Mihin Gantt-kaaviota käytetään? 4 tärkeintä käyttötapausta
Projektisi paras apu: Gantt-kaaviot ovat välttämättömiä tehtävien, resurssien ja määräaikojen suunnittelussa. Ne tekevät projektinhallinnasta selkeämpää ja tehokkaampaa, jotta tiimisi voivat tehdä yhteistyötä tuloksellisesti.
Tehtävät yhdellä silmäyksellä: Gantt-kaavio esittää tehtävien aikajanan visuaalisesti ja korostaa niiden järjestystä, kestoa ja riippuvuuksia, joten voit seurata paremmin projektin etenemistä ja virstanpylväitä koko projektin ajan.
Resurssien kohdentaminen helposti: Gantt-kaaviot auttavat henkilöstön ja fyysisten resurssien suunnittelussa, jotta tehtävät voidaan osoittaa asianmukaisesti ja resurssit ovat saatavilla. Näin vältetään pullonkaulat ja ristiriidat.
Gantt-kaavioita käytetään resurssien, henkilöstön, tehtävien ja määräaikojen suunnitteluun.
Tässä artikkelissa käsittelen kutakin käyttötapausta yksityiskohtaisesti ja kerron, miten voit käyttää Gantt-kaavioita (jotka kannattaa luoda Gantt-kaavio-ohjelmistolla) projektiesi aikatauluttamiseen ja resurssien hallintaan paremmin sekä projektien onnistumisen varmistamiseen.
Mikä on Gantt-kaavio?
Gantt-kaavio on vaakasuuntaisen palkkikaavion tyyppi, joka näyttää projektin tehtävien aloitus- ja päättymispäivät. Se on graafinen esitys kaikista tehtävistä, jotka sinun on suoritettava projektin aikana.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tehtävät esitetään palkkeina, ja jokainen palkki on värikoodattu ilmaisemaan sen tilan (esimerkiksi aloittamatta, käynnissä tai valmis). Gantt-kaavioihin sisältyy yleensä myös aikajana, joka näyttää, milloin kunkin tehtävän on määrä alkaa ja päättyä, sekä mahdolliset keskeiset tehtävien väliset riippuvuudet.
Gantt-kaaviot voivat myös näyttää, mitä resursseja tarvitset kuhunkin tehtävään tai projektiin ajan kuluessa, ja ne toimivat hyvin yhdessä resurssikalentereiden kanssa. Niiden avulla voit varmistaa, että tehtäviin on osoitettu riittävästi henkilöstöä ja että ne suoritetaan ajallaan.
Gantt-kaavioiden 4 keskeistä käyttötapausta
Gantt-kaavioita käytetään resurssisuunnittelukaavioiden luomiseen, määräaikojen seuraamiseen sekä sen tarkastelemiseen, mitä on tehtävä ja kuka siitä vastaa.
Tässä on neljä Gantt-kaavioiden keskeistä käyttötapausta projektinhallinnassa:
- Tehtävien suunnittelu: näyttää, mitä on tehtävä ja milloin
- Henkilöstön suunnittelu: näyttää, kuka tekee mitä ja milloin
- Fyysisten resurssien suunnittelu: näyttää, mitä fyysisiä esineitä tai tiloja tarvitaan ja milloin
- Projektin määräaikojen seuranta: näyttää, mitä tehdään ja milloin
1. Tehtävien suunnittelu
Gantt-kaavioiden yleisin käyttötarkoitus on peräkkäisten tehtävien suunnittelu. Niiden avulla voit havainnollistaa, mitä tehtäviä on tehtävä ja kuinka kauan kukin niistä kestää, sekä kokonaisaikataulun ja määräajat.
Gantt-kaaviot myös kokoavat kaikki nämä tiedot yhteen paikkaan, josta tiimin jäsenet voivat tarkistaa ne työskennellessään yhdessä. Tiedot kannattaa pitää käyttämässäsi projektinhallintatyökalussa, koska kaikkien tiimin jäsenten on tällöin helppo käyttää niitä.
Tehtävien suunnittelun vaiheet Gantt-kaavion avulla
- Kerää tiedot, joita Gantt-kaavion laatimiseen tarvitaan. Näihin kuuluvat tehtäväluettelo sekä arvioidut aloitus- ja päättymispäivät.
- Määritä, kuinka kauan kunkin tehtävän suorittaminen kestää käyttämällä tietoja tai arvioita, jotka perustuvat vastaavista projekteista saatuun kokemukseen.
- Luo Gantt-kaaviosi. Voit aloittaa sen paperilla, jotta muokkaaminen on nopeaa, ja siirtyä sitten työkaluun, kun suunnitelma on valmis.
- Osoita jokaiselle tehtävälle tiimin jäsen. Gantt-kaaviot ovat tehokkaimmillaan, kun kaikilla projektin jäsenillä on tarkat vastuualueet ja he näkevät selkeästi, mistä työstä he vastaavat ja miten se vaikuttaa projektin muihin tehtäviin.
- Jaa Gantt-kaavio tiimisi kanssa ja tee siitä keskeinen osa projektityöskentelyänne. Näin koko ryhmä näkee kunkin tehtävän ja jäsenen suunnitellut aloitus- ja päättymispäivät. Gantt-kaaviot tulisi päivittää viikoittain, jotta voit seurata edistymistä ja tehdä tarvittaessa muutoksia.
2. Henkilöstöresurssien suunnittelu
Gantt-kaaviot sopivat erinomaisesti henkilöstöresurssien suunnitteluun, sillä niiden avulla voit seurata resurssien kohdentamista ja tiimin jäsenten aikatauluja koko projektin ajan. Ne ovat erityisen hyödyllisiä, kun projektiin kuuluu päällekkäisiä tehtäviä tai kun useat projektit vaativat saman henkilön huomiota.
Gantt-kaaviot auttavat lyhyen aikavälin suunnittelussa, tehtävien kohdentamisessa ja pitkän aikavälin aikataulutuksessa sekä tunnistamaan, milloin samanaikaisesti on käynnissä liian monta tehtävää. Jos työ alkaa jäädä aikataulusta jälkeen, se on merkki siitä, että tarvitset lisää apua tai että aikatauluun on tehtävä muutoksia.
Henkilöstöresurssien suunnittelun vaiheet
- Tunnista tehtävät, niiden järjestys ja mahdolliset riippuvuudet. Tunnista kriittinen polku ja muut ehdottomasti huomioitavat vaatimukset.
- Päätä, mitkä henkilöstöresurssit sopivat projektiisi parhaiten osaamisen tai tehtävien kohdentamisen perusteella. Tiimin jäsenet tulisi kohdentaa vain heidän osaamistaan vastaaviin tehtäviin. Jos et ole varma, kuka osaa mitäkin, kysy! Yhteistyöhön perustuva lähestymistapa toimii parhaiten tehtäviä jaettaessa.
- Luo ja julkaise Gantt-kaavio, joka sisältää henkilöstöresurssien tiedot. Harkitse resurssikalenterin käyttöä, jotta yksittäisille projektiryhmän jäsenille ei kohdenneta liikaa tehtäviä.
- Päivitä kaaviosi viikoittain. Anna kaikille tiimin jäsenille käyttöoikeus ja varmista, että he ymmärtävät kriittisen polun, projektin aikataulun, aloituspäivän ja päättymispäivän. Varmista, että tiimi tietää, keneen ottaa yhteyttä, jos he havaitsevat suunnitelmassa ongelmia tai heidän täytyy siirtää työnsä ajankohtaa.
Monet ohjelmistotyökalut mahdollistavat tehtävien kohdentamisen suoraan työkalussa yksittäisille henkilöille tai tiimeille. Esimerkiksi TeamGantt mahdollistaa resurssienhallinnan suoraan työkalussa integroidun Gantt-kaavion avulla.
3. Fyysisten resurssien suunnittelu
Gantt-kaaviot sopivat erinomaisesti myös resurssien suunnitteluun ja kohdentamiseen, ja niiden avulla voit tunnistaa, milloin jotakin tiettyä fyysistä resurssia on liikaa tai liian vähän.
Fyysisten resurssien seuraaminen resurssikalenterissa on hyödyllistä myös tässä. Sen avulla voit välttää kokoushuoneiden päällekkäiset varaukset, ohjelmistolisenssien liikakäytön ja muut projektiin liittyvät ristiriidat.
Yleisesti fyysiset resurssit jakautuvat kahteen luokkaan:
- Laitteet (esim. tietokoneet, ohjelmistot, rajoitetut ohjelmistolisenssit tai erikoistyökalut)
- Tilat (esim. rakennukset, kokoushuoneet, hotellihuoneet)
Fyysisten resurssien suunnittelun vaiheet
- Tunnista käytettävissä olevat resurssit: esim. hotellihuoneiden määrä
- Tunnista kaikki resursseihin liittyvät tärkeät tiedot: esim. huoneessa on 1, 2 tai 3 vuodetta
- Tunnista resurssien käyttötila: esim. huoneen 3 sähkö ei toimi (huonetta ei pitäisi voida varata), huoneen 5 matot on puhdistettava (työ tehdään tällä viikolla)
- Kerää tiedot fyysisten resurssien nykyisistä varauksista: esim. aiemmin tehdyt varaukset, jotka rajoittavat uusia varauksia
- Lisää tarvitsemiesi resurssien varaukset kaavioon. Tarkista, että saat tarvitsemasi fyysiset resurssit silloin, kun niitä tarvitset. Jos ne on jo varattu, valmistaudu tekemään muutoksia.
4. Projektin määräaikojen seuraaminen
Voit käyttää Gantt-kaaviota myös tehtävien määräpäivien, virstanpylväiden ja projektin määräpäivien merkitsemiseen.
- Tehtävien määräpäivät: nämä ovat yksittäisten tehtävien määräaikoja, jotka sinun ja tiimisi on täytettävä.
- Virstanpylväät: nämä ovat merkittäviä merkkipaaluja, jotka osoittavat projektin etenevän suunnitellusti.
- Projektin määräpäivät: nämä ovat päivämääriä, jotka osoittavat, milloin projektisi valmistuu.
Koska Gantt-kaaviot auttavat tunnistamaan kriittisen polun, ne ovat erinomainen tapa suunnitella tehtävien kestoja. Tästä tiedosta voi olla hyötyä määritettäessä, mitkä tehtävät on asetettava etusijalle, sekä riippuvuuksien kartoittamisessa tai muiden mahdollisten viivästymisen syiden tunnistamisessa.
Projektin määräaikojen suunnittelun vaiheet
- Määritä projektisi laajuus ja sidosryhmien keskeiset vaatimukset. Varmista sidosryhmien sitoutuminen projektin laajuuteen.
- Jaa suuret tehtävät pienemmiksi toiminnoiksi.
- Suunnittele projektin toiminnot loogisessa järjestyksessä ja merkitse tehtävien väliset keskeiset riippuvuudet.
- Arvioi aloitus- ja päättymispäivät kullekin tehtävälle ja huomioi riippuvuudet (ohjelmistotyökalut ovat tähän erinomainen apu).
- Arvioi kunkin tehtävän suorittamiseen tarvittavat resurssit. Resursointi voidaan tehdä tiimi- tai yksilötasolla. Varmista resurssikalenterin avulla, että resurssit ovat todella käytettävissä tehtäviensä suorittamiseen. Tee tarvittavat muutokset.
- Arvioi, kuinka kauan sen suorittaminen kestää kunkin projektin toiminnon, tehtävän ja koko projektin osalta. Päivitä tarvittaessa ja varmista, että kaikki tiimit ja sidosryhmät pysyvät mukana.
- Kokoa kaikki tiedot Gantt-kaavioon ja jaa se laajasti. Esittele kaavio projektitiimille ja sidosryhmille, jotta he voivat hahmottaa, mitä tapahtuu, milloin ja kenen toimesta se valmistuu. Pidä Gantt-kaavio ajan tasalla, jotta kaikilla on selkeä kuva tilanteesta.
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saa käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä verkostoidu satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa Slackissa.
