Kuinka valita projektinhallintaohjelmisto

4 asiaa, joita kannattaa etsiä projektinhallintaohjelmistoa valittaessa

Projektityökalujen käyttökokemukseni perusteella kiinnitän huomiota integraatioihin, skaalautuvuuteen, roolipohjaiseen käyttöoikeuksien hallintaan ja raportointiin, joka tekee projektitiedoista selkeitä:

1. Integrointi olemassa oleviin työkaluihisi

Integraatiot yhdistävät projektinhallintaohjelmiston tiimisi jo käyttämiin työkaluihin, kuten keskusteluihin, kalentereihin, koodivarastoihin ja tiedostojen tallennukseen.

Tarkista, synkronoivatko keskeiset integraatiot työnkulkusi tarvitsemat tiedot, ja varo päällekkäisiä tietueita tai manuaalisia päivityksiä. Kysy: ”Minkä työkalujen on vaihdettava tietoja, jotta tämä työnkulku toimii?”

Etätyötä tekevien tai hajautettujen tiimien kannattaa myös testata mobiilikäyttöä ja reaaliaikaista synkronointia, jotta tiimin jäsenet voivat hallita projekteja eri sijainneista.

Esimerkiksi Xeroa kirjanpitoon käyttävien rakennusyritysten kannattaa etsiä rakennusalan projektinhallintaohjelmistoa, joka toimii Xeron kanssa.

Testaa nämä integraatiot esittelyn tai ilmaisen kokeilujakson aikana varmistaaksesi tietojen sujuvan kulun. Manuaalisten päivitysten ja virheiden vähentäminen on keskeinen rakennusalan projektinhallintaohjelmiston hyöty.

2. Skaalautuvuus tiimisi kasvaessa

Skaalautuvuus tarkoittaa, että ohjelmisto pystyy käsittelemään enemmän käyttäjiä, projekteja ja työnkulkujen monimutkaisuutta tiimisi kasvaessa. Etsi joustavia käyttöoikeuksia, raportointia ja selkeää hinnoittelua käytön lisääntyessä; vältä maksamasta kapasiteetista, jota et vielä tarvitse. Kysy: minkä tiimikoon tai projektimäärän kohdalla päivitys olisi tarpeen, ja mitä se maksaisi?

Tarkista palveluntarjoajan perehdytys-, koulutus- ja asiakastukivaihtoehdot sekä mahdolliset lisämaksut suunnitelmien muuttamisesta tai ominaisuuksien lisäämisestä.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Roolipohjainen käyttöoikeuksien hallinta ja käyttöoikeudet

Roolipohjaisen käyttöoikeuksien hallinnan avulla voit määrittää, kuka voi tarkastella, muokata, hyväksyä tai hallinnoida projektitietoja. Etsi yksityiskohtaisia ja helposti auditoitavia käyttöoikeuksia, jotka vastaavat tiimin vastuita, ja vältä työkaluja, jotka perustuvat laajoihin jaettuihin käyttöoikeuksiin. Kysy, ketkä tarvitsevat pääsyn arkaluonteisiin projektitietoihin ja mitä toimintoja heidän pitäisi voida suorittaa.

Tarkista myös, voitko mukauttaa työnkulkuja, kenttiä ja malleja sekä automatisoida rutiinitehtäviä, kuten määrityksiä, ilmoituksia ja tilapäivityksiä.

4. Raportointi ja tietojen näkyvyys

Raportointi muuttaa projektitoiminnan näkymiksi, jotka kuvaavat edistymistä, työmäärää, riskejä ja toimitustrendejä. Etsi raportteja, joita voit suodattaa projektin, tiimin ja ajanjakson mukaan, ja vältä koontinäyttöjä, jotka peittävät mittareiden laskentatavan.

Kysy: mitä päätöksiä tiimisi pitäisi tehdä projektitietojen perusteella, ja pystyykö ohjelmisto näyttämään näiden päätösten taustalla olevat tiedot?

Projektinhallintaohjelmiston valinta: 5-vaiheinen viitekehys

Arvioi työnkulkuasi, testaa työkalun sopivuutta ja tee varma valinta näiden viiden vaiheen avulla:

Vaihe 1: Tunnista tarpeesi

Ennen kuin avaat yhtäkään tuotesivua, keskustele niiden ihmisten kanssa, jotka käyttävät työkalua päivittäin. Kokemukseni mukaan juuri tämän vaiheen ohittaminen johtaa siihen, että tiimit valitsevat ohjelmiston, joka näyttää hyvältä esittelyssä mutta jää kuukauden kuluttua hiljalleen käyttämättä.

Aloita kartoittamalla, miten työ todellisuudessa etenee tiimissäsi – ei sitä, miten sen pitäisi edetä. Nämä kaksi asiaa ovat harvoin samoja, ja niiden välinen kuilu paljastaa todelliset vaatimuksesi.

Keskustele seuraavien sidosryhmien kanssa ennen kuin sitoudut mihinkään:

• Projektipäälliköt: Mitä heidän täytyy seurata manuaalisesti, vaikka sen pitäisi tapahtua automaattisesti? Missä kohdin asiat jäävät huomaamatta?

• Tiiminvetäjät ja yksittäiset työntekijät: Mitkä vaiheet heidän nykyisessä työnkulussaan tuntuvat ylimääräiseltä työltä? Mitä he haluaisivat nähdä jokaisen päivän alussa?

• Johtajat ja hankkeiden sponsorit: Mitä projektitietoja he tarvitsevat päätöksentekoon ja kuinka usein?

• IT tai operatiivinen johto: Mitkä turvallisuuteen, vaatimustenmukaisuuteen tai integraatioihin liittyvät rajoitteet vaikuttavat siihen, mitä voitte todellisuudessa käyttää?

Kun olet keskustellut näistä asioista, määrittele vaatimuksesi seuraavien kysymysten avulla:

• Mikä on ensisijainen työn tyyppi: tehtäväpohjainen toimitus, jatkuva operatiivinen työ vai näiden yhdistelmä?

• Kuinka moni tarvitsee käyttöoikeuden, ja tarvitsevatko he eritasoisia käyttöoikeuksia?

• Mihin työkaluihin ohjelmiston on yhdistyttävä heti ensimmäisestä päivästä lähtien?

• Onko olemassa vaatimustenmukaisuuteen, tietojen sijaintiin tai tietoturvaan liittyviä vaatimuksia, jotka rajoittavat vaihtoehtojasi?

• Miltä ”menestys” näyttää kuuden kuukauden kuluttua, ja miten mittaisit sitä?

Tämän vaiheen lopussa sinulla pitäisi olla lyhyt luettelo välttämättömistä ominaisuuksista, erillinen luettelo hyödyllisistä lisäominaisuuksista sekä selkeä kuva työnkuluista, joita työkalun on tuettava. Erottelu on tärkeämpi kuin useimmat tiimit ymmärtävät – näiden kahden luettelon yhdistäminen johtaa siihen, että maksat liikaa ominaisuuksista, joita kukaan ei käytä.

Vaihe 2: Projektinhallintaohjelmistojen toimittajien tutkiminen

Kun tiedät, mitä tarvitset, on aika tarkastella tarjolla olevia vaihtoehtoja. Vastustaisin kiusausta googlata ”paras projektinhallintaohjelmisto” ja napsauttaa ensimmäistä tulosta. Tällaiset luettelot voivat ohjata sinut suosituimpien työkalujen pariin sen sijaan, että löytäisit tiimisi tilanteeseen sopivan vaihtoehdon.

Käytä sen sijaan useita lähteitä ja suhtaudu jokaiseen niistä eri tavalla. Näin lähestyn tätä vaihetta:

• Verrokkien arviot: Lue arvioita ihmisiltä, joiden tiimin koko, toimiala ja käyttötapaus vastaavat omiasi. Suodata roolin mukaan – yksinyrittäjän arvostamat asiat eroavat siitä, mitä 50 hengen suunnittelutiimi tarvitsee.

• Analyytikko- ja vertailusivustot: Käytä näitä markkinoiden kartoittamiseen ja sen ymmärtämiseen, miten toimittajat asemoivat itsensä. Ne sopivat paremmin laajuuden kuin syvällisyyden arviointiin.

• Yhteisöfoorumit ja Slack-ryhmät: Näissä tulee esiin todellisia turhautumisen aiheita, joista toimittajat eivät kerro mainoksissaan. Hae työkalun nimeä yhdessä sanojen ”ongelma”, ”rajoitus” tai ”vaihtoi pois” kanssa.

• Toimittajan dokumentaatio: Siirry suoraan tuotteen dokumentaatioon, äläkä tutustu vain markkinointisivustoon. Dokumentaatio kertoo, mitä työkalu todella tekee – markkinointi kertoo, mitä toimittaja haluaa sinun uskovan sen tekevän.

• Tuoreet julkaisutiedotteet tai muutoslokit: Tarkistan nämä aina. Säännöllisesti päivityksiä julkaiseva toimittaja reagoi käyttäjäpalautteeseen. Vanhentunut muutosloki on varoitusmerkki.

Arvioi tämän taulukon avulla jokaisen käyttämäsi lähteen laatua ja tarkoitusta:

Ota toimittajia tutkiessasi huomioon tiimisi koko ja liiketoimintasi tarpeet. Esimerkiksi jotkin projektinhallintatyökalut sopivat hyvin startup-yrityksille ja pienyrityksille, kun taas omia projektejaan hallinnoivat yksinyrittäjät saattavat asettaa edistyneiden ominaisuuksien sijaan etusijalle edullisen hinnoittelun, helpon käyttöönoton ja yksinkertaisen tehtävienhallinnan.

Tämän vaiheen lopussa sinulla pitäisi olla toimiva lista toimittajista, jotka vaikuttavat sopivan vaatimuksiisi – ei vielä lopullinen ehdokaslista, vaan ehdokkaita, joita kannattaa tarkastella lähemmin. Tavoittelisin viidestä kahdeksaan vaihtoehtoa. Jos niitä on enemmän, seuraavista vaiheista tulee nopeasti hankalia hallita.

Parhaat harkittavat projektinhallintaohjelmistot

Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. Wrike — Sopii parhaiten toimintojen rajat ylittävään yritysprojektien toteutukseen
2. 2. Productive — Paras toimistoprojekteihin ja budjetointiin
3. 3. monday AI Workspace — Paras tekoälypohjaiseen resurssien optimointiin
4. 4. Hive — Paras yhteistoiminnalliseen projektinhallintaan
5. 5. Celoxis — Paras yksinkertaiseen suunnitteluun ja työnkulkuihin
6. 6. Copper — Paras vaihtoehto toimistoille, jotka sujuvoittavat myynnin siirtymistä toimitukseen
7. 7. Quickbase — Paras valinta monipuoliseen alustaan
8. 8. Bubble PPM — Paras salkunhallintaan
9. 9. Microsoft Project — Paras ohjelmistokehittäjille
10. 10. FigJam — Paras luovaan yhteistyöhön

Vaihe 3: Laadi projektinhallintaohjelmistojen ehdokaslista

Tässä vaiheessa sinulla on ehdokaslista ja selkeä kuva tarvitsemastasi. Tässä vaiheessa lista karsitaan kolmeen tai neljään työkaluun, joita kannattaa testata perusteellisesti. Kokemukseni mukaan useimmat tiimit ohittavat tämän työn ja siirtyvät suoraan esittelyihin – mikä tarkoittaa, että ne tuhlaavat tuntikausia myyntiesitysten seuraamiseen työkaluista, jotka eivät koskaan olisi sopineet niille.

Karsi alustavaa listaasi näiden kriteerien avulla, jotta saat siitä hallittavan ehdokaslistan:

• Pakollisten ominaisuuksien kattavuus: Tukeeko työkalu jokaista ehdottomien vaatimustesi listalla olevaa kohtaa? Jos yksikin puuttuu, poista työkalu listalta. Älä oleta, että voit kiertää puutteen.

• Hinnoittelurakenteen sopivuus: Vastaako hinnoittelumalli tiimisi rakennetta? Käyttäjäkohtaiset kustannukset vaikuttavat eri tavalla 10 hengen tiimiin kuin 60 hengen organisaatioon. Laske todelliset kustannukset.

• Integraatioiden kattavuus: Yhdistyykö työkalu tiimisi päivittäin käyttämiin työkaluihin vai ainoastaan luetteleeko se ne tuetuiksi? Alkuperäisen integraation ja kolmannen osapuolen kiertotien välillä on todellinen ero.

• Käyttöönoton ja tietoturvan sopivuus: Täyttääkö työkalu IT- tai vaatimustenmukaisuusvaatimuksesi? Tarkista, vastaavatko toimittajan palvelinten sijainnit ja käyttöönottovaihtoehdot tietojen sijaintia koskevia vaatimuksiasi.

• Arvostelujen antama kuva: Mitä samankokoisten tiimien ja samanlaista työtä tekevät ihmiset todella sanovat? Yksi tai kaksi huonoa arvostelua ei tee työkalusta sopimatonta, mutta toistuva kaava tekee.

Vertaa jäljelle jääneitä ehdokkaita tämän taulukon avulla ennen esittelyjen varaamista:

Kun olet rajannut vaihtoehdot lopulliseen ehdokaslistaan, on aika ottaa yhteyttä toimittajiin. Ota heihin yhteyttä saman viikon aikana, jos mahdollista – saat keskusteluista enemmän irti, kun työkalut ovat tuoreessa muistissasi ja voit verrata vastauksia rinnakkain.

Kun varaat esittelyjä, ota mukaan vaatimuslistasi ja pyydä toimittajia näyttämään todelliset työnkulkunne heidän vakiomuotoisen esityksensä sijaan. Näin saat nopeimmin selville, sopiiko työkalu tarpeisiinne vai näyttääkö se vain siltä.

Vertaa jokaisen esittelyn jälkeen työkaluja samojen vaatimusten, kustannusten ja integraatiotarpeiden perusteella. Jos mahdollista, pyydä tiimin jäseniä testaamaan todellista työnkulkua ilmaisen kokeilujakson aikana. Dokumentoi kompromissit ja määritä ensisijainen työkalusi suositeltavaksi liiketoimintaperustelussa.

Tämän vaiheen lopussa sinulla pitäisi olla suositeltava ensisijainen työkalu, selkeät perustelut valinnallesi ja tarvittaessa varavaihtoehto.

Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelu

Liiketoimintaperustelu ei ole pelkkä muodollisuus budjetin hyväksymistä varten. Kokemukseni mukaan se on selkein tapa testata perusteellisesti, oletko todella valinnut oikean työkalun, ja asettaa odotukset ennen kuin kukaan tekee sopimusta.

Tämän vaiheen lopussa sinulla pitäisi olla yhden tai kahden sivun mittainen asiakirja, jonka sidosryhmäsi voivat lukea viidessä minuutissa ja ymmärtää kompromissin, jota pyydät heitä tekemään.

Laadi perustelu, joka kestää tarkastelun, noudattamalla tätä prosessia:

• Määritä nykyiset tekemättä jättämisen kustannukset: Arvioi, kuinka paljon aikaa tiimit käyttävät tällä hetkellä manuaalisiin kiertotapoihin, tilannepäivityksiin ja koordinointitehtäviin. Suuntaa-antavatkin luvut riittävät – tarkoitus on osoittaa, ettei nykytila ole ilmaista.

• Tiivistä odotettu sijoitetun pääoman tuotto ja tulokset: Yhdistä ennakoidut hyödyt vaiheessa 1 tunnistamiisi työnkulun ongelmiin. Keskity tuloksiin, joista sidosryhmäsi jo välittävät: nopeampiin toimitussykleihin, harvempiin määräaikojen ylityksiin ja selkeämpään näkyvyyteen työmäärään. Älä lupaa tuloksia, joita et pysty yhdistämään johonkin ominaisuuteen.

• Laadi realistinen kustannusarvio: Sisällytä lisenssit, käyttöönotto, mahdolliset integraatiotyöt sekä asennukseen ja koulutukseen käytettävä sisäinen työaika. Useimmat tiimit aliarvioivat käyttöönottokustannukset, koska jättävät kaksi viimeksi mainittua huomioimatta. Ota huomioon tiimin ennakoitu koko 12 ja 24 kuukauden kuluttua, älä ainoastaan tämänhetkistä henkilöstömäärää.

• Laadi käyttöönottosuunnitelma: Jaa käyttöönotto vaiheisiin. Vaiheittainen lähestymistapa on helpompi hyväksyä ja siitä on helpompi toipua, jos jokin ei toimi. Osoita, mitkä tiimit otetaan mukaan ensin ja miltä "valmis" näyttää kunkin vaiheen kohdalla.

• Nimeä riskit ja kerro, miten käsittelisit niitä: Käyttöönottoon liittyvä riski on yleensä suurin. Käsittele se suoraan – mikä on suunnitelmasi, jos ihmiset palaavat käyttämään sähköpostia ja taulukkolaskentaohjelmia? Tuo esiin myös integraatioriski, tietojen siirtämisen monimutkaisuus ja mahdollinen sopimuksellinen sitoutuminen.

Järjestä liiketoimintaperustelusi tämän taulukon avulla ennen kuin esittelet sen sidosryhmille:

Pidä lopullinen asiakirja lyhyenä. Jos tarvitset perusteluihin enemmän kuin kaksi sivua, et todennäköisesti ole vielä tiivistänyt niitä riittävästi. Tavoitteena ei ole käsitellä jokaista yksityiskohtaa – tavoitteena on tehdä vaihtoehtojen välinen kompromissi ilmeiseksi ja päätöksestä helppo.

Työkalujen hinnat vaihtelevat valtavasti. On tärkeää ottaa huomioon, kuinka monta käyttöoikeutta tarvitset, miten vieraskäyttäjiä hallitaan ja mitä lisäosia tarvitaan, koska kustannukset voivat kasvaa nopeasti.

Share This Quote on:

• Share on Twitter
• Share on LinkedIn
• Share on Facebook

Harvey Eckstein

Projektinhallinnan & ohjelmistojen konsulttiOpens new window

Vaihe 5: Ota projektinhallintaohjelmisto käyttöön ja perehdytä käyttäjät

Oikean työkalun valitseminen on vasta puolet työstä. Kokemukseni mukaan useimmat käyttöönottoprojektit epäonnistuvat hiljaisesti juuri käyttöönottovaiheessa – ei siksi, että ohjelmisto olisi ollut väärä, vaan koska tiimiä ei valmisteltu käyttämään sitä käytännössä.

Tämän vaiheen tavoitteena on siirtyä tilanteesta "valitsimme työkalun" tilanteeseen "tiimi työskentelee siinä johdonmukaisesti". Tämä muutos ei tapahdu itsestään. Se edellyttää suunnitelmallista viestintää, selkeää omistajuutta ja palautesilmukkaa, joka havaitsee ongelmat ennen kuin niistä tulee toimintatapoja.

Varmista ennen käyttöönottoa, että olet käsitellyt nämä käyttöönoton perusasiat:

• Kerro asiasta ajoissa ja selitä miksi: Kerro tiimillesi, mikä muuttuu, milloin muutos tapahtuu ja – mikä tärkeintä – miksi uusi ratkaisu on parempi kuin se, jonka korvaat. Ihmiset ottavat työkalut nopeammin käyttöön, kun he ymmärtävät muutoksen syyn.

• Nimeä käyttöönoton vastuuhenkilö: Jonkun on vastattava käyttöönotosta, määrityksistä ja vianmäärityksestä. Tehtävän ei tarvitse olla kokopäiväinen, mutta se ei voi kuulua kaikille, koska silloin se ei lopulta kuulu kenellekään.

• Jaksota käyttöönotto tiimin tai työnkulun mukaan: Älä yritä siirtää kaikkea kerralla. Aloita yhdestä tiimistä tai työprosessista, varmista että se toimii hyvin ja laajenna sitten. Näin mahdolliset ongelmat rajoittuvat pienemmälle alueelle.

• Rakenna koulutus todellisen työn ympärille: Yleiset esittelyt eivät jää mieleen. Käy tiimisi kanssa läpi todelliset projektit ja tehtävät, joita he hallinnoivat työkalussa, älä esimerkkitilannetta. Näin koulutus todella toimii.

• Määritä palautteen keräämisen ajankohta: Valitse päivämäärä – kaksi tai neljä viikkoa julkaisun jälkeen – jolloin keräät aktiivisesti palautetta. Tekisin tämän lyhyessä tapaamisessa, en kyselyllä. Keskustelussa kuulet asioita, joita ihmiset eivät kirjoittaisi ylös.

• Määritä, miltä "valmis" näyttää: Sopikaa onnistuneen käyttöönoton merkityksestä ennen julkaisua. Onko kyse työkalussa kirjattujen tehtävien prosenttiosuudesta? Tapahtuvatko tilapäivitykset ilman muistuttamista? Aseta selkeä tavoite, jotta tiedät, milloin se on saavutettu.

Seuraa tämän taulukon avulla keskeisiä päätöksiä, jotka sinun on tehtävä ennen käyttöönottoa:

Tämän vaiheen lopussa tiimisi pitäisi työskennellä työkalussa – ei vain kirjautua sisään. Näillä on todellinen ero. Kirjautumiset lisääntyvät ensimmäisellä viikolla. Johdonmukainen, ilman kehotuksia tapahtuva käyttö kertoo, että käyttöönotto todella onnistui.

Mitä seuraavaksi?

Jos tarvitset hieman lisäapua tiimillesi sopivan projektinhallintaohjelmiston valinnassa, kannattaa tarkastella vielä kerran projektinhallintaohjelmiston vaatimuksia, jotta näet, miten voit rajata vaihtoehtojasi.

Voit myös laatia projektinhallintaohjelmiston tarjouspyynnön saadaksesi mahdollisilta toimittajilta lisätietoja heidän tarjonnastaan.

Ennen kuin lähdet…

Haluatko kätevän visuaalisen tarkistuslistan, joka auttaa muistamaan vaiheet? Tässä se on! Lataa visuaalinen tarkistuslistamme tästä: