El Retro: Cómo Transicionar a un Rol de Gestión de Proyectos

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Kelsey Alpaio: Hola a todos y bienvenidos al podcast de Gestión Digital de Proyectos. Soy Kelsey Alpaio, y hoy vamos a abordar un gran tema—¿cómo conseguir tu primer puesto como gestor/a de proyectos? Quizás has estado gestionando proyectos de manera no oficial por un tiempo y estás listo/a para formalizarlo, o tal vez estás cambiando de carrera y te preguntas, ¿cómo convenzo realmente a los reclutadores de que tengo lo que se necesita?

Vamos a desglosarlo todo: qué habilidades realmente necesitas, cómo posicionarte en tu currículum y en entrevistas, y a qué desafíos podrías enfrentarte durante el proceso. Y por suerte, hoy contamos con una invitada increíble que nos ayudará a navegarlo todo. Ogaga Johnson, fundadora y CEO de Verisult, una consultora de formación que ayuda a las personas a entrar en carreras de alta demanda como la gestión de proyectos.

¡Ogaga, bienvenida al programa!

Ogaga Johnson: Muchas gracias, Kelsey. Estoy emocionada de estar aquí.

Kelsey Alpaio: ¿Por qué no comienzas contándonos un poco sobre ti y el trabajo que haces?

Ogaga Johnson: Sí, como ya mencionaste, gracias por esa presentación. Soy Ogaga Johnson y, apasionadamente, en el núcleo de todo lo que hago con mi equipo.

Todo lo que hacemos en Verisult es sobre el desarrollo y empoderamiento de las personas. Una de las cosas clave que hacemos es ayudar a profesionales, especialmente a personas inmigrantes, a iniciar y prosperar en sus carreras. No es cualquier carrera, nos enfocamos en ocupaciones en alta demanda porque son carreras que, según las proyecciones, van a necesitar mucha mano de obra.

En cuanto a la necesidad de personal, ayudamos a abordar la escasez de mano de obra y nos aseguramos de construir y formar a las personas para que puedan asumir estos roles que se requieren en el presente y en el futuro cercano.

Kelsey Alpaio: Genial. Entremos de lleno. ¿Cuál consideras que es la parte más difícil de encontrar y conseguir ese primer puesto con el título de gestor/a de proyectos?

Ogaga Johnson: He trabajado con miles de personas que quieren moverse a la gestión de proyectos en lugares como el Reino Unido, Canadá y Estados Unidos. Lo más común que veo es que ni siquiera logran conseguir entrevistas. Porque si no eres capaz de hablar con un reclutador o de comunicar realmente tu valor, no tendrás la oportunidad ni siquiera de llegar a la fase de la oferta.

Así que ese proceso de traducir sus habilidades, sus experiencias, para explicar el valor que pueden aportar a los roles de gestión de proyectos es el mayor. Ese obstáculo es el que veo que muchas personas enfrentan, especialmente quienes quieren hacer la transición y nunca han tenido el título oficial de gestor/a de proyectos.

Quieren moverse. Esa siempre es la lucha. ¿Cómo puedo traducir lo que hago actualmente o mis experiencias a este puesto que sé que puedo realizar, aunque nunca haya tenido el título?

Kelsey Alpaio: Entonces, ¿cuáles son esas habilidades que deberías tener y que deberías resaltar en tu currículum para conseguir esas entrevistas si estás postulando para tu primer puesto en gestión de proyectos?

Ogaga Johnson: Diría que, lo primero, es entender que cada persona es diferente. Todos somos únicos. Tenemos experiencias y trayectorias únicas. Algunos pueden haber estudiado lo mismo, pero en la universidad no asimilamos lo mismo en las clases, ¿cierto? Así que todos tenemos una combinación propia. Primero es entender cuál es el valor que aportaré al espacio de la gestión de proyectos.

No tiene sentido. Tenemos un eslogan en Verisult que repetimos mucho: “No lances tu currículum por todas partes, sé estratégico”. ¿Cuál es mi propuesta de valor única? Esto se usa mucho en negocios o marketing, la propuesta de valor única de tu empresa.

Lo mismo pasa en la carrera. En tu carrera, vendes tus habilidades y servicios. Así que piénsalo como un negocio. ¿Cuál es la propuesta de valor única que te distingue de los millones que buscan el mismo puesto? Ese es el primer paso. Por ejemplo, alguien puede decir: “He trabajado varios años en organización de eventos”.

Técnicamente, eso es gestión de proyectos. Tal vez puedes hacer la transición a un rol de gestor/a o coordinador/a de proyectos en el sector de eventos, ya sea en una ONG—porque las ONGs organizan muchos eventos—o en una gran empresa en su área de marketing, porque organizan muchos eventos de marketing.

Analiza cuál es tu propuesta de valor, dónde tienes experiencia de valor y, por tanto, a qué sector puedes transicionar fácilmente para entrar en gestión de proyectos. Puede que no sea tu puesto de ensueño—alguien puede decir “quiero irme del sector de eventos”—pero es una forma de empezar. El cómo comienzas no significa que así terminarás, pero te permitirá avanzar y convertirte en un/a experto/a en gestión de proyectos y progresar. Ese es el primer paso. Entiende cuál es tu propuesta de valor y a qué sector apuntar según lo que definiste.

Después, cada empleo es diferente. No puedes usar el mismo currículum para todos los puestos. Sé que esto no es lo que los buscadores de empleo quieren escuchar, siempre buscan atajos, pero así es la realidad. Yo contrato muchos gestores de proyectos para distintas organizaciones y para la mía también.

Y una cosa que analizo es: ¿el currículum demuestra que la persona puede hacer el trabajo que necesito? Esas son las personas que invito a entrevista. Incluso si eres excelente, si tu currículum no demuestra esos logros, no lo sabré. No sólo se trata de logros generales, sino logros específicos para cubrir mis necesidades o aportar el valor que necesito en la organización.

Debes personalizar tu currículum. Saber leer descripciones de puestos, destacar qué busca la empresa en la persona que va a contratar, y mostrar que tú puedes aportar ese valor en el currículum.

Así que esos son los dos consejos principales: personaliza tu currículum para cada empleo, pero primero comprende el valor que tienes; si ves un anuncio y te das cuenta de que no tienes el valor que piden (no porque no puedas conseguirlo, sino porque ahora mismo no lo tienes), tal vez ese no sea el empleo al que debas postular. Eso es perder tiempo y genera mucho estrés emocional con tantas rechazos. Así que comprende tu propuesta de valor y postula a los puestos que se alineen con ella. Esos son mis dos principales consejos.

Kelsey Alpaio: Sí, mencionaste que hay ciertos sectores o tipos de gestión de proyectos a los que sería más fácil acceder. ¿Cuáles son esos sectores en los que las personas deberían fijarse si quieren lograr ese primer puesto?

Ogaga Johnson: Esa es una muy buena pregunta porque, algunas personas tal vez no sean expertas en un solo sector; no hay un terreno igualitario en eso. Yo diría que, actualmente, dependiendo del país, vemos un aumento.

Por ejemplo, en Canadá vemos un crecimiento de las asociaciones sin fines de lucro. Es algo que he notado recientemente. Estas organizaciones buscan capacidad: necesitan personas. Y la mayoría de estas asociaciones gestionan proyectos de diversos tipos, y requieren personas con habilidades de gestión de proyectos.

Aunque el título no sea coordinador/a o gestor/a de proyectos, necesitan esas habilidades. Así que es un sector al que apuntar. Obviamente, una ONG quizá no pague tanto como una empresa privada (aunque no todas), pero la experiencia que adquieres puede ser proporcional al doble de tiempo en otro lugar.

Así que es un buen lugar. Además, hay muchas startups tecnológicas en crecimiento, con la innovación y tecnologías cambiantes. Estas organizaciones necesitan personas para crecer y escalar sus productos. Si puedes demostrar tu valor a un fundador o a ejecutivos, es más probable que te den una oportunidad y te pruebes en la empresa.

Así que esos son los dos principales sectores que señalaría.

Kelsey Alpaio: Sí, eso tiene mucho sentido.

Y mencionaste lo de entender tu valor y que debe ser evidente en el currículum y en entrevistas. Pero, ¿existen habilidades fundamentales, herramientas o metodologías que toda persona que aspire a un puesto de gestor/a de proyectos debería tener para ser considerada? ¿Qué habilidades, si no tienes ahora, debes empezar a trabajar inmediatamente?

Ogaga Johnson: Absolutamente. Hay habilidades básicas. En gestión de proyectos, lo sabemos, existen institutos como el Project Management Institute global y otros organismos que “regulan” la gestión de proyectos, por así decirlo.

Y lo han hecho fácil cuando hablamos de los principios y procesos que cada gestor/a de proyectos probablemente enfrentará. Por ejemplo, aunque ahora existe la IA para tareas técnicas o administrativas diarias que antes hacían los gestores de proyectos,

pero una cosa que la IA no hará es comprender cómo comunicar efectivamente con las personas. Porque cada persona es distinta, todos cambiamos cada día, cambian nuestras emociones y estados de ánimo. Entonces, ¿cómo comunico? La comunicación es clave. Los gestores/as de proyectos se comunican el 90% del tiempo o más. Siempre estamos comunicando. Así que la habilidad de comunicarse efectivamente es esencial.

La comunicación se relaciona con la gestión de grupos de interés. En gestión de proyectos, trabajas con muchas personas, e intentas influenciarlas para lograr objetivos. Así que desarrollar tu capacidad para relacionarte, tener buenas habilidades interpersonales, negociar, aunque no uses esa palabra—cuando motivas a un miembro del equipo a cumplir una tarea o plazo, estás negociando e influyendo. Saber construir relaciones es fundamental. Así que la gestión de interesados y las habilidades de comunicación son básicas.

Luego, lo fundamental de cómo ejecutar un proyecto: desde la planificación, la ejecución, el seguimiento y corrección de desvíos. Esas son competencias esenciales, independientemente de la metodología: cascada, ágil o híbrida. Entender cómo tomar una idea y convertirla en realidad, ese es el núcleo. Eso es gestión de proyectos en resumen. Lo demás se apoya en tus habilidades de trato con personas.

Kelsey Alpaio: Hablamos mucho de los “gestores accidentales”, personas que ya gestionan proyectos en su día a día pero no tienen ese título. ¿Cuánto de esta transición a un cargo formal de gestión de proyectos depende de la confianza, de tener el coraje de llamarte gestor/a de proyectos y realmente apropiar tu experiencia?

Ogaga Johnson: Yo creo que todos tienen habilidades de gestión de proyectos. Esa es mi opinión, porque si has trabajado algunos años—no quiero especificar, digamos dos o tres al menos—seguramente ya hiciste algo relacionado, porque toda organización lleva a cabo proyectos para cambiar, innovar o mejorar.

Así que casi seguro formaste parte de un proyecto, especialmente si trabajaste durante la era Covid, porque hubo que implementar trabajo remoto. Eso fue un proyecto. Una vez realizado, sólo quedaba mantenerlo o mejorarlo—de nuevo, gestión de proyectos. Así que si has trabajado más de dos años, tienes experiencia en gestión de proyectos. Siempre aconsejo a la gente identificar su experiencia en este campo. ¿Has llevado a cabo un conjunto de actividades para generar un cambio o un resultado específico? ¿Tuvo comienzo y final definidos? Entonces fue un proyecto; no operaciones.

Cuando les digo esto, se dan cuenta: “Ah, sí, una vez tuvimos que mejorar un proceso tras una auditoría”, y aunque no lideré el equipo, participé. Eso es formar parte de un proyecto. Cuando las personas identifican esas habilidades, el salto es mucho más sencillo, ahí entra la confianza. Lo que escucho mucho es el síndrome del impostor.

Se preguntan: "¿De verdad puedo hacer esto? ¿Puedo llamarme coordinador/a o gestor/a de proyectos?" Pero si lo has hecho, sí puedes. Lo principal que trabajo con mi alumnado es la mentalidad. Trabajo mucho en eso: si no tienes confianza en las habilidades que presentas en una entrevista, ¿cómo quieres que el empleador confíe en ti? Yo lo percibo enseguida durante una entrevista. Debes comprender que lo que tienes, sobre todo si te has formado, si te has trabajado o has identificado tu experiencia y propuesta de valor—es tuyo, debes creerlo.

En el peor de los casos, hazte un “brag sheet” (hoja de logros): incluye hechos concretos de lo que has hecho en gestión de proyectos, porque los hechos siempre ganan al síndrome del impostor. No puedes mentirle a los hechos, es un hecho si lograste implementar un proyecto de mejora de procesos.

Guarda esas historias y llévalas a entrevistas. Así serás más seguro porque de verdad lo has hecho. Pero la confianza es clave para el éxito al hacer la transición.

Si tú no crees que puedes, los demás seguramente tampoco lo harán.

Kelsey Alpaio: Me encanta la idea de que los hechos siempre vencen al síndrome del impostor. Tener claros tus logros, hacer un seguimiento de lo que has conseguido y dejar que eso te guíe cuando busques uno de estos puestos. Me encanta ese consejo.

Entonces, ¿cuáles son los mayores errores que cometen las personas al intentar conseguir su primer título de gestor/a de proyectos?

Ogaga Johnson: Voy a mencionar dos cosas. Lo primero es el “quick apply” (aplicar rápido). A veces quisiera quitar esa función de todas las plataformas porque no sirve, aunque no diré nombres. Casi todas la tienen.

El aplicar rápido casi nunca funciona, aunque tu currículum esté adaptado al sector, porque podrías pensar: “Solo postulo a proyectos en sanidad, así que es el mismo lenguaje, lo que piden es lo mismo”, sí, pero alguien que de verdad se tomó el tiempo de leer el anuncio y se dio cuenta de que, aunque es sanidad, lo esencial es la experiencia en mejora de procesos, y adaptó su currículum a eso, tiene más posibilidades de lograr la entrevista. 90% de los demás hará lo estándar. Así que, ¿qué es ese 10% que te hará destacar?

Eso es uno: no uses el quick apply, ni mandes currículums en masa. Adáptalos. Es un trabajo duro, pero hay apps de IA que ayudan. Úsalas, pero siempre revisa lo que produces con IA y edítalo tú mismo.

El segundo error está relacionado: no entender el propio valor. Cuando veo en redes a alguien diciendo: “Apliqué a mil trabajos y conseguí cinco entrevistas, una oferta”... Para mí eso es malísimo. Recibir más de 900 rechazos es nefasto para la salud mental y la autoestima. No es una forma sana de buscar empleo. El error es postular a todo y a cualquier cosa. Primero, entiende tu valor profesional y adónde te conviene entrar (quizá no sea el trabajo soñado, pero es el ideal ahora para empezar), y céntrate en ello.

Buscar empleo consume mucha energía; concéntrate en donde te vas a enfocar según tu estrategia. No tener una estrategia de búsqueda y sólo enviar currículums no tiene sentido. Cada empresa tiene una estrategia. Ojalá la gente viera que su carrera profesional es su negocio.

Es un negocio, porque vendes tus habilidades y por eso te pagan. Trátalo como tal, y cambiarás la mentalidad y tus acciones. Es ahí donde el espíritu emprendedor ingresa en el mundo laboral y es importante para avanzar.

Kelsey Alpaio: Hablaste un poco de la experiencia del rechazo. Parece una parte importante, vas a recibir muchos “no” incluso si postulas de manera estratégica. ¿Cómo recomendarías lidiar con ello y reponerse tras varios rechazos?

Ogaga Johnson: Creo que lo has resumido: entiende que el rechazo llegará. No es pensamiento negativo, es realista. Hay mucha gente buscando empleo, no eres el único. Así que te rechazarán. Concéntrate en lo que puedes controlar: es decir, postular bien, adaptar el currículum, mostrar tu valor. Eso es lo que controlas, no puedes controlar que una empresa decida llamarte o te elija.

Así que pon el foco en lo que está en tus manos, y finalmente llegará el puesto. Simplemente entiende que, como eso está fuera de tu control, habrá resultados negativos, incluido el rechazo. Cuando ya lo asumes, puedes decir: “Lo he hecho lo mejor posible, si no sale, pues no era para mí”, y sigues adelante. Eso es lo que siempre le digo a la gente.

Kelsey Alpaio: Me parece genial.

Una última pregunta para finalizar: si alguien que está escuchando quiere dar el primer paso hoy mismo para conseguir su primer puesto en gestión de proyectos, ¿qué puede hacer ahora o esta semana para avanzar?

Ogaga Johnson: Yo recomendaría hacer un “career mapping” (mapa de carrera) o una auditoría de habilidades, que puedes hacer en este mismo momento. El objetivo es identificar si ya tienes experiencia en gestión de proyectos, incluso si es en voluntariado (no sólo los trabajos remunerados cuentan). Yo empecé en gestión de proyectos de forma voluntaria en mi iglesia local, siendo coordinadora juvenil.

Eso es experiencia: trabajar con personas, motivarles para lograr objetivos, conseguir que voluntarios hagan cosas. ¡Eso es durísimo! Cuando una persona cobra por su trabajo le puedes exigir, pero con voluntarios es más complicado. Ahí desarrollé muchas habilidades de influencia y negociación. Así que primero, haz una auditoría de habilidades: ¿qué experiencia tengo que se ajuste a gestión de proyectos? Si no tienes, busca cómo crearla o encontrarla.

Y luego: ¿qué habilidades transfiero de donde estoy ahora que sean útiles en gestión de proyectos porque son similares? Así que lo primero, un “career mapping” y “skills audit”, porque necesitas dirección. Si no sabes a dónde ir, cualquier camino sirve, pero si tienes dirección, seguro llegarás a tu destino.

Kelsey Alpaio: Ogaga, muchas gracias por acompañarnos hoy. Ha sido de gran ayuda.

Ogaga Johnson: Muchas gracias. Ha sido un placer. Gracias por las preguntas y por estar aquí. Estoy agradecida.

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