Kuinka lasket resurssien käyttöasteen (kaavan avulla)

Käyttöastetta voidaan soveltaa henkilöresursseihin, laitteisiin ja taloudelliseen pääomaan. Korkeampi käyttöaste tarkoittaa yleensä, että hyödynnät resurssejasi hyvin, kun taas matalampi käyttöaste voi olla merkki tehottomuudesta tai mahdollisista ongelmista toiminnassasi.

Esimerkiksi asiantuntijapalveluihin perustuvassa organisaatiossa käyttöaste voi keskittyä ensisijaisesti tiimin jäsenten laskutettaviin työtunteihin – kuinka suuren osan heidän ajastaan voit laskuttaa?

Miksi käyttöastetta on tärkeää seurata? 

Resurssien käyttöasteiden seuraaminen on tärkeää useista syistä: 

• Tarkemmat suorituskyvyn vertailuarvot: Eri aloilla ja organisaatioissa on erilaiset odotukset siitä, mikä muodostaa ”hyvän” käyttöasteen. Tiimisi käyttöasteen vertaaminen näihin standardeihin voi auttaa strategisessa kapasiteetin suunnittelussa ja antaa lähtökohdan resurssien kohdentamisen lisäämiselle tai vähentämiselle tarpeen mukaan.
• Parempi toiminnan tehokkuus: Kun resurssien käyttöaste on optimaalinen, näet helposti, missä tarvitset projektiisi lisää tukea tai investointeja, tunnistat tehottomuudet ja voit tehdä perusteltuja päätöksiä siitä, mihin resursseja kohdennetaan. Tämä parantaa tuottavuutta ja vähentää toiminnan kustannuksia.
• Paremmat henkilöstöpäätökset: Parempien käyttöastetietojen avulla voit tunnistaa tietyt resurssit, joita hyödynnetään jatkuvasti liian vähän tai jotka ovat ylikuormitettuja, ja järjestellä tiimin uudelleen, kohdentaa tiimin jäseniä uudelleen tai palkata tarvittaessa lisää henkilöstöä. Kiinnittämällä tarkkaa huomiota resurssienhallintaan voit varmistaa, että tiimin jäsenten työkuorma on tasapainossa.
• Parempi resurssien ennustaminen: Käyttöasteiden seuraaminen auttaa analysoimaan aiempia käyttöastetrendejä ja hyödyntämään tietoja tulevien resursointitarpeiden tarkempaan ennustamiseen. Tämä auttaa myös kapasiteetin suunnittelussa ja varmistaa, että tiimisi pystyy käsittelemään työkuormansa ilman uupumusta tai viivästyksiä.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Miten käyttöaste lasketaan?

Käytä tätä käyttöasteen kaavaa seurataksesi, kuinka paljon tiimin jäsenillä on työtä tehtävänään, ja jaa työtä tiimin kesken uudelleen tasapainon lisäämiseksi, laskutettavan työajan kasvattamiseksi ja kannattavuuden parantamiseksi.  

Käyttöasteen kaava: Käyttöaste (%) = (Laskutettavien työtuntien kokonaismäärä / Käytettävissä olevien työtuntien kokonaismäärä) x 100

• Laskutettavien työtuntien kokonaismäärä: asiakkaalta laskutettaviin tehtäviin tai projekteihin käytetty aika.
• Käytettävissä olevien työtuntien kokonaismäärä: aika, jonka resurssit ovat käytettävissä työskentelyyn, lukuun ottamatta poissaoloaikaa tai tuottamatonta aikaa. 

Jos työntekijä esimerkiksi työskentelee 40 tuntia viikossa ja käyttää 30 tuntia laskutettaviin tehtäviin, laskelma näyttää tältä: 

Käyttöaste = (30 / 40) x 100 = 75 %

Tämä tarkoittaa, että työntekijä käyttää 75 % käytettävissä olevasta ajastaan tuloja tuottaviin projekteihin. 

Entäpä käyttöasteen laskeminen koko tiimille? Oletetaan, että konsulttiyrityksessä viiden konsultin tiimi työskentelee kukin 40 tuntia viikossa, joten tiimillä on yhteensä 200 käytettävissä olevaa tuntia. Jos konsultit käyttävät kyseisen viikon aikana 160 tuntia laskutettaviin asiakasprojekteihin, käyttöaste lasketaan (konsulteille tarkoitetun ajanseurantaohjelmiston avulla) seuraavasti:

Käyttöaste = (160 / 200) x 100 = 80 %

Tämä tarkoittaa, että konsulttitiimi käyttää 80 % käytettävissä olevasta ajastaan laskutettavaan asiakastyöhön. 

Jos sama tiimi laskuttaa toisella viikolla vain 80 tuntia, käyttöaste laskee 40 prosenttiin. Tällainen lasku kannustaisi selvittämään syyn – johtuiko se asiakasprojektien vähäisemmästä määrästä, lisääntyneistä hallinnollisista tehtävistä vai muusta ei-laskutettavasta työstä.

Käyttöasteen seuraaminen

Tässä on joitakin strategioita käyttöasteen seuraamiseen:

• Luo järjestelmä tietojen keräämistä varten: Luo järjestelmä, jolla eri tehtäviin käytetty aika kirjataan. Voit käyttää ajanseurantaohjelmistoa tai muita työkaluja tiimisi tiettyihin projekteihin tai tehtäviin käyttämien tuntien kirjaamiseen. Luo prosessit, joiden avulla tiimisi voi kirjata aikansa tarkasti, ja varmista, että keräämäsi tiedot ovat luotettavia.
• Luokittele tuntityypit: Kunkin tiimin jäsenen ajan luokitteleminen laskutettaviin ja ei-laskutettaviin tunteihin auttaa sinua laskemaan käyttöasteen tarkasti. Laadi selkeät ohjeet siitä, milloin tiimin jäsenten tulee kirjata työ laskutettavaksi ja milloin ei-laskutettavaksi, ja varmista, että kaikki ymmärtävät määritelmät samalla tavalla.
• Luo raportteja: Tarkastele tietoja säännöllisesti varmistaaksesi, että havaitset kaikki kehitysmahdollisuudet. Luo raportteja, joissa tuodaan esiin käyttöasteiden kehitys ja vaihtelut ajan mittaan. Tämä voi auttaa tunnistamaan malleja, kuten kiireisimmät ajanjaksot tai tiettyjen resurssien vajaakäytön. Näin voit tasapainottaa työkuormia resurssien tasauksella tai resurssien kuormituksen tasaamisella.

Mikä on hyvä käyttöaste?

70–85 prosentin käyttöastetta pidetään hyvänä. Ihanteellinen käyttöaste on subjektiivinen ja vaihtelee toimialoittain, mutta pyri noin 80 prosentin käyttöasteeseen – tätä suurempi käyttöaste voi aiheuttaa työntekijöiden loppuunpalamisen, kun taas tätä pienempi tarkoittaa, ettei tiimin aikaa hyödynnetä tehokkaasti.

💡Vinkki

Suurempia käyttöasteita voidaan odottaa organisaatioissa, joiden työmäärät vaihtelevat enemmän, kuten konsulttiyrityksissä tai markkinointitoimistoissa. Jotkin yritykset tavoittelevat jopa yli 85 prosentin käyttöasteita, erityisesti kiireisten projektijaksojen aikana. Muista kuitenkin, että liian korkeat käyttöasteet voivat johtaa työntekijöiden loppuunpalamiseen, projektirajoitteiden lisääntymiseen ja työn laadun heikkenemiseen, sillä henkilöstö saattaa kuormittua liiallisista työmääristä.

 

Sen sijaan matala käyttöaste (eli alle 65 %) voi viitata tehottomuuteen tai mahdollisiin ongelmiin, joihin on puututtava. Tämä voi tarkoittaa, että resursseja on hyödynnettävä tehokkaammin tai että palveluille ei ole riittävästi kysyntää.

Käyttöasteen hallinnan työkalut

Tässä on joitakin erityyppisiä työkaluja, joiden avulla voit seurata ja hallita käyttöasteita: 

• Resurssienhallintaohjelmisto voi auttaa hallitsemaan resursseja tehokkaammin ominaisuuksilla, kuten automaattisella aikataulutuksella ja uudelleenaikataulutuksella suunnitelman muuttuessa, käyttöasteen automaattisilla laskelmilla sekä tehtävien nopealla uudelleenjakamisella tarvittaessa.
• Projektinhallintaohjelmistoa käytetään projektien aikataulujen seurantaan ja työkuormien hallintaan. Se voidaan myös (yleensä) integroidä ajanseurantatyökaluusi, jolloin voit seurata käyttöasteita ja projektin edistymistä suhteessa kirjattuihin tunteihin. Näin voit myös luoda laskuja automaattisesti kirjausten perusteella ja laskuttaa asiakkaita helposti.
• Suuremmat organisaatiot saattavat käyttää toiminnanohjausjärjestelmiä (ERP). Näihin järjestelmiin sisältyy usein edistyneitä raportointityökaluja, joiden avulla voidaan analysoida keskeisiä mittareita, kuten resurssien käyttöastetta, eri osastoilla ja projekteissa. Toinen toiminnanohjausohjelmiston keskeinen hyöty on, että se voi keskittää useista lähteistä peräisin olevat tiedot ja tarjota yleiskuvan käyttöasteesta sekä auttaa tekemään resurssien optimointia koskevia päätöksiä.

Vinkkejä käyttöasteiden parantamiseen

Seuraavassa on joitakin lisävinkkejä resurssien käyttöasteiden parantamiseen. 

1. Edistä vastuullisuuteen perustuvaa kulttuuria

Edistä vastuullisuuteen perustuvaa kulttuuria seuraavasti:

• Kannusta tiimin jäseniä kirjaamaan työtuntinsa johdonmukaisesti ja tarkasti. Näin saat parempaa tietoa ja voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä.
• Selitä tiimin jäsenille täsmällisesti, miten heidän työnsä liittyy tiettyihin laajempiin tavoitteisiin ja että ajanseurannan tarkoituksena on auttaa tasapainottamaan heidän työkuormaansa
• Järjestä ajanhallintaa ja käyttöastetta käsittelevää koulutusta tai työpajoja
• Työskentele tiimin jäsenten kanssa löytääksesi keinoja heidän tuottavuutensa ja ajanhallintansa parantamiseen

2. Tarkastele työkuorman jakautumista säännöllisesti

Tarkastele tiimisi työkuorman jakautumista säännöllisesti. Näin voit tunnistaa, ketkä tiimin jäsenistä saattavat olla ylikuormitettuja ja ketkä voivat ottaa vastuulleen lisää tehtäviä. Tasapainoisempi työkuorma parantaa tiimin jäsenten tuottavuutta, työtyytyväisyyttä ja kokonaiskäyttöasteita.

3. Panosta kehittymiseen ja koulutukseen

Tarjoa ammatillisen kehittymisen mahdollisuuksia, jotta tiimisi jäsenet tuntevat itsensä arvostetuiksi ja motivoituneiksi. Kun henkilöstölläsi on tarvittavat taidot ja työkalut tuottavuutensa ja tehokkuutensa parantamiseen, se voi lisätä sitoutumista ja parantaa resurssien käyttöastetta koko organisaatiossa.

Resurssien käyttöasteeseen liittyvät haasteet

Seuraavassa on joitakin haasteita, joita saatat kohdata resurssien käyttöasteiden laskennassa ja seurannassa. 

• Käyttöasteen epäselvä määritelmä: Ilman käyttöasteen selkeää määritelmää saatat päätyä mittaamaan tuotosta ottamatta huomioon työn laatua. Tämä voi johtaa tehokkuuden virheellisiin tulkintoihin ja parannusmahdollisuuksien menettämiseen.
• Työkuorman vaihtelu: Resurssien käyttöasteiden tarkka laskeminen voi olla haastavaa myös työkuorman vaihdellessa. Projektitiimin kysyntä voi esimerkiksi vaihdella projektin aikataulun tai asiakkaan vaatimusten mukaan. Tällaiset vaihtelut voivat johtaa tiimin jäsenten ylikuormittumiseen tai vajaakäyttöön. Tässä aikataulutustyökalut voivat olla avuksi. 
• Epäsuorien tekijöiden huomiotta jättäminen: On myös olemassa riski, että käyttöasteeseen vaikuttavat epäsuorat tekijät jäävät huomiotta. Näitä voivat olla esimerkiksi koulutukseen tai hallinnollisiin tehtäviin käytetty aika tai jopa laitevian aiheuttama joutoaika. Nämä tekijät voivat vääristää käyttöastelukuja ja johtaa päätöksiin, jotka perustuvat puutteellisiin tai epätarkkoihin tietoihin. 

Liity mukaan saadaksesi lisää tietoa resurssienhallinnasta

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.