Resurssienhallinta suurissa organisaatioissa: 5 parasta käytäntöä

Mitä resurssienhallinta on?

Projektien, ohjelmien ja salkkujen hallinnassa projektien resurssienhallinta tarkoittaa resurssikapasiteetin suunnittelua, aikatauluttamista, kohdentamista, seurantaa, mittaamista ja säätämistä sen suhteen, miten henkilöresursseja, budjetteja ja teknologiaa hyödynnetään. Tavoitteena on maksimoida ne hyödyt, joita organisaatiosi pitää merkityksellisinä. 

Suuret organisaatiot voivat olla erityisen haastavia. Saatat hallita lukuisia resursseja erittäin monimutkaisissa ja monipuolisissa projekteissa, joissa toimialan sääntely lisääntyy ja työvoima muuttuu – puhumattakaan budjettirajoituksista. 

3 tärkeintä hallittavaa resurssityyppiä

Suurissa organisaatioissa sinun tulisi keskittyä hallitsemaan ainakin näitä kolmea yleistä resurssia. 

1. Henkilöresurssit ovat tärkeimpiä voimavarojasi: työntekijät, alihankkijat ja johto. Ilman projektien toteuttamiseen tarvittavia ihmisiä ei yksinkertaisesti ole tuotoksia eikä projekteja.
2. Taloudelliset resurssit eli projektien, ohjelmien ja salkkujen budjetit ovat myös välttämättömiä palkkojen ja työkorvausten maksamiseen sekä kipeästi tarvittavien resurssienhallintatyökalujen hankkimiseen.
3. Teknologia osana organisaatiosi teknologiapinoa on välttämätön projektien resurssien suunnitteluun, seurantaan, kohdentamiseen, säätämiseen ja niistä viestimiseen sekä täydellisen organisaationlaajuisen resurssinäkyvyyden varmistamiseen.

Miksi tehokas resurssienhallinta on välttämätöntä?

Lyhyesti sanottuna tehokas resurssien kohdentaminen ja hallinta antaa sinulle reaaliaikaisen näkyvyyden resursseihisi ja mahdollisuuden siirtää niitä tarpeen mukaan, mikä parantaa projektien lopputulosten hallintaa. 

Resurssienhallinnan tulisi olla strategista, organisaation tavoitteiden mukaista ja varmistaa resurssien tasauksen ylikohdentamisen vähentämiseksi. 

Tehoton resurssienhallinta voi olla kuin ajaisit uuteen paikkaan ilman karttaa ja toivoisit saapuvasi ajoissa perille ilman riittävää resurssisuunnittelua, oikeiden taitojen kohdentamista ja aikatauluttamista.

Resurssienhallinta on tärkeää, koska oikeiden resurssienhallinnan parhaiden käytäntöjen avulla organisaatiosi voi saavuttaa monia hyötyjä, kuten seuraavat.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Resurssien maksimaalisen hyödyntämisen edut

Tehokas ja tuloksellinen resurssienhallinta antaa sinulle täydellisen näkyvyyden, jotta voit toteuttaa projektit lupaustesi mukaisesti. Se varmistaa, että voit siirtää resursseja nopeasti ja löytää vajaakäytössä olevat resurssit, mikä auttaa organisaatiotasi:

• Lisäämään resurssien käyttöastetta ja yleistä tehokkuutta
• Lisäämään tuottavuutta ja keskittymään arvokkaampiin projektitehtäviin
• Parantamaan työntekijöiden terveyttä ja hyvinvointia
• Vähentämään työntekijöiden väsymystä ja vaihtuvuutta
• Parantamaan luottamusta
• Vähentämään kustannuksia 
• Parantamaan projektien onnistumista
• Parantamaan resurssipäätöksentekoa
• Lisäämään organisaatiosi ja asiakkaidesi sijoitetun pääoman tuottoa

Ennen kuin ryhdyt määrätietoisesti uusiin resurssienhallinnan optimointihankkeisiin ja parhaiden käytäntöjen käyttöönottoon, varmista, että ymmärrät nykytilan perusteellisesti ja tunnistat tekijät, jotka voivat vaikuttaa resursointiisi.

9 optimaaliseen resurssienhallintaan vaikuttavaa tekijää

• Siilot voivat aiheuttaa ristiriitoja osastojen ja jopa yksittäisten henkilöiden välillä. Ne aiheuttavat tehottomuutta resurssien priorisoinnissa sekä tiedon, tavoitteiden, työkalujen, prioriteettien ja prosessien jakamisessa.
• Keskenään ristiriitaiset prioriteetit vaikeuttavat resurssien kohdentamista ja tasapainottamista, aiheuttavat työntekijöille stressiä, hämmennystä ja työuupumusta, heikentävät työmotivaatiota ja työntekijöiden itseluottamusta sekä vähentävät sitoutumista projekteihin.
• Hyväksyntöjen tehottomuus voi paitsi hidastaa projekteja myös vaikuttaa muihin prosesseihin, kuten hankintoihin, mikä voi vaarantaa projektit kokonaan.
• Hankintaongelmat voivat kasvattaa kustannuksia ja pidentää aikatauluja kysynnän ja tarjonnan vuoksi.
• Tavoitteet ja avaintulokset (OKR:t) ovat olennaisia odotusten yhdenmukaistamisessa ja sen varmistamisessa, että kaikki etenee ja oikeaan suuntaan. Ilman niitä voi olla mahdotonta tietää, onko resurssit optimoitu asianmukaisesti.
• Etätyöntekijät ja erityisesti työvoimapula vaikuttavat merkittävästi resurssien tehokkaaseen hallintaan. Ihmiset ovat tärkein voimavarasi ja resurssisi. Ilman oikeita ihmisiä työskentelemässä oikeiden projektien parissa kaikki voi pysähtyä täysin.
• Osaamis- ja kyvykkyysvajeet jäävät usein huomiotta. Tiimin jäsenten kyvykkyyksiä ei usein tarkastella riittävän perusteellisesti sen varmistamiseksi, että he soveltuvat projektitehtäviinsä. Jos asianmukaista osaamista ja kyvykkyyksiä ei ole saatavilla, organisaatioon voi syntyä huomattavia aukkoja. Voit käyttää resurssivajeanalyysia näiden aukkojen löytämiseen ja täyttämiseen.
• Resurssien saatavuus voi joskus olla ajoituskysymys, joka vaikuttaa aikatauluihin ja kustannuksiin vain vähän, mutta toisinaan se voi nostaa kustannukset huomattavasti yli budjetin ja vaikuttaa aikatauluihin merkittävästi.
• Projektimenetelmien tulisi yhdenmukaistaa paitsi projektit myös organisaation kulttuuri, prosessit sekä lyhyen ja pitkän aikavälin visio.  

Resurssienhallinnan nykytila suurissa organisaatioissa

Resurssienhallinta on ollut yrityksissä, erityisesti suurissa organisaatioissa, keskeinen haaste. Tilannetta vaikeuttaa entisestään laajeneva, milleniaalisukupolven hallitsema ja teknologiaa taitavasti hyödyntävä työvoima, jonka työntekijöiden työskentelymieltymykset ovat muuttuneet. Tämä on johtanut osaajapulaan monissa tehtävissä. 

Suuret organisaatiot menettävät erityisen helposti milleniaaleja, jotka etsivät pienempiä yrityksiä, joissa tarjotaan työn ja vapaa-ajan tasapainoa, terveyttä ja hyvinvointia tukevia ohjelmia sekä etätyömahdollisuuksia muuttuvien prioriteettiensa täyttämiseksi.

Eräässä Prosymmetryn tutkimuksessa havaittiin jatkuva suuntaus kohti projektien resurssienhallintaan liittyvien roolien keskittämistä. Tämä suuntaus on kiihdyttänyt kysyntää osaamisen hallinnan lisäämiselle sekä resurssienhallinnasta vastaaville henkilöille, joista on tullut teknologiaosaajia projekti- ja liiketoimintajohtajien kysynnän seurauksena. 

5 parasta käytäntöä resurssienhallintaan suuressa organisaatiossa

Nykyään useimmilla suurten yritysten projekteilla on maailmanlaajuinen vaikutus, ja niihin voi liittyä useita tekijöitä, kuten kulttuuriset esteet, aikavyöhyke-erot, erilaiset työlainsäädännöt, sääntelyerot ja paljon muuta. 

Ajattelen resurssienhallintaa erityisesti suurissa organisaatioissa näin: ”Suunnittele resurssiesi tehokas hallinta ennen kuin resurssisi ehtivät loppua tehokkaasti.” 

Näiden resurssienhallinnan parhaiden käytäntöjen noudattaminen voi valmistaa organisaatiotasi kohtaamaan haasteensa.

1. Kehitä projektisalkun resursointistrategia

Sen tulisi olla linjassa organisaation tavoitteiden, vision ja kulttuurin kanssa, ja siinä tulisi määritellä vähintään seuraavat asiat:

• Resurssienhallintaprosessi
• Hankintaprosessi
• Hyväksyntäprosessit, kynnysarvot ja ajoitus
• Miten liiketoiminnan eri osa-alueet jakavat resursseja
• Käytettävät projektimenetelmät
• Miten tiimien tulisi työskennellä yhdessä projektitavoitteiden saavuttamiseksi
• Osallistuvat teknologiat
• Miten menestystä tulisi mitata (OKR:t)

2. Kehitä ja ota käyttöön paras henkilöstöhallinnon toimintamalli

Nykypäivän epävakaassa, monimutkaisessa ja jatkuvasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä resurssien hallinta haluttujen projektitulosten saavuttamiseksi edellyttää McKinseyn tutkimustulosten mukaan uusia henkilöstöresurssien toimintamalleja.

Henkilöstöresurssien hallinta alkaa oikean osaamisen palkkaamisesta, kouluttamisesta ja säilyttämisestä työvoimapulan ratkaisemiseksi ja osaamisvajeiden täyttämiseksi. Tämä koskee myös sinua, projektipäällikköä. Arvioi taitojasi ja osaamistasi säännöllisesti ja täydennä puutteita aina kun mahdollista. Aloita näistä esimerkeistä resurssienhallintataidoista.

3. Keskitä osaajareservisi

Keskittäminen varmistaa näkyvyyden koko organisaatiossa, jotta siilot tai ristiriitaiset prioriteetit eivät saa tiimejä toimimaan itsenäisesti tai haittaa viestintää. Se auttaa poistamaan tuottavuuden esteitä ja lisää todennäköisyyttä, että tiimisi saavuttavat halutut tuotokset. 

More Articles

• 4 resurssien tasaamisen tekniikkaa ajallaan valmistuville projekteille
• Mitä kapasiteettisuunnittelu on? Strategiat, hyödyt ja prosessi
• 8 resurssienhallinnan parasta käytäntöä & niiden soveltaminen

4. Määritä oikeat menetelmät 

On tärkeää muistaa, että vain jotkin menetelmät toimivat tietyissä suurissa organisaatioissa tai projekteissa. Ennen kuin valitset menetelmiä, perehdy useisiin niistä ja selvitä, miten ne voisivat toimia parhaiten yhdessä organisaatiossasi. 

Yksi ratkaisu ei sovi kaikille. Saatat yllättyä kuullessasi, että lähes 40 % yrityksistä on ottanut käyttöön projektinhallintamenetelmien ja -käytäntöjen yhdistelmän.

5. Ota käyttöön paras resurssienhallintajärjestelmä

Se, että työntekijöiden odotetaan tekevän useita tehtäviä samanaikaisesti ja sitoutuvan liian suureen tuntimäärään, ei palvele organisaatiotasi pitkällä aikavälillä. Tunnista, valitse ja ota käyttöön paras resurssienhallintajärjestelmä, joka vastaa organisaatiosi toimintaperiaatteita ja tavoitteita. Oikeiden työkalujen avulla sinä ja kaikki tiimit voitte työskennellä tehokkaammin, vähentää työntekijöiden uupumusta ja hallita paremmin lyhyen ja pitkän aikavälin resursseja. Jos tarvitset edullisen vaihtoehdon alkuun pääsemiseksi, tutustu ilmaisten resurssienhallintaohjelmistojen luetteloomme.

Usein kysyttyä resurssienhallinnasta suurissa organisaatioissa

Miten hallitset resursseja useissa projekteissa?

Useimmissa suurissa organisaatioissa voi syntyä ongelmia, kun useat tiimit kilpailevat rajallisista resursseista.

Jos organisaatiossasi on esimerkiksi vain yksi laadunvarmistuksen asiantuntija, hänen työkuormansa hallitsematta kasautumisen estäminen ja työntekijöiden \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/how-to-help-employees-with-burnout/\u0022\u003eauttaminen työuupumuksen välttämisessä\u003c/a\u003e voi vaatia paljon enemmän suunnittelua. Suunnittelulla on keskeinen rooli suuremmissa organisaatioissa, joissa on monimutkaisia liiketoiminta-alueita, lukuisia tiimejä ja monia mahdollisesti rajallisia osaamisalueita.

Resurssien suunnittelu ja hallinta sekä oikean teknologian hyödyntäminen viestintään organisaation muiden alueiden kanssa ovat olennaisia projektien priorisoinnissa. On tärkeää, että sinulla on näkyvyys, jonka avulla voit yhdistää oikeat osaamisalueet, kyvykkyydet ja käytettävissä olevat resurssit oikeisiin projekteihin oikeaan aikaan.

Resurssienhallintajärjestelmä, joka tarjoaa kokonaiskuvan kaikista resursseistasi milloin tahansa, on avainasemassa, jotta voit priorisoida ja viestiä tilanteen mukaisesti.

Yhtenäisten parhaiden käytäntöjen luominen lisää resurssien näkyvyyttä ja voi myös auttaa organisaatioita selviytymään monimutkaisuuksista, joita pienemmät yritykset eivät välttämättä kohtaa pyrkiessään saavuttamaan täyden potentiaalinsa.

Jatkuva koko organisaation laajuinen viestintä tiiminvetäjien, projektitiimin jäsenten ja keskeisten sidosryhmien välillä on myös ensiarvoisen tärkeää resurssien suunnittelussa, priorisoinnissa, kohdentamisessa ja siirtämisessä. Resurssit voivat kohdentua väärin, jos yksikin keskeinen henkilö ei ole ajan tasalla.

Miten varmistat, että jokaista resurssia hyödynnetään parhaalla mahdollisella tavalla?

Jokaisen resurssin täysimääräisen hyödyntämisen varmistaminen tarkoittaa, että pystyt laatimaan \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/managing-schedules/project-resource-management-plan/\u0022\u003etoimivan resurssienhallintasuunnitelman\u003c/a\u003e ja standardoidut mallipohjat, jotka on suunniteltu organisaatiosi erityistarpeisiin sen sijaan, että turvautuisit moniajoon pysyäksesi vauhdissa mukana. Moniajo voi itse asiassa suistaa aikataulusi raiteiltaan kuormittamalla tiimejäsi liikaa ja aiheuttamalla niille työuupumusta.

Hyvin harkittu projektinhallintasuunnitelma ja asianmukainen \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/capacity-planning/\u0022\u003ekapasiteetin suunnittelu\u003c/a\u003e (yhdessä \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/tools/best-capacity-planning-software/\u0022\u003ekapasiteetin suunnittelutyökalun\u003c/a\u003e käytön kanssa) parantavat mahdollisuuksia hyödyntää resurssisi mahdollisimman tehokkaasti. Näin voit hallita projekteja paremmin tunnistamalla, miten, missä ja milloin on mahdollista saavuttaa halutut projektitavoitteet, vaikka pullonkauloja esiintyisi.

Miten poistat pullonkaulat?

Parhaista yrityksistäsi ja oikeista käytännöistä huolimatta \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/projects/managing-schedules/bottlenecks-project-management/\u0022\u003eprojektien pullonkauloja\u003c/a\u003e syntyy joskus väistämättä. Tehokkaasta resurssienhallintatyökalusta saatavat tarkat ja reaaliaikaiset tiedot ovat tarpeen pullonkaulojen eristämiseksi ja analysoimiseksi. Pullonkaulojen tunnistamiseen ja poistamiseen kuuluvat seuraavat vaiheet:
\u003cul\u003e
\u003cli\u003eProsessin jokaisen vaiheen visualisointi\u003c/li\u003e
\u003cli\u003eYksittäisten tehtävien kartoittaminen\u003c/li\u003e
\u003cli\u003eLäpimenoaikojen mittaaminen\u003c/li\u003e
\u003c/ul\u003e
Pullonkaulojen ratkaiseminen ja \u003ca href=\u0022https://thedigitalprojectmanager.com/project-management/resource-optimization/\u0022\u003eresurssienhallinnan optimointi\u003c/a\u003e edellyttävät myös näiden viiden parhaan käytännön noudattamista sekä huolellisuutta resurssien hyödyntämisen arvioimisessa uudelleen ennen muutosten tekemistä olosuhteiden muuttuessa.

n

Parempi ketteryys edellyttää vankkaa perustaa 

nn

Vaikka resurssienhallinta voi aiheuttaa haasteita suuremmille organisaatioille, hyvä resurssienhallintasuunnitelma ja jakamieni parhaiden käytäntöjen noudattaminen voivat luoda organisaatiollesi vankan perustan, jonka avulla voit saavuttaa paremman ketteryyden ja optimoida resurssit asianmukaisesti useissa projekteissa, ohjelmissa ja projektisalkuissa. 

nn

Muista, että nämä organisaatiosi resurssienhallinnan parhaat käytännöt eivät ole kertaluonteinen harjoitus. Muista tarkastella resurssienhallintasuunnitelmaasi säännöllisesti nähdäksesi, miten projektisi etenevät koko organisaatiossa, ja tee muutoksia siellä ja silloin, kun niitä tarvitaan. 

nn

Selvitä, mitkä hybridimenetelmät voisivat toimia suuressa organisaatiossasi hybridiprojektimenetelmien oppaastamme. 

n