Parhaat Googlen projektinhallintatyökalut kokeiltavaksi vuonna 2026
Projektipäällikkönä voin kertoa, että voit hallita projektia Google Workspacen avulla, mutta siinä on yksi mutka: Tarvitset todennäköisesti useampaa kuin yhtä Google-työkalua, jotta onnistut siinä hyvin.
Google Sheets voi hoitaa projektisuunnitelmasi, Docs vaatimusten hallinnan ja Chat pitää kaikki keskustelussa mukana. Hankalaa on saada ne toimimaan yhdessä ilman, että projektinhallinnasta tulee toinen projekti.
Tässä oppaassa käyn läpi käyttämisen arvoiset Googlen projektinhallintatyökalut, kerron, mihin kukin niistä sopii oikeassa projektissa, sekä esittelen kiertotavat, jotka auttavat paikkaamaan puutteita verrattuna erillisiin projektinhallintatyökaluihin.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mitä Googlen projektinhallintatyökalut ovat?
Googlen projektinhallintatyökalut ovat Google-ekosysteemin sovelluksia, jotka tukevat projektien suunnittelua, tehtävien seurantaa, aikataulutusta, yhteistyötä, dokumentointia ja raportointia.
Sen sijaan, että tiimit käyttäisivät yhtä erillistä projektinhallinta-alustaa, ne voivat yhdistää Google Workspace -sovelluksia, kuten Sheetsin, Docsin, Taskit, Chatin, Kalenterin ja Driven, projektin eri osa-alueiden hallintaan.
Tämä lähestymistapa on hyödyllinen pienemmille tiimeille, jotka työskentelevät jo Google Workspacessa. Monimutkaisemmat projektit saattavat kuitenkin vaatia lisätyökaluja riippuvuuksien hallintaan, resurssien suunnitteluun ja automaattiseen raportointiin.
Näin käytämme Googlen työkaluja projektin hallintaan
Oletetaan, että julkaisemme uuden asiakkaiden itsepalveluportaalin.
Meillä on kahdeksan viikkoa aikaa, kuuden hengen tiimi ja $25,000 budjetti. Työhön kuuluu vaatimusten kerääminen, suunnittelu, kehitys, testaus, sidosryhmien hyväksynnät ja julkaisuun valmistautuminen.
Liikkuvia osia on riittävästi siihen, että jaettu tarkistuslista ei riitä, mutta ei välttämättä niin paljon, että raskas projektinhallinta-alusta olisi perusteltu.
Näin järjestäisin projektin Googlen työkaluilla.
Projektien hallinnassa Google Workspacen avulla ei ole olennaista käyttää jokaista työkalua. Olennaista on tietää, mikä työkalu vastaa mistäkin. Pidä aikataulusi Sheetsissä, päätökset Docsissa ja päivittäinen koordinointi Chatissa ja Tasksissa.
Neuvoni? Anna jokaiselle projektin tiedolle yksi ensisijainen sijainti ja linkitä siihen muista työkaluista. Muuten käytät enemmän aikaa projektisuunnitelman kolmen version yhteensovittamiseen kuin itse projektin hallintaan.
1. Google Drive: projektitiedostojen järjestäminen
Google Drive on pilvitallennus- ja tiedostonjakotyökalu, joka tarjoaa projektitiimeille keskitetyn paikan työnsä tallentamiseen ja käyttämiseen sekä verkossa että offline-tilassa.
Portaalin julkaisua varten loisin yhden projektikansion, jossa olisi alikansiot suunnittelulle, muotoilulle, kehitykselle, testaukselle, raportoinnille ja julkaisuun liittyville materiaaleille.
Se kuulostaa yksinkertaiselta, mutta siihen on hyvä syy: viimeksi hyväksytyn asiakirjan löytämisen ei pitäisi edellyttää kolmen ihmisen sähköpostiliitteiden läpikäymistä.
Näin käyttäisin Google Drivea projektinhallintaan
Loisin seuraavanlaisen rakenteen:
- 00 – Projektinhallinta
- 01 – Vaatimukset ja laajuus
- 02 – Muotoilu ja kehitys
- 03 – Testaus ja hyväksynnät
- 04 – Julkaisumateriaalit
- 05 – Raportit ja jälkiarviointi
Lisäisin projektin aloitusasiakirjan, pääseurannan ja kokousmuistiinpanojen linkit yhteen projektin hakemistodokumenttiin.
Missä se ei riitä: Drive käsittelee tiedostoja, ei projektin koordinointia. Tarvitset edelleen paikan, jossa seurataan, kuka vastaa kustakin toimitettavasta kokonaisuudesta, milloin se on määrä toimittaa ja onko se hyväksytty.
2. Google Docs: projektiperuskirjojen, vaatimusten ja kokousmuistiinpanojen kirjoittaminen
Google Docs on yhteiskäyttöinen asiakirjaeditori, joka tukee reaaliaikaista muokkausta, kommentteja, tarkistuslistoja ja älykkäitä tunnisteita.
Aloittaisin dokumentoimalla siellä, mitä tiimi todella yrittää toimittaa.
Näin käyttäisin Docsia projektinhallintaan
Asiakasportaaliamme varten loisin projektiperuskirjan, joka kattaisi liiketoimintaongelman, tavoitteet, laajuuden, tuotokset, rajoitteet, sidosryhmät ja onnistumiskriteerit.
Ylläpitäisin samassa asiakirjassa myös päätöslokia tai linkittäisin erilliseen lokiin, jos projekti kasvaisi.
Google Docsissa on projektipäälliköille erityisen hyödyllinen ominaisuus: kun kirjoitat
@
, näkyviin tulee vaihtoehtoja henkilöiden, tiedostojen, päivämäärien ja muiden projektitietojen linkittämiseen.
Voisin esimerkiksi linkittää suunnittelumäärittelyn suoraan projektiperuskirjaan, viitata aloituskokoukseemme ja käyttää määritettyjä tehtäviä hyväksynnän pyytämiseen.
Mistä pidän: Määritetyt tarkistuslistakohteet voidaan synkronoida Google Tehtäviin, mikä auttaa muuttamaan kokouspäätökset konkreettiseksi työksi. Soveltuvilla työ- tai koulutileillä voit luoda määritetyn tehtävän käyttämällä komentoa
@task
tai tarkistuslistan säätimiä.
3. Google Sheets: mukautettavien projektisuunnitelmien ja aikajanojen rakentaminen
Google Sheets on taulukkolaskentasovellus, jota voidaan mukauttaa projektien aikataulutukseen, tehtävien seurantaan, budjetteihin, riskirekistereihin ja raportointiin.
Kaikista Googlen työkaluista juuri tämän odottaisin kantavan suurimman vastuun projektissamme.
Näin käyttäisin Sheetsia projektinhallintaan
Rakentaisin päätehtäväseurannan, jossa olisi seuraavat sarakkeet:
| Tehtävä | Vastuuhenkilö | Alku | Määräaika | Tila |
|---|---|---|---|---|
| Hyväksy vaatimukset | Tuotevastaava | Viikko 1 | Viikko 1 | Valmis |
| Viimeistele portaalin suunnitelmat | Suunnittelija | Viikko 1 | Viikko 3 | Kesken |
| Rakenna tilin hallintapaneeli | Kehittäjä | Viikko 3 | Viikko 5 | Ei aloitettu |
| Suorita käyttäjätestaus loppuun | Tuotevastaava | Viikko 6 | Viikko 7 | Ei aloitettu |
| Julkaise portaali | Projektipäällikkö | Viikko 8 | Viikko 8 | Ei aloitettu |
Lisäisin sarakkeet prioriteetille, riippuvuudelle ja riskille sekä erilliset välilehdet budjetille ja ongelmien seurannalle.
Avattavat valikot pitäisivät tilamerkinnät yhdenmukaisina, ja ehdollisella muotoilulla voisi korostaa myöhästyneitä tehtäviä ja lähestyviä virstanpylväitä.
Hyvä tietää: Google Sheetsin aikajananäkymä
Google Sheets tarjoaa aikajananäkymän, joka näyttää päivämäärään perustuvat tiedot visuaalisena aikatauluna.
Jos projektinseuranta sisältää tehtävien nimet, aloituspäivät ja päättymispäivät, voin käyttää sitä aikajanan luomiseen ilman, että kaikkea tarvitsee rakentaa uudelleen toisessa sovelluksessa.
Se on hyödyllistä päällekkäisen työn havaitsemisessa ja aikataulun selittämisessä projektikatsauksen aikana.
Mistä pidän: Taulukkolaskentataulukon ja yksinkertaisen visuaalisen aikajanan välillä ei tarvitse valita. Voin päivittää lähdetietoja ja käyttää suunnitelman eri näkymiä.
Milloin se turhauttaa: Visuaalinen aikajana ei ole sama asia kuin automaattinen riippuvuuksien hallinta. Edeltäjä-sarakkeen lisääminen ei tarkoita, että seuraavien tehtävien päivämäärät päivittyvät automaattisesti, kun tehtävä viivästyy.
Siihen tarvitsisin kaavoja, komentosarjoja tai erillisen projektinhallintaohjelmiston.
Google Sheetsin alkuperäisen aikajananäkymän luominen
- Lataa tämä .xlsx-tiedosto Google Driveen ja avaa se Google Sheetsissä.
- Valitse projektinseurannan tehtävätaulukko (B7:G22), mukaan lukien tehtävä, vastuuhenkilö, aloitus- ja päättymispäivät sekä tila.
- Valitse Lisää > Aikajana (saatavilla soveltuvissa Google Workspace -versioissa).
- Aseta kortin otsikoksi = Tehtävä / toimitus, aluksi = Aloituspäivä, lopuksi = Päättymispäivä; ryhmittele halutessasi vastuuhenkilön tai vaiheen mukaan.
- Valitse viikkonäkymä ja kaappaa sitten artikkelia varten Google Sheetsin alkuperäinen käyttöliittymä.
Vinkki: Tämä visuaalinen laskentataulukko on vararatkaisu. Kumpikaan näkymä ei aikatauluta riippuvaisia tehtäviä automaattisesti uudelleen.
Lataa ilmainen Google Sheetsin projektinhallintamalli
Haluatko ladata Google Sheetsin projektimallini? Löydät sen alta.
4. Google Forms: vaatimusten ja testauspalautteen kerääminen
Google Forms on verkkolomake- ja kyselytyökalu vastausten keräämiseen yhdenmukaisessa muodossa.
Koen sen erityisen hyödylliseksi projektin vaiheissa, joissa tietoja tarvitaan useilta ihmisiltä.
Näin käyttäisin Formsia projektinhallintaan
Ennen portaalin suunnittelua lähettäisin vaatimustenkeruulomakkeen asiakasmenestystiimille.
Sen sijaan että pyytäisin kaikkia lähettämään ominaisuuspyyntönsä sähköpostitse, keräisin seuraavat tiedot:
- Mitä asiakasongelmia portaalin pitäisi ratkaista
- Mitkä ominaisuudet ovat välttämättömiä julkaisua varten
- Kuinka usein kutakin ongelmaa esiintyy
- Mitkä pyynnöt voivat odottaa myöhempää julkaisua
Kun portaali siirtyy testausvaiheeseen, loisin toisen lomakkeen käyttäjäpalautetta varten. Siinä kysyttäisiin ongelman vakavuudesta, toistamiseen tarvittavista vaiheista ja odotetusta toiminnasta.
Vastaukset voidaan viedä taulukkolaskentaan tai yhdistää Sheetsiin analysointia varten.
Mistä pidän: Forms tuo palautteen keräämiseen järjestelmällisyyttä. 30 vastauksen priorisointi on paljon helpompaa, kun kaikki ovat vastanneet samoihin kysymyksiin.
Missä on puutteita: Se on tietojen vastaanottamiseen tarkoitettu työkalu, ei täysimittainen ongelmien seurantajärjestelmä.
Oma kiertoratkaisuni: Käytä yhdistettyä Sheetsiä ilmoitusten alustavaan käsittelyyn ja vastuuhenkilöiden nimeämiseen. Älä pidä jokaista vastausta hyväksyttynä ominaisuuspyyntönä. Se vaatii päätöksen, ei vain uutta riviä taulukkolaskentaan.
5. Google Chat: Projektiviestintä & jaetut tehtävät
Google Chat on tiimiviestintäsovellus, joka tukee projektitiloja, ketjutettuja keskusteluja, tiedostojen jakamista ja jaettuja tehtäviä.
Portaalin julkaisua varten loisin tilan nimeltä ”Asiakasportaalin julkaisu” ja kutsuisin keskeisen projektiryhmän mukaan.
Näin käyttäisin Google Chatia projektinhallintaan
Tilassa hoidettaisiin päivittäinen koordinointi, nopeat kysymykset, esteet ja linkit tärkeisiin projektitiedostoihin.
Käyttäisin ketjuja tiettyihin ongelmiin sen sijaan, että jokainen keskustelu sulautuisi yhdeksi pitkäksi keskusteluksi.
Google Chatin avulla tiimit voivat myös luoda tehtäviä tilan sisällä, osoittaa niitä jäsenille ja asettaa määräpäiviä.
Esimerkiksi suunnittelukatselmuksen jälkeen voisin antaa suunnittelijalle tehtäväksi mobiilinäkymän tilisivun muokkaamisen ennen perjantaita.
Mistä pidän: Tehtävä pysyy lähellä keskustelua, jossa se luotiin. Näin on helpompi ymmärtää, miksi jotakuta pyydettiin tekemään jotain.
Missä on puutteita: Jaettu tehtäväluettelo ei korvaa projektin pääsuunnitelmaa. Se ei tarjoa yksityiskohtaista riippuvuuksien seurantaa, työmäärän hallintaa tai raportointia, jota odottaisin omistautuneelta projektinhallinta-alustalta.
6. Google Tasks: Yksittäisten jatkotoimien hallinta
Google Tasks on tehtävienhallintasovellus yksittäisten tehtävien, määräpäivien ja muistutusten järjestämiseen.
Sen rooli on hieman erilainen kuin Google Chatilla.
Chat auttaa meitä osoittamaan työtä tiimin sisällä. Tasks auttaa jokaista näkemään, mitä hänen henkilökohtaisesti täytyy tehdä.
Näin käyttäisin Google Tasksia projektinhallintaan
Kun tuotepäällikkö vastaanottaa Chatissa tai Docsissa osoitetun tehtävän, se voi näkyä hänen Google Tasks -luettelossaan.
Portaalin julkaisua varten käyttäisin Tasksia omien tehtävieni hallintaan:
- Tarkista päivitetyt suunnitelmat
- Seuraa tilannetta tietoturvatiimin kanssa
- Valmistele perjantain sidosryhmäraportti
- Vahvista lopullinen julkaisuhyväksyntä
Ajastetut tehtävät voivat näkyä myös Google-kalenterissa.
Mistä pidän: Se on kätevä tapa kerätä tehtäviä eri Google-sovelluksista ilman, että jokaista kohtaa tarvitsee kopioida manuaalisesti toiseen luetteloon.
Rajoitus: Jaetut tehtävät eivät tue alitehtäviä tai toistuvuutta. Se voi vaikeuttaa yksityiskohtaisen projektityön järjestämistä.
Oma kiertotapani: Säilytä monimutkaiset työpaketit Sheetsissä ja käytä Tasksia seuraavan konkreettisen tehtävän kirjaamiseen. ”Asiakasportaalin julkaiseminen” ei ole hyödyllinen henkilökohtainen tehtävä. ”Vahvista lopullinen hyväksyntä tietoturvan kanssa” on.
7. Google-kalenteri: virstanpylväiden ja katselmusten ajoittaminen
Google-kalenteri on ajoitustyökalu tapahtumien, kokousten, muistutusten ja jaettujen kalenterien hallintaan.
Se vaikuttaa itsestään selvältä, mutta taulukossa olevan määräajan ja kaikkien kalentereissa näkyvän määräajan välillä on ero.
Näin käyttäisin Google-kalenteria projektin määräaikoihin
Järjestäisin toistuvat projektin tilannekatsaukset ja lisäisin tärkeät virstanpylväät jaettuun kalenteriin.
Portaalimme julkaisun yhteydessä tämä tarkoittaisi aloituskokousta, suunnittelun hyväksyntää, testausikkunaa, jatketaanko vai ei -kokousta sekä julkaisupäivää.
Lisäisin jokaiseen kalenteritapahtumaan linkit asiaankuuluviin Docs- ja Sheets-tiedostoihin sekä Meet-istuntoihin.
Mistä pidän: Sidosryhmien ei tarvitse avata projektiseurantaa tietääkseen, milloin tärkeä päätös lähestyy.
Missä se ei riitä: Kalenteri antaa päivämäärät, mutta ei mielekästä kuvaa tehtävien riippuvuuksista tai kokonaisedistymisestä.
Projektipäällikön vinkki: Älä lisää kaikkia 75 projektitehtävää kalenteritapahtumiksi. Ihmiset alkavat muuten jättää kalenterin huomiotta. Varaa jaetut tapahtumat todellisille kokouksille, tärkeille katselmusjaksoille ja virstanpylväille.
8. Google Meet: yhteistyöhön perustuvat projektikokoukset
Google Meet on videoneuvottelusovellus kokouksiin, näytön jakamiseen ja yhteistyöhön.
Projektissamme käyttäisin sitä aloituskokoukseen, suunnittelun läpikäynteihin, sidosryhmäkatselmuksiin ja julkaisun valmiuskokoukseen.
Näin käyttäisin Google Meetia projektinhallintaan
Viikon 3 suunnittelukatselmuksessa jakaisin prototyypin, kävisin sidosryhmien kanssa läpi asiakaspolun ja kirjaisin palautteen kokousmuistiinpanodokumenttiin.
Kun Workspace-sopimuksemme sisältää tarvittavat ominaisuudet, tekoälyavusteinen muistiinpanojen tekeminen voi auttaa kokoamaan kokouksen yhteenvedon ja tehtäväkohdat.
Mistä pidän: Reaaliaikaiset katselmukset ovat hyödyllisiä, kun päätös edellyttää selitystä tai keskustelua. Kymmenen minuutin näytönjako voi joskus ratkaista asian, josta muuten kehittyisi pitkä kommenttiketju.
Oma kiertotapani: Dokumentoi päätökset puhelun jälkeen ja määritä jatkotoimet. Kokouksen tallenne tai litterointi on hyödyllistä taustamateriaalia, mutta kummastakaan ei pitäisi tulla tiimin ainoaa kirjausta siitä, mitä sovittiin.
9. Gmail: Muodollisten hyväksyntöjen ja ulkoisten sidosryhmien hallinta
Gmail on sähköpostisovellus, joka voi tukea myös projektiviestintää, muistutuksia ja tehtävien luomista.
En käyttäisi sitä päivittäisenä projektityötilanamme, mutta luottaisin siihen silti muodollisessa viestinnässä sponsoreiden, toimittajien ja ulkoisten sidosryhmien kanssa.
Näin käyttäisin Gmailia projektinhallintaan
Portaalimme julkaisua varten loisin projektitunnisteen asiaan liittyvän kirjeenvaihdon järjestämistä varten.
Käyttäisin sähköpostia pyynnöissä, jotka edellyttävät selkeää dokumentaatiota, kuten budjetin hyväksynnässä, toimittajien toimituksissa ja sidosryhmien lopullisessa hyväksynnässä.
Hyödyllinen keino on muuttaa sähköposti Google-tehtäväksi, kun se edellyttää jatkotoimia.
Mistä pidän: Gmail toimii hyvin, kun viestintä ulottuu ydintiimin ulkopuolelle.
Missä se ei yllä tavoitteeseen: Sähköpostiketjut ovat huono korvike projektin päätösrekisterille.
Projektipäällikön vinkki: Kun hyväksyntä tulee Gmailin kautta, kirjaa päätös projektin lokiin ja linkitä siihen liittyvät taustatiedot. Kenenkään ei pitäisi joutua etsimään kuuden kuukauden sähköposteista tietoa siitä, kuka hyväksyi laajuuden muutoksen.
10. Google Slides: Projektin edistymisen raportointi
Google Slides on yhteistyöhön tarkoitettu esityssovellus, jota voidaan käyttää projektikatselmuksiin, ohjausryhmän kokouksiin ja johdon päivityksiin.
Siellä muuttaisin yksityiskohtaisen seurannan muotoon, jonka projektin sponsori voi ymmärtää nopeasti.
Näin käyttäisin Google Slidesia projektinhallintaan
Loisin lyhyen viikoittaisen päivityksen, joka kattaisi seuraavat asiat:
- Projektin yleinen tila
- Edistyminen suhteessa virstanpylväisiin
- Budjetin tila
- Merkittävät riskit ja esteet
- Sidosryhmiltä tarvittavat päätökset
Google Sheetsissä luodut kaaviot voidaan linkittää Slidesiin, mikä auttaa pitämään visuaalisen raportoinnin sidottuna taustalla oleviin tietoihin.
Mistä pidän: Eri yleisöt tarvitsevat eritasoisia yksityiskohtia. Sheets on tarkoitettu työn hallinnoijille. Slides on tarkoitettu niille, joiden on tehtävä sitä koskevia päätöksiä.
Missä se ei yllä tavoitteeseen: Raportoinnista voi tulla toistuvaa, kun päivitykset valmistellaan manuaalisesti.
Oma kiertotapani: Käytä yhdenmukaista raportointipohjaa ja linkitä kaaviot Sheetsistä aina, kun se on käytännöllistä. Näin pienennät riskiä, että esität lukuja, jotka eivät vastaa seurantatietoja.
11. Google Sites: Projektin tietokeskuksen luominen
Google Sites on verkkosivujen luomiseen tarkoitettu työkalu, jolla voi luoda sisäisen projektin tietokeskuksen ilman koodin kirjoittamista.
Projektissa, jossa on useita sidosryhmiä, pidän ajatuksesta, että olennaiset tiedot löytyvät yhdestä paikasta ilman kokouspyyntöä.
Miten käyttäisin Google Sitesia projektipäivitysten jakamiseen
Loisin yksinkertaisen projektisivuston, joka sisältäisi tavoitteet, tiimin yhteystiedot, välitavoitteiden aikataulun, edistymisraportit ja tärkeät asiakirjat.
Ajattele Google Sitesia kevyenä vaihtoehtona Sliten kaltaisille työkaluille silloin, kun tarvitset projektin wikin tai keskitetyn tietokeskuksen. Etusivu ohjaisi uusimpaan tilannepäivitykseen ja kaikkiin huomiota vaativiin päätöksiin.
Voit järjestää usein kysytyt kysymykset, projektipäivitykset ja resurssit sivuille sekä upottaa ajantasaiset Google Docs-, Sheets- ja Slides-tiedostot, jotta sidosryhmät löytävät tarvitsemansa ilman Driven läpikäymistä.
Mistä pidän: Se on hyödyllinen, kun projektin ydintiimin ulkopuoliset henkilöt tarvitsevat näkyvyyttä mutta eivät pääsyä jokaiseen keskusteluun.
Missä se ei toimi parhaimmillaan: Se soveltuu yhteistoiminnalliseen tiedonhallintaan huonommin kuin Slite, mutta suoraviivaisena projektikeskuksena se hoitaa tehtävänsä. Lisäksi projektikeskus on hyödyllinen vain, jos joku ylläpitää sitä.
12. Google Keep: muistiinpanojen ja keskeneräisten asioiden kirjaaminen
Google Keep on kevyt muistiinpanosovellus tekstin, luetteloiden, kuvien ja muistutusten kirjaamiseen.
Näen sen hyödyllisenä tukityökaluna enkä projektinhallintajärjestelmän keskeisenä osana.
Miten käyttäisin Google Keepiä projektinhallintaan
Voisin käyttää Keepiä kysymysten kirjaamiseen ennen kokousta, ideoiden muistiin merkitsemiseen (tai jopa hahmottelemiseen) epämuodollisen keskustelun aikana tai henkilökohtaisen tarkistuslistan ylläpitämiseen portaalin testaamisen aikana.
Mistä pidän: Se poistaa houkutuksen avata virallinen projekti-asiakirja aina, kun mieleeni tulee jokin nopea ajatus.
Rajoitus: Muistiinpanot eivät ole automaattisesti hyväksyttyjä päätöksiä tai hallinnoituja tuotoksia.
Oma kiertoratkaisuni: Siirrän kaiken tärkeän Docsiin, Sheetsiin tai Tasksiin. Keep on kirjaamispaikka, ei projektivaatimusten pysyvä säilytyspaikka.
13. Google Vids: projektipäivitysten jakaminen ilman samanaikaista osallistumista
Google Vids on videonluontityökalu, joka tukee yhteismuokkausta, näyttötallenteita, selostusta ja tekoälyavusteisia tuotanto-ominaisuuksia.
Se on valinnainen lisä, mutta harkitsisin sitä hajautetuille tiimeille tai projekteille, joissa sidosryhmät tarvitsevat säännöllisiä päivityksiä ilman uutta kalenteriin merkittyä kokousta.
Miten käyttäisin Google Vidsiä projektinhallinnassa
Kahdeksan viikon asiakasportaalin julkaisuprojektissamme käyttäisin Google Vidsiä lyhyen esittelyn tallentamiseen, kun MVP on valmis tarkistettavaksi.
Näyttäisin sidosryhmille tilin hallintapaneelin, tietopankin ja tukipyyntöjen seurantaominaisuudet ja selittäisin sitten, mitä on saatu valmiiksi, mitä vielä testataan ja mitä olemme siirtäneet toiseen vaiheeseen.
Asiakasmenestystiimi voisi myös käyttää tallennetta julkaisuun valmistautumiseen, ja tarkistuksesta pois jääneet sidosryhmät voisivat perehtyä tilanteeseen ilman uuden puhelun järjestämistä.
Mistä pidän: Ominaisuuden toiminnan näyttäminen päihittää sen kuvailemisen kolmessa kappaleessa. Pidän myös siitä, että näyttötallenteet, selostuksen ja projektipäivitykset voi yhdistää yhdeksi lyhyeksi videoksi.
Missä se jää vajaaksi: Videot vanhenevat projektien muuttuessa, eivätkä ne ole erityisen hyödyllisiä päätösten tai yksittäisten tehtävien seurantaan.
Oma kiertotapani: Pidä video keskittyneenä edistymisen esittelyyn ja linkitä sen jälkeen uusimpaan projektiseurantaan ja päätöslokiin kaiken sellaisen osalta, mikä saattaa muuttua. Kenenkään ei pitäisi joutua katsomaan tallennetta uudelleen selvittääkseen, onko määräaika siirtynyt.
14. Google AppSheet: laskentataulukon muuttaminen projektisovellukseksi
Google AppSheet on kooditon sovelluskehitysalusta, jonka avulla voit rakentaa mukautettuja sovelluksia Google Sheetsin ja muiden lähteiden tietojen pohjalta.
Harkitsisin sitä, kun projekti tarvitsee tiimin jäsenille paremman tavan käyttää seurantatyökalua ilman, että kaikki muokkaavat laskentataulukkoa suoraan.
Ajattele AppSheetiä Airtablen käyttöliittymäsuunnittelijan sukulaisena. Molempien avulla voit rakentaa tietojesi ympärille mukautettuja käyttöliittymiä ilman koodausta. Erona on se, että AppSheet voi muuttaa olemassa olevan Google Sheets -taulukon toimivaksi sovellukseksi, jossa on lomakkeet, nimetyt tehtävät ja mobiilikäyttö. Se on kätevää, kun laskentataulukko toimii hyvin projektipäällikölle mutta muu tiimi tarvitsee jotain helpommin käytettävää.
Miten käyttäisin Google AppSheetiä projektinhallinnassa
Oletetaan, että projektimme on siinä vaiheessa, jossa valmistaudumme käyttäjähyväksyntätestaukseen (UAT). Sen sijaan, että pyytäisin testaajia kirjaamaan virheet jaettuun laskentataulukkoon, käyttäisin AppSheetiä muuttaakseni Google Sheetsissä olevan ongelmanseurannan yksinkertaiseksi ja mobiiliystävälliseksi sovellukseksi.
Testaajat voisivat:
- Ilmoittaa ongelmista
- Liittää kuvakaappauksia ja merkitä niiden vakavuusasteen.
Projektipäälliköt voisivat sitten:
- Tarkistaa nimetyt ongelmat
- Päivittää ongelmien tilan
- Seurata korjauksia ja niihin tehtyjä muutoksia
Mistä pidän: Annat tiimille kunnollisen käyttöliittymän rakentamatta seurantajärjestelmääsi uudelleen alusta alkaen. Testaajat saavat suoraviivaisen ilmoituslomakkeen, kun taas projektipäällikkö pitää tiedot yhdessä paikassa.
Haittapuoli: Luot samalla jälleen yhden ylläpidettävän asian. Kahdeksan viikon projektissa valitsisin tämän vaihtoehdon vain, jos mukana olisi useita testaajia, laskentataulukon päivitykset alkaisivat muuttua sekaviksi tai suunnittelisimme sovelluksen uudelleenkäyttöä tulevissa julkaisuissa.
15. Google Apps Script: Toistuvan projektihallinnon automatisointi
Google Apps Script on skriptausalusta, jonka avulla voit automatisoida toistuvia tehtäviä Google-sovelluksissa, kuten Sheetsissä, Gmailissa ja Kalenterissa.
Harkitsisin sitä, kun tiimillä on luotettava projektiseuranta, mutta kaikkien ajan tasalla pitäminen alkaa viedä enemmän aikaa kuin varsinainen projektinhallinta.
Näin käyttäisin Google Apps Scriptiä projektinhallintaan
Jos minulla olisi esimerkiksi lähestyvä julkaisu, määrittäisin skriptin tarkistamaan Google Sheets -seurannan joka maanantaiaamu vanhentuneiden tehtävien ja seuraavan seitsemän päivän aikana lähestyvien määräaikojen varalta.
Se voisi lähettää projektin omistajille ja projektitiimille automaattisesti yhteenvedon avoinna olevista tehtävistä sekä tehtävien omistajista ja määräajoista. Näin kaikki tietävät, mihin on kiinnitettävä huomiota ennen viikoittaista tilannekatsausta, eikä minun tarvitse koota manuaalisesti uutta tilannekatsausviestiä.
Mistä pidän: Se on erityisen kätevä pienten, toistuvien tehtävien automatisointiin Google-sovellusten välillä. Voit rakentaa sen olemassa olevan työnkulkusi ympärille sen sijaan, että muuttaisit tiimin työskentelytapaa.
Missä asiat mutkistuvat: Apps Script edellyttää jonkin verran ohjelmointia, testausta ja ylläpitoa. Se ei myöskään korjaa virheellisiä projektitietoja.
Oma kiertotapani: Aloita yhdestä yksinkertaisesta automaatiosta, kuten viikoittaisesta määräaikakoosteesta, ja käytä Sheetsissä yhdenmukaisia tilamerkintöjä ja päivämääriä. Yksi luotettava muistutus on mielestäni parempi kuin viisi näppärää skriptiä, joiden vianmääritystä kukaan ei osaa tehdä.
16. Looker Studio: Projektikoontinäytön rakentaminen
Looker Studio on raportointi- ja tietojen visualisointityökalu, jolla voidaan luoda koontinäyttöjä yhdistetyistä tietolähteistä, kuten Google Sheetsistä.
Käyttäisin sitä, kun projektista tulee niin suuri, että sidosryhmät tarvitsevat säännöllisiä mittareita satunnaisten manuaalisten päivitysten sijaan.
On hyvä muistaa, että Looker Studio täydentää Google Sheetsia sen sijaan, että korvaisi sen. Sheetsissä tiimi hallinnoi edelleen työtä, kun taas Looker Studio helpottaa tietojen ymmärtämistä sidosryhmille.
Näin käyttäisin Looker Studiota projektinhallintaan
Lähestyvää tuotejulkaisua varten yhdistäisin Google Sheets -projektiseurantani Looker Studioon ja rakentaisin koontinäytön, jossa näkyvät valmiit tehtävät, myöhässä olevat työt, lähestyvät virstanpylväät ja tiimikohtainen edistyminen.
Voisin lisätä suodattimia, joiden avulla sidosryhmät voivat tarkistaa oman osastonsa edistymisen tai nähdä, mitkä korkean prioriteetin tehtävät vaativat huomiota. Kun taustalla olevaa Sheetsiä päivitetään, koontinäyttö voi näyttää muutokset tietojen päivittyessä.
Mistä pidän: Se on hyvä tapa tarjota sidosryhmille itsepalvelunäkymä projektin edistymiseen. Sen sijaan, että lähettäisin jälleen yhden taulukon, voin jakaa koontinäytön, joka vastaa useimpiin heidän kysymyksiinsä jo ennen kuin he ehtivät kysyä.
Missä se jää vajaaksi: Looker Studio on raportointityökalu, ei projektinseurantajärjestelmä. Se ei hallitse riippuvuuksia, määritä tehtäviä tai korjaa vanhentuneita tietoja. Hyödyllisten koontinäyttöjen rakentaminen vaatii myös jonkin verran alkuvaiheen määrityksiä.
Mitä Googlen projektinhallintatyökaluista puuttuu
Suurin rajoitus ei ole se, että Googlen yksittäiset sovellukset olisivat riittämättömiä. Monet niistä toimivat hyvin tarkoitukseensa.
Ongelma on siinä, että yhdistettyjen tuottavuussovellusten kokonaisuus ei silti ole sama asia kuin integroitu projektinhallintajärjestelmä.
| Projektin tarve | Googlen lähestymistapa | Mahdollinen rajoitus |
|---|---|---|
| Tehtävien seuranta | Sheets, Tasks, Chat | Päivitettävä useita paikkoja |
| Projektin aikataulut | Sheetsin aikajananäkymä | Automaattinen riippuvuuksien käsittely on rajallista |
| Resurssien suunnittelu | Mukautettu Sheets | Kapasiteettilaskelmat vaativat määrityksiä |
| Tehtävien riippuvuudet | Sheetsin kaavat tai skriptit | Ei natiivia päästä päähän toimivaa riippuvuuksien aikatauluttajaa |
| Projektiraportointi | Sheets, Slides, Looker Studio | Riippuu lähdetietojen laadusta |
| Hyväksynnät | Docs-kommentit, Gmail, Chat | Hyväksyntätyönkulut vaativat koordinointia |
| Työnkulun automatisointi | Apps Script, AppSheet | Lisämäärityksiä ja ylläpitoa |
Pienessä projektissa nämä kompromissit voivat olla täysin hyväksyttäviä.
Mutta jos hallinnoisin useita projekteja, joissa on yhteisiä resursseja, muuttuvia määräaikoja ja monimutkaisia riippuvuuksia, harkitsisin erillistä projektinhallintaohjelmistoa.
Asanan, Mondayn, ClickUpin tai Smartsheetin kaltaiset työkalut voivat tarjota jäsennellympiä tapoja hallita tehtäviä, työmäärää, riippuvuuksia ja projektiraportointia. Ne voivat toimia myös Google Workspacen rinnalla, joten tiimien ei välttämättä tarvitse luopua Docsista, Drivesta tai Calendarista.
Voiko koko projektia hallita Google Workspacen avulla?
Kyllä, erityisesti pienemmissä projekteissa, joissa tiimit käyttävät jo Google Workspacea eivätkä tarvitse monimutkaista aikataulutusta tai resurssienhallintaa.
Asiakasportaaliesimerkkiämme voitaisiin kohtuudella hallita Sheetsin, Docsin, Driven, Chatin, Taskin, Calendarin ja Formsin avulla, ja Slides voitaisiin lisätä sidosryhmäraportointia varten.
Aloittaisin näillä työkaluilla ennen uusien lisäämistä. Jokaisen uuden sovelluksen pitäisi ratkaista tietty projektin ongelma eikä vain luoda uutta paikkaa, jossa tiimin on päivitettävä tietoja.
Suuremmissa tai monimutkaisemmissa projekteissa erillinen projektinhallinta-alusta, olipa kyseessä pieni yritys tai suuryritys, voi kuitenkin vähentää aikataulujen, riippuvuuksien ja raportoinnin koordinointiin tarvittavaa manuaalista työtä.
Tavoitteena ei ole käyttää jokaista Googlen sovellusta. Tavoitteena on antaa tiimille luotettava tapa suunnitella työ, nähdä, mitä tapahtuu, ja tehdä päätöksiä ennen kuin ongelmat johtavat määräaikojen ylittymiseen.
Google-työkalujen projektinhallinnan usein kysytyt kysymykset
Googlen sovellukset voivat kattaa perusasiat, mutta oikea käyttöönotto riippuu siitä, kuinka paljon koordinointia projektisi vaatii. Näiden vastausten avulla voit päättää, mihin Workspace sopii ja milloin erillinen projektialusta voi olla hyödyllinen lisä.
Voiko Google Workspace korvata erillisen projektinhallintaohjelmiston?
Kyllä, Google Workspace voi riittää pieniin projekteihin, joissa on selkeä vastuuhenkilö, hallittava tehtävälista ja vähän riippuvuuksia. Käyttäisin jaettua Google Sheetsiä tehtävien omistajuuden ja tilan seurantaan, Docsia projektin kuvaukseen ja kalenteria tärkeisiin päivämääriin.
Kun useiden tiimien on seurattava riippuvuuksia, työmääränäkymiä tai automaattisia tilaraportteja, laskentataulukon ylläpitämisestä voi tulla hankalaa. Jos ihmiset alkavat jatkuvasti kopioida päivityksiä eri tiedostoihin, harkitse erillistä projektinhallintaohjelmistoa, jossa on riippuvuudet.
Mitä Google-sovellusta minun pitäisi käyttää projektitehtävien seurantaan?
Aloita jaetun projektiseurannan osalta Google Sheetsistä ja käytä omiin muistutuksiisi Google Tasksia. Lisää Sheetiin sarakkeet tehtävälle, omistajalle, tilalle, määräpäivälle ja esteelle, jotta tiimi voi suodattaa työt ja havaita myöhästyneet tehtävät.
Tasks toimii paremmin henkilökohtaisten jatkotoimien kuin monialaisen projektisuunnitelman hallintaan. Yhden koko tiimin käytössä olevan ensisijaisen tietolähteen ylläpitäminen ehkäisee ongelmaa, jossa päivitykset jakautuvat henkilökohtaisten listojen, keskustelun ja laskentataulukon kesken.
Miten seuraat projektin riippuvuuksia Google-työkaluilla?
Google Sheets voi näyttää riippuvuudet, mutta tiimin on kirjattava ne selkeästi. Lisää estävän tehtävän -sarake, jossa ilmoitetaan edeltävä tehtävä, sekä jokaiselle kohteelle omistaja, tila ja tavoitepäivämäärä.
Käykää estetyt kohteet läpi tapaamisissa ja päivittäkää päivämäärät, kun aiemman vaiheen työ muuttuu. Sheets ei hallitse riippuvuusverkostoa automaattisesti samalla tavalla kuin erillinen projektiohjelmisto.
Miten voin pitää projektin päätökset ja päivitykset helposti löydettävinä?
Käytä jaettua Google Drive -kansiota projektin kotina ja linkitä työskentelytiedostot yhdestä hakemistodokumentista. Pidä päätökset ja niiden omistajat lyhyessä päätöslokissa ja käytä Chatia keskusteluun sen sijaan, että se olisi ainoa tietue.
Nimeä kansiolle selkeä omistaja, joka voi ylläpitää linkkejä ja käyttöoikeuksia.
Milloin Google Workspace ei riitä
Projektien kasvaessa riippuvuuksien, resurssien ja raportoinnin hallinta erillisissä työkaluissa voi vaatia enemmän työtä kuin siitä on hyötyä. Jos alat törmätä näihin rajoihin, tieto siitä, miten valita projektinhallintaohjelmisto, voi auttaa selvittämään, mitä ominaisuuksia todella tarvitset ja onko aika siirtyä Googlen työkalujen käytön ulkopuolelle.
