¿Qué es el alcance de un proyecto? Definición, guía y ejemplo

¿Qué es una declaración del alcance del proyecto?

Una declaración del alcance del proyecto es un documento formal que registra el alcance acordado del proyecto y establece una comprensión compartida de lo que entregará el proyecto. Normalmente documenta los entregables, los criterios de aceptación, las exclusiones, las suposiciones y las restricciones.

Los directores de proyectos utilizan la declaración del alcance para alinear a las partes interesadas y a los miembros del equipo en torno a las expectativas, evaluar los cambios propuestos con respecto al alcance acordado y evitar la expansión descontrolada del alcance durante todo el proyecto.

¿Por qué es importante el alcance del proyecto?

Contar con un alcance del proyecto claramente definido es importante porque proporciona una referencia común para los directores de proyectos, las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto, que ayuda a:

• Hacer un seguimiento del progreso del proyecto: Medir el trabajo completado en comparación con los objetivos y entregables del proyecto.
• Evaluar los riesgos del proyecto: Identificar posibles desafíos y restricciones que podrían afectar a la entrega del proyecto.
• Asignar recursos de forma eficaz: Asignar recursos en función del trabajo necesario para completar el proyecto.
• Evitar la expansión descontrolada del alcance: Evitar la expansión descontrolada del alcance estableciendo límites claros sobre lo que está incluido y lo que no en el proyecto.
• Controlar los costes del proyecto: Mantener el trabajo alineado con el alcance aprobado para reducir gastos imprevistos y mantenerse dentro del presupuesto.
• Alinear a las partes interesadas y a los miembros del equipo: Comunicar las expectativas, responsabilidades y entregables del proyecto para que todo el mundo entienda lo que debe conseguirse.

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¿Qué debe incluir el alcance del proyecto?

El alcance de un proyecto debe incluir los siguientes elementos para establecer expectativas claras y mantener el proyecto en buen camino:

• Objetivos del proyecto: Definir lo que el proyecto pretende conseguir y los resultados que determinarán su éxito.
• Entregables del proyecto: Identificar los resultados, productos o entregas específicos que se espera que produzca el proyecto.
• Cronograma del proyecto: Describir la duración prevista del proyecto, los hitos clave y las fechas límite.
• Presupuesto del proyecto: Establecer los recursos financieros disponibles para completar el proyecto.
• Restricciones y limitaciones: Identificar cualquier restricción relacionada con el tiempo, el presupuesto, los recursos u otros factores que podrían afectar a la entrega del proyecto.
• Trabajo fuera del alcance: Indicar explícitamente lo que no incluirá el proyecto para evitar malentendidos y la expansión descontrolada del alcance (por ejemplo, si tu campaña de marketing de Google Ads incluye la creación de páginas de destino).

Estos elementos te ayudan a establecer expectativas realistas, alinear a las partes interesadas y mantener el trabajo dentro del plazo y el presupuesto acordados.

Cómo definir el alcance del proyecto

Así se define el alcance del proyecto:

1. Identifica los objetivos del proyecto

Empieza por definir lo que el proyecto debe conseguir y por qué es importante. Identifica los objetivos del proyecto y los resultados empresariales que determinarán el éxito.

Distingue entre los objetivos generales y los objetivos medibles. Por ejemplo, mejorar la incorporación de clientes es un objetivo general, pero reducir el tiempo de incorporación de diez días a cinco es un objetivo medible. Te recomiendo confirmar estas prioridades con las partes interesadas antes de decidir qué entregables forman parte del alcance.

2. Recopila los requisitos de las partes interesadas

Utiliza la recopilación de requisitos para comprender qué necesitan las partes interesadas del proyecto. Habla con los patrocinadores del proyecto, los usuarios finales y las personas responsables de llevar a cabo el trabajo.

Concéntrate en los requisitos empresariales, los requisitos funcionales y los requisitos no funcionales, como los estándares de seguridad o accesibilidad.

Las partes interesadas suelen tener prioridades enfrentadas, así que distingue los requisitos esenciales de las solicitudes deseables. No des por hecho que todas las solicitudes de las partes interesadas deben incluirse en el alcance del proyecto.

3. Define los entregables del proyecto

Enumera los resultados específicos que el proyecto debe producir para cumplir sus objetivos. Deja claro qué incluye cada entregable para evitar malentendidos más adelante.

Por ejemplo, «nuevo sitio web» es impreciso, pero «sitio web de marketing de cinco páginas con un formulario de contacto» establece expectativas claras.

Para cada entregable importante, identifica:

• Resultado esperado: Lo que producirá el equipo y sus componentes principales.
• Trabajo necesario: Las actividades necesarias para producir el entregable.
• Criterios de aceptación: Las condiciones que debe cumplir el entregable para ser aceptado.

Puedes utilizar una estructura de desglose del trabajo (WBS) para organizar los entregables en componentes más pequeños.

4. Establece los límites y las exclusiones del alcance

Define exactamente qué se incluye en el proyecto y qué queda excluido. Unos límites claros ayudan a prevenir la ampliación descontrolada del alcance y te proporcionan una referencia cuando las partes interesadas soliciten trabajo adicional.

Presta especial atención a las exclusiones que las partes interesadas podrían dar por incluidas. Por ejemplo, el rediseño de un sitio web no incluye necesariamente la creación de contenido nuevo ni el mantenimiento continuo.

Incluido en el alcance	Fuera del alcance
Rediseñar cinco páginas existentes	Crear páginas adicionales
Actualizar los diseños de página y la navegación	Reescribir todo el contenido del sitio web
Probar las páginas rediseñadas	Mantenimiento continuo del sitio web
Implementar los cambios de diseño aprobados	Desarrollar nuevas integraciones

No necesitas documentar todas las exclusiones posibles. Céntrate en el trabajo que razonablemente podría confundirse con parte del proyecto.

5. Identifica las limitaciones de recursos y presupuesto

Identifica las limitaciones que podrían restringir lo que el proyecto puede entregar. Estas ayudan a determinar si el alcance propuesto es realista.

Ten en cuenta lo siguiente:

• Presupuesto: Límites de gasto que restringen lo que puede incluirse.
• Recursos: Disponibilidad de las personas, habilidades, materiales y herramientas necesarias.
• Dependencias: Trabajo que depende de equipos externos, proveedores o aportaciones del cliente.
• Supuestos: Condiciones en las que te basas, como recibir las aprobaciones de las partes interesadas en la fecha acordada.

Te recomiendo verificar los supuestos antes de finalizar el alcance. Si un entregable depende de recursos o aprobaciones que aún no se han confirmado, documenta esa incertidumbre.

6. Establece los hitos y plazos clave

Identifica los principales hitos y plazos que condicionan cuándo deben completarse los entregables del proyecto. Céntrate en puntos de control importantes en lugar de programar tareas individuales (por ejemplo, un rediseño de sitio web podría tener hitos para la aprobación del diseño, la finalización del desarrollo y la entrega final).

Ten en cuenta las dependencias y los plazos fijos al establecer estas fechas. Si los entregables propuestos no pueden completarse de forma realista dentro del plazo disponible, tendrás que ajustar el alcance, los recursos o los plazos.

Deja la secuenciación detallada de tareas y la programación del proyecto para el proceso más amplio de planificación del proyecto.

7. Documenta, revisa y aprueba el alcance del proyecto

Registra el alcance acordado en una declaración del alcance del proyecto y revísalo con las partes interesadas antes de comenzar el trabajo.

Involucra a las personas responsables de llevar a cabo el trabajo, no solo al patrocinador del proyecto. Pueden identificar dependencias que se hayan pasado por alto o expectativas poco realistas.

Antes de solicitar la aprobación, confirma que:

• Los entregables y las exclusiones están claros: Todos entienden qué está incluido y qué queda excluido.
• Se reconocen las limitaciones: El alcance refleja los recursos, el presupuesto y los plazos disponibles.
• Los desacuerdos están resueltos: Las partes interesadas están de acuerdo sobre las prioridades y las expectativas.
• La aprobación está documentada: Las partes interesadas correspondientes aprueban formalmente el alcance.

Una vez aprobada, utiliza la línea base del alcance para evaluar los cambios propuestos y evitar adiciones no autorizadas al proyecto.

Ejemplo del alcance del proyecto

Si fueras el director de un nuevo proyecto encargado de entregar ordenadores terminados desde el almacén de fabricación a clientes de todo el condado, un alcance sencillo del proyecto podría ser el siguiente:

Sección	Ejemplo
Descripción general del proyecto	Enviar ordenadores fabricados por ABC a centros de distribución de todo Estados Unidos antes de la temporada de compras navideñas.
Alcance del proyecto	Enviar 500 ordenadores fabricados en octubre de 2022, determinar las necesidades de inventario de los distribuidores y planificar las rutas de entrega para los camiones de ABC.
Principales partes interesadas	John Doe (director de envíos) y Mary See (responsable de adquisiciones).
Entregables del proyecto	Entregar 500 ordenadores a los 10 distribuidores de ABC antes del 30/11/2022.
Criterios de aceptación	Mary See verifica las cantidades del envío y confirma la entrega satisfactoria a cada distribuidor.
Exclusiones	Los productos fabricados después de octubre de 2022 no están incluidos en el alcance del proyecto.
Limitaciones del proyecto	Plazos de envío y coordinación de la comunicación con distribuidores externos.

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