¿Por Qué Son Importantes Las Propuestas de Proyecto?
Como gestor de proyectos, ¿deberías preocuparte por las propuestas de proyecto? ¿No deberíamos centrarnos más en la entrega que en las ventas?
Tal vez. Pero, te guste o no, en algún momento de tu carrera como gestor de proyectos, es probable que te pidan participar en una propuesta de proyecto. Puede que sea para que elabores el plan de proyecto propuesto y lideres el proceso de estimación. Quizás se trate de una propuesta para la siguiente fase de tu proyecto actual. O tal vez el desarrollo comercial simplemente forma parte de tu descripción de puesto.
¿Por qué son importantes las propuestas de proyecto?
Una propuesta de proyecto no es solo ganar un nuevo proyecto. Se trata de representar a tu equipo y a tu organización de manera responsable. Algunos descartan una propuesta comercial como simple “charla de ventas”, diciendo lo que sea necesario para convencer a un posible cliente.
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Pero la realidad es que una propuesta mal elaborada puede causar daños a la reputación, plantear enfoques con grandes vacíos e incluso involucrar a tu organización en condiciones perjudiciales para el negocio.
Cuando se hace bien, una propuesta exitosa puede desbloquear trabajos nuevos y emocionantes, ayudar a que una organización crezca y aportar de forma positiva a la cultura y la moral. Ya sea que trabajes en una startup, una pequeña empresa o una gran corporación, es importante tener un proceso sólido que equilibre la competitividad con la cautela necesaria.
¿Por qué los gestores de proyectos deberían preocuparse por las propuestas de proyecto?
Cualesquiera que sean las circunstancias, opino que hay muchas razones por las que los PM deberían involucrarse en la redacción de propuestas. A continuación, te muestro algunas:
1. Puedes definir el alcance en vez de heredarlo
En lugar de recibir siempre un alcance de trabajo que preferirías que fuera diferente, puedes empezar a influir en el enfoque del proyecto, precios, metodología, cronograma y entregables durante la fase de ventas. Siempre habrá cierto grado de compromiso, pero tu voz puede guiar el enfoque hacia algo que tú y tu equipo estéis contentos de ejecutar.
2. Puedes ayudar a crear trabajos más interesantes y mayor estabilidad
Al involucrarte en el desarrollo comercial puedes ayudar a que tu organización crezca y cumpla su visión estratégica aportando tu punto de vista sobre qué oportunidades deben perseguirse y qué riesgos podrían existir. Esto puede derivar en trabajos más satisfactorios que se adapten mejor a las habilidades de tu equipo, lo que a su vez mejora la cultura, la retención y la estabilidad.
3. Puedes construir nuevas relaciones
En el proceso de crear una propuesta, terminarás colaborando con compañeros de tu organización con los que quizás no trabajas habitualmente en el día a día del proyecto. Esto podría incluir expertos en la materia, tu equipo legal, tu equipo de marketing, miembros del equipo directivo y otros interesados del proyecto.
4. Puedes avanzar en tu carrera
Ya sea que trabajes en una organización de servicios al cliente (como una agencia o consultoría) o dentro de un equipo interno, participar en la elaboración de argumentos para nuevos proyectos puede diferenciarte como alguien que se preocupa por mantener la relevancia de la organización. Eso podría hacer que piensen en ti para otros proyectos transformadores o incluso diferentes funciones.
Y mi opinión personal:
Personalmente, también creo que es importante que los gestores de proyectos participen en las propuestas simplemente porque todos ustedes poseen las habilidades y la experiencia de gestionar equipos de trabajo, lo que ayuda a mantener el proceso con los pies en la tierra.
Crear una propuesta es, en sí misma, un proyecto con muchas piezas que organizar y gestionar. Por ejemplo, una solicitud formal de propuesta (RFP) puede tener cientos de requisitos obligatorios, evaluables y complementarios que cumplir, con pocos detalles comparativos. Puedes utilizar software para RFP para gestionar mejor este proceso.
Cuando los gestores de proyectos participan, generalmente veo que los elementos de la gestión de riesgos, del equipo y de las expectativas se mantienen como prioridad durante todo el proceso, aportando un realismo que fomenta la toma de decisiones inteligentes.
Así que, aunque ahora mismo no forme parte de tu puesto, te animaría a participar proactivamente en propuestas si estás interesado en ir más allá de tu función actual o incluso si tan solo buscas experimentar algo nuevo con un impacto diferente. Y ya que te pones, ¿por qué no involucrar a todo el equipo? Consulta nuestra guía sobre cómo formar un equipo de propuesta de proyecto.
Cómo involucrarse en el proceso de desarrollo comercial
Pero, ¿qué pasa si eres un PM que actualmente no está involucrado en el proceso de desarrollo de negocios? ¿Cómo consigues tener voz y voto? Como alguien que ha estado en ambos roles, esto es lo que te recomendaría:
- Muestra interés
Busca a las personas cuya tarea es crear propuestas y pregúntales sobre las oportunidades actuales y futuras. Averigua en qué están trabajando, qué desafíos están enfrentando y cuál es la estrategia para seguir avanzando en las condiciones actuales del mercado.
- Muestra tu valor
Utiliza esa información para sugerir maneras en las que tus habilidades de gestión de proyectos podrían ser útiles. Comunica cómo te ves participando: ¿tienes la capacidad de resumir y abordar el problema de un cliente o las necesidades específicas del patrocinador de una forma que ayude a que tu propuesta sea aprobada? ¿Tienes habilidades de superhéroe para contar historias y dar formato a un documento escrito? No hagas que el equipo sienta que debe inventar maneras de tenerte ocupado (¡acabarás con un montón de tareas irrelevantes!).
- ¡Hazte presente!
Si en tu organización hay una reunión periódica para revisar nuevas oportunidades o el embudo de ventas, pide si puedes observar como espectador. Observa cómo se hacen las cosas y simplemente sé un recordatorio físico (bueno, supongo que hoy en día virtual) de que estás interesado y dispuesto a ayudar.
Si eso no es posible en tu organización, asegúrate de que tu(s) gerente(s) u otros responsables de la toma de decisiones sepan que te interesa el desarrollo de negocios, usando las mismas tácticas mencionadas arriba. ¡La mayoría de los equipos recibirán gustosos cualquier recurso adicional!
Consejo: ¡Aprende cómo redactar una propuesta de proyecto en este artículo complementario!
¿Qué opinas?
¿Deberían los gestores de proyectos involucrarse en el desarrollo de negocios y en las propuestas de proyectos para conseguir el siguiente reto? ¿O deberían centrarse en la ejecución y dejar de lado el proceso de ventas? ¡Cuéntame en los comentarios!
Para más consejos sobre cómo dominar tu próxima propuesta de proyecto, revisa los consejos para propuestas de proyectos de Galen Low.
