Cómo Evitar Tener Reuniones: 5 Maneras de Proteger tu Tiempo
Aquí tienes una estadística sorprendente: ¡se estima que hay 55 millones de reuniones por semana en las empresas de EE. UU.! Eso se traduce en más de 1,000 millones al año y, según estimaciones, ¡esto representa más del 30% de la semana laboral de las personas!
¿Qué es lo único que realmente queremos hacer este verano (o al menos lo que queremos hacer si vamos a trabajar)? Reducir el tiempo dedicado a reuniones, especialmente a aquellas innecesarias, improductivas, que no generan resultados o que simplemente se alargan eternamente.
Vamos a explorar las reuniones de gestión de proyectos, junto con algunas estrategias para evitarlas o, en su defecto, para hacerlas efectivas y eficientes. ¡Así podrás centrarte en el trabajo que necesitas hacer y salir a disfrutar del verano!
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Soy Annie MacLeod, una gestora de proyectos con experiencia que ha trabajado en el mundo digital durante décadas. Como una introvertida de corazón, no soy fan de las reuniones, a menos que sean relevantes, generen resultados y respeten mi tiempo (es decir, ¡que empiecen y terminen puntuales!)
Por eso, he reflexionado sobre una serie de estrategias eficaces para reducir el número de reuniones a las que tienes que asistir.
¿Por Qué la Gestión de Proyectos Implica Tantas Reuniones?
Cuando le pregunté a la IA de Miro cuáles son las reuniones de proyecto más habituales, me devolvió este mapa mental:
Cuando busqué en Google sobre reuniones de proyecto, encontré este artículo de PMI acerca de que los gestores de proyectos dedican el 90% de su tiempo a la comunicación.
Aunque ese porcentaje pueda parecer excesivo, piénsalo bien. Como PMs, somos el nexo entre el equipo del proyecto, el cliente, el patrocinador y los stakeholders del proyecto. Constantemente estamos interactuando con cada uno de estos grupos y gestionando expectativas.
Como vemos en el mapa mental, ¡existen oportunidades constantes para reunirse!
Ya sea en las etapas iniciales del proyecto durante la planificación, o en las fases finales de monitoreo del progreso, es un intercambio constante de información con el equipo, ajustándola para los principales stakeholders, recopilando comentarios y luego transmitiéndolos nuevamente al equipo del proyecto.
Vamos a explorar cada uno de estos principales grupos de reuniones para ver por qué son importantes. ¡Después te sugerimos algunas técnicas para eliminarlas o al menos hacerlas más efectivas!
Reuniones de Planificación
Tenemos cuatro actividades diferentes bajo la planificación: inicio, alcance, presupuesto y cronograma. Diría que todas estas reuniones son cruciales, especialmente para los gestores de proyectos digitales, por las siguientes razones:
Inicio del Proyecto
Esto consiste en establecer relaciones que harán que nuestros equipos sean resilientes y productivos, y una reunión, o mejor aún un taller (hablaremos más de esto después), que fomente relaciones y normas del equipo, o incluso un acta constitutiva del equipo, ayuda muchísimo a poner el proyecto en marcha en la dirección correcta.
Estas actividades, si se realizan bien, forman un equipo resiliente capaz de soportar las tormentas que puedan surgir durante la entrega y los cambios en el proyecto.
Alcance, Presupuesto y Cronograma
Estas reuniones consisten en colaborar para comprender no solo cuál será el alcance, el presupuesto y el cronograma, sino para asegurar que cada persona comprenda las dependencias entre el trabajo de los demás y los riesgos para el cronograma.
Enfocar las reuniones en estas dependencias clave las hará realmente eficaces. El presupuesto de un proyecto suele desarrollarse como resultado de este trabajo, lo que significa que puedes eliminar una reunión separada únicamente para el presupuesto.
Reuniones de Seguimiento
En nuestro mapa mental, hemos identificado tres actividades dentro del seguimiento: estatus, revisión y retrospectiva. Estas actividades son especialmente importantes para asegurarnos de gestionar bien las expectativas entre los diferentes stakeholders.
Debemos centrarnos en determinar qué aspectos del avance del proyecto realmente requieren una reunión (es decir, cosas como cambios en los resultados del proyecto, cambios solicitados por clientes y decisiones clave) frente a aquellos que sólo requieren comunicar información.
Sugeriría que dos de estos pueden reducirse o eliminarse: el estado y la revisión.
Si cuentas con un sistema de gestión de tareas sólido, enfocado en resultados alineados con las expectativas del cliente y del patrocinador, entonces puedes realizar reuniones que se centren en colaborar para resolver problemas relacionados con el cronograma, el alcance y el presupuesto, o tomar decisiones sobre solicitudes de cambio, gestión de riesgos y resolución de problemas.
Las retrospectivas son fundamentales para mejorar continuamente la entrega de nuestros proyectos y para aprender. Dicho esto, podemos hacer una lluvia de ideas de forma asincrónica para recopilar opiniones y luego reservar el tiempo de la reunión para llegar a la causa raíz de los problemas y desarrollar planes de acción a partir de los aprendizajes.
Reuniones para la toma de decisiones
Las reuniones para tomar decisiones implican que estamos utilizando la toma de decisiones colaborativa, por lo tanto requieren una reunión.
La realidad, según mi experiencia, es que muchos proyectos funcionan con una estructura más jerárquica, por lo que aunque una reunión pueda ser necesaria, puede que sólo se requiera la participación del gerente de proyecto y el patrocinador y/o cliente.
Es fundamental no permitir que las decisiones tarden demasiado y retrasen nuestro proyecto, pero puede que no sea necesario organizar una reunión para todo el equipo del proyecto.
Querrás revisar los componentes clave de la decisión para que estas reuniones sean enfocadas y efectivas. Vas a necesitar diferentes personas en estas reuniones, con distintos conocimientos y grados de autoridad, para que realmente se pueda tomar una decisión.
Considera:
- Enmarcar la decisión: ¿Quién tiene la autoridad para decidir? ¿Esta decisión afecta a las actividades del proyecto, los resultados del proyecto, la dirección estratégica de la organización o el servicio a nuestros clientes? Cada uno de estos ámbitos requiere la participación y decisión de personas muy diferentes.
- Evaluar alternativas: Puede que necesites recursos con conocimientos específicos para determinar cuáles son las alternativas viables. Esto puede ser una reunión aparte para detallar las alternativas y luego desarrollar una recomendación que se presentará al patrocinador o al cliente.
- Decidir: cuáles son los métodos más apropiados y los niveles de autoridad dentro de la organización. No invites a todo el equipo del proyecto a tomar la decisión si realmente le corresponde al patrocinador del proyecto o al cliente.
Reuniones de comunicación
Como citamos antes, los gerentes de proyectos dedican el 90% de su tiempo a comunicarse, por lo que es fundamental para el éxito de nuestro proyecto. El mapa mental abarca cuatro tipos diferentes de comunicación: actualizaciones a las partes interesadas, reuniones rápidas o check-ins de equipo, reuniones con clientes y reuniones con proveedores.
Aunque todos estos son públicos apropiados con los que comunicarse, para reducir reuniones debemos centrarnos en la comunicación con fines de consultar en lugar de informar. Si sólo estamos informando, no es necesario una reunión: ¡no hagas reuniones de actualización de estado solo por tener una reunión!
Cuando informamos a las partes interesadas podemos enviar actualizaciones en video, informes de estado, herramientas visuales como tableros de proyecto o incluso vistas de solo lectura en nuestra herramienta de gestión de tareas preferida. Al usar estos métodos, no olvides asegurarte de que tienes una forma de obtener retroalimentación de cada uno de estos públicos.
Permite que comenten en tu video, que envíen respuestas al informe de estado y que hagan comentarios en tu tablero de proyecto o sobre elementos de gestión de tareas. Haz el seguimiento y mantenlos involucrados; cada comentario es una oportunidad para saber si se están cumpliendo las expectativas de estas partes interesadas.
5 formas de evitar tener una reunión (y hacer que las existentes sean más efectivas)
La primera estrategia es eliminar reuniones innecesarias siempre que sea posible. Si no puedes eliminar una reunión, busca alternativas a las reuniones, como la comunicación asincrónica.
Si debes tener la reunión, al menos asegúrate de que sea efectiva. Si realmente necesitas hacer una reunión, asegúrate de que produzca resultados y respete el tiempo de las personas.
1. Bloquea tu calendario para los rituales y el tiempo de trabajo
¡La mejor manera de evitar reuniones es no estar disponible! Al menos evitará que la gente programe reuniones no solicitadas en tu semana y puede hacer que las personas piensen dos veces antes de convocar esa reunión: reconsiderarán si realmente es necesario cuando las personas "clave" no pueden asistir.
Además, no olvides controlar esas aplicaciones "mortales" como Calendly que pueden agregar reuniones automáticamente a tu agenda. Es genial responder rápido a clientes externos, pero no a costa de no poder dedicar tiempo al trabajo real.
Cuando bloquees tu calendario, aquí tienes un par de consejos y trucos adicionales:
- Asegúrate de dejar tiempo para “entrar en calor” además del tiempo de trabajo profundo. A menudo, cuando estamos construyendo o creando algo, necesitamos tiempo para entrar en sintonía o refrescar nuestra mente antes de empezar. Esto también te permite revisar en qué punto lo dejaste la última vez que trabajaste en ello.
- También deja tiempo para el cierre. Cuando termines tu bloque de trabajo, asegúrate de pensar cuáles serán los próximos pasos la próxima vez que lo retomes. Haz un breve resumen en un post-it o agrégalo al evento de tu calendario con los detalles. Esto te ayudará a comenzar rápidamente la próxima vez.
- Considera implementar una política sin reuniones durante uno o dos medios días a la semana en toda la organización. Haciendo esto regularmente, las personas entrarán en ritmo y pensarán dos veces antes de agendar reuniones. Además, medio día es un periodo lo suficientemente breve como para no interferir con las demandas diarias de los clientes o emergencias del equipo.
- Programa pausas. Ya sea tiempo personal para tomar aire fresco, hacer algunos estiramientos de yoga o una caminata corta, ¡ponlo en tu calendario! No podemos ser productivos ni saludables si no gestionamos y preveemos nuestro autocuidado.
2. Usa el video para compartir información y la comunicación asincrónica
Un estudio de 3M descubrió que podemos procesar información visualmente 60.000 veces más rápido que el texto. Las imágenes se procesan simultáneamente, mientras que la información auditiva se procesa de forma lineal, lo que la hace aún más lenta que el texto.
Además, el 65% de la población aprende visualmente. Esto explica en gran medida por qué las presentaciones empresariales que se alargan con montones de información no solo son aburridas, sino también el motivo por el que PowerPoint ha conquistado el mundo. Si lo dudas, prueba esto:
Dicho esto, todavía necesitas hacer llegar la información a los públicos clave del proyecto. Piensa en informes o actualizaciones de estado del proyecto. Recomiendo buscar formas de hacerlos visuales y grabarlos para que los interesados puedan verlos cuando deseen y a su propio ritmo. Considera estas dos imágenes:
En comparación con
¿Cuál te parece más informativo? Si hicieras un video rápido de 3 a 5 minutos sobre el primer informe narrando el estado del proyecto, no solo transmitirías mucha más información, sino que lograrías una mejor absorción y retención de la misma.
No olvides que querrás asegurarte de incluir bucles de retroalimentación en caso de que las personas tengan preguntas, comentarios o inquietudes sobre la información. Esto podría ser comentarios en un video o anotaciones en un tablero de Miro.
Sé creativo, ¡pero no olvides este paso! Además, no olvides dar seguimiento a esos comentarios. Estos son momentos clave para gestionar las expectativas con tus interesados.
3. Siempre ten una agenda para las reuniones
¿Cómo sabes siquiera si necesitas una reunión? Muy a menudo las personas convocan reuniones simplemente porque pueden o solo para “ventilar” una idea.
Si pasas por el proceso de elaborar una agenda clara puedes confirmar si realmente se requiere una reunión, quién debe asistir y cuál es el resultado esperado.
No puedo contar la cantidad de veces que al hacer este ejercicio mental se ha eliminado la necesidad de una reunión, generalmente porque no teníamos la información adecuada para realizarla.
Yo uso el formato de:
- Propósito: ¿Cuál es el propósito de la reunión?
- Proceso: ¿Cuál es el proceso o flujo de trabajo que vamos a utilizar para lograr el resultado de la reunión?
- Resultado: ¿Cuál es el resultado de la reunión? ¿Qué queremos conseguir?
Esto funciona más eficazmente cuando empiezas por el resultado y luego retrocedes. ¿Cómo vas a llevar a tus asistentes a lograr el resultado deseado?
Además, asegúrate de bloquear tiempo en tu agenda. Determina cuánto tiempo llevará cada punto de la agenda y fija de manera adecuada la hora de inicio y de fin de tu reunión.
¡Nada es más poderoso que ganarse la reputación de tener reuniones productivas que respetan el tiempo de las personas!
4. Asegúrate de que las personas adecuadas estén en la reunión
Esta es una forma de reducir o eliminar reuniones. No tiene sentido celebrar la reunión sin las personas correctas presentes, ¡y es aún más frustrante cuando te piden asistir a reuniones en las que no aportas valor!
Para ayudarte a determinar quién debe estar allí, desarrolla tu agenda como hablamos y luego define el motivo para realizar una reunión. Esto realmente puede ayudarte a enfocarte en las personas que deben asistir.
Cuatro tipos de reuniones aplicables a proyectos que utilizo y que pueden ayudarte son:
- Co-creación: Típicamente para determinar dependencias, planes de recursos y mitigación de riesgos; estos suelen incluir actividades de lluvia de ideas
- Tomar una decisión: Para desarrollar una declaración de alcance del proyecto o decidir si seguir adelante con un cambio de proyecto; es necesario asegurarse de que estén presentes las personas con la autoridad adecuada en estas reuniones
- Construir relaciones: Ya hablamos de esto antes con las reuniones de inicio de proyecto, pero esto puede aplicarse a otras reuniones también y requerirá actividades como mapeo de empatía para que sean exitosas
- Resolver un problema: Usualmente implica atender una solicitud de cambio o determinar el plan para resolver un problema del proyecto relacionado con tiempo, alcance o presupuesto. Esto puede implicar que necesites asistentes con cierta creatividad y autoridad para tomar decisiones; ¡no siempre son las mismas personas!
Ser claro con el propósito puede asegurar que tengas a las personas adecuadas y también ayuda a clarificar tu agenda. Además, recuerda no incluir demasiados propósitos diferentes en una sola reunión—nunca lograrás abordar todo el material en un tiempo breve.
5. Convierte las reuniones en talleres para obtener resultados
Antes hablamos de asegurarnos que tenemos una agenda, siendo parte de esta el proceso. Pensar en el proceso para alcanzar el resultado deseado nos permite replantear la reunión como un taller.
Si usamos talleres, nuestras reuniones serán más colaborativas y efectivas. ¡A las personas no les molesta asistir a reuniones cuando tienen oportunidad de contribuir a algo que genera resultados!
Queremos que nuestros talleres sean prácticos e interactivos y, para eso, debemos asegurarnos de prepararlos adecuadamente. Algunas actividades clave de taller que podrías preparar incluyen:
Taller de inicio de proyecto
- Revisión de lecciones aprendidas de un proyecto anterior y lluvia de ideas sobre cómo el equipo replicaría los éxitos o mitigaría los problemas para cada lección.
- Colaborar para desarrollar una carta del equipo o normas del proyecto que establezcan las expectativas para los miembros, así como definir estándares para la resolución de conflictos y recursos para apoyarse mutuamente. Aquí tienes una plantilla excelente que he utilizado en el pasado.
Planificación de alcance y cronograma
Es fundamental que los equipos de proyecto entiendan no solo el alcance del proyecto sino también las interdependencias dentro del equipo. He encontrado dos actividades de taller que pueden ayudar en esto:
- Lluvia de ideas y agrupación de entregables del proyecto y
- Elaborar un plan desde el final hacia el inicio para comprender las interdependencias.
Aquí tienes una plantilla que, en el Paso 2 y el Paso 3, te muestra cómo realizar ambas actividades en formato de taller.
También recuerda que los talleres no deben durar más de dos horas—esta es una regla comprobada y efectiva. Es casi imposible mantener la energía del grupo por más tiempo—puedes notar cómo cae el ánimo tras un par de horas.
Por último, no olvides no solo resumir tus reuniones en tareas a ejecutar, sino también comunicar el resultado de la reunión.
3 beneficios de tener menos reuniones
¡Recordemos por qué queremos menos reuniones! Aquí tienes las tres razones principales:
- Más productividad: tendremos que producir el trabajo que se espera de nosotros y ser capaces de centrarnos en la calidad del resultado
- Menos gastos para la organización en general: las reuniones cuestan dinero; el tiempo de preparación y el costo de cada persona que asiste a la reunión
- Mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal: cuando las personas son más productivas y menos frustradas, se sienten mejor con su trabajo y su organización
¡Sal y disfruta de un gran verano con menos reuniones!
Un último consejo: ¡no intentes abarcarlo todo de una vez! Ninguna organización puede implementar todas estas ideas de inmediato. Haz una evaluación para identificar dónde está el mayor problema en tu organización y selecciona una o dos estrategias para implementar y luego solicita comentarios.
¡Algo en lo que los gestores de proyectos digitales destacan es en hacer retrospectivas! Haz una en tu próxima reunión y luego elige entre algunas de estas estrategias o haz que el equipo proponga otras ideas.
Además, no olvides que algunas de estas estrategias (especialmente las medias jornadas sin reuniones) requerirán el apoyo de la dirección; ¡eso podría ser un proyecto en sí mismo! 🙂
Ofrezco un taller gratuito que te dará la oportunidad de practicar la creación de agendas de reuniones efectivas y que se reiniciará en otoño de 2023. Pero dicho esto, solo comienza con la plantilla de agenda de arriba y pruébala.
¡Me encantaría saber cuáles son tus mayores retos en las reuniones de proyectos! Comenta abajo y posiblemente podamos trabajar en plantillas, contenido o talleres de DPM para ayudar.
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