Cómo elegir la oportunidad de voluntariado adecuada para crecer en tu carrera de dirección de proyectos

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Galen Low: Hola a todos, gracias por sintonizarnos. Mi nombre es Galen Low y soy parte de The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales con la misión de ayudarnos a adquirir habilidades, ganar confianza y conectarnos, así podemos amplificar el valor de la gestión de proyectos en un mundo digital. Si quieres saber más sobre esto, visita thedigitalprojectmanager.com/membership.

Bien, hoy estamos aportando a la conversación sobre el voluntariado y cómo elegir el rol adecuado para obtener la experiencia en gestión de proyectos que te acercará a donde quieres llegar. Y pequeño adelanto: a veces los mejores roles para obtener experiencia como Project Manager no son necesariamente esos roles.

Hoy me acompañan dos figuras destacadas del mundo internacional de la gestión de proyectos, Yasmina Khelifi y Mayte Mata Sivera. Yasmina es gerente senior de proyectos en la industria de las telecomunicaciones, podcaster y ávida bloguera. Mayte es jefa de una PMO en el sector retail y también una ponente prolífica. Juntas, acaban de publicar un libro exactamente sobre este tema. Se llama El viaje del voluntariado hacia el liderazgo en proyectos.

Yasmina, Mayte, muchísimas gracias por estar aquí hoy.

Mayte Mata Sivera: Gracias por invitarnos.

Yasmina Khelifi: Muchas gracias, Galen.

Galen Low: Lo mencioné en la introducción, y quiero asegurarme de ser claro para mi audiencia.

Ya hemos tenido un par de episodios acerca del voluntariado. Y la razón por la cual insisto mucho en este tema es porque es realmente importante en las conversaciones que tengo con las personas, ese dilema del "quiero experiencia en gestión de proyectos, pero para eso necesito tener experiencia primero".

Y ¿qué puedo hacer al respecto? ¿Cómo puedo encontrar una base sólida en mi carrera como Project Manager? Muchas veces, la respuesta es que el voluntariado es una excelente forma de conseguir experiencia que te hará notar, te ayudará a conseguir esos roles. Y hasta este punto hemos estado hablando del voluntariado para ganar experiencia en gestión de proyectos.

Pero hoy pensé que podríamos abrir un poco más el tema, ponerle un enfoque internacional. Y también sería interesante hablar de las experiencias adyacentes que puedes obtener, no buscando necesariamente puestos de voluntariado como Project Manager, porque probablemente hay menos de los que crees. Sino cómo elegir la oportunidad correcta para adquirir las habilidades que te impulsen en tu carrera y no quedarte estancado en ese círculo vicioso.

Me gustaría empezar directamente y preguntarles a las dos: ¿Cuál es el rol de voluntariado menos probable que han tenido y que terminó ayudándoles a desarrollar una habilidad clave en su carrera?

Mayte Mata Sivera: Voy a tomar esta porque me apasiona mucho el voluntariado. Una de mis primeras oportunidades cuando me mudé a Utah fue como voluntaria en TEDxSaltLakeCity.

Es un evento TED local. Todo el mundo pensaba: "Oh, Mayte está ahí de voluntaria". Sí, yo era la responsable principal. Teníamos reuniones, cronogramas, pero mi primera tarea el día antes del evento fue llenar botellas de agua. Pasé dos o tres horas en una sala limpiando, llenando y preparando botellas de agua para los asistentes.

Tomé muchas fotos porque quería recordar ese momento, fue importante para mí porque trabajé con otra persona, creamos lazos y ella me ayudó a entender el evento para el día siguiente. Pero mi primera experiencia práctica fue llenando botellas de agua. No importa si la actividad es grande o pequeña, siempre aprendes algo haciéndola.

Y más aún si lo haces con diversión y la mente abierta.

Galen Low: Me encanta porque se trata también de la relación con las personas a tu alrededor. No importaba tanto lo que estabas haciendo. Imagino que en tus proyectos y trabajo diario no limpias ni llenas botellas de agua, pero ese vínculo, el aprendizaje sobre el evento, desarrollar la habilidad de experimentar con algo nuevo... ¿Qué opinas?

Mayte Mata Sivera: Fueron 3,000 botellas. En dos o tres horas. Fue divertido. Digámoslo así.

Galen Low: ¿Cuál fue la habilidad principal, la más importante que sacaste de ahí?

Mayte Mata Sivera: Además de abrir y limpiar botellas...

Yasmina Khelifi: Paciencia, mucha paciencia.

Galen Low: Yo diría resistencia y persistencia.

Mayte Mata Sivera: Aprendí a obsesionarme por la experiencia del usuario.

Realmente quería que los asistentes tuvieran agua fresca. Me di cuenta de la importancia de servir a otros y que las pequeñas cosas cuentan, porque después, al entregar esas botellas, la gente estaba muy contenta. No necesitaban comprar agua, era como un souvenir con el logo de la empresa.

Y eso me ayudó mucho a crecer dentro del equipo de voluntarios.

Galen Low: Me encanta. Comprender que esas cosas pequeñas realmente importan, ¿verdad? Eso se puede aplicar en cualquier parte. Me encanta.

Yasmina, ¿alguna historia interesante de voluntariado?

Yasmina Khelifi: Es menos disruptiva que la de Mayte, pero hablaste de aprender cosas nuevas. Y es algo que también descubrí al hacer voluntariado; me apasioné mucho. Tuve que diseñar imágenes para las redes sociales. Para mí, era algo completamente nuevo, porque no es mi área. No trabajo en comunicación en mi empleo habitual. Soy jefa de proyecto y colaboro con comunicación, pero no manejo la comunicación corporativa.

Así que tuve que hacerlo. Era totalmente nuevo y al principio no me sentía cómoda, pero alguien tenía que hacerlo porque el diseñador gráfico se fue. Así que pensé: ¿por qué no intentarlo? Usamos un software, probé el programa. Había plantillas que podíamos personalizar. Al mismo tiempo, podíamos ayudar a otras personas a integrarse porque, cuando había diseñador, usaba herramientas técnicas específicas que no todos dominaban. Así que también fue una forma de compartir y transferir conocimientos dentro del equipo.

Galen Low: Me encanta ese ángulo de la comunicación. Y especialmente esas historias donde no sabías hacer algo, te daba miedo, pero tuviste que hacerlo y aprendiste. Eso, en sí, es una habilidad importante.

No te limitaste a cumplir la tarea, sino que lo viste como una oportunidad para mejorar tu forma de comunicar y crecer.

Quizás no uses Photoshop o Canva cada día, pero ahora, si alguien te pide crear imágenes para redes sociales, tienes la confianza de poder hacerlo. Y si son otras tareas, sabes que puedes aprender, adaptarte y comunicar.

Eso es una habilidad muy valiosa.

Yasmina Khelifi: Exacto. Y lo importante es que nunca estuve sola. Formaba parte del equipo de proyecto. Había personas que me daban feedback y apoyo, así podía corregir y mejorar.

Galen Low: Eso me gusta mucho: la sensación de seguridad y colaboración. Hay oportunidades donde puedes ser aislado, pero en muchos casos el voluntariado da un espacio de comprensión, porque eres voluntario: nadie espera perfección y todos saben que estás aprendiendo. Es una gran forma de adquirir nuevas habilidades sin la presión de un entorno de trabajo.

Me gustaría ampliar el tema porque ustedes colaboraron y co-escribieron un libro sobre voluntariado, lo cual me parece novedoso. No veo muchos libros así y considero que es fundamental. ¿Qué las motivó a comenzar a hacer voluntariado y después a escribir un libro sobre ello? Porque eso requiere compromiso.

Yasmina Khelifi: Empecé como voluntaria porque sentí que necesitaba nuevos desafíos fuera del trabajo. Al principio, no lo entendía muy bien, pero después lo razoné. Recordé que un capacitador de PMP nos dijo que podíamos ser voluntarios en el capítulo local. Así que pensé: ¿por qué no intentarlo?

Respecto al libro, quise responder las preguntas que tuve al inicio. No sabía nada y me daba vergüenza preguntar.

Galen Low: Es un camino con muchos misterios.

Culturalmente, aquí es como "debes ser voluntario" y muchos se quedan en el primer paso. ¿Cómo busco la oportunidad adecuada? ¿Qué esperar? ¿Cuáles son mis objetivos? No hay mucho diálogo sobre el tema.

Sí, respondamos esas preguntas para que más personas avancen en el proceso. Me parece genial.

Mayte, ¿cómo empezaste tu camino y por qué es importante el voluntariado para ti?

Mayte Mata Sivera: Mi camino realmente comenzó cuando me mudé a Utah.

Estaba entre trabajos, no conocía a nadie, buscaba pertenecer a algún sitio y conocer gente. No tenía amigos, me sentía un poco perdida y buscaba una red de apoyo. Así encontré TEDxSaltLakeCity y el capítulo local de PMI. Me encantaban los valores de TED y PMI porque obtuve la certificación PMP y pensé que allí encontraría gente afín.

Sobre el libro, siempre quise compartir conocimiento. Cuando estaba en la universidad, enseñaba a la gente e intercambiaba idiomas para ayudarnos mutuamente a practicar. Así que pensé que el libro sería una buena forma de mostrar a otros cómo hacerlo bien. Ha sido una experiencia gratificante compartir todo esto.

Y quiero aclarar que el libro no es una memoria sobre rellenar botellas de agua o hacer diseños creativos, sino que puede ayudar a mucha gente a entender la belleza de esto y a aplicar esas habilidades en el trabajo.

Galen Low: Me gusta mucho. Y todo se basa en la comunidad.

El compartir conocimientos, colaborar, y algo que a veces olvidamos: las personas que conocerás, crear redes. Mientras no te encierres a lamer sobres solo, seguro estarás entre personas que pueden ayudarte a crecer o a descubrir oportunidades que de otro modo no encontrarías. No recuerdo si mencionaste que la persona con la que llenaste botellas sigue en contacto, ¿verdad?

Mayte Mata Sivera: Sí, seguimos en contacto. Ella se mudó a otro estado, pero aún nos felicitamos en los cumpleaños y fechas especiales. Hay un evento el lunes y, por primera vez, asistiré como público tras seis años de voluntariado. Noto nervios, no sé si podré estar quieta o si terminaré ayudando tras bastidores.

Así que compré mi entrada y voy a disfrutar como asistente.

Galen Low: Eso es genial. Ahora hasta puedes evaluar las botellas. Puedes decir...

Mayte Mata Sivera: Espero que las tengan esta vez.

Galen Low: ¿Estarán a mi estándar? Y digo a mi audiencia que estuve tentado a meter todo el libro en este episodio, pero es demasiado, lo dejaré en las notas. También compartiré el código de descuento. Consíganlo porque pienso que es clave compartir este conocimiento.

Cambio de tema: vine con una perspectiva norteamericana donde el voluntariado es un rito de paso, a veces sirve para entrar a la universidad o lo piden en el trabajo. Pero me doy cuenta de que se ve diferente en cada región y cultura. En su libro entrevistaron a mucha gente de distintas partes del mundo. ¿Algún hallazgo interesante sobre cómo se percibe el voluntariado internacionalmente?

Yasmina Khelifi: Efectivamente. Mi equipo y yo entrevistamos a más de 100 voluntarios e hicimos encuestas para tener datos reales, además de las experiencias y testimonios. No fue una investigación formal sobre cómo se ve el voluntariado en las distintas culturas.

Pero, en mi cultura francesa, cuando estudié, el voluntariado no contaba en el currículo. En las entrevistas laborales, si mencionabas ser voluntario en una organización de proyectos, decían: ¿y qué? No le daban mucho valor, la gente en Francia está muy enfocada en títulos y experiencias. Quizás ahora ha cambiado por la globalización. También, uno de los entrevistados de Argentina nos contó que cuando empezó a ser voluntario, la gente se sorprendía: ¿vas a trabajar gratis? No era habitual. En Francia, la mayoría eran personas jubiladas que buscaban mantenerse ocupadas.

Por eso empecé a hacer voluntariado más tarde que tú, Galen.

Galen Low: Todo eso es muy interesante. Es verdad que puedes encontrarte con voluntarios con metas distintas a las tuyas.

No todos buscan ser líderes de proyecto. Hay gente aburrida. Vas a conocer muchas personas que voluntarían por distintas razones. Y como dijiste, depende de cómo enmarques esa experiencia, más allá de si pasa desapercibida para un reclutador. Aunque en Francia pesen más los títulos, la experiencia voluntaria es válida.

Eso nos lleva a la parte práctica: ¿cómo encontrar la oportunidad adecuada? ¿Qué hace que un rol sea ideal para alguien? ¿Cómo puede un futuro líder de proyectos buscar roles alineados a sus metas?

Yasmina Khelifi: En nuestro libro, El viaje del voluntariado hacia el liderazgo en proyectos, ayudamos a la gente a encontrar el rol de voluntariado adecuado. Primero, les pedimos identificar sus objetivos SMART: qué quieren aprender y lograr. Luego, es clave conocer los distintos roles: contribuyente, líder de proyecto, miembro del consejo, voluntario global. Por último, diseñamos junto a Mayte un lienzo de voluntariado, el "volunteering canvas", para alinear los objetivos SMART con los roles.

Galen Low: Eso está genial.

Mayte Mata Sivera: Totalmente. Yasmina mencionó lo mismo que iba a decir, pero algo que quiero agregar es que busquen algo que realmente les dé alegría. El voluntariado no debe ser otro pendiente más en tu lista diaria.

Lavar la ropa, pasear al perro, hacer compras... El voluntariado debe recompensarte y aportarte alegría. Vivimos en un mundo lleno de problemas; en el trabajo, desafíos familiares. Cuando completes el canvas o lienzo, recuerda incluir tu sonrisa en algún lado. Hazlo con pasión por el tema. Sí, hemos preparado este gran canvas, pero nunca olvides lo que te da alegría.

Galen Low: Me encanta, porque para muchos, el voluntariado es una obligación y un simple trámite.

Ok, ayudé en la cocina comunitaria, puedo seguir con mi vida. No se trata solo de eso. Y aunque a veces cuenten las horas para la universidad, aquí vamos más allá de eso: se trata de encontrar algo con impacto, que te importa, y así los vínculos que creas también serán más profundos y duraderos.

Me interesa mucho ese canvas, y aunque aún no lo he visto, el concepto de alinear lo que te importa con tus metas es valioso. Y quizá la respuesta no sea "quiero ser líder de proyectos en software, así que debo ser gerente voluntario en software". Puede que no exista ese rol, por eso buscas el empleo, pero sí puedes desarrollar habilidades y conocer personas que te acerquen a tu meta.

Hay personas que buscan el clon voluntario del trabajo que desean y no lo encuentran. Probablemente no exista, pero puedes construir habilidades y red en el camino.

Yasmina Khelifi: Sí, y lo que dijo Mayte es esencial: la alegría. Porque he visto personas que querían ser miembros del consejo solo por el título, pero luego no tenían tiempo ni compromiso, y eso frustra a los demás. Para mí, ser un buen voluntario depende del ejemplo, y he tenido muy buenos modelos y otros que no tanto.

Galen Low: Ya, hay quienes creen que ser miembro del consejo es solo sentarse, pero es un cargo importante. Conozco personas que son buenos ejemplos de voluntariado, lo asumen con seriedad y tiempo. No se trata solo del título, sino de aportar, sin importar el rol.

Elige un rol al que puedas dedicarle tiempo, porque el tiempo es la inversión. Incluso si "trabajas gratis", es tu tiempo. Debes saber qué quieres obtener de ese esfuerzo, y si no es dinero, al menos que tenga sentido para ti y te haga feliz, como dijo Mayte.

La verdad, han pensado mucho en este tema. Es exquisito y clave compartir este conocimiento.

Quiero saber cómo tomar esa experiencia (llenar botellas, diseñar imágenes) y traducirla para tu perfil profesional, CV o entrevista. ¿Cómo convertir eso en algo útil para llegar a líder de proyecto? Porque imagino, Mayte, que no dijiste "merezco este trabajo porque lleno botellas muy bien".

Mayte Mata Sivera: Desde entonces presto mucha atención a los detalles. Tenía que poner la tapa bien, que no se derramara el agua. Siempre se aprende algo.

Galen Low: Me gusta.

Yasmina Khelifi: Creo que también desarrollas empatía. Cuando tengas a alguien en tu equipo encargándose del agua, sabes cuánto esfuerzo implica. Así desarrollamos nuevas perspectivas. Toda tarea en voluntariado me enseñó cosas nuevas y aceptar que al principio no será fácil, pero está bien cometer errores y aprender en el proceso.

Galen Low: Me gusta este ejercicio. Porque a veces necesitas la perspectiva externa para ver lo que has ganado y cómo traducirlo. Pregunta a alguien más qué piensa que ganaste de esa experiencia.

Volteando la pregunta, Yasmina, pensando en tu experiencia diseñando imágenes, ¿cómo lo enfocas en contexto de liderazgo de proyectos?

Yasmina Khelifi: Creo que empecé a prestar más atención a las presentaciones y el mensaje. Gané confianza, pude hacer un cartel para un evento técnico, no era requisito, pude pedirlo al área de comunicación, pero lo hice yo y fue útil cuando la gente llegó. Todo lo que hago como voluntaria me permite aprender y conocer gente nueva. Además, el networking es algo cultural. Al principio en Francia, no entendía el concepto. Se traduce como "réseauter", pero es una palabra fea para mí. Cuando haces voluntariado, conoces y te relacionas naturalmente, y eso también es aprendizaje.

Mayte y yo colaboramos mucho virtualmente y no nos conocimos en persona hasta el año pasado, tras dos años escribiendo artículos, haciendo webinars y el podcast. Todo fue virtual por ser parte de una comunidad.

Galen Low: ¡Vaya! No sabía que el viaje había durado tanto tiempo a distancia. Increíble.

Mayte Mata Sivera: Nos conocimos finalmente en una conferencia de dirección de proyectos y nos abrazamos. Tantas videollamadas y desafíos de diferencia horaria (ocho horas). Eso ayuda a trabajar mejor con equipos remotos. Siempre se aprende algo.

Galen Low: ¡Eso es genial!

Hay otro tema: el prestigio de nombres grandes como TEDx. Me impresionó lo que dijiste, Mayte, sobre los detalles que marcan la diferencia. La marca TED implica calidad en producción y experiencia. Cualquier rol contribuye al éxito, desde el agua hasta guiar a los asistentes. Jugar ese “nivel del juego” es importante, sin importar la tarea.

Mayte Mata Sivera: Sí, cada pequeño detalle contribuye al éxito y entiendes que hay que cuidar los detalles. A veces surgen situaciones de alta presión, como si comienza a llover cuando todos almuerzan afuera, o hay que mover un piano y nadie puede. Son cosas pequeñas pero enseñan a ser ágil y adaptarse: habilidades que te hacen mejor líder de proyectos.

Galen Low: Me gusta esa adaptabilidad cuando las cosas no van según lo planeado.

Me gusta ver programas de renovaciones porque en 22 minutos ves un proyecto: todo comienza bien, luego surgen problemas, hay que ajustar el presupuesto, aparece una plaga y al final todos quedan contentos.

Así es un proyecto: no siempre sale perfecto y hace falta habilidades que no aparecen en los libros, como ser adaptable, hacer networking, colaborar, lograr algo grande juntos. Tal vez me desvíe un poco...

Mayte Mata Sivera: Me encanta esta conversación. Se nota que también te apasiona el tema y la estoy disfrutando mucho.

Galen Low: Yo también. Debo decir que nunca fui voluntario, pero con esta charla me arrepiento. Hubo oportunidades de invertir tiempo productivamente y trabajar con gente.

En vez de hacer todo en soledad para mi carrera o mi vida, debería haberme unido a otros. Ahora estoy convencido y todos los consejos que han dado me han parecido increíbles. Incluyo el enlace al libro. Yasmina y Mayte, ambas son muy visibles en LinkedIn.

Recomiendo seguirlas. Siempre están haciendo algo valioso, compartiendo conocimiento. Ha sido genial tenerlas aquí. Muchas gracias.

Mayte Mata Sivera: Gracias.

Galen Low: Pues ahí lo tienen. Como siempre, si quieren unirse a la conversación con más de mil campeones de la gestión de proyectos, únanse a nuestro colectivo en thedigitalprojectmanager.com/membership. Si les ha gustado este episodio, suscríbanse y manténganse al día en thedigitalprojectmanager.com. Hasta la próxima, ¡gracias por escucharnos!