Diseño de Flujos de Trabajo: Proceso, Ejemplo y Aprendizajes
El propósito del diseño de flujos de trabajo es asegurarse de que las tareas secuenciales estén planificadas de manera que los procesos y actividades se desplacen sin problemas de una etapa a la siguiente.
La ironía es que un diseño deficiente del flujo de trabajo en realidad puede generar ineficiencias y confusión, en lugar de la operación fluida deseada.
Crear un flujo de trabajo implica mucho más que saber dibujar un buen diagrama de flujo o ingresar datos en una plataforma de flujo de trabajo. A través de mi experiencia, he aprendido lecciones valiosas sobre lo que funciona y lo que no. En este artículo, describiré tanto lo que se debe como lo que no se debe hacer en el diseño exitoso de flujos de trabajo, compartiendo ideas para ayudarte a evitar errores comunes y lograr resultados positivos.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
¿Qué es el diseño de flujos de trabajo?
El diseño de flujos de trabajo forma parte de la gestión de flujos de trabajo, y es el proceso empresarial de mapear tus tareas y procesos más frecuentes e importantes para que fluyan de forma eficiente y efectiva de una etapa del proyecto a la siguiente. Un software de gestión de flujos de trabajo puede ayudarte a comprender mejor cómo automatizar tus flujos de trabajo al identificar oportunidades de automatización, reducir cuellos de botella y proporcionar visibilidad en tiempo real de cada etapa del flujo.
En mi caso de estudio al final de este artículo, describo cómo fui incorporado a un equipo de proyecto para optimizar el proceso de traspaso de proyectos del equipo de diseño al de desarrollo. Este es un ejemplo de diseño de flujo de trabajo.
Objetivos del diseño de flujos de trabajo
El diseño de flujos de trabajo no se trata solo de trazar tareas. Se trata de crear un sistema eficiente y cohesivo que apoye la consecución exitosa de los proyectos. Aquí tienes algunos de los objetivos que puedes lograr con un diseño de flujo de trabajo efectivo:
- Mayor eficiencia: El diseño del flujo de trabajo agiliza los procesos al organizar las tareas en la secuencia más lógica y automatizar acciones repetitivas.
- Mejor comunicación: Garantiza una comunicación clara y constante entre equipos y departamentos al definir roles, responsabilidades y dependencias, facilitando que todos estén alineados.
- Menos cuellos de botella: Este proceso identifica posibles bloqueos al analizar el flujo de tareas y abordar las áreas donde suelen ocurrir retrasos.
- Aumento de la productividad: El diseño de flujos de trabajo facilita una finalización más rápida de las tareas al optimizar los procesos para asegurar que se completen de la manera más eficiente posible.
- Consistencia: Los procesos estandarizados aseguran la consistencia en la ejecución de tareas al establecer pautas y procedimientos claros que todos siguen.
- Mejora continua: El diseño de flujos de trabajo establece una base para la evaluación y perfeccionamiento continuo de procesos, permitiendo que el flujo de trabajo de gestión de proyectos se adapte a las necesidades cambiantes del proyecto e incorpore retroalimentación para un mejor desempeño.
Cómo diseñar un flujo de trabajo
Se ha informado que un buen diseño de flujo de trabajo puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa en más de un 83%. Aquí tienes cómo diseñar un flujo de trabajo, paso a paso:
- Definir objetivo y alcance: Identifica el objetivo y enumera tus tareas.
- Analizar los procesos actuales: Revisa los métodos existentes, identifica ineficiencias y determina tus recursos.
- Diseñar el flujo de trabajo: Mapea el nuevo flujo de trabajo con un diagrama, detallando los pasos y asignando roles.
- Desarrollar y probar: Crea un prototipo, pruébalo a pequeña escala y mejora con base en la retroalimentación.
- Implementar y monitorear: Despliega el flujo de trabajo completamente y monitorea continuamente para realizar mejoras, automatizaciones o cambios necesarios.
Prácticas efectivas de diseño de flujos de trabajo
Antes de compartir mis consejos y mejores prácticas, es importante entender los tres elementos esenciales de un buen diseño de flujos de trabajo. Estos son:
| Elemento | Definición |
|---|---|
| Entrada | los recursos, datos o materiales requeridos para iniciar un flujo de trabajo. |
| Transformación | las acciones aplicadas a las entradas para cambiarlas o convertirlas. |
| Salida | los resultados o productos que se generan a partir de la transformación. |
Aquí tienes algunas mejores prácticas teniendo esto en mente:
- Establece objetivos claros: Define claramente los objetivos y los resultados esperados del flujo de trabajo. Esto garantiza alineación y una dirección clara.
- Simplifica los procesos: Procura diseñar un flujo de trabajo simple. Desglosa las tareas complejas en pasos gestionables y elimina las partes innecesarias.
- Asigna roles y responsabilidades claras: Define con claridad quién es responsable de cada paso. Esta claridad asegura responsabilidad y una ejecución fluida.
- Aprovecha la tecnología: Utiliza herramientas e integraciones apropiadas para la digitalización, automatización, comunicación y seguimiento. Esto puede mejorar significativamente la eficiencia del flujo de trabajo, la precisión y la facilidad de gestión.
- Prueba y mejora: Implementa el flujo de trabajo a pequeña escala primero para recopilar comentarios. Utilízalos para refinar y mejorar el flujo de trabajo antes de una implementación a gran escala.
Lección de la vida real aprendida en el diseño de flujos de trabajo: un caso de estudio
Aquí está mi historia acerca de un intento fallido de implementar un cambio.
Primero, debes saber que no soy una persona excesivamente entusiasta. Soy optimista, y con la experiencia me estoy volviendo más realista. Soy fan del “menos es más”, tengo experiencia en desarrollo front-end, me encanta la experiencia de usuario y trato de producir soluciones enfocadas en la simplicidad.
Me apasiona la eficiencia en los flujos de trabajo, la organización y ayudar a otros a encontrar y mantener un ritmo óptimo en su trabajo. Creo que, a través del descubrimiento personal, una base de confianza y la disposición a modificar los propios procesos, cada día puede ser más eficiente, productivo y gratificante.
Antecedentes
Como mencioné antes, recientemente me contrataron para un equipo de proyecto con el propósito de mejorar su proceso de traspaso de proyectos desde el diseño hasta el desarrollo.
Al observar el flujo de trabajo existente, noté que muchos requerimientos funcionales se perdían durante el traspaso o nunca se identificaban antes del mismo. Además, los requerimientos no se registraban en ninguna parte y no eran accesibles al equipo; los detalles de los requerimientos se comunicaban principalmente de forma verbal entre los gestores de proyecto y el equipo.
El plan
Mi estrategia era aumentar la dependencia del tablero de proyectos y de Slack, para listar los requerimientos y mantener un registro de las conversaciones.
Propuse un diseño de flujo de trabajo como este:
Mi estrategia era aumentar la dependencia del tablero de proyectos y de Slack, para listar los requerimientos y mantener un registro de las conversaciones.
Un beneficio adicional sería la reducción del número de interrupciones entre los miembros del equipo durante el día.
El tablero de proyectos serviría como una fuente única de la verdad para los requerimientos, altamente visible, mientras que Slack sería un registro de las conversaciones de apoyo.
Implementación y desafíos
Desafortunadamente, no me di cuenta de que las personas afectadas por los cambios, principalmente los PM, no estaban convencidas. Claro, el equipo ejecutivo estaba de acuerdo, y los desarrolladores también, pero mis colegas PM no lo estaban.
De hecho, me di cuenta de que estaba castigando, no ayudando, a mi equipo.
A medida que avanzábamos agregando más información al tablero de proyectos y más conversaciones a Slack, era evidente que el equipo de PM estaba dedicando más tiempo a escribir tickets y actualizaciones de canal. Sí, las interrupciones se redujeron, pero ¿era esto algo bueno?
Al analizar este problema, me llevó a preguntarme: ¿Y si ellos disfrutaban atendiendo interrupciones y participando en reuniones espontáneas durante el día?
Análisis de los fracasos
Castigo negativo
La definición de castigo negativo es eliminar un estímulo positivo. Ahora me doy cuenta de que esto es exactamente lo que hacía el ajuste: eliminaba, o al menos reducía, la necesidad de que los PM se comunicaran verbalmente con el equipo.
Castigo positivo
¿Y si el equipo detestaba escribir tickets de proyecto y odiaba Slack? Eso significaría que este nuevo paso del proceso atentaba contra su sentido de autonomía. La definición de castigo positivo es la adición de un estímulo negativo, y nuevamente esto era el resultado de los cambios que impuse.
Lo que aprendí
A pesar de las mejoras en la eficiencia, estos ajustes en los procesos fueron idea mía, y el equipo no fue consultado suficientemente antes de que comenzara la implementación.
Estoy aprendiendo que la estrategia y las mejores prácticas no se pueden aplicar de inmediato a los procesos de trabajo creativo (que involucran a personas) de la misma manera que se pueden aplicar al código u otros medios estáticos.
Una cultura de equipo está enriquecida por personalidades, perspectivas y opiniones. Para mantener una cultura saludable con respeto mutuo entre sus miembros, todos deben participar, ser comprendidos y tomados en cuenta.
Aquí tienes una breve lista de mis aprendizajes de esta experiencia:
- La aprobación de la dirección no equivale a la aprobación del equipo
- Incluso los ajustes de procesos positivos pueden sentirse como castigos
- Los flujos de trabajo deben adaptarse a la cultura del equipo, no solo a las mejores prácticas estándar
- No confíes en los comentarios que recibes: analiza más a fondo para detectar señales de alerta
Principales conclusiones sobre el diseño de flujos de trabajo
En este intento, aprendí un poco sobre cómo diseñar flujos de trabajo, pero aprendí mucho más sobre cómo diseñar un proceso de cambio en el trabajo y cómo lograr compromiso.
Aquí tienes un diagrama de flujo de trabajo que resume mis recomendaciones para cualquiera que esté cambiando un proceso o implementando un nuevo flujo de trabajo en tu organización:
Sobre las conclusiones de esta experiencia, aquí van mis reflexiones sobre cada una:
1. La aprobación de la dirección no equivale a la aprobación del equipo
Necesitas el compromiso de los miembros del equipo cuyo día de trabajo se verá afectado por los ajustes de procesos. Hay que consultarlos y darles la oportunidad de preguntar, cuestionar y dar su opinión sobre cualquier cambio en el proceso.
Un enfoque de “liderar con el ejemplo” puede funcionar si el proceso es introducido por el equipo directivo. Pero si todos los miembros del equipo realmente tienen voz, se los debe dejar tiempo para considerar los cambios propuestos y ofrecer su punto de vista sobre ellos.
2. Incluso los ajustes de procesos positivos pueden sentirse como castigos
Un cambio en el proceso implica la eliminación de pasos existentes con los que otros probablemente se identifican o pueden disfrutar.
Los ajustes pueden estar diseñados para aumentar la eficiencia o hacer el flujo de trabajo más ágil, pero sin una discusión adecuada y tiempo suficiente para que el equipo los cuestione, los beneficios de dichas eficiencias pueden no entenderse, y el equipo puede quedar con la sensación de estar siendo castigado.
3. Los flujos de trabajo deben adaptarse a la cultura del equipo, no solo a las mejores prácticas estándar
Pregunta para comprender el valor de los pasos existentes del flujo de trabajo antes de juzgar y sugerir nuevos. Plantéate tú y pregunta a los miembros del equipo qué atributos o factores históricos podrías estar pasando por alto. ¿Cuáles suman valor y por qué?
Quizá solo una fracción de las nuevas iniciativas de “mejores prácticas” encajan con la cultura actual, o tal vez ninguna lo hace.
4. No confíes en los comentarios que recibes: analiza más a fondo para detectar señales de alerta
He aprendido que un registro verbal o una comprobación voluntaria de aceptación con el equipo no es suficiente. Todos deben tener la oportunidad de ser consultados y de dar su opinión. El equipo debe contar con el tiempo necesario para considerar los cambios propuestos y sacar sus propias conclusiones, seguidos de tiempo para revisar, cuestionar y desafiar las nuevas ideas para el flujo de trabajo.
¡Únete para más ideas sobre flujos de trabajo!
¿Quieres conectar con otros gestores de proyectos digitales para compartir recursos y mejores prácticas? Únete a nuestra comunidad de miembros y obtén acceso a más de 100 plantillas, ejemplos y muestras, y conecta con cientos de otros gestores de proyectos digitales en Slack.
