Lista de requisitos del software de gestión de proyectos

Requisitos funcionales principales

Imprescindibles absolutos

• Creación, asignación y seguimiento de tareas: La herramienta debe permitirte crear tareas individuales, asignarlas a responsables concretos, establecer fechas límite y actualizar su estado hasta completarlas. Este requisito se cumple cuando cada tarea tiene un responsable asignado, una fecha límite y un estado visible, sin necesidad de utilizar una hoja de cálculo adicional.
• Planificación y programación de proyectos: La herramienta debe permitir definir el alcance del proyecto, establecer hitos, asignar dependencias entre tareas y visualizar los plazos. Este requisito se cumple cuando un gestor de proyectos puede crear y compartir un plan de proyecto completo de principio a fin dentro de la plataforma.
• Colaboración y comunicación: La herramienta debe centralizar los comentarios, las @menciones, las notificaciones y el intercambio de archivos directamente en las tareas y los proyectos. Este requisito se cumple cuando tu equipo no necesita un hilo de mensajes independiente para debatir sobre el trabajo: el contexto permanece vinculado al propio trabajo.

Requisitos estándar

• Varias vistas de proyecto: La herramienta debería ofrecer al menos tableros Kanban, diagramas de Gantt, vistas de lista y vistas de calendario. Este requisito se cumple cuando los distintos miembros del equipo pueden consultar los mismos datos del proyecto en el formato que mejor se adapte a su flujo de trabajo, sin duplicar la información.
• Gestión de recursos y equilibrio de la carga de trabajo: La herramienta debería ofrecer a los responsables visibilidad sobre las asignaciones actuales, la capacidad y la sobrecarga de cada miembro del equipo. Este requisito se cumple cuando puedes detectar quién está sobrecargado y reasignar el trabajo antes de que se incumpla una fecha límite.
• Seguimiento del tiempo y hojas de horas: La herramienta debería permitir a los miembros del equipo registrar las horas directamente en las tareas. Este requisito se cumple cuando los datos de tiempo están vinculados a tareas específicas y no se introducen en un sistema independiente a posteriori.
• Informes y paneles: La herramienta debería proporcionar paneles personalizables, indicadores del estado del proyecto e informes exportables. Este requisito se cumple cuando las partes interesadas pueden consultar el estado del proyecto en tiempo real sin pedir a un gestor de proyectos que recopile los datos manualmente.

Requisitos especiales

• Gestión de carteras y programas: La herramienta debería proporcionar vistas consolidadas de varios proyectos simultáneos, ofreciendo a los directivos un único lugar desde el que supervisar el estado, los riesgos y el uso de los recursos de toda una cartera. Se trata de una necesidad especializada para organizaciones que gestionan decenas de iniciativas simultáneas.
• Seguimiento del presupuesto y los costes: La herramienta debería permitir a los equipos establecer presupuestos de proyectos, registrar costes y comparar el gasto con el plan. Este requisito se cumple cuando un gestor de proyectos puede supervisar el rendimiento financiero dentro de la plataforma, en lugar de mantener una hoja de cálculo independiente.
• Funciones específicas de Agile/Scrum: La herramienta debería incluir planificación de sprints, gestión del trabajo pendiente y gráficos de evolución. Este requisito se aplica específicamente a los equipos de desarrollo de software que trabajan con Scrum y se cumple cuando el equipo puede ejecutar un ciclo completo de sprint —desde el perfeccionamiento del trabajo pendiente hasta la revisión del sprint— sin salir de la herramienta.

Requisitos técnicos y de integración

Imprescindibles absolutos

• Accesibilidad basada en la nube: La herramienta debe estar basada en el navegador y contar con un SLA de disponibilidad documentado. Este requisito se cumple cuando tu equipo puede iniciar sesión desde cualquier dispositivo y lugar, sin instalar software, y cuando el proveedor se compromete públicamente con un umbral mínimo de disponibilidad, normalmente del 99,9 % o superior.
• Integraciones con herramientas de productividad principales: La herramienta debe incluir conectores nativos para plataformas de correo electrónico, calendarios y almacenamiento de archivos, como Google Workspace y Microsoft 365. Este requisito se cumple cuando las tareas, las fechas de vencimiento y los archivos se sincronizan directamente entre la plataforma de gestión de proyectos y las herramientas con las que tu equipo ya trabaja, sin exportaciones manuales ni soluciones alternativas de terceros.

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Requisitos estándar

• Aplicaciones móviles: Las herramientas adecuadas para el trabajo remoto deberían ofrecer aplicaciones completas para iOS y Android que permitan a los miembros del equipo actualizar tareas, dejar comentarios y aprobar trabajos desde sus teléfonos. Este requisito se cumple cuando la experiencia móvil cubre las acciones diarias de tu equipo, no solo el acceso de lectura a los datos del proyecto.
• Acceso a la API y webhooks: La herramienta debería ofrecer una API REST documentada y compatibilidad con webhooks. Este requisito se cumple cuando tus desarrolladores pueden crear integraciones personalizadas, enviar datos a otros sistemas y activar acciones automatizadas en función de eventos dentro de la plataforma.
• Mercado de aplicaciones de terceros: La herramienta debería incluir integraciones prediseñadas con herramientas como Slack, Microsoft Teams, Jira, GitHub, Salesforce y Zoom. Este requisito se cumple cuando tu equipo puede conectar la plataforma con su conjunto de herramientas existente sin escribir código.
• Importación y exportación de datos: La herramienta debería admitir la importación y exportación masiva en CSV y Excel. Este requisito se cumple cuando puedes migrar los datos de proyectos existentes sin tener que reconstruirlos manualmente y extraer los datos en un formato que tu equipo pueda utilizar realmente.
• Automatización y creador de flujos de trabajo: La herramienta debería incluir un motor de reglas sin código que automatice acciones repetitivas, como cambiar el estado de una tarea, enviar una notificación o reasignar trabajo cuando se cumpla una condición desencadenante. Este requisito se cumple cuando un gestor de proyectos, y no un desarrollador, puede crear y mantener esas reglas dentro de la plataforma.

Requisitos especiales

• Implementación local o en una nube privada: La herramienta debería admitir la instalación autoalojada o en una nube privada para organizaciones con requisitos estrictos de residencia o soberanía de los datos. Este requisito se cumple cuando tu equipo de TI puede implementar y gestionar la aplicación dentro de su propia infraestructura, sin depender del entorno de nube compartida del proveedor.
• Integraciones con herramientas para desarrolladores: La herramienta debería conectarse directamente con canalizaciones de CI/CD, repositorios de Git y sistemas de seguimiento de incidencias. Este requisito se aplica a los equipos de ingeniería y se cumple cuando los desarrolladores pueden vincular confirmaciones, solicitudes de incorporación de cambios y estados de compilación con las tareas del proyecto sin cambiar de herramienta.
• Conectividad con herramientas de BI: La herramienta debería ofrecer conectores directos a plataformas como Power BI, Tableau o Looker. Este requisito se cumple cuando tu equipo de análisis puede extraer datos activos del proyecto a su entorno de informes sin exportaciones manuales ni pasos intermedios de ETL.

Requisitos de seguridad & cumplimiento

Requisitos imprescindibles

• Control de acceso basado en roles (RBAC): La herramienta debe admitir permisos detallados a nivel de usuario, equipo, proyecto y objeto. Este requisito se cumple cuando puedes conceder a un contratista acceso de solo lectura a un proyecto y, al mismo tiempo, otorgar a un responsable de equipo derechos de edición completos en todo su departamento, sin que esos permisos se extiendan a espacios de trabajo no relacionados.
• Cifrado de datos: La herramienta debe cifrar los datos en tránsito mediante TLS y en reposo mediante AES-256. Este requisito se cumple cuando el proveedor puede confirmar que ambos estándares de cifrado están activos de forma predeterminada, sin necesidad de configuración adicional por tu parte.
• Autenticación segura: La herramienta debe admitir políticas de contraseñas seguras y autenticación multifactor (MFA). Este requisito se cumple cuando la MFA se puede imponer en toda la organización, en lugar de ofrecerse únicamente como una configuración opcional para cada usuario.

Requisitos estándar

• Inicio de sesión único (SSO): La herramienta debe integrarse con proveedores de identidad como Okta y Azure AD mediante SAML 2.0 u OAuth. Este requisito se cumple cuando tu equipo puede iniciar sesión a través de tu proveedor de identidad existente sin tener que mantener un conjunto de credenciales independiente.
• Registros de auditoría e historial de actividad: La herramienta debe mantener registros inmutables de las acciones de los usuarios en toda la plataforma. Este requisito se cumple cuando un administrador puede obtener un registro con marcas de tiempo que indique quién cambió qué y cuándo, para cualquier proyecto o tarea.
• Copias de seguridad periódicas y recuperación ante desastres: El proveedor debe documentar los objetivos de tiempo de recuperación (RTO) y los objetivos de punto de recuperación (RPO), así como ejecutar procedimientos de recuperación probados. Este requisito se cumple cuando el proveedor puede demostrar —no solo describir— cómo se restauran tus datos y cuánto tiempo tarda el proceso.
• Certificación SOC 2 Tipo II: La herramienta debe contar con un informe SOC 2 Tipo II vigente elaborado por un auditor independiente. Este requisito se cumple cuando el proveedor puede proporcionar el informe previa solicitud, confirmando que sus controles de seguridad se han probado durante un periodo de observación prolongado y no solo en un momento puntual.

Requisitos especiales

• Cumplimiento del GDPR, HIPAA o FedRAMP: La herramienta debe contar con las certificaciones normativas relevantes para tu sector y región operativa. Este requisito se cumple cuando el proveedor proporciona declaraciones de cumplimiento documentadas y firma un Acuerdo de procesamiento de datos (DPA) o un Acuerdo de asociado comercial (BAA), según corresponda a tu organización.
• Opciones de residencia de datos: La herramienta debe permitirte elegir la región geográfica —UE, EE. UU. o APAC— donde se almacenan y procesan tus datos. Este requisito se cumple cuando la selección de región es una configuración de cuenta configurable, no una excepción negociada que requiera un contrato personalizado.
• Claves de cifrado gestionadas por el cliente (BYOK): La herramienta debe permitir que tu organización proporcione y gestione sus propias claves de cifrado. Este requisito se cumple cuando tu equipo de seguridad controla el ciclo de vida de las claves —incluidas la rotación y la revocación— de forma independiente de la infraestructura del proveedor.

Requisitos de asistencia & implementación del proveedor

Requisitos imprescindibles

• Atención al cliente receptiva: El proveedor debe ofrecer canales de asistencia accesibles —como mínimo, correo electrónico y chat en directo— con acuerdos de nivel de servicio (SLA) publicados sobre los tiempos de respuesta. Este requisito se cumple cuando puedes contactar con un agente de asistencia durante tu horario laboral y recibir una respuesta sustancial dentro del plazo que el proveedor se compromete a cumplir por escrito, no solo una confirmación de recepción del ticket.
• Documentación y base de conocimientos: El proveedor debe mantener un centro de ayuda de autoservicio y con búsqueda, con artículos, guías prácticas y contenido de resolución de problemas actualizados. Este requisito se cumple cuando tu equipo puede resolver de forma independiente las dudas habituales de configuración e instalación sin abrir un ticket de asistencia.

Requisitos estándar

• Asistencia para la incorporación y la implementación: El proveedor debe ofrecer una configuración guiada, plantillas de proyectos y asistencia para la migración de datos a los nuevos clientes. Este requisito se cumple cuando dispones de un proceso estructurado desde la firma del contrato hasta un espacio de trabajo funcional, no solo de una cuenta vacía y un enlace a la documentación.
• Recursos de formación: El proveedor debe ofrecer tutoriales en vídeo, seminarios web en directo o grabados e, idealmente, un programa de certificación. Este requisito se cumple cuando un nuevo miembro del equipo puede ponerse al día mediante materiales de aprendizaje estructurados sin necesitar un formador interno dedicado.
• Precios transparentes: El proveedor debe publicar precios claros por usuario o por niveles, sin tarifas ocultas, cargos por complementos ni requisitos mínimos de puestos ocultos en el contrato. Este requisito se cumple cuando puedes calcular el coste anual total antes de hablar con el equipo de ventas.
• Estabilidad y hoja de ruta del proveedor: El proveedor debe mostrar pruebas de solvencia financiera, un historial de inversión en el producto y una hoja de ruta del producto pública o compartida. Este requisito se cumple cuando puedes verificar que el proveedor sigue lanzando funciones activamente —en lugar de limitarse a mantener la situación actual— y que es poco probable que cierre o sea adquirido de una forma que interrumpa tus operaciones.
• Acuerdos de nivel de servicio (SLA): El proveedor debe ofrecer garantías contractuales que cubran tanto el tiempo de actividad como los tiempos de respuesta de asistencia. Este requisito se cumple cuando esos compromisos están incluidos por escrito en tu acuerdo de servicio, no solo mencionados en una página de marketing, con soluciones definidas si el proveedor no los cumple.

Requisitos especiales

• Responsable dedicado del éxito del cliente: El proveedor debe asignar un responsable del éxito del cliente identificado a las cuentas empresariales con necesidades de implementación complejas. Este requisito se cumple cuando tienes un único punto de contacto que conoce tu cuenta, participa en revisiones periódicas y puede escalar los problemas internamente en tu nombre.
• Asistencia prémium 24/7: El proveedor debe ofrecer asistencia ininterrumpida para equipos que trabajan en distintas zonas horarias o utilizan la plataforma como un sistema crítico para el negocio. Este requisito se cumple cuando un agente de asistencia cualificado —no un bot— está disponible a cualquier hora, con tiempos de respuesta que reflejan la urgencia de un problema en producción.
• Servicios profesionales: El proveedor debe ofrecer servicios de consultoría de pago para el diseño de flujos de trabajo personalizados, integraciones complejas o trabajos de configuración a gran escala. Este requisito se cumple cuando el proveedor puede asignar a tu proyecto un consultor de implementación cualificado, en lugar de limitarse a derivarte a un socio externo sin supervisión.

Requisitos de experiencia del usuario y gestión del cambio

Requisitos imprescindibles

• Interfaz intuitiva y curva de aprendizaje reducida: Muchas personas piensan que el software de gestión de proyectos es difícil de usar, y una de las principales razones es que la interfaz de usuario es complicada. Al buscar una herramienta nueva, como mínimo, los usuarios nuevos deben poder navegar por ella sin formación oficial. Este requisito se cumple cuando un miembro del equipo puede crear una tarea, actualizar un estado y localizar un proyecto durante su primera sesión (sin consultar un artículo de ayuda ni preguntar a un compañero).
• Notificaciones y alertas configurables: La herramienta debe permitir que los usuarios individuales y los administradores controlen qué eventos activan notificaciones, a través de qué canales y para quién. Este requisito se cumple cuando un miembro del equipo puede dejar de recibir información irrelevante para su función sin perderse las actualizaciones que sí le afectan.

Requisitos estándar

• Acceso para invitados y colaboradores externos: La herramienta debe admitir usuarios externos —clientes, contratistas o partes interesadas— con permisos específicos que limiten lo que pueden ver y hacer. Este requisito se cumple cuando puedes invitar a alguien ajeno a tu organización a revisar o contribuir en un proyecto concreto sin concederle acceso a todo tu espacio de trabajo.
• Plantillas personalizables: La herramienta debe incluir plantillas prediseñadas de proyectos y tareas que los equipos puedan adaptar a sus propios flujos de trabajo. Este requisito se cumple cuando un director de proyectos puede iniciar una iniciativa nueva utilizando una estructura inicial coherente, en lugar de reconstruir la misma configuración desde cero cada vez.
• Conformidad con los requisitos de accesibilidad: Uno de los beneficios más destacables del software de gestión de proyectos es la conformidad normativa. La herramienta debe cumplir las normas WCAG 2.1 AA, incluida la navegación mediante teclado, la compatibilidad con lectores de pantalla y un contraste de color suficiente. Este requisito se cumple cuando los miembros del equipo con discapacidades visuales o motoras pueden realizar las acciones principales sin recurrir a soluciones alternativas.
• Orientación dentro de la aplicación y ayuda contextual: La herramienta debe mostrar información sobre herramientas, recorridos guiados y contenido de ayuda integrado en el momento en que se necesita. Este requisito se cumple cuando un usuario nuevo puede completar una acción desconocida —como configurar una automatización o un panel— siguiendo las indicaciones dentro de la plataforma, en lugar de cambiar a un centro de ayuda externo.
• Seguimiento de solicitudes de cambio: La herramienta debe permitir que los equipos registren, revisen y aprueben cambios en el alcance vinculados directamente a las tareas o hitos afectados. Este requisito se cumple cuando un director de proyectos puede registrar un cambio durante la ejecución, documentar su impacto, enviarlo para su aprobación y actualizar el plan, todo ello sin salir de la plataforma.

Requisitos especiales

• Compatibilidad con varios idiomas: La herramienta debe ofrecer una interfaz localizada en los idiomas en los que trabaja su equipo. Este requisito se cumple cuando cada usuario puede establecer sus propias preferencias de idioma y utilizar toda la plataforma en ese idioma, no solo los menús de selección o la documentación.
• Etiquetado blanco y marca personalizada: La herramienta debe permitir a las organizaciones aplicar su propio logotipo, combinación de colores y dominio a la interfaz de la plataforma. Este requisito se cumple cuando los clientes o usuarios finales interactúan con un espacio de trabajo que refleja su marca, no la del proveedor.
• Automatización del flujo de trabajo de gestión de cambios: La herramienta debe admitir procesos estructurados de control de cambios, incluidos formularios de solicitud configurables, enrutamiento de aprobaciones en varias etapas y registros de auditoría para modificaciones del alcance. Este requisito se cumple cuando su organización puede aplicar un proceso formal de gobierno de cambios directamente en la plataforma sin depender de cadenas de correos electrónicos o formularios externos.

Requisitos específicos del sector u opcionales

No todos los requisitos de esta lista de comprobación se aplican a todos los equipos. Esta sección cubre las necesidades que son innegociables para determinados sectores o contextos organizativos, y opcionales para el resto. Antes de evaluar a los proveedores según estos criterios, confirme cuáles se aplican realmente a su situación.

Requisitos imprescindibles

• Cumplimiento normativo (GDPR, HIPAA, FedRAMP): La herramienta debe contar con las certificaciones pertinentes para su sector y región. Este requisito se cumple cuando el proveedor proporciona declaraciones documentadas de cumplimiento y acepta firmar un Acuerdo de Tratamiento de Datos (DPA) o un Acuerdo de Asociado Comercial (BAA), según corresponda a su organización.
• Funciones específicas de Agile y Scrum: La herramienta debe admitir la planificación de sprints, la gestión del backlog y los gráficos de trabajo pendiente. Este requisito se cumple cuando un equipo de desarrollo de software puede ejecutar un ciclo completo de sprint, desde el perfeccionamiento del backlog hasta la revisión del sprint, sin salir de la plataforma.
• Implementación local o en una nube privada: La herramienta debe admitir la instalación en servidores propios o en una nube privada. Este requisito se cumple cuando su equipo de TI puede implementar y gestionar la aplicación dentro de su propia infraestructura, independientemente del entorno de nube compartida del proveedor.

Requisitos estándar

• Gestión de carteras y programas: La herramienta debe proporcionar vistas consolidadas de varios proyectos simultáneos. Este requisito se cumple cuando los directivos disponen de un único lugar para supervisar el estado, los riesgos y el uso de recursos de toda una cartera.
• Seguimiento del presupuesto y los costes: La herramienta debe permitir a los equipos establecer presupuestos de proyectos, registrar costes y hacer un seguimiento del gasto con respecto al plan. Este requisito se cumple cuando un director de proyectos puede supervisar el rendimiento financiero dentro de la plataforma, en lugar de mantener una hoja de cálculo independiente.
• Opciones de residencia de datos: La herramienta debe permitir elegir la región geográfica, ya sea la UE, EE. UU. o APAC, donde se almacenan y procesan los datos. Este requisito se cumple cuando la selección de la región es una configuración de cuenta configurable, no una excepción negociada oculta en un contrato personalizado.
• Responsable de éxito del cliente dedicado: El proveedor debe asignar un responsable de éxito del cliente identificado a las cuentas empresariales. Este requisito se cumple cuando dispone de un único punto de contacto que conoce su cuenta, participa en revisiones periódicas y puede escalar los problemas internamente en su nombre.
• Asistencia premium 24/7: El proveedor debe ofrecer asistencia ininterrumpida a los equipos que trabajan en distintas zonas horarias o que utilizan la plataforma como un sistema crítico para su actividad. Este requisito se cumple cuando un agente de asistencia cualificado, no un bot, está disponible a cualquier hora, con tiempos de respuesta que reflejan la urgencia de un problema en producción.
• Compatibilidad con varios idiomas: La herramienta debe ofrecer una interfaz localizada en los idiomas en los que trabaja su equipo. Este requisito se cumple cuando cada usuario puede establecer sus propias preferencias de idioma y utilizar toda la plataforma en ese idioma, no solo los menús de selección o la documentación.
• Integraciones con herramientas de desarrollo: La herramienta debe conectarse directamente con canalizaciones de CI/CD, repositorios de Git y sistemas de seguimiento de incidencias. Este requisito se cumple cuando los desarrolladores pueden vincular confirmaciones, solicitudes de incorporación de cambios y estados de compilación a tareas del proyecto sin cambiar de herramienta.

Requisitos especiales

• Claves de cifrado gestionadas por el cliente (BYOK): La herramienta debe permitir que su organización proporcione y gestione sus propias claves de cifrado. Este requisito se cumple cuando su equipo de seguridad controla todo el ciclo de vida de las claves, incluidos su rotación y revocación, de forma independiente de la infraestructura del proveedor.
• Conectividad con herramientas de BI: La herramienta debe ofrecer conectores directos a plataformas como Power BI, Tableau o Looker. Este requisito se cumple cuando su equipo de análisis puede extraer datos actualizados de los proyectos a su entorno de informes sin exportaciones manuales ni pasos intermedios de ETL.
• Servicios profesionales: El proveedor debe ofrecer servicios de consultoría de pago para el diseño de flujos de trabajo personalizados, integraciones complejas o trabajos de configuración a gran escala. Este requisito se cumple cuando el proveedor puede asignar a su proyecto un consultor de implementación cualificado, no limitarse a derivarle a un socio externo.
• Marca blanca y personalización de marca: La herramienta debe permitir que su organización aplique su propio logotipo, combinación de colores y dominio a la interfaz de la plataforma. Este requisito se cumple cuando los clientes o usuarios finales interactúan con un espacio de trabajo que refleja su marca, no la del proveedor.
• Automatización del flujo de trabajo de gestión de cambios: La herramienta debe admitir formularios de solicitud configurables, enrutamiento de aprobaciones en varias etapas y registros de auditoría para las modificaciones del alcance. Este requisito se cumple cuando su organización puede aplicar un proceso formal de gobernanza de cambios directamente en la plataforma sin depender de cadenas de correos electrónicos o formularios externos.

Requisitos sobrevalorados

Según mi experiencia, algunas funciones de gestión de proyectos prometen más de lo que ofrecen, especialmente cuando duplican herramientas que su equipo ya utiliza. Compruebe si cada una resuelve un problema recurrente del flujo de trabajo antes de convertirla en un requisito:

• Chat integrado: Esta función añade mensajería para el equipo junto a las tareas y los proyectos. A menudo resulta redundante cuando su equipo ya utiliza Slack o Microsoft Teams, y las conversaciones de trabajo pueden acabar divididas entre varias plataformas.
• Resúmenes de estado generados por IA: Estas herramientas convierten las actualizaciones de los proyectos en breves resúmenes. Pueden repetir información incompleta u obsoleta, por lo que no sustituyen una asignación clara de responsabilidades ni datos actuales sobre las tareas.
• Personalización extensa: Los campos personalizados, los flujos de trabajo y los paneles permiten a los equipos adaptar la herramienta a sus procesos. Demasiadas opciones pueden generar trabajo de configuración y mantenimiento sin mejorar las vistas que las personas utilizan a diario.
• Puntos, insignias y clasificaciones: Estas funciones de gamificación recompensan acciones como completar tareas o registrar actualizaciones. Pueden fomentar el número de actividades en lugar de resultados útiles para el proyecto, especialmente cuando los equipos no valoran los incentivos.

Pasos para personalizar su lista de requisitos del software de gestión de proyectos

Siga estos pasos para adaptar su lista de comprobación a los proyectos, flujos de trabajo y limitaciones de su equipo:

1. Defina los objetivos empresariales y el alcance del proyecto: Identifique los resultados que el software debe respaldar, como entregar lanzamientos de productos, gestionar proyectos de clientes o hacer un seguimiento del trabajo interdepartamental. Establezca los tipos de proyectos y equipos incluidos en el alcance, y visualice los flujos de trabajo.
2. Recopile las aportaciones de todas las partes interesadas: Pregunte a los gestores de proyectos, los equipos de producto e ingeniería, los diseñadores y las personas responsables de la toma de decisiones cómo planifican el trabajo, hacen un seguimiento de las dependencias, comparten actualizaciones e informan sobre el progreso. Incluya a los usuarios finales que actualizarán las tareas periódicamente.
3. Clasifique y priorice los requisitos: Marque cada requisito como esencial, estándar o especializado según el grado en que respalde directamente sus objetivos. Separe los elementos imprescindibles, como la asignación de responsables de las tareas y la planificación de proyectos, de funciones como los informes de cartera o los gráficos de evolución del trabajo pendiente de los sprints.
4. Evalúe las necesidades de integración, escalabilidad y seguridad: Enumere las herramientas con las que la plataforma debe conectarse, como calendarios, almacenamiento de archivos, chat o sistemas para desarrolladores. Compruebe los controles de acceso y las necesidades de cumplimiento, así como si la plataforma puede admitir más proyectos, usuarios y datos a medida que crece su organización. Incluso puede encontrar herramientas que asuman tareas de otras herramientas con las que, de otro modo, podría haberse integrado, por ejemplo, herramientas de gestión de proyectos con facturación integrada.
5. Calcule el coste total de propiedad y el ROI: Compare las tarifas de suscripción con los costes de implementación, migración, formación, asistencia y complementos. Estime el ROI en relación con necesidades de proyectos medibles, como reducir la elaboración manual de informes de estado o mejorar la visibilidad de la carga de trabajo y las fechas de entrega.

El mejor software para la gestión de proyectos

Elegir el mejor software de gestión de proyectos requiere tiempo y reflexión. Evalúa tus necesidades, recopílalas y analízalas y priorízalas de forma eficaz. Aquí tienes una lista de herramientas populares de gestión de proyectos disponibles en el mercado, cada una de las cuales ofrece una amplia variedad de funciones para ayudar a tu equipo:

Al hacer clic en los enlaces a continuación podemos ganar una comisión, lo que apoya nuestra revisión y pruebas independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.

1. 1. Wrike — La mejor opción para la ejecución empresarial interfuncional
2. 2. Smartsheet — Ideal para paneles personalizables
3. 3. Productive — Ideal para proyectos de agencia y presupuestos
4. 4. Runn — Ideal para la previsión de proyectos
5. 5. monday AI Workspace — Óptima para optimización de recursos con IA
6. 6. Hive — Mejor para la gestión colaborativa de proyectos
7. 7. Celoxis — Mejor para una planificación y flujos de trabajo simplificados
8. 8. Copper — Ideal para agencias que desean agilizar el proceso de ventas a entrega
9. 9. Ziggu — La mejor opción para la integración de portales de clientes
10. 10. Zoho Projects — Mejor para la integración con Zoho Suite

Partes interesadas clave en la selección de software de gestión de proyectos

Incluye a personas de distintas áreas de la empresa para que los requisitos reflejen los flujos de trabajo diarios, las limitaciones técnicas y las necesidades presupuestarias. Utiliza esta lista de partes interesadas para aclarar quién debe ayudar a definir los requisitos y qué aporta cada grupo a la decisión:

Parte interesada	Función
Directores de proyectos	Definen las necesidades de planificación, programación, seguimiento de dependencias, elaboración de informes y visibilidad de la cartera.
Directores de producto	Identifican los requisitos para las hojas de ruta, las listas de tareas pendientes, la priorización y la entrega interfuncional.
Responsables de ingeniería	Especifican las necesidades de integración con los sprints, el seguimiento de incidencias, los repositorios y CI/CD.
Diseñadores y otros miembros del equipo del proyecto	Describen las necesidades de actualización de tareas, colaboración, intercambio de archivos, notificaciones y usabilidad.
Patrocinador ejecutivo	Establece los objetivos empresariales, determina los criterios de decisión e identifica las necesidades de información de la dirección.
Equipos de TI y seguridad	Evalúan los requisitos de integración, autenticación, permisos, residencia de datos, seguridad y cumplimiento normativo.
Compras y finanzas	Revisan los precios, las condiciones contractuales, los costes de implementación y las limitaciones presupuestarias.
Administradores del sistema o responsables de operaciones	Definen las necesidades de configuración del espacio de trabajo, aprovisionamiento de usuarios, plantillas, automatización y administración continua.
Clientes o colaboradores externos	Identifican los requisitos de acceso de invitados, revisión, aprobación y visibilidad del proyecto.

Una nota sobre los costes y los precios

Determina tu presupuesto. Recuerda los costes iniciales y los gastos continuos, como las cuotas de suscripción, la formación y la asistencia. Siempre puedes empezar con un software económico de gestión de proyectos o con un software gratuito de gestión de proyectos y actualizarlo cuando sea necesario. Comenzar con una configuración básica y menos sofisticada simplifica la incorporación y, gracias al uso, te permitirá saber qué funciones son excesivas o cuáles faltan.

Preguntas que debes plantearte al comprar software de gestión de proyectos

Al seleccionar un software de gestión de proyectos, ten en cuenta quién lo utilizará, tu presupuesto, la implementación técnica, la incorporación del equipo y sus niveles de conocimientos, y qué formato (ordenador, móvil o nube) se adapta a los objetivos y entregables de tu proyecto. También puede ser útil registrar toda esta información en una solicitud de propuesta de software de gestión de proyectos (RFP).

Hacer preguntas relevantes para tus objetivos al seleccionar un software de gestión de proyectos es crucial para alinear tus métodos con las exigencias del proyecto y prepararte para alcanzar el éxito. Al evaluar un software de gestión de proyectos, considera el precio y el valor a largo plazo. 

• ¿Se cobran tarifas integradas por funciones que no necesitas? 
• ¿Puedes prescindir de lo que no es necesario? 
• ¿Hay una cuota de alta y una cuota de suscripción mensual? 
• ¿Cuál es el precio por puesto y tendrás que pagar por los puestos que no utilices? 

No hacer las preguntas adecuadas puede llevar a situaciones en las que incluso las herramientas más sencillas resulten difíciles de pagar:

Trello era una opción habitual para los equipos pequeños, pero ahora, con tantos complementos necesarios, ya no es la opción económica y sencilla que era antes.

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Harvey Eckstein

Consultor de gestión de proyectos y softwareOpens new window

Tu lista de comprobación está lista: ahora te explicamos cómo elegir

Una vez que hayas definido tus requisitos, el siguiente paso es reducir tu lista de candidatos, realizar demostraciones estructuradas de los proveedores y aprender exactamente qué debes buscar cuando estés eligiendo un software de gestión de proyectos. A continuación, tendrás que empezar a calcular el coste total de propiedad y a elaborar el caso de negocio que consiga la aprobación de las partes interesadas.