8 projektin ohjauskeinoa projektien pitämiseksi tavoitteissaan

Projektit etenevät harvoin suunnitelmien mukaan. Asiat muuttuvat jatkuvasti, olipa kyse tiimisi jäsenistä, asiakkaiden odotuksista tai ennalta arvaamattomista monimutkaisuuksista, jotka vaikuttavat suunnitelmiisi. Projektipäälliköiden vastuulla on minimoida riskien muuttumisen ongelmiksi todennäköisyys, mutta tehtäviimme kuuluu myös ongelmien ratkaiseminen niiden ilmetessä.

Mitä projektinhallinnan ohjauskeinot ovat?

Projektinhallinnan ohjauskeinot ovat toimia, joita projektipäällikkönä teet, sekä dokumentaatiota, jota käytät pitääksesi projektisi oikealla kurssilla. Ne muodostavat työkalujen kokonaisuuden, joka auttaa sinua tuottamaan projektin tuotokset onnistuneesti.

Katso seuraava Project Management Instituten (PMI) esittämä määritelmä projektinhallinnan ohjauskeinoista:

Projektinhallinnan ohjausjärjestelmän tavoitteena on minimoida projektin suunnittelun ja toteutuksen välinen ero projektin tavoitteiden eli kustannusten, ajan ja sisällön saavuttamiseksi.

Käytännössä projektinhallinnan ohjauskeinot keskittyvät projektin keskeisten suorituskykymittareiden (KPI-mittareiden), kuten kustannusten ja aikataulun, seurantaan. Ne liittyvät lopulta myös laajuuteen ja toimitukseen. Seuraamalla reaaliaikaisia mittareita projektinhallinnan ohjauskeinot voivat auttaa projektipäälliköitä ennakoimaan ongelmia ja mahdollisuuksia.

Jos projektisi esimerkiksi etenee aikataulua edellä ja/tai budjetoitua edullisemmin, sinulla on varaa käyttää hieman enemmän rahaa laadun parantamiseen. Jos budjetti näyttää tiukalta, voit tunnistaa keinoja säästää muilla alueilla, esimerkiksi käyttämällä edullisempaa resurssia tulevien tuotosten valmistamiseen.

Projektinhallinnan ohjauskeinot ja projektijohtaminen

Nyt kun olen määritellyt projektinhallinnan ohjauskeinot työkalujen kokonaisuudeksi, joka pitää projektin oikealla kurssilla, saatat pohtia, miten ne eroavat projektijohtamisesta.

Keskeinen ero on laajuudessa. Projektinhallinnan ohjauskeinot keskittyvät tiettyjen suorituskykymittareiden – budjetin, aikataulun ja riskien – seurantaan, kun taas projektijohtaminen valvoo koko projektin elinkaarta käynnistämisestä päätökseen saattamiseen.

Projektijohtamisessa on kyse strategiasta ja toteutuksesta. Siihen kuuluu projektin tavoitteiden määrittely, sidosryhmien sitouttaminen, resurssien kohdentaminen ja laadukkaiden tuotosten varmistaminen. Se on yhdistelmä suunnittelua, johtamista ja sopeutumiskykyä, joiden avulla projekti etenee.

Projektinhallinnan ohjauskeinot puolestaan tarjoavat ne tarkistukset ja tasapainottavat toimet, joiden avulla johtajat voivat ohjata projektia oikeaan suuntaan. Ne perustuvat tietoon pohjautuviin analyyseihin, ennustamiseen ja raportointiin viivästysten ja kustannusylitysten ehkäisemiseksi.

Ajattele asiaa näin: projektijohtaminen on laivaa ohjaava kapteeni, kun taas projektinhallinnan ohjauskeinot toimivat navigointivälineinä – ne seuraavat nopeutta, polttoaineen määrää ja kurssipoikkeamia varmistaakseen matkan sujuvuuden. Molemmat ovat välttämättömiä, mutta projektinhallinnan ohjauskeinot muodostavat suojakaiteet, jotka pitävät projektin linjassa alkuperäisten tavoitteidensa kanssa.

Onko projektipäällikön ja projektinvalvojan välillä eroa?

Kyllä. Joissakin organisaatioissa projektinvalvoja toimii ikään kuin projektipäällikön oikeana kätenä. 

Projektinvalvoja keskittyy enemmän projektin mittareihin, seurantaan, ohjauskeinoihin ja analyysiin, kun taas projektipäällikkö keskittyy enemmän projektiryhmään, projektityön toteutukseen ja sille asetettuun laatustandardiin sekä suhteiden hallintaan asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa.

Digitaaliset projektipäälliköt toimivat tyypillisesti sekä projektipäälliköinä että projektinvalvojina.

Miksi projektin ohjaus on tärkeää

Projektinhallinnan niin kutsuttu rautakolmio—laajuus, aikataulu ja laatu—voi joskus johtaa hankaliin tilanteisiin. Olet epäilemättä käynyt tällaisia keskusteluja:

Tiimi: ”Asiakas olisi varmasti paljon tyytyväisempi, jos saisimme vielä kaksi päivää aikaa viimeistellä tämän…”

Asiakas: ”Pidän tästä lähestymistavasta, mutta voisitko laskea kustannuksia ja keksiä keinon toteuttaa tämä puolella budjetista?”

Tämä tasapainottelu on yksi vaikeimmista tehtävistä meille projektipäälliköille.

Toisaalta meidän on toimitettava tuote, joka tekee asiakkaan tyytyväiseksi.  Toisaalta meidän pitäisi aina tukea tiimiä ja antaa sen tehdä parhaansa.

Projektin ohjauksen avulla voit valmistautua hyvin tällaisiin vaikeisiin asiakaskeskusteluihin. Tässä on joitakin projektin ohjauksen hyötyjä:

• Auttaa tekemään perusteltuja päätöksiä kustannusten, aikataulun ja laadun optimaalisen tasapainon saavuttamiseksi
• Vähentää projektin laajuuden hallitsemattoman kasvun riskiä osoittamalla lisätehtävien vaikutukset
• Auttaa ennakoimaan odottamattomia kustannuksia
• Mahdollistaa varautumissuunnitelmien laatimisen aikataulupoikkeamien ja/tai resursointihaasteiden käsittelemiseksi
• Toimii työkaluna sidosryhmien projektin lopputuloksia koskevien odotusten hallintaan.

Projektin ohjaus projektin elinkaaressa

Projektin ohjaus ei ole kertaluonteinen tehtävä. Se kulkee mukana projektin jokaisessa elinkaaren vaiheessa ja auttaa pitämään laajuuden, aikataulun ja budjetin hallinnassa. Näin se liittyy kuhunkin vaiheeseen:

• Aloitus – Tässä vaiheessa projektin ohjaus luo perustan onnistumiselle. Tähän kuuluu keskeisten tavoitteiden määrittely, riskien tunnistaminen sekä alustavan kustannus- ja aikatauluperustan määrittäminen. Ilman tätä pohjatyötä projekti on vaarassa laajentua hallitsemattomasti jo ennen alkamistaan.
• Suunnittelu – Projektin ohjaus muovaa projektisuunnitelmaa määrittämällä mitattavat KPI-mittarit, raportointirakenteet ja resurssien kohdentamisen yksityiskohdat. Tässä vaiheessa aikataulutustyökalut ja budjetin hallintakeinot otetaan käyttöön.
• Toteutus – Kun työ käynnistyy, projektin ohjaus varmistaa, että tiimit pysyvät suunnitelmassa. Reaaliaikainen seuranta, kustannusten seuranta ja riskien arviointi auttavat havaitsemaan mahdolliset ongelmat varhain. Tästä esimerkkinä on päätösloki, jonka avulla voit seurata keskeisiä päätöksiä ja pitää ihmiset vastuullisina. Muutokset ovat väistämättömiä, mutta vahvan ohjauskehyksen avulla niitä voidaan hallita ennakoivasti eikä reaktiivisesti.
• Seuranta ja valvonta – Jatkuva valvonta on olennaista. Tässä vaiheessa seurataan edistymistä suhteessa perustasoon, hallitaan muutoksia ja tarkennetaan ennusteita. Projektin ohjaus toimii kaiteina, jotka estävät projektia ajautumasta pois kurssilta.
• Päättäminen – Projektin päättäminen ei tarkoita projektin ohjauksen loppumista. Jälkiarvioinnit, opitut kokemukset ja lopulliset taloudelliset täsmäytykset auttavat parantamaan tulevien projektien prosesseja.

Ilman jokaiseen vaiheeseen sisällytettyä ohjausta projekteista tulee arvauspeliä. Kun projektin ohjaus toteutetaan jatkuvana prosessina eikä viime hetken korjauksena, toteutus sujuu hallitusti ja lopputulokset ovat ennakoitavia.

8 esimerkkiä projektin ohjauksesta projektikaaoksen kesyttämiseen

Nyt kun olen käsitellyt projektin ohjausta ja sen hyötyjä, tässä on 8 käytännön esimerkkiä projektin ohjauksesta – mukaan lukien mallipohjat – joita voit soveltaa projekteissasi.

1. Projektin suunnitteludokumentaatio
2. RACI-kaavio
3. Viestintäsuunnitelma
4. Työn ositus
5. QA-tarkistuslista
6. RAID-loki/riskirekisteri
7. Tilanneraportti
8. Muutospyyntö

1. Projektin suunnitteludokumentaatio

Pysähdy tähän. Älä jatka tätä artikkelia pidemmälle, jos sinulla ei vielä ole jonkinlaista olennaista projektin suunnitteludokumenttia. Se muodostaa ohjauksesi perustan – asiakirjan, joka osoittaa, mitä suunnittelit projektilta, jotta voit nähdä, eteneekö se suunnitelman mukaisesti.

En käsittele tässä tarkemmin näiden asiakirjojen laatimista ja käyttöä, koska se ei kuulu artikkelin aihepiiriin. Kerron lyhyesti, mitä ne ovat ja miten löydät lisätietoja.

Projektin suunnitteluasiakirjoihin kuuluvat:

Projektikuvaus

Tässä käsitellään projektisi kuka-, mitä-, milloin-, miksi- ja miten-kysymykset sekä muut olennaiset asiat, jotta voit luoda vankan perustan toteutukselle

Hanki valmis projektikuvauksen mallipohja, joka sisältää ohjaavia kysymyksiä kunkin osion täyttämisen pohtimiseen sekä esimerkin siitä, miltä täytetty versio näyttää.

Projektin budjetti/kustannusarvio

Jotta voit määrittää, pysyykö projektisi budjetissa vai alittuuko se, tarvitset alkuperäisen kustannusarvion vertailukohdaksi. Tässä on projektin budjetin kustannusarviointiohje, jonka avulla voit laatia arvion.

Aikajana, projektisuunnitelma, aikataulu ja/tai Gantt-kaavio

Kuten projektin budjetin kohdalla, tarvitset vertailukohdan määrittääksesi, etenetkö suunnitelman mukaisesti. Projektisuunnitelma, johon sisältyy projektiaikataulu, on perustavanlaatuinen työkalusi projektien hallintaan ja siihen, että ne ovat ylipäätään hallittavissa.

Lue täältä oppaamme projektisuunnitelman laatimiseen.

Jos haluat nähdä, miltä todelliset projektiaikataulut näyttävät, löydät aikajanaesimerkkejä DPM-jäsenyydestä.

Työn määrittely

Työn määrittely sisältää paljon tietoa, jonka avulla voit luoda projektin loppuosaa koskevat hallintamekanismit. Jos käsite ei ole sinulle ennestään tuttu, voit aloittaa DPM:n kattavasta oppaasta, joka käsittelee työn määrittelyn laatimista.

2. RACI-kaavio

RACI on lyhenne sanoista vastuussa, tilivelvollinen, konsultoitava ja tiedotettava. Projektipäälliköt käyttävät RACI-kaaviota roolien ja vastuiden määrittämiseen projektin tehtäville ja päätöksenteolle.

Milloin tarvitset sitä?

Monimutkaista päätöksentekoa tai hyväksyntäprosesseja sisältävä projekti saattaa edellyttää RACI-kaaviota. RACI-kaavio on erityisen hyödyllinen, jos vastuista syntyy ristiriitoja.

RACI-kaavioiden hallitseminen voi olla vaikeaa, mutta kun opit käyttämään niitä, huomaat niiden auttavan ehkäisemään myöhempää syyttelyä. 

RACI-kaavio (ja sen serkku, RASCI-kaavio) on hyödyllinen, koska se dokumentoi, kuka vastaa tietyn tehtävän suorittamisesta ja kenelle tilannetiedoista on ilmoitettava. Se voi auttaa ratkaisemaan todennäköisiä päätöksenteon viivästyksiä tai työkuorman epätasaista jakautumista.

Tässä ovat RACI-kaavion eri termien määritelmät:

• Vastuussa: Tehtävän suorittava henkilö. Tämä henkilö toimii ensisijaisesti ja esittelee toimitettavat tuotokset.
• Vastuuhenkilö: Henkilö, joka varmistaa tehtävän tai työn valmistumisen. Hän ei välttämättä suorita tehtävää itse, mutta hyväksyy lopullisen tuotoksen.
• Konsultoitava: Henkilö tai henkilöt, jotka antavat tehtävään liittyviä tietoja, neuvoja tai palautetta.
• Tiedotettava: Henkilö tai henkilöt, joiden on oltava tietoisia tärkeistä määräajoista ja projektin etenemisestä, koska projektin lopputulos koskettaa heitä.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Miten sitä käytetään?

Laadi RACI-kaaviota varten luettelo projektissa suoritettavista tärkeimmistä tehtävistä. Luettele sitten projekti­ryhmän jäsenet ja muut mukana olevat sidosryhmät. Määritä kaavion jokaiselle sarakkeelle ja riville RACI-kirjain (vastuussa, vastuuhenkilö, konsultoitava tai tiedotettava) kuvaamaan kyseisen henkilön roolia.

RACI-kaavion mallipohja ja esimerkit

DPM-jäsenyys tarjoaa useita RACI-resursseja:

• RACI-mallipohja
• Täytettyjä RACI-esimerkkejä
• Työpaja: Ota RACI-kaaviot haltuun 30 minuutissa
• RACI-tarkistuslista, joka auttaa tekemään sen oikein
• RACI-muistilista

3. Viestintäsuunnitelma

Viestintäsuunnitelma on asiakirja, jossa luetellaan projektin sidosryhmät ja määritellään viestintäkanavat mieltymysten ja prioriteettitason mukaan.

Milloin sitä tarvitaan?

Tarvitset viestintäsuunnitelman, jos projektiin osallistuu useita henkilöitä tai ryhmiä, jotka on pidettävä ajan tasalla koko projektin elinkaaren ajan. Käytännössä tarvitset siis viestintäsuunnitelman jokaiseen projektiin.

Muista, että viestintäsuunnitelma on yhtä paljon omaksi hyödyksesi kuin muidenkin. Viestintäsuunnitelma määrittää, kuinka usein viestit asiakkaan kanssa, ja kertoo hänelle aikeistasi jo ennen projektin alkamista.

Miten sitä käytetään?

Viestintäsuunnitelmassa määritellään, keiden projektissa tulee olla yhteydessä toisiinsa, kuinka usein, millä tavalla ja millä tiheydellä. Viestintäsuunnitelman laatiminen auttaa määrittelemään projektin viestintätavoitteet, dokumentoimaan sidosryhmien tiedot ja täsmentämään, mitä tietoja jaetaan.

Viestintäsuunnitelman mallipohja ja esimerkki

4. Työn ositusrakenne

Työn ositusrakenne (WBS) jakaa projektin laajuuden erillisiksi tehtäviksi, joita tarvitaan projektin tavoitteiden saavuttamiseen ja määritettyjen tuotosten valmistumiseen. Se on yksi tärkeimmistä projektinhallinnan välineistä, koska se esittää visuaalisesti tiimin jäsenten suoritettavaksi kuuluvan työn ja on siksi hyvä keino seurata edistymistä suhteessa projektin vaatimuksiin.

Milloin sitä tarvitaan?

Tarvitset WBS-rakennetta roolien ja vastuiden selkeyttämiseen, tehtävien oikea-aikaisen ja laadukkaan valmistumisen varmistamiseen sekä projektin toimintojen seurantaan. On tärkeää laatia WBS projektin suunnitteluvaiheessa, jotta sidosryhmillä on yhteinen ymmärrys projektin valmistumiseen tarvittavasta työstä.

Miten sitä käytetään?

WBS-rakennetta käytettäessä tunnistat projektin tuotokset ja jaat sitten nämä tuotokset niiden tuottamiseen tarvittaviksi tehtäviksi. 

Kun sinulla on korkean tason yleiskuva tuotoksista ja niitä tukevista tehtävistä, määritä työn suoritusjärjestys. Arvioi tehtäväkohtainen työmäärä ja aikatauluta työ sen mukaisesti. Laadi sitten resurssienhallintasuunnitelma työn resursointia varten työmäärän perusteella ja jaa se sidosryhmille sitoutumisen saavuttamiseksi.

WBS-malli ja esimerkki

Olen sisällyttänyt mukaan ladattavan ilmaisen WBS-mallin ja esimerkin WBS-rakenteesta, joita voit käyttää projekteissasi. Muokkaa tiedostoa lataamalla se XLSX-tiedostona ja käyttämällä sitä Google Sheetsissä tai Excelissä.

5. QA-tarkistuslista

Laadunvarmistuksen (QA) tarkistuslista sisältää tärkeitä projektiprosesseihin, testausmenetelmään ja/tai tuoteryhmiin liittyviä kohtia.

Milloin sitä tarvitaan?

Projektipäällikkö ottaa vastuun virheistä tai huomaamatta jääneistä kohdista. QA on olennainen prosessi, jolla varmistetaan, että kaikki toimii odotetulla tavalla eikä mitään tärkeää ole jäänyt huomaamatta.

Projektipäällikön tulisi ottaa johtava rooli QA-prosessissa varmistaakseen, että tiimin jäsenet priorisoivat ja kirjaavat ongelmat asianmukaisesti QA-tarkistuslistaa käyttäen. Projektipäällikkö työskentelee sitten tiimin jäsenten kanssa nimetäkseen vastuuhenkilön käsittelemään kutakin luettelon kohtaa. Tämä henkilö testaa, testaa uudelleen, toteuttaa korjauksen ja kirjaa lopputulokset.

QA-tarkistuslista jaetaan usein erilaisiin projektin kategorioihin tai vaiheisiin, jotka edellyttävät erilaisia QA-tarkistuksia. Tarkistuslista luetteloi kunkin tuoteryhmän edellyttämät testausvaiheet, kuten vaatimusten tai tietoturvan testauksen.

Miten sitä käytetään?

QA-tarkistuslista jakaa projektin kategorioihin tai vaiheisiin, joista jokainen saattaa edellyttää tiimisi eri asiantuntijoiden itsenäistä testausta.

QA-tarkistuslistan malli

DPM:n QA-tarkistuslista on nopea apuväline, jonka avulla varmistetaan, että projekteidesi QA:sta vastaavat henkilöt ovat tarkistaneet sisällön ja toiminnallisuuden vastaavan projektin laatustandardeja.

6. RAID-loki/riskirekisteri

RAID-loki on työkalu riskien kirjaamiseen ja hallintaan. Se on riskienhallinta-asiakirja, johon kirjataan riskit, oletukset, ongelmat ja riippuvuudet.

Tutustu riskienhallintaa käsittelevään työpajaamme täällä.

Milloin sitä tarvitaan?

RAID-lokit ovat erityisen hyödyllisiä monimutkaisissa ympäristöissä toteutettavissa projekteissa, joissa on monia sidosryhmiä, kuten kolmansia osapuolia, ohjausryhmiä, IT-osastoja tai alihankkijoita.

Tilanneraportit keskittyvät yleensä korkean tason asioihin, kun taas RAID-lokit vievät asian askeleen pidemmälle keskittymällä erityisesti riskienhallintaan. Asiakirja auttaa pitämään tiimin jäsenet ja muut sidosryhmät vastuullisina seuraamalla riskejä tarkasti ja kirjaamalla niihin liittyvät toimenpiteet.

RAID-lokiin kirjataan kaikki riskit tai mahdolliset ongelmakohdat, mikä luo ennakoivan avoimuuden kulttuurin. Se auttaa merkittävästi tuomaan esiin useita näkökulmia projektin prosesseihin (esim. kestääkö IT-hyväksyntäprosessi 4 viikkoa? Onko varattujen tarkistuskierrosten määrä riittävä?) 

Jos ennakoit ongelman, dokumentoi se RAID-lokiin ja keskustele siitä tilannekatsauksessa. Määritä jokaiselle riskille vastuuhenkilö, joka laatii toimintasuunnitelman sen käsittelemiseksi (vaikka suunnitelmana olisi olla tekemättä mitään ja hyväksyä riski!)

Miten sitä käytetään?

RAID-loki kannattaa aloittaa projektin alussa ja päivittää sitä säännöllisissä kokouksissa asiakkaan näkemykset huomioiden. On tärkeää käyttää sitä myös päätösten dokumentointiin. RAID-lokin tulisi sisältää seuraavat asiat:

• Riskit: tunnetut uhat tai mahdollisuudet, jotka eivät ole vielä toteutuneet
• Toimenpiteet: kokouksissa sovitut toimenpiteet, käynnissä olevat tehtävät jne. sekä niille nimetyt vastuuhenkilöt
• Ongelmat: käynnissä olevat haasteet, jotka voivat uhata projektin onnistumista
• Riippuvuudet: tehtävät, jotka on suoritettava ennen kuin toinen tehtävä voi alkaa tai päättyä.

RAID-lokimalli

Pääset nopeasti alkuun seuraavien avulla:

• RAID-lokimalli valmiissa taulukossa
• RAID-lokiesimerkki, joka näyttää, miltä RAID-loki näyttää verkkosivuston uudistamisprojektin täyttämisen jälkeen
• Riskienhallintaa käsittelevä webinaari

Saat nämä käyttöösi liittymällä DPM-jäseneksi.

7. Tilanneraportti

Tilanneraportti varmistaa, että kaikilla osapuolilla on selkeä käsitys projektin nykytilasta.

Milloin sitä tarvitaan?

Tilanneraporttien johdonmukainen laatiminen on avainasemassa läpinäkyvyyden ja tehokkaan hallinnan kannalta. On tärkeää, että päivitetty tilanneraportti laaditaan säännöllisesti ja sellaiseen tahtiin, jota sidosryhmät voivat odottaa.

Pyri laatimaan viikoittaiset projektin tilanneraportit, jotta raportointirytmi vakiintuu. Vaikka voit toimittaa raportin asynkronisesti, asiakkaan kanssa voi joskus olla hyödyllistä keskustella samanaikaisesti. Näiden kokousten ei tarvitse olla pitkiä – 30 minuuttia saattaa riittää – mutta ne ovat hyvä tapa luoda suhde asiakkaaseen ja rakentaa luottamusta.

Jos mahdollista, järjestä tilannekokoukset kasvokkain rennommassa ympäristössä. Älä puhu ainoastaan projektista, vaan osoita kiinnostusta myös muita asiakkaan yrityksessä tapahtuvia asioita kohtaan ja esittele joitakin portfoliosi kohokohtia. Nämä keskustelut voivat joskus synnyttää liiketoimintamahdollisuuksia, joista et olisi muuten kuullut.

Miten sitä käytetään?

Jotkut asiakkaat odottavat näkevänsä yksityiskohtaiset tuntikohtaiset raportit, kun taas toiset haluavat yleiskuvan. Tilanneraportin tulisi sisältää vähintään seuraavat asiat:

• Projektin kokonaiskustannukset, kohdennettu budjetti ja jäljellä oleva budjetti
• Kuukausittaiset kustannukset ja kulutusaste
• Mitä viime kuukauden aikana saavutettiin ja mitä seuraavaksi on suunniteltu
• Aikataulun päivitykset
• Toimenpiteet
• Riskit, etenemisen esteet ja päätökset.

Tilanneraportin malli ja esimerkki

Esittele projektisi tila tilanneraporttimallin avulla. Käytä esimerkkiraporttiamme oppaana ja täytä osiot, jotka koskevat johdon yhteenvetoa, taloudellista yhteenvetoa, edistymistä, RAID-lokia, toimenpiteitä ja virstanpylväitä.

8. Muutospyyntö

Muutospyynnössä kuvataan ja määritellään projektin laajuudessa tapahtunut muutos suhteessa alkuperäiseen työn määrittelyyn tai kustannusarvioon.

Milloin sitä tarvitaan?

Molempien osapuolten on virallisesti tunnustettava muutospyyntö ja hyväksyttävä se. Muutospyyntöasiakirjoissa tulee selittää muutos ja sen perustelut sekä vaikutukset projektin budjettiin ja aikatauluun.

Vaikka on yleinen väärinkäsitys, että muutospyynnöt ovat kielteisiä, ne ovat yksinkertaisesti osa tehokasta projektinhallintaa, jolla viestitään suunnitellun laajuuden muuttuneen. Erityisesti silloin, kun näin tapahtuu projektin myöhemmässä vaiheessa, laajuuden muutoksiin liittyvät päätökset voidaan tehdä luottavaisin mielin, ja ne johtavat parempiin lopputuloksiin. 

Asiakkaalle on tärkeää opettaa muutospyyntöprosessi jo varhaisessa vaiheessa, jotta kaikki tuntevat sen. Älä epäröi tehdä muutospyyntöjä edes näennäisen yksinkertaisista asioista, joilla on vähäisiä vaikutuksia. Muutospyynnöt, joilla ei ole vaikutusta budjettiin, auttavat vahvistamaan muutoksenhallintaprosessia ja pitämään kaikki ajan tasalla päätöksistä.

Miten sitä käytetään?

Muutospyynnöissä määritellään yleensä seuraavat asiat:

• Laajuuden muutoksen kuvaus
• Laajuuden muutoksen syy
• Laajuuden muutoksen vaikutukset (budjetti, aikataulu)
• Virallinen tunnustus (allekirjoitus tai vahvistus hyväksymisestä.)

Muutospyyntömalli

Lataa muutospyyntömallimme, jonka avulla voit kirjata muutosten taustat, lähestymistavan, laajuuden, tuotokset, oletukset, budjetin, riippuvuudet, laskutuksen ja hyväksynnät.

Projektinhallinnan valvonnan roolit

Projektin valvonta ei hoidu itsestään. Eri roolit vaikuttavat sen onnistumiseen varmistamalla, että tietoa kerätään, analysoidaan ja hyödynnetään. Seuraavat henkilöt osallistuvat siihen:

• Projektipäällikkö – Aluksen kapteeni, joka vastaa siitä, että projektin valvonta toteutetaan ja sitä käytetään tehokkaasti. Hän seuraa edistymistä, valvoo raportointia ja tekee ohjausmittareihin perustuvia tietoon pohjautuvia päätöksiä. Lue lisää projektipäällikön päivittäisistä tehtävistä.
• Projektinvalvoja – Tämä rooli keskittyy talouden, aikataulujen ja riskien seurantaan sekä perehtyy syvällisesti tietoihin varmistaakseen kustannusten ja aikataulun noudattamisen. Hän työskentelee tiiviisti projektipäällikön kanssa tunnistaakseen suuntauksia ja suositellakseen korjaavia toimia.
• Aikatauluttaja – Gantt-kaavioiden ja aikataulujen seurannan takana oleva henkilö. Hän varmistaa, että tehtävät järjestetään oikeaan järjestykseen, riippuvuuksia hallitaan ja kriittisiä polkuja seurataan.
• Talous- ja hankintatiimi – Budjetointi, sopimukset ja resurssikustannukset kuuluvat kaikki heidän vastuualueeseensa. He varmistavat, että kulutus vastaa ennusteita ja että taloudellista valvontaa ylläpidetään asianmukaisesti.
• Riskienhallintapäällikkö – Keskittyy riskien tunnistamiseen, analysointiin ja lieventämiseen koko projektin ajan. Hän työskentelee kaikkien sidosryhmien kanssa varmistaakseen, että mahdollisiin ongelmiin puututaan ennen niiden kärjistymistä.
• Sidosryhmät ja sponsorit – Vaikka sidosryhmät eivät ole suoraan vastuussa projektin valvonnasta, ne tukeutuvat näihin prosesseihin läpinäkyvyyden ja päätöksenteon vuoksi. Niiden tehtävänä on tukea projektin valvontaa tarjoamalla strategista näkemystä ja varmistamalla yhdenmukaisuus liiketoimintatavoitteiden kanssa.

Projektien valvonnan päivittäinen prosessi

Projektipäällikköinä noudatamme päivittäisiä rutiineja varmistaaksemme, että projektimme pysyvät aikataulussa. Tämä edellyttää, että tiedämme, mitä tapahtuu. Kuulostaa yksinkertaiselta! Todellisuudessa projektinhallinta on jatkuva tiedon käsittelyn, suunnittelun ja päätöksenteon sykli.

Jotta asiat pysyvät aikataulussa, projektipäälliköiden on toimittava tutkajärjestelmän tavoin: heidän on tarkistettava, mitä on edessä, ja varoitettava kaikkia mahdollisesta uhkaavasta katastrofista.

Tehokkaan projektin ohjausprosessin avulla voit seurata kustannuksia ja aikataulua asioiden kehittyessä projektin aikana. Sinun odotetaan navigoivan projektisi läpi vaikeiden vesien — valmistautuminen estää projektiasi joutumasta haaksirikkoon.

Edetäksesi noudata näitä neljää vaihetta osana yksinkertaista projektin ohjausprosessia:

Arvioi

Seuraa projektisuunnitelmaa, odotettua lopputulosta ja työn etenemissuuntaa. Sinun on tiedettävä, missä vaiheessa olet, jotta voit hallita sidosryhmien odotuksia huolellisesti. Esitä kysymyksiä varmistaaksesi, että ymmärrät tilanteen. Käytä arvioinnissa projektin tilanneraportteja ja mittareita päätöksenteon perustana.

Suunnittele

Määritetyn tilanteen perusteella sinun on usein tehtävä korjaavia toimenpiteitä. Varmista, että ne suunnitellaan asianmukaisesti — yritä ennakoida, mihin suuntaan asiat ovat menossa. Vaikuttaako muutos muihin työvirtoihin? Onko asiakkaan osallistuttava? Onko koko tiimi mukana? Jos ongelma vaikuttaa jatkuvalta tai järjestelmälliseltä, selvitä ongelman perimmäinen syy ymmärtääksesi, mikä sitä pohjimmiltaan aiheuttaa. Onko kyse yksittäisestä tapauksesta vai näetkö sen muuttuvan suuremmaksi ongelmaksi?

Reagoi

Kun sinulla on suunnitelma, toteuta muutokset. Tähän kuuluu asiakkaalle kertominen siitä, mikä muuttuu, sekä sen varmistaminen, että tiimi on täysin tietoinen tilanteesta ja sitoutunut muutoksiin. Tiedosta vaikutukset budjettiin ja aikatauluun ja tee tarvittavat muutokset.

Pidä yhteyttä

Projektipäällikkönä olet liima, joka pitää tiimin koossa. Varmista, että jaat tietosi tiimille, jotta kaikki saavat kokonaiskuvan. Pidä asiakas ja muut sidosryhmät ajan tasalla.

Seuraa tilannetta

Aseta muistutuksia sisäistä ja ulkoista seurantaa varten, jotta asiat eivät viivästy.

Seuraa tiimisi tilannetta

Emme voi olettaa, että tiimimme muistaa jokaisen pyynnön tai hyvän neuvon, jonka annamme sille. Sinun on esitettävä paljon ystävällisiä muistutuksia, kuten ”hei, anteeksi että vaivaan, mutta ehditkö jo käsitellä asian X?” tai ”älä unohda asiaa Y”. 

Seuranta antaa sinulle mielenrauhaa siitä, että ihmiset pysyvät aikataulussa, ja tarjoaa samalla nopean tilannekuvan siitä, miten asiat etenevät. Usein juuri näiden lyhyiden tarkistusten aikana huomaat, ettei jokin etene aivan suunnitelmien mukaan.

Seuraa asiakkaidesi tai sidosryhmiesi tilannetta

Asiakkaiden ja sidosryhmien kanssa tehtävä seuranta sisältää osittain päivitysten antamisen projektin tilanteesta — eli siitä, mitä tapahtuu, mitä tulee tapahtumaan ja mitä ongelmia on ilmennyt. 

Se muistuttaa kuitenkin myös tiimin kanssa tehtävää seurantaa. Näitä seurantakeskusteluja on tärkeää hyödyntää ystävällisten muistutusten antamiseen projektin aikataulusta tai avoinna olevista päätöksistä, jotka edellyttävät asiakkaan osallistumista.

Projektinhallintatyökalut projektin ohjaukseen

Projektin ohjaus perustuu täsmällisiin tietoihin, reaaliaikaiseen seurantaan ja saumattomaan yhteistyöhön. Oikeat projektinhallintatyökalut tarjoavat näkyvyyden budjetteihin, aikatauluihin, riskeihin ja suorituskykymittareihin — auttaen tiimejä pysymään aikataulussa ja tekemään tietoon perustuvia päätöksiä.

Tässä ovat valintani tällä hetkellä saatavilla olevista parhaista projektinhallintaohjelmistoista:

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Sopii parhaiten toimintojen rajat ylittävään yritysprojektien toteutukseen
2. 2. Smartsheet — Parhaiten mukautettaviin koontinäyttöihin
3. 3. Productive — Paras toimistoprojekteihin ja budjetointiin
4. 4. Runn — Paras projektien ennustamiseen
5. 5. monday AI Workspace — Paras tekoälypohjaiseen resurssien optimointiin
6. 6. Celoxis — Paras yksinkertaiseen suunnitteluun ja työnkulkuihin
7. 7. Hive — Paras yhteistoiminnalliseen projektinhallintaan
8. 8. Copper — Paras vaihtoehto toimistoille, jotka sujuvoittavat myynnin siirtymistä toimitukseen
9. 9. Zoho Projects — Paras integraatioon Zoho Suiten kanssa
10. 10. Ziggu — Paras asiakasportaalien integrointiin

Projektin ohjausta koskevat usein kysytyt kysymykset

Tässä ovat vastaukset usein esitettyihin projektin ohjausta koskeviin kysymyksiin.

Mihin projektin ohjaus sijoittuu projektin elinkaarella?

Määritelmän mukaan projektin ohjaus on olennainen osa projektin elinkaaren seuranta- ja ohjausvaihetta. Tästä huolimatta monet tässä artikkelissa käsittelemistäni projektin ohjauksen esimerkeistä tulisi kehittää projektin suunnitteluvaiheen aikana ja ottaa käyttöön toteutusvaiheessa. Siksi voidaan väittää, että projektin ohjausta hyödynnetään koko elinkaaren ajan.

Onko ohjaaminen sama asia kuin projektieni mikromanageeraus?

Projektin ohjaukseen liittyvä suurin väärinkäsitys on luultavasti se, että sinun projektipäällikkönä täytyy kontrolloida eli mikromanageerata tiimiäsi saadaksesi aikaan oikeat tulokset. Se ei kuitenkaan ole oikea tapa toimia. 

Mikromanageerauksen muodossa tapahtuva ohjaaminen ei hyödynnä tiimisi vahvuuksia, ja siksi se voi viedä projektin väärälle raiteelle (puhumattakaan työuupumuksesta, jota todennäköisesti koet yrittäessäsi ottaa harteillesi liian raskaan työtaakan!)

Pähkinänkuoressa: projektin ohjauksessa ei ole kyse työn tai sen tekijöiden suorasta kontrolloinnista, vaan itse projektin rakenteen ja kulun hallinnasta.

Mitä mieltä sinä olet?

Vakiintunut ja johdonmukainen projektin ohjausprosessi on oikea-aikaisesti ja budjetin mukaisesti toteutettavien projektien selkäranka. Se antaa myös tiimille mielenrauhan siitä, että sinä heidän projektipäällikkönään pidät heidän puoliaan.

Millaisia kokemuksia sinulla on projektin ohjauksesta? Onko muita projektimittareita, joita seuraat? Jaa kokemuksesi tai kysymyksesi kommenteissa.