Asiantuntijan opas projektin suunnitteluvaiheeseen

Vaikka et toteuttaisi perinteistä vesiputousprojektia, sinun on silti suunniteltava jonkin verran ennen kuin voit siirtyä projektin toteutukseen. Ketterissä tai hybridiprojekteissa aloita kokoamalla työlista, määrittämällä sprintit ja seremoniat sekä kokoamalla kehittäjätiimi.

Miksi projektin suunnittelu on tärkeää?

Projektin suunnittelu on tärkeää, koska se varmistaa, että kaikki ovat samalla sivulla. Sen avulla voit tuoda esiin riskialueet, kuten tiukan aikataulun, rajallisen budjetin tai resurssien tai henkilöstön puutteet.

Suunnitelma antaa sinulle projektipäällikkönä myös keinon mitata edistymistä ja määritellä onnistuminen. Suunnitelmasta tulee kartta, joka antaa suunnan ja näyttää, missä olet ollut ja kuinka paljon matkaa on vielä jäljellä.

Projektin suunnittelun keskeiset osa-alueet

Projektin suunnitteluvaiheen keskeisiä osa-alueita ovat:

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Projektin laajuuden tarkistaminen

Jos sinulla on projektin perustamisasiakirja tai yleisemmin työseloste (SOW), tarkista se ja etsi seuraavat asiat:

• Mitä laajuusmäärittelyssä ilmoitetaan ja mikä on rajattu laajuuden ulkopuolelle?
• Mitä tuotoksia koskevassa osiossa ilmoitettiin?
• Sisältyykö tuotoksiin tarkistuskierroksia, ja kuinka monta?
• Mikä on projektin budjetti ja millainen on maksuaikataulu tai maksuehdot?
• Keitä tarvitset tämän työn tekemiseen, ja onko projektille jo osoitettu henkilöstö? Jos ei, miten hankit projektille henkilöstön kaikkien laajuuteen kuuluvien asioiden toteuttamiseksi?

Pilko työ pienempiin osiin

Kun projektin laajuus on sinulle selvä, pilko työ pienempiin osiin. Voit luoda erillisiä vaiheita, joihin sisältyy projektin virstanpylväitä ja tehtäviä. Joitakin hyviä käytäntöjä ovat:

• Luo tehtäviä, joilla on yksi vastuuhenkilö. Vaikka työ voi olla yhteistyötä, jos tehtävällä on useampi kuin yksi “omistaja”, se jää helpommin huomaamatta.
• Lisää suunnitelmaan tarkistuspisteitä. Älä vain odota tehtävien määräpäiviä.
• Lisää tehtäviä asioille, joita tarvitset asiakkaaltasi tai ulkoisilta sidosryhmiltä. Osoita ne itsellesi, jotta muistat hankkia tarvitsemasi asiat silloin, kun niitä tarvitset
• Jätä tehtävien tai vaiheiden väliin puskuriaikaa. Jos jokin menee pieleen, sinulla on näin aikaa korjata suuntaa.
• Jos aiot työskennellä ketterämmässä ympäristössä sprinttejä hyödyntäen, pilko työ helpommin hallittaviin osiin työlistasi täyttämiseksi. Näitä osia voidaan sitten täsmentää ja siirtää sprintteihin sprinttien suunnitteluseremonioiden aikana.

Suunnittele resurssit

Resurssien suunnittelussa ei ole kyse henkilöstön hankkimisesta, vaan siitä, että käytössäsi on oikea tiimi, oikeat työkalut ja teknologia sekä realistinen budjetti kaiken tarvittavan työn tekemiseen. Prosessi voi sisältää esimerkiksi seuraavat vaiheet:

• Tarkistat ennustetyökalustasi, ketkä ovat käytettävissä tavoitepäivien aikana
• Sovitat projektiaikataulusi tiimin jäsenten saatavuuteen
• Varmistat, että budjetti riittää työn tekemiseen
• Tilaat projektiin tarvittavat tarvikkeet, ohjelmistolisenssit ja laitteistot
• Varaat kokoushuoneita tai Zoom-huoneita ideointi- ja yhteistyötilaisuuksia varten

Aikatauluta tehtävät ja toiminnot

Suunnitteluvaiheen aikana laadit alustavan projektiaikataulun. Muodollisissa projekteissa tämä voi olla yksityiskohtainen työn ositus (WBS). Pidä sitä ensimmäisenä luonnoksena — siihen tulee todennäköisesti paljon muutoksia. Kun suunnittelet aikataulua:

• Huomioi hankkeen ihanteellinen aikataulu ja kiinteät virstanpylväät, kuten tapahtumaan liittyvä julkaisupäivä (PR-tapahtuma, messut, juhlapäivä jne.)
• Varaa aikatauluun joustoaikaa, jotta jonkin asian myöhästyminen ei edellytä koko suunnitelman laatimista uudelleen
• Huomioi riippuvuudet (tehtävät tai toiminnot, joita ei voida aloittaa ennen kuin muut tehtävät tai toiminnot on saatettu päätökseen)
• Määritä kaikille tehtäville määräpäivä ja vastuuhenkilö, jotta roolit ja vastuut ovat selkeät
• Pyydä palautetta projektiryhmältä ennen kuin jaat aikataulun ulkopuolisille sidosryhmille tai asiakkaille
• Jos aiot toteuttaa hankkeesi ketterää menetelmää käyttäen, tämä vaihe voi olla yksinkertaisempi – voit laatia sprinttiaikataulun ja suunnitella sprinttien seremonioiden ajankohdat

Tunnista riskit ja suunnittele, miten niihin vastataan

Hankkeisiin liittyy luonnostaan riskejä, ja mitä enemmän hankkeessasi on epävarmuustekijöitä, sitä enemmän riskejä voi piillä joka vaiheessa. Kun tunnistat riskejä ja laadit niiden hallintasuunnitelmaa, varmista seuraavat asiat:

• Ota kaikki sidosryhmät mukaan. Kun kaikki ovat samalla sivulla, varmistat kaikkien mahdollisten riskien tunnistamisen ja sen, että jokainen voi osallistua niiden hallintaan.
• Arvioi mahdollisuus hankkeen laajuuden hallitsemattomaan kasvuun. Tämä on yksi yleisimmistä riskeistä ja yleisimmistä tavoista, joilla hankkeen eteneminen voi suistua raiteiltaan.
• Ole rehellinen riskien suhteen. Riskin nimeäminen ja suunnitelman laatiminen sen ehkäisemiseksi voi tuntua loukkaavalta, mutta se on helpoin tapa tukea hankkeen onnistumista.

Luo budjetti tai budjetinseuranta

Jos hankkeellasi on kiinteä budjetti, tässä vaiheessa budjetti voidaan jakaa eri kohteisiin, jotta varmistetaan kulujen vastaavan hankkeen tavoitteita, ja järjestelmä voidaan määrittää niin, että voit seurata tiimisi kulutusta. 

Varmista tässä suunnitteluprosessin vaiheessa seuraavat asiat:

• Budjettisi on kohdennettu kaikkiin mahdollisiin tarpeisiin koko hankkeen ajaksi
• Olet pyytänyt varabudjettia siltä varalta, että joillakin alueilla kulut ylittävät budjetin
• Tiimisi tuntee budjettinsa ja mahdolliset hyväksymismenettelyt, joita tarvitaan ennen kohdennettujen varojen käyttöä
• Budjetin tasapainottamiseen ja budjetin ylitysten seurantaan on olemassa prosessi koko hankkeen ajan

Osallista hankkeen sidosryhmät

Vaikka olet saattanut konsultoida sidosryhmiä koko hankkeen suunnitteluvaiheen ajan, laadi suunnitelma niiden osallistamiseksi hankkeen aikana. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi seuraavia asioita:

• Laadi säännöllisiä tilannepäivityksiä koskeva suunnitelma, joka vastaa kaikkien keskeisten sidosryhmien rooleja ja kiinnostuksen kohteita
• Anna sidosryhmille selkeät ohjeet siitä, millainen rooli niillä odotetaan olevan
• Kysy sidosryhmiltä, mitä ne tarvitsevat hankkeen eri vaiheissa, mukaan lukien asianmukaiset hankedokumentit

Mitä projektisuunnittelun tuotoksia syntyy?

Projektisuunnittelusta syntyy useita tuotoksia, joita sinun on hyödynnettävä hankkeen seuraavaan vaiheeseen (hankkeen toteutukseen) siirtyessäsi. Näitä ovat:

• Projektisuunnitelma: Projektisuunnitelma on todennäköisesti elävä dokumentti, jota muokkaat koko projektin ajan. Voit päivittää suunnitelmaa projektin edetessä, mutta alkuperäinen suunnitelma (eli vertailutaso) laaditaan projektin suunnitteluvaiheessa.
• Viestintäsuunnitelma: Viestintäsuunnitelma on virallinen projektin tuotos, jossa määritellään tarkasti, miten sinä ja muut projektiryhmän jäsenet olette yhteydessä keskeisiin sidosryhmiin.
• Resurssien kohdentamissuunnitelma: Resurssien kohdentamissuunnitelmassa määritellään, mitä resursseja tarvitset toteutusvaiheen aikana ja kuinka paljon aikaa tarvitset. Jos organisaatiollasi ei ole tarvittavia resursseja, kerro suunnitelmassa, miten hankit ne. Resurssien kohdentamissuunnitelma ei ole sama asia kuin resurssienhallintasuunnitelma – resurssien kohdentamissuunnitelmassa käsitellään sitä, kuka tekee mitäkin, kun taas resurssienhallintasuunnitelmassa käsitellään sitä, miten se tehdään.
• Aloituskokous: Kun olet suorittanut projektin suunnitteluvaiheen valmistelutyöt, pidät vähintään yhden aloituskokouksen. Kokous auttaa kaikkia ymmärtämään, miltä onnistunut projekti näyttää. Käytte läpi projektisuunnitelman ja etenemissuunnitelman, jos sellainen on käytössä, laaditte riskien tunnistamis- ja lieventämissuunnitelman sekä viimeistelette viestintäsuunnitelman. Kokous toimii myös hyvänä siirtymänä projektin seuraavaan vaiheeseen.
• Työnositus: Työnosituksessa esitetään projektin jokainen tehtävä ja niiden suoritusjärjestys. Digitaalisten projektien päällikkönä minua ei ole kovin usein pyydetty laatimaan tällaista (tai ainakaan virallisesti), mutta teen paljon Gantt-kaavioita, joissa projektin vaiheet ja tehtävät esitetään ajallisesti.
• Projektiaikataulu ja projektin aikajana: Joissakin projekteissa, erityisesti pienemmissä, nämä voivat korvata työnosituksen. Saatat laatia useita versioita, jos työskentelet ulkoisten sidosryhmien tai asiakkaiden kanssa – yhden version sisäiselle tiimille, jossa on huomattavasti enemmän yksityiskohtia, ja toisen version asiakkaan tai muiden sidosryhmien käyttöön, jossa esitetään vain heidän kannaltaan kiinnostavat tietyt välitavoitteet.
• Riskienhallintasuunnitelma: Toinen suunnitteluvaiheen tuotos on riskienhallintasuunnitelma. Viestintä- ja muutoshallintasuunnitelmasi saattavat osittain limittyä sen kanssa, sillä ne ovat luonnostaan osa riskienhallintaa.
• Laadunhallintasuunnitelma: Suunnitelma laadunhallintaan projektin toteutuksen jokaisessa vaiheessa voi auttaa saavuttamaan projektin kokonaisvaltaisen onnistumisen. Voit kohdentaa ulkopuolisia resursseja testaukseen tai laadunvarmistukseen tai pyytää kokeneempaa tiimin jäsentä tai projektin toimeksiantajaa tarkistamaan tuotokset keskeisten välitavoitteiden kohdalla.

Projektisuunnittelun työkalut

Projektin suunnitteluvaiheessa käytettävissäsi on monia työkaluja, jotka voivat auttaa sinua laatimaan ja ylläpitämään projektinhallintasuunnitelmaasi.

Projektinhallintaohjelmisto sisältää usein malleja, joiden avulla projektisuunnitelman laatimista voi nopeuttaa, ja voit myös luoda omista suunnitelmistasi mukautettuja malleja. Projektisuunnitelmamallin laatiminen tarkoittaa, ettei tulevissa projekteissa tarvitse aloittaa tyhjästä.

Parhaita projektinhallintavaihetta tukevia ja prosessia sujuvoittavia projektinhallintatyökaluja ovat muun muassa:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Sopii parhaiten suuriin projekteihin ja toiminnan laajentamiseen
2. 2. Smartsheet — Parhaiten mukautettaviin koontinäyttöihin
3. 3. Productive — Paras toimistoprojekteihin ja budjetointiin
4. 4. Runn — Paras projektien ennustamiseen
5. 5. monday AI Workspace — Paras tekoälypohjaiseen resurssien optimointiin
6. 6. Celoxis — Paras yksinkertaiseen suunnitteluun ja työnkulkuihin
7. 7. Copper — Paras vaihtoehto toimistoille, jotka sujuvoittavat myynnin siirtymistä toimitukseen
8. 8. Zoho Projects — Paras integraatioon Zoho Suiten kanssa
9. 9. Ziggu — Paras asiakasportaalien integrointiin
10. 10. Workzone — Sopii parhaiten kattavan projektin näkyvyyden tarpeisiin

Projektisuunnittelun parhaat käytännöt

Projektisuunnittelun hallitseminen edellyttää monien asioiden tekemistä samanaikaisesti, jotta mikään ei jää huomaamatta ja aiheuta myöhemmin lisää työtä. Seuraavat projektisuunnittelutekniikat auttavat sinua pääsemään alkuun:

1. Älä unohda projektin tavoitteita ja varmista, että suunnitelmasi tukee niitä.
2. Aseta mittarit ja KPI:t, joiden avulla voit seurata edistymistä.
3. Ota projektiryhmäsi mukaan suunnitteluun.
4. Määritä, miten toteutat tarvittavan projektin seurannan ja valvonnan toteutusvaiheen aikana.
5. Varmista, että kaikkien sidosryhmien edut otetaan huomioon.
6. Käytä projektisuunnittelun tarkistuslistaa varmistaaksesi, ettet jätä väliin mitään prosessin keskeistä vaihetta.

Mitä seuraavaksi?

Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa jakaaksesi resursseja ja parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä voit verkostoitua Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.