14 Mejores Herramientas para Rastrear Gastos de Proyectos en 2026

Un rastreador de gastos de proyectos es una herramienta que ayuda a tu equipo a registrar, categorizar y monitorear en tiempo real los gastos relacionados con un proyecto. Si buscas el mejor rastreador de gastos de proyectos, probablemente quieres mantener los presupuestos bajo control, evitar sobrecostos inesperados y brindar a los interesados una visión clara de en qué se está gastando el dinero. 

Con requisitos cambiantes y equipos distribuidos, llevar un seguimiento preciso de los gastos es esencial para entregar los proyectos a tiempo y dentro del alcance. Esta lista te ayudará a comparar las principales opciones para 2026, para que así puedas elegir la solución adecuada para gestionar costos, apoyar el cumplimiento y mantener tus proyectos financieramente en regla.

Resumen de los Mejores Seguimientos de Gastos de Proyectos

Esta tabla comparativa resume los detalles de precios de mis principales selecciones de rastreadores de gastos de proyectos para ayudarte a encontrar el que mejor se adapte a tu presupuesto y necesidades empresariales.

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	Microsoft Planner	Mejor para controles avanzados de programación	Prueba gratuita disponible	Desde $10/usuario/mes (facturado anualmente)	Website
2	FreshBooks	Ideal para facturación junto con gastos	Prueba gratuita de 30 días	Desde $23/mes	Website
3	Lark	Ideal con chat y documentos integrados	Plan gratuito disponible	Desde $12/usuario/mes (facturado anualmente)	Website
4	Zoho Expense	Mejor para escaneo automatizado de recibos	Prueba gratuita de 14 días disponible	Desde $3/usuario/mes (facturado anualmente)	Website
5	Rydoo	Ideal para cumplimiento global en gastos	Demo gratuita disponible	Desde $8/usuario/mes (facturado anualmente)	Website
6	Expensify	Mejor para captura de gastos móviles	Prueba gratuita de 30 días disponible	Desde $5/miembro/mes	Website
7	Workamajig	Mejor para flujos de trabajo de agencias creativas	Demo gratuita disponible	Desde $49/usuario/mes (facturado anualmente)	Website
8	Replicon	Mejor para la asignación de tiempo y costos	Demostración gratuita disponible	Precio a consultar	Website
9	Priofy	Mejor para la priorización visual de tareas	Prueba gratuita disponible	Precios a consultar	Website
10	Smartsheet	Ideal para seguimiento tipo hoja de cálculo	Prueba gratuita + demo gratis disponible Book Demo	Desde $9/miembro/mes (facturado anualmente) Get Custom Pricing	Website

Featured Tools

1. 

   Accelo

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   4.4

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2. 

   Celoxis

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   4.4

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3. 

   Wrike

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   4.3

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Reseñas de los Mejores Seguimientos de Gastos de Proyectos

A continuación, encontrarás mis resúmenes detallados de las herramientas para el seguimiento de gastos de proyectos que llegaron a mi lista. Mis reseñas ofrecen una mirada detallada a las funciones, mejores casos de uso e integraciones de cada herramienta para ayudarte a encontrar la mejor para tu equipo.

1

Microsoft Planner

Mejor para controles avanzados de programación

• Prueba gratuita disponible
• Desde $10/usuario/mes (facturado anualmente)

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Rating: 4.6/5

Microsoft Planner destaca entre los expertos en planificación de proyectos que necesitan un control preciso sobre los presupuestos y los cronogramas. Es especialmente útil para equipos en construcción, ingeniería o TI que requieren una gestión rigurosa del presupuesto para proyectos complejos con costos escalonados. Con sus herramientas avanzadas de programación y asignación de recursos, Microsoft Planner te ayuda a seguir los gastos a un nivel minucioso a medida que evolucionan los proyectos.

Por qué elegí Microsoft Planner

Para los equipos que necesitan controles avanzados de programación, Microsoft Planner ofrece un nivel de detalle difícil de igualar en el seguimiento de gastos de proyectos. Su vista de diagrama de Gantt te permite visualizar cada tarea, hito y costo asociado, para que puedas ver exactamente cómo los gastos se alinean con el cronograma del proyecto. Destaco cómo las herramientas de asignación de recursos permiten asignar costos a miembros específicos del equipo, equipos o materiales, lo que facilita el seguimiento de los gastos a medida que avanza el trabajo. Estas características hacen de Microsoft Planner una excelente opción para gestionar presupuestos complejos y dependencias en proyectos a gran escala.

Características clave de Microsoft Planner

Otras funciones de Microsoft Planner ayudan a los equipos a gestionar los gastos con mayor control:

• Seguimiento de línea base: Compara el gasto planificado con los costos reales a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
• Informes personalizados: Crea informes a medida para analizar el desempeño del presupuesto y las tendencias de costos.
• Tablas de tarifas de costos: Establece diferentes tarifas de pago para los recursos y reflejar así los distintos costos laborales.
• Dependencias de tareas: Vincula tareas para visualizar cómo los cambios en un área pueden afectar el costo total del proyecto.

Integraciones de Microsoft Planner

Las integraciones nativas incluyen Microsoft Teams, SharePoint, OneDrive, Outlook, Power BI, Microsoft Planner, Excel, Word, Dynamics 365 y más.

Pros and Cons

Pros:

• Soporta campos de costo personalizados para gastos
• Vincula los costos de los recursos directamente a las tareas
• Gestiona presupuestos de proyectos en varias monedas

Cons:

• No tiene flujo de trabajo integrado para aprobación de gastos
• Integración limitada con herramientas financieras de terceros

LEARN MORE ABOUT MICROSOFT PLANNER:

• Check out Microsoft Planner on their website
• Read my in-depth review of Microsoft Planner
• Microsoft Planner vs. Asana
• Microsoft Planner vs. Trello
• Microsoft Planner vs. Microsoft Project

2

FreshBooks

Ideal para facturación junto con gastos

• Prueba gratuita de 30 días
• Desde $23/mes

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Rating: 4.5/5

FreshBooks destaca para los gestores de proyectos y propietarios de pequeñas empresas que necesitan registrar gastos y enviar facturas desde la misma plataforma. Es especialmente útil para equipos de servicios que cobran a los clientes por trabajos de proyecto y desean mantener los gastos y la facturación estrechamente conectados. FreshBooks te ayuda a gestionar los costes de proyectos y la facturación al cliente sin tener que cambiar entre varias herramientas.

Por qué elegí FreshBooks

Para los equipos de proyecto que necesitan administrar tanto los gastos como la facturación al cliente, FreshBooks ofrece un enfoque unificado que es difícil de encontrar en otros sitios. La plataforma permite registrar los gastos del proyecto y convertirlos directamente en facturas, lo cual es especialmente útil para empresas de servicios que facturan a los clientes gastos reembolsables. Me gusta que puedas asignar gastos a proyectos y clientes específicos, lo que facilita mantener una facturación precisa y transparente. Esta conexión directa entre el registro de gastos y la facturación es lo que hace que FreshBooks sea una opción sólida para la gestión de gastos de proyectos.

Funciones clave de FreshBooks

Otras funciones de FreshBooks ayudan a los equipos de proyecto a gestionar finanzas e informes de manera más completa:

• Seguimiento del tiempo: Registra horas facturables directamente en los proyectos para una facturación precisa.
• Conciliación bancaria: Conecta cuentas bancarias y tarjetas de crédito para importar y conciliar transacciones automáticamente.
• Colaboración en equipo: Invita a los miembros del equipo a registrar tiempo y gastos en proyectos compartidos.
• Informes financieros: Genera informes detallados sobre rentabilidad, gastos e ingresos de proyectos.

Integraciones de FreshBooks

Las integraciones incluyen Gusto, Stripe, Shopify, Bench, HubSpot, Zapier, Trello, Mailchimp y más.

Pros and Cons

Pros:

• Proporciona informes de rentabilidad y gastos de proyectos
• Permite a los miembros del equipo registrar gastos
• Controla los costes de proyectos facturables y no facturables

Cons:

• Las categorías de gastos son genéricas y básicas
• El registro de gastos en la app móvil es básico

LEARN MORE ABOUT FRESHBOOKS:

• Check out FreshBooks on their website

3

Lark

Ideal con chat y documentos integrados

• Plan gratuito disponible
• Desde $12/usuario/mes (facturado anualmente)

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Rating: 4.5/5

Si tu equipo necesita hacer un seguimiento de los gastos del proyecto mientras colabora en tiempo real, Lark reúne chat, documentos y gestión de gastos en un solo espacio de trabajo. Es ideal para equipos distribuidos y gestores de proyectos que quieren mantener las discusiones sobre gastos, aprobaciones y documentación estrechamente vinculadas a la comunicación del proyecto. El enfoque integrado de Lark te ayuda a gestionar presupuestos y compartir actualizaciones sin tener que cambiar entre varias herramientas.

Por qué elegí Lark

Lark destaca en el seguimiento de gastos de proyectos porque combina chat, documentos y flujos de trabajo de aprobación en una sola plataforma. Puedes discutir gastos directamente en hilos de chat, adjuntar recibos o archivos de presupuesto a documentos compartidos y canalizar aprobaciones de gastos sin salir del espacio de trabajo. Me gusta cómo esta configuración mantiene toda la comunicación y documentación relacionada con gastos en contexto, reduciendo el riesgo de perder información. Para equipos que necesitan herramientas de seguimiento integradas que conecten las conversaciones y la gestión de gastos, Lark es una excelente opción. 

Funciones clave de Lark

Otras funciones de Lark ayudan a los equipos a gestionar los gastos del proyecto y la colaboración de manera más efectiva:

• Formularios personalizables: Crea y comparte formularios adaptados a las necesidades de informes financieros de tu proyecto.
• Recordatorios automatizados: Configura recordatorios para plazos de gastos o revisiones de presupuesto dentro del espacio de trabajo.
• Controles de permisos: Gestiona quién puede ver, editar o aprobar documentos y formularios de gastos.
• Acceso desde la app móvil: Haz seguimiento y presenta gastos desde cualquier lugar usando la app móvil de Lark.

Integraciones de Lark

Las integraciones incluyen Google Drive, Microsoft Teams, Zoom, Slack, Trello, Asana, Jira, GitHub, Salesforce y más.

Pros and Cons

Pros:

• Aprobaciones de gastos dentro del chat
• Compartir documentos para recibos y facturas
• Controles de permisos para el acceso a datos financieros

Cons:

• Opciones limitadas para exportar datos de gastos
• Tableros analíticos básicos de gastos

LEARN MORE ABOUT LARK:

• Check out Lark on their website

4

Zoho Expense

Mejor para escaneo automatizado de recibos

• Prueba gratuita de 14 días disponible
• Desde $3/usuario/mes (facturado anualmente)

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Rating: 4.3/5

Si tu equipo necesita capturar y seguir los gastos de proyecto con la mínima entrada manual, Zoho Expense está diseñado para la gestión automática de recibos y gastos. Es especialmente útil para los jefes de proyecto y equipos financieros que gestionan viajes frecuentes o recibos de proveedores. Zoho Expense te ayuda a convertir rápidamente los recibos en gastos categorizados, reduciendo errores y ahorrando tiempo en el seguimiento de costos del proyecto.

Por qué elegí Zoho Expense

Para los jefes de proyecto que buscan eliminar la entrada manual de datos, Zoho Expense destaca por sus capacidades automatizadas de escaneo de recibos. La herramienta utiliza tecnología OCR para extraer datos de los recibos subidos y crear inmediatamente registros de gasto, lo que ayuda a reducir errores y agiliza la presentación de informes de gastos. Me gusta que Zoho Expense también admite la carga masiva de recibos, facilitando la gestión de múltiples gastos de proyecto a la vez. Si tus proyectos implican compras frecuentes o viajes, este nivel de automatización puede hacer que el seguimiento de gastos sea mucho más eficiente.

Características clave de Zoho Expense

Otras funciones de Zoho Expense ayudan a los equipos de proyecto a controlar el gasto y el cumplimiento:

• Flujos de aprobación personalizados: Configura procesos de aprobación multinivel para gastos de proyecto.
• Seguimiento de kilometraje: Registra y calcula los gastos de kilometraje mediante GPS o entrada manual.
• Conciliación de tarjetas corporativas: Asocia transacciones de tarjetas con gastos presentados para informes precisos.
• Automatización de dietas: Configura y aplica tarifas de dietas para costos de viaje relacionados con proyectos.

Integraciones de Zoho Expense

Las integraciones incluyen Zoho Books, QuickBooks Online, Xero, Sage Accounting, Zoho Projects, Zoho People, Uber for Business, Lyft, Slack y más.

Pros and Cons

Pros:

• El escaneo OCR automatizado convierte recibos en gastos
• Permite la carga masiva de recibos
• Admite aprobación multinivel

Cons:

• El etiquetado de proyectos requiere entrada manual
• Análisis básico de tendencias de gasto

LEARN MORE ABOUT ZOHO EXPENSE:

• Check out Zoho Expense on their website

5

Rydoo

Ideal para cumplimiento global en gastos

• Demo gratuita disponible
• Desde $8/usuario/mes (facturado anualmente)

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Rating: 4.4/5

Rydoo está diseñado para gestores de proyectos y equipos financieros que necesitan rastrear gastos en varios países y cumplir con las normativas locales. Es especialmente útil para organizaciones con equipos distribuidos o proyectos internacionales frecuentes, donde las reglas fiscales y las políticas de gastos pueden volverse complicadas. Rydoo te ayuda a automatizar las verificaciones de cumplimiento y estandarizar el seguimiento de gastos sin importar dónde esté trabajando tu equipo.

Por qué elegí Rydoo

Cuando necesitas gestionar gastos de proyectos en diferentes países, Rydoo destaca por su enfoque en el cumplimiento global. La plataforma aplica automáticamente las reglas fiscales locales y las tarifas de dietas, lo que ayuda a los gestores de proyectos a evitar errores costosos y estar preparados para auditorías. Me gusta que Rydoo actualice las normas de cumplimiento en tiempo real, por lo que los informes de gastos de tu equipo siempre reflejan las últimas regulaciones. Esto lo convierte en una opción sólida para organizaciones con proyectos internacionales o equipos distribuidos.

Características clave de Rydoo

Otras funciones de Rydoo que pueden resultarte útiles para gestionar los gastos de proyectos incluyen:

• Escaneo de recibos en tiempo real: Captura y sube recibos al instante usando la app móvil, que extrae automáticamente los datos clave para los informes de gastos.
• Flujos de aprobación personalizados: Configura cadenas de aprobación multinivel adaptadas a la estructura de tu organización y las necesidades de cada proyecto.
• Gestión de dietas: Configura y controla gastos empresariales como asignaciones de dietas para viajes, con cálculos automáticos según la ubicación.
• Integración con software de contabilidad: Conecta Rydoo con plataformas como QuickBooks, Xero y SAP para sincronizar los datos de gastos directamente con tu sistema contable.

Integraciones de Rydoo

Las integraciones incluyen SAP, Oracle NetSuite, Microsoft Dynamics 365, QuickBooks, Xero, Sage, Workday, BambooHR, Slack y Uber.

Pros and Cons

Pros:

• Señala automáticamente gastos que no cumplen la normativa
• Admite reglas fiscales y de dietas para varios países
• Ofrece notificaciones en tiempo real de aprobación de gastos

Cons:

• Funcionalidad limitada sin conexión para ingreso de gastos
• Roles y permisos de usuario poco flexibles

LEARN MORE ABOUT RYDOO:

• Check out Rydoo on their website

6

Expensify

Mejor para captura de gastos móviles

• Prueba gratuita de 30 días disponible
• Desde $5/miembro/mes

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Rating: 4.5/5

Expensify está diseñado para equipos que necesitan capturar gastos de proyectos en movimiento, especialmente aquellos con personal distribuido o que viaja. Su enfoque móvil permite a los usuarios tomar fotos de los recibos y enviar gastos directamente desde sus teléfonos, lo que lo convierte en una excelente opción para equipos de campo y consultores. Expensify ayuda a los gerentes de proyectos a mantener un control en tiempo real sobre los gastos sin tener que esperar a que llegue la documentación física.

Por qué elegí Expensify

Cuando los equipos de proyecto necesitan capturar gastos desde cualquier lugar, el diseño móvil de Expensify lo convierte en una opción práctica. La aplicación permite a los usuarios tomar fotos de los recibos, extraer automáticamente los detalles y enviar los gastos directamente desde sus teléfonos, lo cual es especialmente útil para equipos que trabajan en el campo o viajan entre sitios de clientes. Me gusta que Expensify también ofrezca informes de gastos en tiempo real, por lo que los gerentes de proyectos pueden monitorear los gastos a medida que ocurren. Este enfoque en la captura de gastos móvil ayuda a reducir retrasos y mantiene los presupuestos del proyecto actualizados.

Funciones clave de Expensify

Otras funciones de Expensify ayudan a los equipos de proyecto a gestionar y controlar los gastos de manera más eficiente:

• Integración de tarjeta corporativa: Sincroniza las transacciones de las tarjetas de la empresa directamente con los reportes de gastos para un seguimiento preciso.
• Flujos de aprobación personalizables: Configura cadenas de aprobación multinivel para adaptarse a los requisitos de tu proyecto.
• Aplicación de políticas: Aplica reglas personalizadas para marcar los gastos fuera de política antes del envío.
• Conversión automática de moneda: Convierte los gastos a tu moneda base usando tasas de cambio en tiempo real.

Integraciones de Expensify

Las integraciones incluyen QuickBooks, Xero, Oracle NetSuite, Sage Intacct, Workday, Gusto, ADP, Uber, Lyft, y más.

Pros and Cons

Pros:

• Sincroniza transacciones de tarjetas corporativas
• Alertas de violaciones de políticas en tiempo real
• Sincronización automática de gastos a códigos de proyecto

Cons:

• El reporte a nivel de proyecto es limitado
• Requiere internet para escaneos móviles

LEARN MORE ABOUT EXPENSIFY:

• Check out Expensify on their website

7

Workamajig

Mejor para flujos de trabajo de agencias creativas

• Demo gratuita disponible
• Desde $49/usuario/mes (facturado anualmente)

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Workamajig está diseñado específicamente para agencias creativas que necesitan gestionar proyectos, gastos y facturación de clientes en un solo lugar. Es especialmente útil para equipos de marketing, diseño y publicidad que manejan múltiples campañas y desean vincular los presupuestos de los proyectos directamente con los flujos de trabajo creativos. Con Workamajig, puedes rastrear el tiempo, los gastos y la asignación de recursos junto con el progreso del proyecto, ayudándote a mantener el trabajo de los clientes rentable y en curso.

Por qué elegí Workamajig

Para las agencias creativas, Workamajig integra el seguimiento de gastos de proyectos directamente en el flujo del trabajo de campañas y clientes. Puedes conectar los presupuestos de los proyectos a trabajos individuales, rastrear gastos por cliente o campaña, y gestionar estimaciones frente a los reales a medida que los proyectos avanzan. Me gusta que Workamajig ofrece una forma fácil de asignar recursos y costos a entregables creativos específicos, para que siempre sepas en qué se está utilizando el presupuesto del proyecto. Este enfoque en los flujos de trabajo creativos lo convierte en una opción fuerte para agencias que necesitan mantener un control estricto tanto de los costos del proyecto como de la rentabilidad del cliente.

Características clave de Workamajig

Otras funciones de Workamajig ayudan a las agencias a gestionar los gastos de los proyectos con mayor precisión y control:

• Gestión de facturas de proveedores: Haz seguimiento, aprueba y paga facturas de proveedores directamente en la plataforma.
• Seguimiento de órdenes de compra: Crea y gestiona órdenes de compra vinculadas a proyectos o clientes específicos.
• Constructor de informes personalizado: Diseña y genera informes financieros y de proyecto detallados adaptados a las necesidades de la agencia.
• Registro de tiempo integrado: Registra horas facturables y no facturables junto a los gastos para una contabilidad de proyectos completa.

Integraciones de Workamajig

Las integraciones incluyen Avalara, Bionic, Edenred Pay y AvidXchange.

Pros and Cons

Pros:

• Vincula directamente los gastos del proyecto a clientes
• Rastrea costos de proveedores dentro de cada presupuesto de proyecto
• Permite permisos granulares de gastos

Cons:

• Aplicación móvil con funciones limitadas
• Las exportaciones requieren formato manual

LEARN MORE ABOUT WORKAMAJIG:

• Check out Workamajig on their website
• Read my in-depth review of Workamajig

8

Replicon

Mejor para la asignación de tiempo y costos

• Demostración gratuita disponible
• Precio a consultar

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Replicon está diseñado para equipos que necesitan rastrear tanto el tiempo como los costos de proyectos en detalle, lo que lo convierte en una opción sólida para servicios profesionales, consultorías y empresas de TI. Es especialmente útil si necesitas asignar mano de obra y gastos entre varios proyectos o clientes y quieres registrar horas facturables y no facturables. El seguimiento detallado de Replicon te ayuda a vincular las entradas de tiempo directamente con los presupuestos de los proyectos, para que puedas monitorear costos y uso de recursos a medida que el trabajo avanza.

Por qué elegí Replicon

Replicon destaca por su capacidad de vincular el seguimiento del tiempo directamente con la asignación de costos de proyectos, lo cual es esencial para equipos que gestionan proyectos complejos o con alto consumo de recursos. Puedes asignar los costos laborales a proyectos específicos, distinguir entre horas facturables y no facturables, y monitorear el consumo de presupuesto en tiempo real a medida que avanza el trabajo. Valoro que Replicon permite configurar tarifas de costos personalizadas para diferentes roles o recursos, facilitando obtener datos precisos de los gastos del proyecto. Estas características hacen de Replicon una excelente opción si necesitas vincular tiempo, costo y seguimiento de proyectos en un solo lugar.

Características clave de Replicon

Otras funciones de Replicon ayudan a los equipos a gestionar los gastos de proyectos con mayor control y transparencia:

• Aplicación de políticas de gastos: Establece reglas para los gastos permitidos y automatiza la comprobación del cumplimiento.
• Soporte multimoneda: Rastrea y convierte gastos en diferentes monedas para proyectos globales.
• Captura de recibos desde dispositivos móviles: Sube y adjunta recibos a las entradas de gastos directamente desde un dispositivo móvil.
• Flujos de aprobación personalizados: Diseña procesos de aprobación de varios pasos para las presentaciones de gastos.

Integraciones de Replicon

Las integraciones incluyen SAP, Oracle, ADP, QuickBooks, Xero, Sage, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Tableau y más.

Pros and Cons

Pros:

• Tarifas basadas en roles para calcular los costos laborales
• Ofrece trazabilidad para todas las entradas de gastos
• Se integra con sistemas de nómina y ERP

Cons:

• No tiene OCR integrado para escaneo de recibos
• Personalización limitada de categorías de gastos

LEARN MORE ABOUT REPLICON:

• Check out Replicon on their website

9

Priofy

Mejor para la priorización visual de tareas

• Prueba gratuita disponible
• Precios a consultar

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Priofy ofrece un enfoque visual como prioridad para el seguimiento de tareas y gastos, lo que lo convierte en una opción adecuada para equipos que necesitan ver prioridades de un vistazo. Está diseñado para gestores de proyectos y equipos que buscan organizar, priorizar y monitorear tanto las tareas como los gastos relacionados en una única interfaz interactiva. Con Priofy, puedes detectar rápidamente las tareas que afectan al presupuesto y ajustar las prioridades a medida que cambian las necesidades del proyecto.

Por qué elegí Priofy

Lo que diferencia a Priofy es su enfoque en la priorización visual de tareas, que apoya directamente el seguimiento de gastos de proyecto para equipos que necesitan ver tanto la carga de trabajo como el impacto en el presupuesto en un solo lugar. Puedes asignar gastos a tareas y organizarlas visualmente por prioridad, facilitando identificar qué elementos están impulsando los costos. Me gusta cómo los tableros de arrastrar y soltar de Priofy mejoran la gestión financiera permitiéndote ajustar rápidamente prioridades según cambian los presupuestos. Este enfoque ayuda a los gestores de proyectos a mantener el control financiero estrechamente conectado a la gestión diaria de tareas.

Características Clave de Priofy

Otras funciones de Priofy ayudan a los equipos a gestionar los gastos del proyecto y las tareas de forma más eficiente:

• Etiquetas personalizables para tareas: Añade etiquetas codificadas por colores a tareas para identificar rápidamente categorías de gasto o fases del proyecto.
• Soporte para adjuntos: Sube recibos, facturas o documentos de respaldo directamente a las tareas para fácil referencia.
• Widgets de seguimiento de progreso: Usa widgets integrados para monitorear tasas de cumplimiento de tareas y consumo del presupuesto lado a lado.
• Hilos de comentarios: Colabora en tareas y elementos de gasto con discusiones en hilos para una comunicación clara.

Integraciones de Priofy

Las integraciones no se encuentran publicadas.

Pros and Cons

Pros:

• Tableros visuales para tareas con alto gasto
• Permite adjuntar recibos por tarea
• Realiza análisis de KPI entre proyectos

Cons:

• No tiene integración directa con plataformas contables
• No puede generar informes de gastos detallados

LEARN MORE ABOUT PRIOFY:

• Check out Priofy on their website

10

Smartsheet

Ideal para seguimiento tipo hoja de cálculo

• Prueba gratuita + demo gratis disponible
• Desde $9/miembro/mes (facturado anualmente)

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Rating: 4.5/5

Si buscas un rastreador de gastos de proyectos que resulte familiar para quienes han usado hojas de cálculo, Smartsheet merece una mirada atenta. Está diseñado para equipos de marketing, operaciones o gestión de proyectos que desean organizar costos, aprobaciones y presupuestos en un formato flexible basado en una cuadrícula. Smartsheet destaca porque permite crear hojas de gastos personalizadas con fórmulas, adjuntos y flujos de trabajo automatizados, todo en un solo lugar.

Por qué elegí Smartsheet

Lo que diferencia a Smartsheet es su interfaz al estilo de hoja de cálculo, que hace que el seguimiento del flujo de efectivo y los gastos del proyecto resulte intuitivo. Puedes crear columnas personalizadas para categorías de costos, utilizar fórmulas para calcular totales y adjuntar recibos o facturas directamente a cada fila. Me gusta que se puedan configurar flujos de aprobación automatizados para la presentación de gastos, lo que ayuda a mantener el control y la auditoría del gasto. Estas características hacen que Smartsheet sea ideal para equipos que buscan la flexibilidad de una hoja de cálculo con la estructura de un rastreador de gastos de proyectos dedicado.

Características clave de Smartsheet

Otras funcionalidades de Smartsheet ayudan a los equipos a gestionar los gastos del proyecto con mayor visibilidad y control:

• Panel de gestión de recursos: Haz seguimiento de la asignación del equipo y los costos laborales asociados en tiempo real.
• Vista de diagrama de Gantt: Visualiza las líneas de tiempo del proyecto junto al presupuesto y el gasto real.
• Enlace de celdas: Conecta datos entre varias hojas para consolidar la información de gastos.
• Controles de permisos: Establece niveles de acceso detallados sobre quién puede ver estimaciones de costos o editar datos financieros.

Integraciones de Smartsheet

Las integraciones incluyen Jira Software, Power BI, Salesforce, SAP ERP, ServiceNow, Tableau, Workday, Microsoft Teams, Slack, Docusign y más.

Pros and Cons

Pros:

• Amplia galería de plantillas
• Se integra con Docusign para aprobaciones de gastos
• Formato condicional para señalar elementos que superan el presupuesto

Cons:

• Sin funciones nativas para kilometraje o viáticos
• Soporte limitado para gastos en múltiples monedas

New Product Updates from Smartsheet

June 7 2026

Smartsheet Adds Large Sheet Webhooks and API Usage Insights

Smartsheet now lets you use webhooks on sheets of any size and gives admins clear visibility into API users and call data. Together, these updates help you build reliable integrations and monitor API usage more effectively. For more information, visit Smartsheet’s official site.

LEARN MORE ABOUT SMARTSHEET:

• Check out Smartsheet on their website
• Read my in-depth review of Smartsheet
• Explore best alternatives to Smartsheet

Otros Seguimientos de Gastos de Proyectos

Aquí tienes algunas opciones adicionales de rastreadores de gastos de proyectos que no entraron en mi lista principal, pero que igualmente vale la pena revisar:

1. Wrike

   Mejor para colaboración en equipo en tiempo real

2. QuickBooks Online

   Mejor para integración contable

3. SAP Concur

   Lo mejor para el control de gastos de viaje empresariales

Criterios de Selección de Seguimiento de Gastos de Proyectos

Al seleccionar el mejor rastreador de gastos de proyectos para incluir en esta lista, consideré las necesidades comunes de los compradores y los puntos de dolor, como registrar correctamente los gastos específicos de cada proyecto y asegurar el cumplimiento de las políticas de la empresa. También utilicé el siguiente marco para hacer que mi evaluación fuera estructurada y justa:

Funcionalidad Principal (25% de la puntuación total)
Para considerarse en esta lista, cada solución debía cubrir los siguientes casos de uso comunes:

• Rastrear gastos por proyecto o cliente
• Adjuntar recibos a los registros de gasto
• Aprobar o rechazar gastos enviados
• Exportar los datos de gastos para informes
• Configurar roles y permisos de usuario

Funciones Destacadas Adicionales (25% de la puntuación total)
Para ayudar a reducir aún más la competencia, también busqué funcionalidades únicas, como:

• Revisiones automatizadas de cumplimiento para regulaciones globales
• Conversión de divisas en tiempo real para gastos internacionales
• Escaneo y carga de recibos desde el móvil
• Integración con sistemas ERP o de recursos humanos
• Categorías de gasto y flujos de trabajo personalizables

Usabilidad (10% de la puntuación total)
Para evaluar la usabilidad de cada sistema, consideré lo siguiente:

• Interfaz de usuario simple e intuitiva
• Navegación clara entre módulos
• Proceso rápido de registro y aprobación de gastos
• Diseño adaptable para móviles y ordenadores
• El mínimo de clics para completar tareas comunes

Incorporación (10% del puntaje total)
Para evaluar la experiencia de incorporación de cada plataforma, consideré lo siguiente:

• Disponibilidad de videos de formación y tutoriales
• Acceso a una plantilla de registro de gastos preconstruida
• Recorridos interactivos del producto para nuevos usuarios
• Listas de verificación paso a paso para la incorporación
• Soporte de chat en vivo o chatbot durante la configuración

Atención al Cliente (10% del puntaje total)
Para evaluar los servicios de atención al cliente de cada proveedor de software, consideré lo siguiente:

• Disponibilidad de soporte 24/7
• Múltiples canales de soporte como chat, correo electrónico y teléfono
• Tiempos de respuesta rápidos a las consultas
• Acceso a un centro de ayuda con opción de búsqueda
• Disponibilidad de recursos de incorporación y resolución de problemas

Relación Calidad-Precio (10% del puntaje total)
Para evaluar la relación calidad-precio de cada plataforma, consideré lo siguiente:

• Estructura de precios transparente y predecible
• Planes flexibles para diferentes tamaños de equipo
• Funcionalidades incluidas en cada nivel de precios
• Sin comisiones ocultas ni cargos inesperados
• Disponibilidad de prueba gratuita o demostración

Opiniones de Clientes (10% del puntaje total)
Para tener una idea de la satisfacción general de los clientes, consideré lo siguiente al leer las reseñas de usuarios:

• Comentarios positivos sobre la precisión al registrar gastos
• Informes de funcionalidad móvil confiable
• Observaciones sobre el desempeño de las integraciones
• Satisfacción de los usuarios con la atención al cliente
• Comentarios sobre la facilidad de incorporación y configuración

Cómo Elegir un Gestor de Gastos de Proyectos

Es fácil perderse entre largas listas de funcionalidades y estructuras de precios complejas. Para ayudarte a mantener el enfoque durante tu proceso de selección de software, aquí tienes una lista de factores a tener en cuenta:

¿Qué es un Gestor de Gastos de Proyectos?

Un gestor de gastos de proyectos es una herramienta de software que ayuda a los equipos a registrar, categorizar y monitorear los gastos asociados a proyectos específicos. Permite a los gestores de proyectos rastrear los gastos en tiempo real, adjuntar recibos y asegurar que los gastos se alinean con los presupuestos y políticas. Estas herramientas facilitan la elaboración de informes precisos, simplifican las aprobaciones y ayudan a las organizaciones a mantener el control financiero en varios proyectos o clientes.

Características

Al seleccionar un gestor de gastos de proyectos, presta atención a las siguientes características clave:

• Seguimiento de gastos por proyecto: Asigna los gastos a proyectos o clientes específicos, facilitando el monitoreo detallado de presupuestos y desembolsos a un nivel granular.
• Captura y almacenamiento de recibos: Sube, almacena y organiza copias digitales de recibos para cada gasto, facilitando la trazabilidad y el cumplimiento normativo.
• Flujos de aprobación: Envía los gastos presentados a través de cadenas de aprobación personalizables, asegurando supervisión y cumplimiento de políticas antes del reembolso.
• Soporte multimoneda: Registra y convierte gastos en diferentes monedas, lo cual es fundamental para equipos que trabajan en varios países.
• Categorías de gastos personalizadas: Crea y gestiona categorías que reflejen los diferentes tipos de gastos y necesidades de reporte de tu organización.
• Integración con sistemas contables: Sincroniza los datos de gastos directamente con tu software contable o ERP para reducir la entrada manual y errores.
• Informes y paneles en tiempo real: Accede a visualizaciones y resúmenes actualizados de los gastos por proyecto para apoyar la toma de decisiones.
• Roles y permisos de usuarios: Controla quién puede presentar, aprobar o visualizar los gastos, protegiendo la información financiera sensible.
• Acceso móvil: Ingresa gastos, sube recibos y aprueba solicitudes desde smartphones o tabletas, facilitando el trabajo para equipos en movimiento.

Beneficios

Utilizar un rastreador puede optimizar tus operaciones y aportar varios beneficios a tu equipo y a tu negocio. Estos son algunos a los que puedes aspirar:

• Mejor control del presupuesto: Supervisa el gasto específico de proyectos en tiempo real, ayudando a mantenerte dentro del presupuesto y evitando sobrecostos.
• Más rapidez en las aprobaciones de gastos: Gestiona el proceso de revisión con flujos de trabajo automatizados, reduciendo demoras y seguimientos manuales.
• Mayor cumplimiento: Haz cumplir las políticas de la empresa y las regulaciones fiscales al señalizar gastos no conformes y mantener registros de auditoría detallados.
• Reportes precisos: Genera informes y paneles actualizados que te permiten una clara visibilidad de los costos de los proyectos y los patrones de gasto.
• Gestión de recibos simplificada: Almacena y organiza recibos digitales, haciendo que auditorías y reembolsos sean más fáciles y confiables.
• Mayor responsabilidad del equipo: Asigna gastos a personas y proyectos, aclarando responsabilidades y reduciendo disputas sobre los desembolsos.
• Integración sencilla: Sincroniza los datos de gastos con sistemas contables y ERP, minimizando la entrada manual y el riesgo de errores.

Costos y Precios

Elegir un rastreador de gastos de proyectos requiere comprender los diversos modelos y planes de precios disponibles. Los costos varían según las funciones, el tamaño del equipo, los complementos y más. La siguiente tabla resume los planes comunes, sus precios promedio y las características típicas incluidas en las soluciones de rastreadores de gastos por proyecto:

Tabla Comparativa de Planes para Rastreador de Gastos de Proyectos

¿Qué sigue?

Si estás investigando rastreadores de gastos de proyectos, conéctate con un asesor de SoftwareSelect para recibir recomendaciones gratuitas.

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