Reunión de Planificación de Sprint: Guía Sencilla y Plantilla
Levanta la mano si esto te resulta familiar: estás sentado en una reunión interminable de planificación de sprint, sales sintiéndote inseguro de lo que has logrado y rápidamente te olvidas de ella hasta el temido momento en que la reunión aparece de nuevo en tu calendario. No tiene por qué ser así.
En este artículo, te compartiré algunos consejos útiles para que tu próxima reunión de planificación de sprint ágil sea más eficiente, efectiva y menos temida por todo el equipo.
¿Qué es una reunión de planificación de sprint?
Una reunión de planificación de sprint es una sesión en la que el equipo Scrum decide qué trabajo puede entregarse en el próximo sprint y cómo se llevará a cabo ese trabajo. Es una de las cinco ceremonias de Scrum que forman parte del marco de trabajo Scrum.
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Un sprint es un término que se utiliza para indicar cuándo empieza y termina el trabajo, y puede durar desde una hasta varias semanas, aunque los sprints de dos semanas son los más comunes. El proceso de planificación de sprint debe proporcionar estructura, establecer expectativas y definir el backlog para el próximo sprint.
¿Cuándo debe hacerse la reunión de planificación de sprint?
Lo mejor es realizar tu sesión de planificación de sprint uno o dos días antes del inicio del próximo sprint. Aquí te explico por qué:
- Demasiado cerca del inicio del sprint, y perderás un día valioso de trabajo en tareas de planificación.
- Demasiado lejos del inicio del sprint, y tu equipo no tendrá la información necesaria para planificar de forma efectiva. Por ejemplo, es posible que no conozcan los resultados del sprint anterior y/o la disponibilidad del equipo para el próximo sprint.
Cómo llevar a cabo una reunión de planificación de sprint
Aquí tienes una ayuda visual para ilustrar cómo debería desarrollarse la reunión de planificación de sprint:
- Preparación de la reunión de planificación de sprint
- Durante la reunión de planificación de sprint
- Después de la reunión de planificación de sprint
- Cómo dirigir una reunión de planificación de proyecto
Preparación de la reunión de planificación de sprint
Probablemente, la parte más importante de una reunión de planificación de sprint es la preparación antes de que comience.
Limpia el backlog (también llamado refinamiento del backlog)
Antes de la planificación del sprint, el product owner se asegura de que cualquier elemento en el backlog que pueda considerarse para el sprint (características, funcionalidades, bugs, feedback, etc.) cumpla con la definición de trabajo listo del equipo.
El product owner revisa los elementos del backlog para identificar o eliminar dependencias, redactar casos de prueba, listar criterios de aceptación y establecer descripciones, de modo que el equipo comprenda el contexto de cada elemento.
Este backlog suele estar en un software de gestión de proyectos ágil o software Scrum.
Evalúa las historias de usuario
El product owner, con ayuda del equipo, también debe asegurarse de que cada historia de usuario tiene el tamaño adecuado, ni demasiado grande ni demasiado pequeña. El equipo tendrá una mejor idea de esto a medida que trabaje más tiempo junto.
Examina el compromiso del equipo
Consulta el calendario para evaluar la disponibilidad del equipo. ¿Hay festivos próximamente? ¿Tu desarrollador principal estará de vacaciones? Llega a la reunión con una idea clara de cuántas horas estará disponible cada persona durante el próximo sprint.
Establece tu velocidad o cómo la medirás
Esto es único para cada equipo. Si tienes una cantidad media de trabajo que normalmente se completa en cada sprint, utiliza esa referencia para planificar cuántas tareas pueden realizarse durante el sprint.
Si estás trabajando para establecer esto en un equipo recién formado, asegúrate de rastrear cuántos puntos de historia se completan y son aceptados sprint tras sprint.
Evalúa tu capacidad
Esta es otra métrica relacionada con la disponibilidad del equipo. Si tu equipo no está completamente dedicado a un solo producto—o podría ser apartado para trabajar en otras cosas—asegúrate de tenerlo en cuenta al planificar el sprint. También puedes usar una herramienta de gestión de recursos, de planificación de proyectos o de programación de proyectos para determinar cuánto tiempo tiene disponible realmente cada miembro del equipo para el sprint.
Crea una agenda para la reunión de planificación del sprint
Crea una agenda y distribúyela a tu equipo (más detalles a continuación). No olvides considerar las discusiones y retroalimentaciones de tu revisión del sprint y/o retrospectiva del sprint.
Como parte de la preparación de la agenda, también asegúrate de haber resuelto los aspectos logísticos necesarios de la reunión, incluyendo:
- Reservar las salas de reunión
- Proveer cualquier material o suministro necesarios
- Notificar al equipo con anticipación que se realizará la reunión
- Verificar los detalles de videoconferencia y otras conexiones.
El tiempo límite para la reunión depende de la duración de los sprints del equipo. Si utilizas sprints de dos semanas, la planificación del sprint no debería exceder de dos a cuatro horas (aunque, según mi experiencia, una reunión de 60-90 minutos es suficiente).
Durante la reunión de planificación del sprint
Hemos desarrollado una excelente agenda para la reunión de planificación del sprint para este proceso. Profundizaré un poco más en la agenda para mostrarte cómo son los pasos:
Haz check-in con el equipo
No subestimes la importancia de una charla informal para relajar el ambiente e involucrar al equipo—especialmente en entornos remotos. Incluso puedes considerar empezar con una pregunta rompehielos estándar para estimular la creatividad.
Revisa las prioridades próximas
Una vez que el equipo esté cómodo y listo para empezar, abre el product backlog y revisa las próximas incidencias una por una. A medida que se avanza con cada elemento del backlog, el equipo necesitará discutir y hacer preguntas. El propietario del producto es responsable de clarificar los detalles de cada elemento en el backlog.
Estimar las prioridades
Si los elementos no están estimados ya, estímales para tener una idea de cuántos pueden seleccionarse para un sprint. Puedes usar planning poker para agilizar este proceso.
Revisa el progreso del roadmap
Lo más probable es que el Scrum master, el product owner u otro miembro del equipo haya recibido actualizaciones de partes interesadas externas desde la última vez que el equipo planificó un sprint. Es importante revisar cualquier nueva información que afecte el roadmap, para establecer el contexto de cómo será el próximo sprint.
Revisa la velocidad proyectada
Aborda las vacaciones, festivos y otros proyectos en competencia; este es un paso importante que asegura que el equipo no sobrestime el tiempo disponible. Luego, asegúrate de que el equipo sea consciente de su velocidad al seleccionar las historias de usuario que abordarán en el siguiente sprint. Siempre es mejor tener una métrica de velocidad como referencia en lugar de basarse solo en la intuición.
Seleccionar incidencias del sprint backlog
Comienza por los primeros elementos del backlog y trabajen de manera colaborativa para elegir los elementos a abordar en este sprint. Permite que el equipo revise cada elemento para decidir quién será responsable de cada uno.
El objetivo es salir de la reunión con una comprensión clara de en qué trabajará cada persona, cómo van a realizar el trabajo y cuál es la definición de "hecho" para cada elemento (es decir, cómo sabrás que la tarea está completa).
Definir el objetivo del sprint
Cuando ya hayas seleccionado las incidencias para el sprint, asegúrate de que estas estén alineadas con el resultado previsto del sprint. Realiza los ajustes necesarios en el sprint backlog.
Confirmar alineación
El Scrum master revisa el plan propuesto en relación con la velocidad y capacidad del equipo, y con la visión del producto. Más importante aún, el Scrum master se asegura de que el equipo esté de acuerdo con el plan. Esto significa preguntar a cada persona si se siente cómoda con él.
Con suerte, todos están alineados y sienten confianza en que pueden entregar ese bloque de trabajo según lo que saben hoy. Inevitablemente, las cosas cambiarán, pero si el equipo confía en lograr el objetivo del sprint, tu trabajo ahí está hecho (por ahora).
Después de la reunión de planificación del sprint
¡Deja que el equipo trabaje! Todos deberían tener mucho que hacer después de la planificación del sprint. El equipo puede estar ansioso por sumergirse en los detalles o comenzar a colaborar juntos en algunas historias de usuario. Podrás ponerte al día con el equipo en la reunión diaria (también conocida como reunión diaria de Scrum) mañana.
¿Quiénes participan en la reunión de planificación del sprint?
El Scrum master, el product owner y el equipo de desarrollo participan en las reuniones de planificación del sprint.
El Scrum Master
El Scrum master facilita la reunión de planificación del sprint, asegurándose de que las salas de reuniones estén reservadas, que haya materiales disponibles y que las personas estén preparadas.
El Scrum master debe limitar la duración de la reunión en función de la extensión del sprint. Por ejemplo, si el equipo trabaja en sprints de dos semanas, la reunión de planificación del sprint no debería exceder las 2-4 horas (¡aunque más corta es preferible, si es posible!)
El Scrum master debe gestionar el tiempo de manera adecuada para asegurarse de que el equipo esté alineado con el objetivo del sprint antes de que finalice la reunión.
El Product Owner
El product owner es responsable de preparar el backlog antes de la reunión de planificación del sprint. Debe aclarar los detalles de cada elemento del backlog del producto y poder responder preguntas sobre los casos de uso y/o criterios de aceptación.
El equipo de desarrollo
Diseñadores, desarrolladores, ingenieros de pruebas: cualquiera que vaya a contribuir al producto final necesita participar activamente. Tras la reunión de planificación del sprint, deberían tener una comprensión clara de lo que se espera de ellos y cuál es la prioridad para trabajar en el próximo sprint.
Ten en cuenta que los equipos mejoran en la planificación del sprint con el tiempo. Si un equipo es nuevo (o es nuevo en la gestión ágil de proyectos), tendrán menos certeza sobre cuánto pueden lograr realísticamente en cada sprint. A medida que el equipo continúa trabajando junto y adquiere más experiencia con ágil, las previsiones mejorarán.
¿Por qué deberías organizar una reunión de planificación del sprint?
Debes organizar reuniones de planificación del sprint para ayudar a los equipos a entender en qué deben trabajar y, más importante aún, por qué.
Involucrar a todo el equipo en estas reuniones fomenta la colaboración: el equipo se vuelve más eficiente trabajando de forma conjunta y se siente más seguro de lo que debe entregar.
A continuación, hablaré sobre algunos de los mayores beneficios de las reuniones de planificación del sprint.
- Define mejor tus objetivos
- Promueve la alineación y el compromiso del equipo
- Proporciona un punto de referencia para medir la velocidad
1. Define mejor tus objetivos
Si eres Scrum master de un equipo que entrega trabajo de desarrollo y utiliza metodologías ágiles, deberías organizar reuniones de planificación del sprint.
Las reuniones exitosas de planificación del sprint preparan a tu equipo para el éxito porque permiten que todos comprendan exactamente cuál es el objetivo de cada sprint.
Durante la planificación del sprint, definirás dos cosas principales: el objetivo del sprint y el backlog del sprint.
Objetivo del sprint
Un objetivo del sprint es una descripción corta (de una o dos frases) de lo que el equipo planea completar durante el sprint. El equipo lo redacta en conjunto y lo publica para que cualquiera pueda consultarlo en cualquier momento.
El objetivo del sprint es una afirmación rápida y sencilla para que los interesados puedan leer y comprender en qué está trabajando el equipo sin tener que profundizar en el backlog.
Por ejemplo, un objetivo del sprint podría ser: Construir la funcionalidad X para que coincida con el lanzamiento de las fiestas (señalando que la entrega de una funcionalidad antes de un hito específico es el principal objetivo del sprint).
Backlog del sprint
El sprint backlog es una lista de los elementos del product backlog que el equipo selecciona y se compromete a trabajar durante el sprint. También incluye las tareas necesarias requeridas para entregar el trabajo y una estimación de cuánto debería tomar cada tarea.
2. Promover la Alineación y la Adhesión del Equipo
Las reuniones de planificación de sprints requieren de un esfuerzo colaborativo y en equipo para lograr los resultados necesarios. Es el equipo, y no un product owner dominante ni un stakeholder externo, quien decide cuánto se hará durante un sprint.
Los miembros del equipo también obtienen una sensación de empoderamiento al tomar el control de su flujo de trabajo. Se benefician de una mejor alineación con los demás al tener tiempo para hablar sobre cómo su trabajo se integrará en el nuevo sprint.
3. Proporcionar un Punto de Referencia para Medir la Velocidad
La velocidad de sprint es una métrica que define cuánto trabajo puede abordar un equipo durante un solo sprint. Después de que un equipo ha trabajado junto por un tiempo, puedes calcular la velocidad promedio sumando las estimaciones de puntos de historia de usuario completados al final de cada sprint.
Por ejemplo, si en el sprint 1 el equipo completó 25 puntos de historia, en el sprint 2 completó 35 y en el sprint 3 completó 30, la velocidad del equipo sería 30.
25 + 35 + 30 = 90/3 = 30
En adelante, todo el equipo Scrum sabría que, en promedio, completan 30 puntos de historia por sprint y podrían usar esto como guía al revisar los elementos del backlog durante la planificación del sprint.
La velocidad fluctuará con el tiempo, pero la velocidad de un equipo ágil maduro comenzará a mostrar una tendencia al alza a medida que se acostumbren más a trabajar juntos y se sientan más cómodos con el producto. El product owner debería tener en cuenta la velocidad al determinar cuántos sprints se necesitarán para lanzar la próxima versión del producto.
Agenda de la Reunión de Planificación del Sprint [Descargar]
Descarga tu plantilla aquí (deberás ser miembro) y utiliza los consejos en este artículo para completarla y tener la lista de comprobación lista para usar en tu próxima reunión de planificación de sprint.
También obtendrás una útil lista de comprobación para la planificación de sprints que te ayudará a prepararte para la reunión (sea cual sea tu rol), así como una plantilla de correo electrónico que puedes enviar a los stakeholders y demás invitados.
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