Cómo ayudar a los equipos de proyectos a asumir y dominar las presentaciones de proyectos

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Galen Low: Es el día de la presentación. Todo está en marcha, y las cosas van bastante bien. Bueno, va más o menos. De hecho, va tan bien como un accidente de coche a cámara lenta.

Ravin está leyendo las diapositivas otra vez. Florence parece que está murmurando hacia sus zapatos más que demostrando la nueva función de personalización. Y tú — tú has olvidado tus notas en algún lugar del tren y has estado improvisando.

Al otro lado, el ánimo general de los interesados es... confundido. Impaciente. Desconectado. La buena noticia es que pronto terminará, y todos podremos olvidar que esto ocurrió alguna vez.

Excepto que en realidad no es así. El proyecto continúa, la próxima revisión de sprint es en dos semanas, y aunque abandones ahora, aún te esperan muchas presentaciones de negocio.

Si has tirado la toalla aceptando que las presentaciones de proyecto con tu equipo están condenadas a ser momentos dolorosos e inevitables entre el trabajo de proyecto, sigue escuchando.

Vamos a hablar de cómo lograr que tu equipo domine las presentaciones de proyecto sin perder tiempo valioso en la preparación.

Hola a todos, gracias por sintonizar. Mi nombre es Galen Low y soy parte de The Digital Project Manager. Somos una comunidad de profesionales digitales con la misión de ayudarnos mutuamente a desarrollar habilidades, ganar confianza y conectar, para poder multiplicar el valor de la gestión de proyectos en el mundo digital. Si quieres saber más, visita thedpm.com/membership.

Bien, hoy hablamos sobre el arte oscuro de presentar el trabajo de proyectos y de cómo los gestores de proyectos pueden ayudar a sus equipos a enmarcar el trabajo de manera que los directivos lo comprendan, todo sin perder montones de tiempo en la preparación.

Hoy me acompaña Renaud Taburiaux, ex PM de agencia, autor y respetado coach de presentaciones para profesionales de todos los niveles organizacionales — desde arquitectos técnicos hasta directores generales.

Renaud, muchas gracias por estar hoy aquí.

Renaud Taburiaux: Muchas gracias a ti por invitarme. Espero hablar con tu comunidad, tu audiencia, sobre este tema complejo que nos genera mucho estrés.

Galen Low: Me alegro que lo menciones porque este es un episodio que nace de juntarnos a hablar sobre las presentaciones.

Llevamos ese tema a la comunidad y recibimos preguntas sobre dificultades relacionadas con presentar trabajo de proyectos, presentaciones en general, oratoria y comunicación profesional. Así que gracias por prepararte conmigo y traer algunas de estas preguntas.

También nos llegaron un océano de otras preguntas que responderemos dentro de la comunidad. Estoy muy entusiasmado con eso.

Renaud Taburiaux: Sí, son muy buenas preguntas. Se ve que muchos tienen dificultades con este tema. No pasa nada si la gente pide ayuda cuando no sabe hacerlo; eso es estupendo.

Galen Low: Absolutamente. El poder de la comunidad.

Bien, quiero empezar con mi gran pregunta. La cuestión que engloba todo esto para mí es: ¿Por qué es tan importante presentar en gestión de proyectos y si es tan importante, por qué no se enseña?

Renaud Taburiaux: Ok, ¿por qué es importante? Para tu comunidad, los gestores de proyecto pero también cualquier tipo de manager, muchas veces dirigimos sin autoridad. Eso lo hemos hecho durante años. Y para liderar sin autoridad, hay que influenciar, convencer, especialmente ahora.

Es cada vez más participativo. No puedes forzar a la gente a hacer su trabajo o seguir el backlog u otras cosas. Hay que convencerles, mostrarles el valor. Y suele ser a gran escala; equipos grandes, quizá hablamos de metodologías SAFe, donde hay cientos trabajando en una sola aplicación.

Así que tienes que convencer a muchos, no solo uno a uno. Y además remoto. Hoy es normal trabajar con personas en India, Canadá o Brasil. Así que convencer e influir es central en tu tarea. Y la presentación es una de las llaves para ello. No solo uno a uno, sino de uno a muchos. Por eso es crucial hacer bien las presentaciones, pero no es tu única tarea.

Tienes otras cosas, así que es conveniente no perder tiempo y ser eficientes preparando estas presentaciones.

Galen Low: Me encanta el enfoque, porque normalmente, al pensar en una presentación, lo planteo como ¿por qué es tan importante? Y pienso en una sala de juntas, presentando a patrocinadores ejecutivos o interesados. Pero no es solo eso; presentar es compartir una idea y conseguir que otros se unan. Y los que piensan "odio hablar en público", en realidad como PM presentamos ideas todos los días.

Presentamos ideas a nuestro equipo, usamos la gestión a través de la influencia y mostramos liderazgo colaborando, presentando ideas entre todos. Me gusta mucho tu visión. Ni lo había pensado.

Renaud Taburiaux: Hay que acercarlos al objetivo, a lo que se busca lograr, pero no todos conocen el panorama. Como gestor o líder de personas, tienes una visión general del trabajo. Ellos necesitan esa visión compartida para ser eficientes. Así que, sí, presentamos cada día. No siempre con diapositivas; ni las mencioné hablando de presentaciones.

Se trata de compartir ideas, mensajes, contar historias. Puede tomar muchas formas, pero presentamos a diario de ese modo.

Galen Low: Genial. Y eso rebaja la presión de la "presentación formal". Al final, es igual que todas las veces que presentas diariamente, usando las mismas habilidades.

Renaud Taburiaux: Sí. Al final del día, sigue siendo una presentación. Incluso si es al comité directivo. Tus diapositivas y cómo presentas no determinarán lo que puedas lograr. Siempre puedes compensar a través de la discusión, la interacción uno a uno y demás.

No te sobreestreses con la presentación. Como dices, la hacemos demasiado oficial. Solemos poner palabras de moda en nuestro guion. No tiene por qué ser así. Debe ser humano a humano. Las diapositivas no convencen; las personas convencen. No pierdas la perspectiva: solo es una presentación.

Galen Low: Me encanta.

Quiero retomar el tema de la habilidad. Fue muy relevante en nuestra comunidad. En la sala de espera hablábamos de la formación, y, al menos en mi caso, casi nadie me enseñó a presentar ideas eficazmente y, sin embargo, era algo esperado.

¿Por qué es así?

Renaud Taburiaux: Hay muchas razones. Es justo lo que dices: se da por hecho. Es como escribir un email. Suponemos que la gente sabe hacerlo, pero no. Vemos cada día que muchos no saben escribir mensajes cortos y directos, y el mensaje clave se pierde porque ni saben lo que quieren preguntar.

Suponemos que lo aprendieron en la universidad, pero no enseñan mucho sobre presentaciones de negocios. Enseñan presentaciones académicas. En la empresa también lo enseñan, pero mal. No ganaré amigos diciendo esto, pero a veces el profesor es humorista y eso está bien para la entrega, confianza, controlar la voz, el estrés, pero no es presentación de negocios. No te enseñan a estructurar tu mensaje ni los sesgos cognitivos a evitar o aprovechar.

Además, hay malos ejemplos. Ves la dirección presentando en las reuniones generales, o las comunicaciones internas o RR. HH., y ellos deberían saberlo, pero normalmente lo hacen fatal. Leen lo que ya está en la diapositiva, como karaoke. No saben qué quieren decir. Y aún así, esperamos que los jefes de proyecto sean mejores, cuando es su trabajo comunicar, influir. Pero al no estar entrenados o asumiendo que saben, llegamos a esta situación: no se enseña o se enseña mal.

Galen Low: Genial.

Renaud Taburiaux: De nuevo, no ganaré amigos...

Galen Low: Lo que me gusta es la pasión que transmites. ¿Podríamos ampliar un poco? Esto claramente es algo que te motiva y tienes experiencia. ¿Qué te hizo interesarte por presentar y comunicar en los negocios? ¿Cuál fue el momento en que viste que los equipos debían centrarse en esa habilidad y necesitar apoyo?

Renaud Taburiaux: Se debió a un hecho concreto. Comencé en agencias en 2010, creo, en agencias de comunicación en Nueva York o París.

Allí, todo era perfecto: creativo, divertido, claro. Había diseñadores. Todos sabían qué decir o hacer. Tras cinco años, me mudé al sector corporativo. Fue un shock. Noté que en lo corporativo, comunicación es casi una palabra tabú.

No les gusta. Ven a quien se ocupa de ello como un político, o alguien que solo hace comunicación porque no sabe hacer otra cosa. Mucha gente ni siquiera intenta comunicar bien; lo evitan.

No hablo solo de presentaciones. Pero lo que me molestaba era que algunos lo intentan y fracasan estrepitosamente. Pasan horas preparando las diapositivas y el guion; es desastroso y estresante para ellos y para la audiencia. Así que, al pasar al sector corporativo, aplico todo lo aprendido en agencia, en gestión de proyectos, UX, etc., a mis propias presentaciones.

Y así creé mi marco, que llamo "Presentation Sprint", que me permite preparar presentaciones efectivas rápidamente. Y volviendo a tu pregunta, ¿por qué me apasiona? Porque frustra ver a gente perder tiempo en presentaciones innecesarias o demasiado largas. Hay cosas mejores que hacer que perder horas haciendo diapositivas.

Si todas fueran cortas, claras y rápidas de preparar, ¡seríamos mucho más felices! Eso es lo que me molesta cada día. Trabajo haciendo coaching en comunicación en general, no solo presentaciones. Veo muchos proyectos reales. Y me mata ver tanto desperdicio, tanta mala comunicación. Se puede mejorar fácilmente sin perder tiempo. Por eso me apasiona. Perdón si me extiendo.

Galen Low: No, es fantástico. Porque uno se siente identificado; algunos no les importa, comunicación es una mala palabra. Pero quien se esfuerza sin guía, fracasa y se frustra aún más. En agencia, como dije, nadie me entrenó pero recibí muchas pautas de mentores. Nos lo tomamos en serio porque el cliente paga por ese trabajo. Pero la realidad es que la mayoría de la comunicación en la empresa es mala, no hay estándares, y aunque quieras mejorar, no hay guía: es como un ciego guiando a otro ciego o solo en el bosque.

Renaud Taburiaux: Sí. Y mucha gente ni ve el esfuerzo que haces. Si no sabes cómo hacer presentaciones cortas, claras y rápidas, te desmotivas. Como decíamos en la sala de espera, los Toastmasters... "Participo, y aun así mis presentaciones son confusas, sigo poniendo demasiado texto en las diapositivas, no sé cómo hacerlo...". Los pequeños pasos no aportan valor si no sabes en qué dirección avanzar. Es fácil de arreglar si vas paso a paso, pero no sabemos cómo hacerlo porque nadie nos lo explicó. Hay mucha frustración.

Galen Low: Y fue interesante lo de Toastmasters. Muchos quieren mejorar en oratoria y lo intentan allí, pero tú decías: te enseña a presentar, pero no a estructurar el mensaje ni a gestionar los sesgos, ni el propio ni el de la audiencia. Es solo una parte del rompecabezas. Es útil, pero no lo es todo.

Renaud Taburiaux: Es importante porque te da experiencia práctica. Si en tu trabajo no tienes oportunidades de presentar oficialmente, puedes oxidarte y no tienes margen para fallar y aprender. Así que está bien, pero solo cubre la etapa final: la entrega, el cómo presentas, no el por qué ni el qué. Es simplemente hablar en público de cualquier cosa; eso es importante, pero dudo que sea lo que más necesitan la mayoría de profesionales.

Galen Low: Profundicemos. Presentaste el "presentation sprint". ¿Puedes contarnos tu enfoque de presentaciones, especialmente de proyectos? ¿Podemos hacer un ejemplo de gestión de proyectos? ¿Qué ejemplo de presentación sería relevante y cómo aplicarías tu framework, el sprint de presentación, qué pasos seguirías para lograr presentaciones impactantes?

Renaud Taburiaux: Por supuesto. Tomemos algunas presentaciones de PM. Todo gira en torno a la audiencia y tu impacto. Hay presentaciones para obtener aprobación: presupuesto, hoja de ruta, nuevo proyecto. Motivar (all hands VIP), donde se dan menos detalles y se habla más de visión y misión. También para tranquilizar mostrando avances o revisiones de negocio.

Y para hacerlo, mi método es simple: son tres pasos que todos conocen. Piensa, construye y entrega. Pensar es el por qué. ¿Por qué presentas? ¿Cuáles son tus mensajes? ¿Quién es tu audiencia? Necesitas pensar antes de construir. Esa es una regla que olvidamos. Solemos ir corriendo a PowerPoint o Google Slides y preparar diapositivas sin saber qué queremos decir.

Nos centramos en hacer diapositivas, no en dar sentido. Así que lo importante es ese 'por qué'. Una vez entiendas por qué, tienes una estructura básica, el contenido que vas a transmitir, construyes. Y construir es el guion, el contenido, las diapositivas; qué presenta uno.

Por fin, entregar. Como en Toastmasters, es el cómo presentas, la interacción, cómo gestionar el estrés y el cuerpo, porque hablar es una actividad física: pararse, moverse. Hay mucho que aprender.

Y es curioso, viniendo de agencias a lo corporativo, sabemos hacer bien los tres pasos: hablamos de agilidad, de UX y sus metodologías, ¡pero preparamos presentaciones en cascada! Dedicamos horas, y al final, cuando todo está perfecto, se comparte con alguien más. Y no es así como funciona; hay que iterar e incrementar. Primero pienso, luego construyo el esquema, lo comparto, vuelvo, creo el contenido y al final hago el diseño.

Ese es el marco que quiero que sigan: piensa antes de construir, hazlo lentamente, pide feedback temprano y prepara cómo vas a entregar, interactuar, manejar estrés, preguntas... Hay que pensarlo.

Piensa, construye, entrega: ya lo hacemos, solo hay que aplicarlo al "Presentation Sprint".

Galen Low: Me gusta.

Pero solo para ser abogado del diablo, empezamos hablando de cómo ahorrar tiempo en la preparación. Y quizá algunos piensen que suena a más trabajo, no menos. ¿Cómo ayuda el formato sprint a ahorrar tiempo?

Renaud Taburiaux: Buena pregunta porque asusta decir que lleva mucho tiempo, pero no es así. No necesitas tanto tiempo. Pensar en tus mensajes y público no requiere 3 horas de taller. En minutos puedes responder esas preguntas clave previas a abrir PowerPoint. Hay unas 8–9 preguntas; podrías responderlas en 10 minutos. Pero normalmente no lo hacemos y corremos al "build", y ahí es donde se pierde tiempo porque ni sabemos qué queremos decir.

Haciendo los pasos rápidamente, logras más impacto. Construir es fácil cuando tienes claro el mensaje. Si tienes la estructura de la presentación en una hoja, en un papel o en Miro, crear las diapositivas lleva una hora, quizás dos si quieres detalle.

Pero tendrás una presentación mínima viable, lista para presentar y recibir feedback. Así gastas menos tiempo, evitas caer en costes hundidos. Si perfeccionas la presentación sin saber si sirve, luego tu jefe te dice que no sirve y perdiste dos horas. Puede parecer mucho, pero son solo tres pasos, rápidos cada uno. Si te lanzas a construir, desperdiciarás mucho tiempo. Si no preparas la entrega, perderás el impacto. Puedes estar estresado, no sabrás qué decir.

Sé que suena a mucho, pero son solo tres pasos: piensa, construye, entrega. Hazlos todos, aunque sea rápido, y saldrá mejor.

Galen Low: Es muy reconocible, porque mientras hablabas, pensaba: si tuviera un euro por cada diapositiva que hago y luego tiro, sería millonario.

Hay algo en eso. Nos gustan las diapositivas porque nos parece que pensamos así, sobre todo en agencias. Pero las corporativas de mi esposa son novelas comprimidas en una diapositiva, letra 8, que lleva horas hacer. Y luego alguien dice "esto no hace falta", y va a un anexo y acaba eliminada.

Renaud Taburiaux: Peor sería que nadie diga nada y termines presentando esa diapositiva.

Galen Low: Sí, y se te acaba el tiempo en cosas menos importantes.

Renaud Taburiaux: Exacto. Si quieres invertir tiempo, hazlo ensayando. Ahí es donde tienes más impacto, pero casi nadie ensaya. Escribes porque te piden un template, te toca usarlo, hay un campo de texto y lo rellenas todo. Y de nuevo, haces karaoke. Es reconfortante, parece trabajo real, pero es evitar el trabajo duro: detenerte a pensar qué vas a decir. Si nunca lo has hecho, es complicado, así es fácil copiar y pegar slides de otras presentaciones. Quizá funcione, pero seguramente no.

Galen Low: Sí, estoy de acuerdo.

Renaud Taburiaux: Nunca he visto una presentación mal preparada que salga bien. Siempre es terrible, tanto para el ponente como para la audiencia. No debe ser una situación perder-ganar sino ganar-ganar.

Galen Low: Sí, absolutamente.

Quiero profundizar en la tercera fase: entregar. Suele pensarse solo en asistir y presentar, pero entregar significa pensar cómo vas a hacerlo, practicar, ensayar. ¿Podemos llevar eso a presentaciones en equipo? Muchas veces no es solo una persona, hay varios presentadores y hay que prepararse juntos.

Sé que practicar no es lo más popular, consume tiempo. Y muchos pensarán que añade tiempo extra si debemos ensayar en equipo. ¿Cómo abordar esa etapa de entrega con el equipo para estar preparados sin pasar 36 horas ensayando?

Renaud Taburiaux: Sí, claro. Lo responderé en dos partes: primero, la preparación de la entrega en sí, y segundo, cómo ayudar a otros a prepararse para la entrega, pues son cosas distintas. Si dedicas mucho tiempo a ensayar, probablemente no lo haces de manera eficiente. Yo hago ensayos completos: empiezas al principio y terminas al final sin parar. Normalmente, al trabarse se reinicia, y así nunca se ensaya la segunda mitad. Lo ideal es, aunque no tengas el guion terminado, improvisar. El ensayo típico dura 20 minutos, 30 máximo. Si dura más, pierdes audiencia.

En una presentación de 20 minutos, ensayas, y después preguntas a ti mismo y a colaboradores qué funcionó y qué mejorar. Si haces eso, necesitas 20 minutos más 10–20 de discusión, y listo. Pero en la práctica, casi nadie ensaya. Preparan la entrega leyendo las diapositivas, slide por slide, pero nunca lo dicen en voz alta.

Cuando lo haces en voz alta, es normal que suene mal porque no sabes qué palabras elegir, cómo hacer transiciones, dónde enfatizar o pausar para resaltar algo. Así que debes ensayar, fallar en privado para acertar en público. Esa es la primera parte: haz un ensayo completo, de inicio a fin. Si te pierdes, improvisa como harías el día real. Así verás qué funciona y qué no, y tendrás tiempo para ajustar. Haz otro ensayo al día siguiente si puedes, no hagas demasiados seguidos para evitar cansancio. Mejorarás y ganarás confianza.

Notarás qué palabras suenan forzadas al leer el guion; no escribimos igual que hablamos. Hasta que ensayes, todo es teoría: cuánto durarás, cómo hilas las partes. No lo sabrás hasta ensayar. Así evitarás experimentar por primera vez ante la audiencia.

Galen Low: Me gusta lo de ir hasta el final porque muchas veces en reuniones de preparación nunca llegamos más allá de la sección uno porque la reescribíamos mil veces y nunca sabíamos cómo sería todo. Y sobre las transiciones, en agencia, si no había tiempo de ensayar, practicábamos solo transiciones porque ahí es donde realmente había parones incómodos. "Ahora mi colega presentará..." y no había coordinación.

Renaud Taburiaux: Es peor, porque no solo hay transición entre oradores, sino también entre diapositivas. La mayoría tiene problemas hilando de una slide a otra. En lugar de una historia con 10 capítulos, tienen 10 historias individuales. Muestran la diapositiva, la comentan, cierran, muestran la siguiente y así sucesivamente. Así se pierde a la audiencia.

Galen Low: Sí.

Renaud Taburiaux: Hay que anticipar lo que sigue. Hablas de esta slide, y entonces dices, "Por eso pasamos a..." y muestras la siguiente. Esas transiciones, simples pero vitales, transforman la atmósfera y la cohesión de la presentación. Parece una historia coherente y entendible.

Galen Low: Incluso volviendo al principio: unir a la gente para avanzar. Si lo reduces a eso, ese es el objetivo.

No es solo leer la slide, sino llevar a la gente hacia una meta. Es motivar, no solo leer.

Renaud Taburiaux: Exactamente. Una presentación de negocios no es solo informar, es transformar. No es una formación. No es solo mostrar el backlog, sino explicar por qué es importante, su impacto en usuario o cliente.

Si es solo informar, envía un email, no pierdas tiempo ni energía. Nada peor que eso.

Galen Low: Me gusta esa visión: el tiempo juntos es valioso, casi sagrado. Puede verse como una tarea o algo incómodo pero es tiempo crucial, sobre todo en proyectos.

Renaud Taburiaux: De nuevo, me apasiona. Corrígeme si me extiendo demasiado. Debemos ver la presentación como algo de valor. No es un acto egoísta, sino de servicio. Estás ahí para resolver un problema del público, quizá una aprobación de presupuesto, pero también pensar en lo que ellos obtienen. Desde esa perspectiva, la presentación siempre aporta valor y entonces habrá menos estrés y mejor conexión. Es tanto invaluable como costosa: por ejemplo, 10 personas una hora, no es solo una hora, son 10. Es caro en la empresa actual. Menos presentaciones y más cortas. Vas al punto desde la perspectiva del público.

Galen Low: Me encanta.

Renaud Taburiaux: Creo que no respondí a tu pregunta sobre cómo ayudar. ¿Quieres que siga por ahí?

Galen Low: Sí. Profundicemos en situaciones de equipo donde algunos no tienen la misma comodidad o confianza y pueden sentirse muy intimidados. No todos se sienten cómodos presentando. Muchos PM terminan presentando en equipo y algún miembro no se siente seguro. Uno de los miembros puede ser excelente técnicamente pero inseguro al expresar su experiencia. La pregunta es: ¿cómo puede el PM o líder de equipo ayudarles a lucirse?

Renaud Taburiaux: Buen punto. Como PM o líder, sueles ayudar a otros a presentar. Primero, no puedes ayudar si no quieren ser ayudados, eso es lo básico en coaching. Si no les interesa, no insistas.

Si tienes que ayudar, no des feedback, haz preguntas. Tu perspectiva es crucial, pero no para decirles qué hacer, sino para ayudarles a descubrirlo. Adopta un rol de coach. Pregunta: "Antes de mostrarme las diapositivas, ¿quién es la audiencia? ¿Qué buscas lograr?" Durante la revisión, vincula lo que dice con ese objetivo. No es una pregunta retórica.

A menudo ven que falta conexión y corrigen por sí mismos. No dices nada, solo preguntas. Si usas jerga, pregunta: ¿la audiencia conoce esa sigla? ¿Qué quieres que recuerden?

A veces, si todo es un caos, les pido: ¿Qué quieres decir realmente? Suelen responder sencillo: "Usamos ChatGPT para corregir el código". Di eso, así de simple. Habla claro, como a un colega o amigo.

Galen Low: Me gusta ese péndulo. Muchos equipos técnicos se van de su jerga a lo comercial o usan adjetivos rimbombantes, pero sigue faltando conexión. Hay que preguntar: ¿cómo se relaciona esto con lo anterior? Para ellos puede ser obvio, pero el público quizá no lo ve. Es importante identificar qué sabe el público y nivelar el lenguaje.

Renaud Taburiaux: Eso es la maldición del conocimiento. Para ti es evidente. Lo veo mucho en CEOs: para ellos la estrategia está clarísima, pero un desarrollador quizá no sabe nada. Necesitas la perspectiva externa, el rol de coach, para hacer esas preguntas. A veces basta con que digan la relación, de forma simple.

Galen Low: Me gusta lo de preguntar primero. Muchas veces pedimos que muestren y damos feedback directamente, pero es mejor plantear primero el objetivo y la audiencia. Así hay un marco de referencia para preguntar y crear empatía.

Renaud Taburiaux: Sí, en las sesiones de coaching invito público de prueba: alguien que conoce el proyecto y alguien que no. Intento que el público de prueba sea similar al real. En el ensayo, pido que no interrumpan y que se pongan en los zapatos del auditorio. Eso ayuda a dar feedback más útil. El feedback sirve cuando te piden consejo; si no, mejor hacer preguntas. Para responder hay que saber propósito y público. Y eso se suele pasar por alto.

Galen Low: "Está bien" se suele decir... pero eso no ayuda.

Renaud Taburiaux: Exacto. Otra clave: progreso sobre perfección. Si alguien está estresado y la diapositiva tiene mucho texto, no digas "es terrible, hazlo de nuevo". Solo lograrás desmotivarlo. Sugiere cosas pequeñas: "¿Es necesario todo ese texto?" — No — "¿Puedes quitarlo?" — De acuerdo. Así mejoras poco a poco. Presentaciones hacemos muchas, así que habrá margen para mejorar después. Basta con empezar ya. Un paso tras otro, y al final, los pequeños avances se notan mucho.

Galen Low: Así es. Presentar bien no es perfección, sino lograr transmitir el mensaje y conectar con la audiencia. Aunque las palabras salgan diferentes, hacer avanzar el proyecto y mejorar como presentador es lo principal. Nadie será orador experto de la noche a la mañana. Es avanzar poco a poco.

Renaud Taburiaux: Exacto. En la fase pensar (piensa, construye, entrega) tengo un canvas con 10 preguntas básicas que responder antes de empezar a construir. Por ejemplo: quién es la audiencia, objetivo, mensajes clave. Así, aunque falle el proyector, podrás transmitir lo esencial. Las mismas tres ideas se pueden expresar en un elevador, en el almuerzo o en media hora de presentación. Pero si no sabes lo que quieres decir, ante cualquier problema te quedas perdido. Lo esencial hay que tenerlo claro e interiorizado.

Galen Low: Me gusta ese término: interiorizar, no memorizar. Yo, por ejemplo, escucho canciones de toda la vida y nunca me sé la letra.

Renaud Taburiaux: ¿Cuál, por ejemplo?

Galen Low: Weezer (Blue Album), desde secundaria. Ni así me sé las letras. Si me pides memorizar algo, me bloqueo. Pero sí lo interiorizo. Cuando presento, escribo el guion y lo reduzco a puntos clave, y los interiorizo. Así puedo decir la idea, no todas las palabras exactas. A veces entrenan en consultoras a directivos para hacer presentaciones sin slides, y me parecía interesante como agencia, porque uno vive en slides. Pero llamar la atención de que puedes presentar incluso sin diapositivas es fundamental.

Renaud Taburiaux: Las slides, en general, ayudan para visualizar, sobre todo para mostrar resultados, cifras, avances. Si hay mensajes clave, los pones en una slide; el título puede bastar. Es visual y genera redundancia mental: lo que ves y oyes. La slide es útil, pero la presentación es transmitir ideas. Internaliza el mensaje y, tengas o no slides, podrás transmitirlo.

Galen Low: Es un apoyo visual para la audiencia, no para el orador.

Renaud Taburiaux: Así es. No deberías necesitarlo para saber qué decir. Pero si te ayuda como apoyo, para estar más cómodo, está bien. Al fin y al cabo, es solo una presentación de negocios, no un examen final. Siempre puedes retomar con la audiencia temas, hacer un seguimiento más adelante. Está bien si te ayuda, pero no dependas solo de eso.

Galen Low: No es Broadway ni una comparecencia en el Senado. Es una presentación más, que ayuda a avanzar.

Renaud Taburiaux: Para quienes no se sienten cómodos, recuérdales que solo es una presentación. Reduce las expectativas. Habla con naturalidad. Si omites algo, la audiencia no lo notará, porque no saben lo que ibas a decir. Con esa mentalidad y si ensayas una o dos veces en voz alta, es suficiente. He ayudado a muchos técnicos, y después de un sprint de presentación, están tranquilos y contentos, incluso motivados por compartir sus logros. No hay que estresarse, sino aportar valor.

Galen Low: Es muy cierto. Volviendo al principio: estamos presentando ideas a diario, y la presentación formal no es más que una variante de esa conversación continua con colegas. Si reducimos la presión por encima de lo necesario, lo haremos mejor. Para los que nos escuchan y quieren mejorar la cultura de comunicación de negocio: ¿cuál es el mejor primer paso para avanzar en esa cultura?

Renaud Taburiaux: Es posible que suene parcial, pero aplicad los tres pasos del marco: piensa antes de construir, construye despacio y pide feedback temprano, y prepara la entrega. Hazlo en todos tus medios: emails, vídeos, etc. Si piensas antes de armar, vas pidiendo feedback y preparas la entrega, estarás ya a la cabeza. Ganarás mucho tiempo y no refinarás lo innecesario. Así que sigue esos tres pasos, da el ejemplo y empieza con pequeños cambios. Para la próxima presentación, por ejemplo, escribe de forma concreta los tres mensajes clave que quieres que recuerde y repita la audiencia. El resto de la preparación será mucho más fácil. El siguiente paso puede ser mejorar slides, usar menos palabras, menos ruido visual. Pero empieza cuanto antes.

Galen Low: Es iterativo.

Renaud Taburiaux: Siempre. En los proyectos hacemos sprints, damos retro, probamos, y, sin embargo, en la presentación no. Solo hay que aplicar lo que ya hacemos bien.

Galen Low: Ahora tiene sentido: Presentation Sprint, el nombre de tu libro.

Renaud Taburiaux: Sí, así es. Porque debe ser corto y enfocado. No queremos perder tiempo; un par de horas máximo de preparación, con atención plena a cada paso. Es sprint porque vuelve a empezar: al terminar la presentación, vuelves a pensar y haces una debrief. ¿Qué puedo mejorar? Lo apuntas y lo revisas antes de la próxima presentación. No solemos hacer retros y, sin embargo, son importantes. Así mejoras cada vez, como en una metodología ágil donde, tras cada sprint, ajustas para el siguiente.

Galen Low: Genial.

Renaud Taburiaux: Sí, ¡paremos ya!

Galen Low: Tengo muchas preguntas de la comunidad; las responderemos internamente porque no hay tiempo hoy. Para quienes no están en nuestra comunidad, ¿dónde pueden saber más sobre el libro y sobre ti?

Renaud Taburiaux: El libro, para quienes tienen cámara, aquí está. Está disponible en Amazon y en presentation-sprint.com. Las herramientas del libro, el canvas, el flujo, el checklist, se pueden descargar allí de manera gratuita.

No necesitas comprar el libro para empezar. Prueba a mejorar ya tus presentaciones. Si quieres ir más a fondo en estructura, cómo afrontar el estrés, en el libro hay más detalles. Pero empieza descargando los recursos y el primer capítulo desde presentation-sprint.com.

Contáctame si crees que puedo dar una charla breve a tu equipo; con gusto lo haré, me interesa difundir el método. Allí tienes mi LinkedIn y correo. Empieza poco a poco, pero empieza ya.

Galen Low: Fantástico. Incluiré los enlaces en las notas debajo.

Renaud, muchas gracias por estar hoy conmigo. Ha sido muy divertido.

Renaud Taburiaux: Muchas gracias a ti. Creo que estamos muy alineados por nuestro fondo de PM. Compartimos muchas frustraciones y malos hábitos. Me encanta poder ayudar a tu audiencia a mejorar.

Galen Low: Es reconfortante. Gracias.

Bueno, ahí lo tienen, gente. Si quieren unirse a la conversación con más de mil campeones de gestión de proyectos como ustedes, pásense por nuestro colectivo: theDPM.com/membership. Si te gustó lo que escuchaste, suscríbete y mantente al día en thedigitalprojectmanager.com. Hasta la próxima, gracias por escuchar.