Näin valitset projektinhallintaohjelmiston
Oikean projektinhallintaohjelmiston valinta voi ratkaista tiimisi menestyksen. Se säästää aikaa, parantaa tarkkuutta ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden sekä maksimoi sijoitetun pääoman tuoton (ROI). Jos kuitenkin valitset väärän projektinhallintaratkaisun, joudut kamppailemaan tehottomuuden, myöhästyneiden määräaikojen ja turhautuneiden tiiminjäsenten kanssa.
Tämä opas on tarkoitettu projektipäälliköille, tiiminvetäjille ja kaikille, jotka vastaavat projektien onnistumisesta. Etsitpä sitten tapoja parantaa yhteistyötä tai sujuvoittaa prosesseja, autan sinua löytämään oikean projektinhallintatyökalun ainutlaatuisiin tarpeisiisi.
8 asiaa, joita kannattaa etsiä projektinhallintaohjelmistosta
Arvioi projektinhallintaohjelmistoa ottamalla huomioon tekijät, jotka vaikuttavat tiimisi tehokkuuteen ja projektin onnistumiseen. Tässä ovat tärkeimmät tarkasteltavat ominaisuudet:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Suunnitelman joustavuus
Suunnitelman joustavuus antaa organisaatiollesi mahdollisuuden mukautua muuttuviin tarpeisiin ilman sitoutumista tiettyyn suunnitelmaan. Kun arvioit projektinhallintaohjelmistoa, tarkista, voitko helposti päivittää tai vaihtaa edullisempaan suunnitelmaan projektin, tiimin tai yrityksen kasvaessa.
Kysy suunnitelman vaihtamiseen liittyvistä piilomaksuista sekä siitä, onko saatavilla valinnaisia lisäosia, joista voisit hyötyä siirtymävaiheessa. Palveluntarjoajan skaalautuvuuden tunteminen etukäteen auttaa sinua suunnittelemaan tulevaisuutta varten – vaikka olisit vasta aloittamassa ilmaisen projektinhallintatyökalun käyttöä.
2. Tietojen käyttö ja raportointi
Pääsy tietoihin ja raportointityökaluihin auttaa sinua tekemään perusteltuja päätöksiä projekteistasi, resurssienhallinnasta ja muusta. Etsi ohjelmistoa, joka tarjoaa mukautettavia koontinäyttöjä ja raportteja, jotta voit seurata projekteja ja tunnistaa riippuvuuksia.
Kysy toimittajilta, millaisia raportteja on saatavilla ja voitko mukauttaa niitä tarpeisiisi. Työkalu, joka tarjoaa selkeää tietoa tiimisi suorituskyvystä ja jonka avulla voit seurata projektin edistymistä, auttaa sinua säilyttämään ketteryyden ja mukautumaan tarpeen mukaan.
3. Integraatio teknologiapinosi kanssa
Integraatio eri työkalujesi kanssa on ratkaisevan tärkeää työnkulun tehokkuuden ylläpitämiseksi. Tarkista, tukeeko ohjelmisto jo käyttämiäsi työkaluja, kuten Slackia, Google Workspacea tai CRM-järjestelmiä. Varmista myös, että valitsemasi työkalu sopii toimialallesi. Esimerkiksi Xero-kirjanpito-ohjelmistoa käyttävien rakennusyritysten kannattaa etsiä erityisesti Xeron kanssa yhteensopivaa rakennusprojektien hallintaohjelmistoa.
Testaa näitä integraatioita esittelyn tai ilmaisen kokeilujakson aikana varmistaaksesi tietojen sujuvan siirtymisen. Hyvin integroitunut projektinhallintasovellus vähentää manuaalista työtä ja virheitä – tämä on keskeinen rakennusprojektien hallintaohjelmiston hyöty.
4. Käyttöönotto ja tuki
Hyvä käyttöönotto ja tuki vaikuttavat merkittävästi siihen, kuinka nopeasti tiimisi voi alkaa käyttää ohjelmistoa tehokkaasti. Etsi toimittajia, jotka tarjoavat kattavaa koulutusta ja nopeasti reagoivaa asiakastukea.
Kysy arvioinnin aikana käyttöönottoprosesseista ja tuen vastausajoista. Vahva tuki auttaa tiimiäsi saamaan PM-työkalusta kaiken hyödyn irti ja hyödyntämään sen kaikkia ominaisuuksia heti ensimmäisestä päivästä lähtien.
5. Roolipohjaiset käyttöoikeudet
Roolipohjaiset käyttöoikeudet varmistavat, että tiimin jäsenillä on asianmukainen pääsy projektin tietoihin ja projektinhallintaominaisuuksiin. Etsi ohjelmistoa, jonka avulla voit helposti määrittää tehtäviä, määritellä rooleja ja asettaa käyttöoikeuksia. Kysy toimittajilta, miten käyttöoikeuksia hallitaan ja voidaanko niitä mukauttaa.
6. Mukautusvaihtoehdot
Mukautuksesta puheen ollen projektinhallinta-alustan mukauttaminen antaa sinulle mahdollisuuden sovittaa sen tiimisi erityistarpeisiin. Etsi työkaluja, jotka tarjoavat mukautettavia työnkulkuja, kenttiä ja malleja.
Esittelyn aikana tutki, kuinka helppoa näitä elementtejä on säätää ja voidaanko ne mukauttaa erilaisten tiimivaatimusten mukaan. Mukautettava työkalu tukee projektisuunnittelun työnkulkujasi – ei päinvastoin.
7. Automaatio-ominaisuudet
Automaatio-ominaisuudet auttavat sujuvoittamaan toistuvia tehtäviä ja vähentämään manuaalisia virheitä. Etsi ohjelmistoa, joka tarjoaa automaation tehtävien määrittämiseen, ilmoituksiin ja päivityksiin. Rutiinitehtävien automatisointi vapauttaa tiimisi keskittymään tärkeämpään työhön.
8. Mobiili- tai monipaikkaisuustuki
Mobiili- tai monipaikkaisuustuki varmistaa, että tiimisi voi käyttää ohjelmistoa mistä tahansa. Etsi työkaluja, joissa on tehokkaat mobiilisovellukset, reaaliaikainen synkronointi ja pilvipohjainen käyttö.
Testaa mobiilisovellusta nähdäksesi, tarjoaako se samat toiminnot kuin työpöytäversio. Etätyötä tukeva työkalu pitää tiimisi eri jäsenet yhteydessä ja tuottavina myös silloin, kun he työskentelevät etä- tai hybridiympäristöissä.
Projektinhallintaohjelmiston valinta: 5-vaiheinen viitekehys
Projektinhallintaohjelmistojen markkinoiden ennustetaan kasvavan 20,50 miljardin Yhdysvaltain dollarin arvoiseksi toimialaksi vuoteen 2030 mennessä – vaihtoehtoja on siis turvallista sanoa olevan paljon.
Oikean työkalun valinta voi sujuvoittaa projektejasi ja parantaa tiimiyhteistyötä, mutta sinun on keskityttävä tiimisi tarpeisiin ja sovitettava työkalun ominaisuudet työnkulkuusi.
Tässä on vaiheittainen opas, joka auttaa sinua valitsemaan tiimillesi parhaan projektinhallintaohjelmiston:
Vaihe 1: Tunnista tarpeet
Aloita määrittelemällä tiimisi tarpeet varmistaaksesi, että projektinhallintaohjelmisto vastaa tavoitteitasi ja haasteitasi:
Kerää sidosryhmien näkemykset
Keskustele keskeisten sidosryhmien, kuten tiiminvetäjien, IT-henkilöstön ja työntekijöiden, kanssa ymmärtääksesi heidän tarpeensa ja haasteensa. Järjestä työpajoja tai kyselyitä heidän näkemystensä keräämiseksi. Tämä auttaa sinua tunnistamaan, mitä eri osastot tarvitsevat ohjelmistolta.
Esimerkiksi:
- Tiiminvetäjät haluavat mahdollisuuden käyttää erilaisia menetelmiä (Kanban-taulut, Gantt-kaaviot, sprintit jne.)
- Henkilöstöhallinto tarvitsee kattavaa raportointia tehokkaan resurssien kohdentamisen helpottamiseksi ja tiimin suorituskyvyn seuraamiseksi
- IT keskittyy integraatioihin ja siihen, että kaikki saadaan lopettamaan Excel-laskentataulukoiden käyttö
Listaa ongelmakohdat ja aseta ne tärkeysjärjestykseen
Kerää palautetta tunnistaaksesi nykyisen järjestelmäsi ongelmakohdat. Tee niistä sitten luettelo ja järjestä ne vaikutuksen perusteella. Etsi toistuvia ongelmia, kuten viestintäaukkoja, monimutkaisia projektitarpeita tai tehtävienhallinnan tehottomuutta. Näiden asettaminen tärkeysjärjestykseen auttaa sinua keskittymään ratkaisuihin, jotka vastaavat suurimpiin haasteisiisi.
Sovita yhteen sisäisten käytäntöjen kanssa
Varmista, että ohjelmisto täyttää sisäiset käytäntönne ja tietoturvaprotokollanne, ja tarkista, että se on toimialanne kannalta olennaisten sääntelytavoitteiden mukainen. Julkisen sektorin tiimit saattavat esimerkiksi tarvita julkishallinnon projektinhallintaohjelmiston, joka täyttää tietyt tietoturva- ja vaatimustenmukaisuusvaatimukset. Laadi IT- ja lakitiimienne kanssa vaatimuslista, jotta ette unohda mitään.
Pakolliset ominaisuudet vs. hyödylliset lisäominaisuudet
Erota toisistaan ominaisuudet, jotka teillä on ehdottomasti oltava, ja ominaisuudet, jotka olisivat hyödyllisiä. Pakolliset ominaisuudet ovat tiimin työnkulun kannalta olennaisia asioita, kuten tehtävien osoittaminen, aikajananäkymä ja ajanseuranta.
Hyödyllisiä lisäominaisuuksia voivat puolestaan olla esimerkiksi yhteistyökalut, kuten tiedostojen jakaminen tai viestintäominaisuudet. Tämä erottelu auttaa keskittymään siihen, mikä todella tuottaa arvoa, sen sijaan että tavoittelisitte näyttäviä mutta hyödyttömiä ominaisuuksia, joilla ei ole todellista vaikutusta.
Esitä nämä kysymykset:
- Mitä valituksia, esteitä tai pullonkauloja ilmenee useimmiten?
- Mitä tarpeita ei tällä hetkellä täytetä?
- Mitkä keskeiset ominaisuudet ratkaisisivat kolme suurinta ongelmakohtaanne?
- Millaista ROI:ta odotatte tältä investoinnilta?
- Miten ohjelmisto sopii yhteen tietoturvaprotokolliemme kanssa?
Vaihe 2: Tutki toimittajia
Paneudu projektinhallintaohjelmistojen toimittajien tutkimiseen ja vertailuun löytääksesi tiimillesi parhaiten sopivan vaihtoehdon. Projektinhallintatyökaluilla on etunsa ja haittansa, joten sinun on punnittava vaihtoehtoja suhteessa prioriteetteihisi.
Toimittajien yleiskatsaukset
Aloita muodostamalla yleiskuva hyödyntämällä arvostelusivustoja, vertailuja ja tapaustutkimuksia. Etsi palautetta ohjelmiston suorituskyvystä, oppimiskäyrästä ja käyttäjätyytyväisyysarvioista.
Kiinnitä huomiota toimialakohtaisiin arvosteluihin, jos niitä on saatavilla – jotkin projektinhallintatyökalut sopivat hyvin startup-yrityksille ja pienyrityksille, mutta eivät toimi yhtä hyvin suuressa ohjelmistokehitystiimissä. Näin saat laajan yleiskuvan saatavilla olevista vaihtoehdoista ja tunnistat alan johtavat ratkaisut.
Vertaa liiketoiminnan tarpeiden perusteella
Vertaa työkaluja yrityksenne koon ja integraatiotarpeiden perusteella sekä sen mukaan, haluatteko ulkoistaa toimintoja vai luoda ratkaisut itse. Pienemmät yritykset ja omia projektejaan hallinnoivat yksinyrittäjät saattavat asettaa etusijalle kustannustehokkaat ratkaisut, joissa käyttöönotto on helppoa ja tehtävälistat yksinkertaisia, kun taas suuret organisaatiot saattavat tarvita monipuolisia integraatioita ja API-käyttöoikeuksia.
Tunnista keskeiset erot
Tunnista keskeiset erot, kuten käyttöönoton tuki, käyttäjäkokemus tai joustavuus erityisiin käyttötarkoituksiin. Etsi toimittajia, jotka tarjoavat kattavaa tukea käyttöönoton aikana ja sen jälkeen, ja arvioi käyttäjäkokemusta esittelyjen avulla varmistaaksesi, että ratkaisu on tiimillesi helppokäyttöinen.
Kirjaa havainnot
Kirjaa havaintosi, jotta voit seurata kunkin toimittajan etuja ja haittoja. Luo vertailutaulukko, joka sisältää ominaisuudet, hinnat ja kaikki erottuvat tekijät. Tämä järjestelmällinen lähestymistapa helpottaa havaintojen esittelyä päätöksentekijöille ja vaihtoehtojen karsimista.
Esitä nämä kysymykset:
- Mitä kukin työkalu tekee parhaiten?
- Sopiiko se tiiminne kokoon, budjettiin ja teknologiapinoon?
- Millaista tukea ja dokumentaatiota on saatavilla?
- Miten se vertautuu käyttäjäkokemuksen osalta?
- Mitkä erot tekevät siitä erottuvan?
Parhaat harkitsemisen arvoiset projektinhallintaohjelmistot
Here's my pick of the 10 best software from the 10 tools reviewed.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Vaihe 3: Tee esivalinta ja ota yhteyttä
Seuraavaksi on aika rajata toimittajavaihtoehtoja ja alkaa olla yhteydessä mahdollisiin kumppaneihin:
Tee toimittajista esivalinta
Luo tutkimuksesi perusteella 2–4 toimittajan esivalinta, jotka vastaavat parhaiten tarpeitasi. Keskity toimittajiin, jotka sopivat tiimisi kokoon, budjettiin ja välttämättömiin työnhallintaominaisuuksiin. Tämä kohdennettu lähestymistapa auttaa keskittämään työpanoksesi ja säästämään aikaa.
Lähetä RFI- tai RFP-pyyntö
Harkitse tietopyynnön (RFI) tai tarjouspyynnön (RFP) lähettämistä yksityiskohtaisten tietojen keräämiseksi. Käytä sitä toimittajan ominaisuuksien, kuten resurssien kohdentamisen, laskutuksen tai automaatiovaihtoehtojen, selvittämiseen. Projektinhallintaohjelmistojen RFP-pyynnöt ovat erityisen hyödyllisiä, kun arvioit erilaisia projektivaatimuksia tai hinnoittelutasoja.
Varaa esittelyjä
Varaa esittelyt esivalitsemiesi toimittajien kanssa ja esitä kohdennettuja kysymyksiä. Hyödynnä tämä tilaisuus nähdäksesi ohjelmiston toiminnassa – arvioi tehtävien riippuvuuksia ja alitehtäviä, projektien aikatauluja ja tiekarttoja sekä sitä, miten työkalu käsittelee työkuorman hallintaa.
Yhtenäiset arviointikriteerit
Käytä kaikkien toimittajien kohdalla yhtenäisiä arviointikriteerejä varmistaaksesi oikeudenmukaisen vertailun. Luo tarkistuslista, joka sisältää keskeiset ominaisuudet, kuten reaaliaikaiset päivitykset, sprintit ja työaikakirjanpidot. Näin voit arvioida jokaista työkalua objektiivisesti ja tehdä hyvin perustellun päätöksen.
Esitä nämä kysymykset:
- Voitteko kertoa todellisen asiakastarinan, joka vastaa meidän tilannettamme?
- Millaista tukea tai käyttöönottamisen resursseja tarjoatte?
- Mitkä ominaisuudet edellyttävät päivitystä?
- Miten hinnoittelumallinne toimii tiimimme koon perusteella?
- Mitä integraatioita on saatavilla nykyisten työkalujemme kanssa?
Vaihe 4: Laadi liiketoimintaperustelu
Muuta toimittajia koskeva tutkimuksesi liiketoimintaperusteluksi, jota johtoryhmäsi tukee:
Osoita arvo
Tiivistä ongelmakohdat ja odotetut tulokset osoittaaksesi ratkaisun arvon. Korosta, miten ohjelmisto vastaa nykyisiin haasteisiin, kuten määräaikojen ylityksiin, projektin elinkaaren vaiheiden epäselvyyteen tai heikkoon viestintään.
Esittele mahdollisia tuloksia, kuten projektien paremmat toimitusajat, parempi kyky seurata edistymistä ja hankkeiden laajempi läpinäkyvyys. Tämä auttaa johtoryhmääsi näkemään konkreettiset hyödyt.
Esittele kustannusarviot
Etsi ja esittele peruskustannusarviot sekä käyttöönoton aikataulut. Kerää tietoa projektinhallintaohjelmistojen hinnoittelusta ja esitä käyttöönotolle ja koulutukselle odotettu aikataulu.
Kokoa nämä tiedot sitten, jotta saat selkeän ennusteen projektinhallinnan SaaS-ratkaisuun investoimiseen liittyvistä kustannuksista. Näiden tietojen tarjoaminen auttaa budjetoinnissa ja suunnittelussa sekä osoittaa, että olet tilanteen tasalla.
Työkalujen hinnoittelu vaihtelee valtavasti. On tärkeää ottaa huomioon, kuinka monta käyttäjäpaikkaa tarvitset, miten vieraskäyttäjiä hallitaan ja mitä lisäosia tarvitaan, sillä kustannukset voivat kasvaa nopeasti.
Kuvaa sijoitetun pääoman tuotto ja riskit
Kuvaa sijoitetun pääoman tuotto, tehokkuuden paraneminen sekä toimimatta jättämisen taloudelliset ja toiminnalliset riskit. Laske mahdolliset säästöt, jotka syntyvät projektien ylitysten vähenemisestä tai tuottavuuden kasvusta. Keskustele nykyiseen järjestelmään jäämisen riskeistä, kuten tehottomuuden jatkumisesta. Tämä vertailu korostaa uuteen ohjelmistoon investoimisen arvoa.
Esitä nämä kysymykset:
- Minkä liiketoimintaongelman tämä ratkaisee?
- Mitä riskejä liittyy siihen, ettei tehdä mitään?
- Mitä taloudellisia ja toiminnallisia hyötyjä tästä on?
- Miten tämä parantaa tiimin tuottavuutta?
- Mikä on sijoitetun pääoman tuoton odotettu aikataulu?
DPM:n projektinhallintaohjelmistojen ostajan opas
Hanki kattava erittely oikean projektinhallintaohjelmiston ostamisesta tutustumalla täydelliseen ostajan oppaaseemme:
Hanki projektinhallintaohjelmistojen ostajan opas
Vaihe 5: Ota käyttöön ja perehdytä käyttäjät
Olet valinnut parhaat projektinhallintatyökalut ja olet valmis ottamaan ne käyttöön! Näin suunnittelet sujuvan käyttöönottoprosessin:
Viestitä käyttöönottosuunnitelmasta
Viestitä käyttöönottosuunnitelmasta selkeästi kaikille käyttäjille. Jaa aikataulut, tärkeät virstanpylväät ja tiedot siitä, mitä kunkin tiimin jäsenen on tehtävä. Käytä kokouksia tai sisäisiä uutiskirjeitä varmistaaksesi, että kaikki ovat ajan tasalla, ja tarjoa foorumeita, joissa ihmiset voivat esittää kysymyksiä. Selkeä viestintä auttaa asettamaan odotuksia ja edistää vahvempaa tiimityötä alusta lähtien.
Nimeä sisäiset vastuuhenkilöt
Nimeä käyttöönotolle sisäiset vastuuhenkilöt ja yhteyshenkilöt. Nimeä tiimin jäsenet, jotka valvovat prosessia ja käsittelevät mahdollisia ongelmia, ja varmista, että heillä on suorat yhteydet toimittajan tukeen.
Tämä rakenne selkeyttää vastuita ja mahdollistaa nopean ongelmanratkaisun erityisesti scrum-työnkulkujen tai uudenlaisten projektien alkuvaiheissa. Uusien ohjelmistoratkaisujen omaksuminen voi viedä aikaa, joten varmista tiimisi onnistuminen tarjoamalla projektipäälliköille, tiiminvetäjille ja esihenkilöille heidän työtään tukevat työkalut.
Varmista johdonmukainen koulutus
Järjestä koulutustilaisuuksia ja seuraa osallistumista. Kannusta käyttäjiä tutustumaan ominaisuuksiin, kuten tehtävienhallintaan, edistymisraportteihin ja aloitetauluihin. Kattava koulutus on olennaista oppimiskynnyksen madaltamiseksi ja pienten tiimien auttamiseksi rakentamaan luottamusta uuteen työkaluun.
Luo palautesilmukoita
Luo palautesilmukoita käyttöönoton aikana ja hyödynnä myös toimittajan resursseja. Ole säännöllisesti yhteydessä käyttäjiin kerätäksesi palautetta ja käsitelläksesi huolenaiheita. Hyödynnä toimittajan tukea ongelmanratkaisuun ja lisäkoulutusmateriaaleihin. Palautesilmukat varmistavat jatkuvan kehityksen ja edistävät pitkäaikaista onnistumista uuden ohjelmiston käyttöönotossa.
Esitä nämä kysymykset:
- Mikä on muutoshallintasuunnitelma?
- Kuka vastaa käyttöönotosta?
- Miten seuraatte varhaista onnistumista?
- Mitkä resurssit tukevat koulutusta?
- Miten palautetta kerätään ja hyödynnetään?
Mitä seuraavaksi?
Jos tarvitset hieman lisää apua tiimillesi sopivan projektinhallintaohjelmiston valitsemiseen, kannattaa tarkastella vielä kerran projektinhallintaohjelmiston vaatimusten listaasi nähdäksesi, missä voit rajata vaihtoehtojasi. Voit myös laatia projektinhallintaohjelmiston RFP:n saadaksesi mahdollisilta toimittajilta lisätietoja heidän tarjonnastaan.
Ennen kuin lähdet…
Haluatko kätevän visuaalisen tarkistuslistan, joka auttaa muistamaan vaiheet? Ei hätää! Lataa visuaalinen tarkistuslistamme tästä:
