tunteja kuhunkin tehtävään tai luomalla projektin tiimin jäsenille tuntipoolin, jota he voivat käyttää työstäessään heille annettuja tehtäviä. Tämä kannattaa tehdä ohjelmistolla – lisää tästä myöhemmin. 

Jos esimerkiksi kolmen kehittäjän tiimi vastaa verkkosivustoprojektin 80 tunnin käyttöliittymäkehitysvaiheesta, kullekin kehittäjälle osoitetaan noin 27 tuntia työtä.

4. Laske kapasiteetti

Tarvittavan ajan vertaaminen käytettävissä olevaan aikaan auttaa näkemään, pystyykö tiimisi käsittelemään työmäärän vai tarvitseeko sinun tehdä muutoksia. Se osoittaa myös, onko ylimääräisille tehtäville tai yllättävien tilanteiden hoitamiselle tilaa.

• Laske yhteen tiimin käytettävissä olevat kokonaistunnit.
• Vähennä arvioitu kokonaistarve kokonaiskäytettävyydestä.
• Tunnista vajaukset tai ylijäämät.

Jos esimerkiksi:

• Kehitystiimin kuukauden kokonaiskapasiteetti = 250 tuntia
• Verkkosivuston suunnitteluun ja kehittämiseen tarvittavat arvioidut projektiresurssit = 220 tuntia

Tällöin ylijäämäksi jää 30 tuntia.

Tutustu kapasiteetinhallinnan parhaiden käytäntöjen oppaaseemme saadaksesi lisätietoja tämän parhaasta toteuttamisesta.

5. Keskity ensin suuriin kokonaisuuksiin & säilytä joustavuus

Varmista, että tiimisi energia suuntautuu tärkeimpiin projekteihin, joilla on merkittävä vaikutus. Älä täytä kaikkien aikatauluja äärimmilleen. Jätä hieman liikkumavaraa viime hetken tehtäville tai yllätyksille.

• Aseta kriittiset projektit etusijalle.
• Kohdenna resurssit uudelleen vaikuttaviin tehtäviin niiden vaatiman osaamisen perusteella.
• Viestitä sidosryhmille kapasiteettirajoitteista.

Jos kapasiteetista on esimerkiksi 50 tunnin vajaus, voit palkata freelance-käyttöliittymäsuunnittelijan hoitamaan rautalankamallien ja suunnittelun vaiheen sekä vapauttaa sisäisiä resursseja kehitystyöhön.

Työkalut resurssikapasiteetin hallintaan

Kun valitset ohjelmistoa, aloita tarkastelemalla nykyistä projektinhallintaohjelmistoasi. Siinä saattaa jo olla sisäänrakennettuina ja käytettävissäsi resurssien aikataulutustyökaluja tai kapasiteetin suunnittelutyökaluja. Jos niitä ei ole, tutustu lisäosavaihtoehtoihin. Monissa työkaluissa voit maksaa lisämaksun erilaisten komponenttien lisäämisestä.

Sen jälkeen voit arvioida, mikä työkalu sopisi sinulle parhaiten, vastaamalla alla oleviin kysymyksiin tarpeidesi määrittämiseksi.

1. Tiimin kokoonpano: Kuinka monta projektia teillä on yleensä käynnissä samanaikaisesti? Hoitavatko tiimisi jäsenet tehtäviä eri tiimien välillä vai ovatko he sitoutuneet omiin projekteihinsa?
2. Haasteet: Mikä on suurin ongelma tiimisi ajankäytön hallinnassa? Onko ihmisiä varattu liikaa, eikö heillä ole tarpeeksi tehtävää vai eikö ole selkeää kokonaiskuvaa siitä, kuka työskentelee minkäkin parissa?
3. Projektityyli: Miten toteutatte projektinne? Toimitteko ketterästi, noudatatteko tiukkaa suunnitelmaa, kuten vesiputousmallia, vai käytättekö näiden yhdistelmää? Entä millaisia projekteja toteutatte? Markkinointikampanjoita, sovelluskehitystä, suunnittelutyötä vai jotain muuta?
4. Raportointi: Kuinka tärkeää on pitää asiakkaat tai tiimi ajan tasalla reaaliaikaisilla päivityksillä? Käytättekö jo raportointiin koontinäyttöjä vai pitäisikö teidän rakentaa jotain, joka yhdistyy nykyisiin järjestelmiinne?
5. Työkalut: Onko teillä jo käytössä maksullinen projektinhallintaohjelmisto, joka voisi päivityksen jälkeen käsitellä kapasiteetin suunnittelustrategioita? Tarvitsetteko lisäksi työkalun, joka toimii saumattomasti muiden jo käyttämienne työkalujen, kuten CRM-järjestelmänne tai työajanseurantaohjelmistonne, kanssa?

Jos suunnittelet täysin uuden työkalun käyttöönottoa, tässä on joitakin tällä hetkellä saatavilla olevia parhaita työkaluja:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Dayshape — Paras tekoälypohjainen resurssienhallinta ammattipalveluyrityksille
2. 2. Float.com — Paras resurssienhallintaan taloudellisen näkyvyyden kera
3. 3. Saviom — Paras resurssien suunnitteluun ja kapasiteetin hallintaan
4. 4. Productive — Paras resurssien suunnitteluun ja kapasiteetin ennustamiseen
5. 5. Scoro — Paras tiimin käyttöasteen ennustamiseen
6. 6. Kantata — Paras ihmislähtöiseen resurssien kohdentamiseen
7. 7. Runn — Paras reaaliaikaiseen tiimin kapasiteetin suunnitteluun
8. 8. Wrike — Paras skaalautuvuuteen
9. 9. Resource Guru — Paras resurssien näkyvyyteen lämpökarttojen avulla
10. 10. monday AI Workspace — Paras yksinkertaiseen työmäärän suunnitteluun

Parhaat käytännöt resurssikapasiteetin laskemiseen

1. Tunne tiimisi vahvuudet: Listaa kaikkien taidot ja asiantuntemus, jotta tiedät, kuka pystyy hoitamaan minkäkin tehtävän.
2. Seuraa ja analysoi aikaa: Käytä ajanseurantatyökaluja nähdäksesi, miten työ jakautuu, ja tunnistaaksesi pullonkaulat tai resurssien liikakäytön.
3. Opi menneestä: Tarkastele aiempia projekteja ymmärtääksesi, millaisia resursseja tarvitset tulevissa töissä.
4. Aseta tärkeät asiat etusijalle: Keskity arvokkaaseen työhön äläkä sitoudu liikaa asioihin, jotka eivät ole olennaisia.
5. Käytä oikeita työkaluja: Synkronoi projektinhallintajärjestelmäsi saadaksesi kaikista projekteistasi ja resursseistasi selkeän, keskitetyn kokonaiskuvan yhteen paikkaan.
6. Varaudu odottamattomaan: Jätä aina hieman liikkumavaraa yllätyksille tai viime hetken muutoksille.
7. Rakenna joustavuutta: Kouluta tiimisi jäseniä hoitamaan erilaisia rooleja, jotta he voivat tarvittaessa astua tehtävään.
8. Käytä mallipohjaa: Kapasiteetin suunnittelumallipohja (kuten jäsenyhteisömme kautta saatavilla oleva mallipohja) voi nopeuttaa työskentelyä laskemalla kapasiteetin ja saatavuuden automaattisesti.
9. Viestitä selkeästi ja usein: Kerro avoimesti työmääristä, prioriteeteista ja rajoitteista. Tarkista säännöllisesti tiimisi kuulumiset nähdäksesi, miten heillä menee, ja tee tarvittavia muutoksia. Pidä myös sidosryhmät ajan tasalla, jotta kaikilla on sama käsitys tilanteesta.

Lisää resursseja

Onko kapasiteettisuunnittelun ja resurssisuunnittelun välinen ero vaikea ymmärtää? Lue lisää kapasiteettisuunnittelusta ja resurssisuunnittelusta \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/managing-schedules/capacity-planning-vs-resource-planning/\u0022\u003etäältä\u003c/a\u003e.

Mitä seuraavaksi?

Olipa tavoitteenasi pitää projektien vaatimukset hallinnassa, välttää loppuun palaminen tai maksimoida tiimisi käyttöaste, nämä vinkit ja työkalut auttavat sinua. Kyse on oikean tasapainon löytämisestä ja työnkulkujen tehokkaasta hallinnasta samalla, kun pysyt joustavana ja sopeudut projektien toteutuksen yllätyksiin. 

Oletko valmis viemään projektinhallintataitosi seuraavalle tasolle? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi ainutlaatuisia resursseja, asiantuntijoiden näkemyksiä ja samanhenkisten ammattilaisten muodostaman tukevan yhteisön. Älä jää paitsi – liity tänään ja aloita projektien hallinta luottavaisin mielin!