Guía EPMO: Qué Es y en Qué se Diferencia de una PMO
Si formas parte de una oficina de gestión de proyectos (PMO) en una organización de rápido crecimiento, es posible que tu día a día se sienta como si estuvieras corriendo una carrera.
A veces, se vuelve tan agitado que apenas tienes tiempo para ir al baño—y mucho menos para almorzar.
¿Y si te dijera que no tiene que ser así? ¿Qué pasaría si tu organización se tomara el tiempo de fijar objetivos y prioridades, seleccionara proyectos de forma reflexiva en función de esos objetivos y estableciera sistemas sólidos de reporte para monitorear la salud de la cartera?
Desbloquea Gratis
Crea una cuenta gratuita para terminar de leer este contenido y unirte a una comunidad de líderes visionarios que están desbloqueando herramientas, manuales y conocimientos para prosperar en la era de la IA.
Have an account? Log In
Esta es la idea detrás de una oficina de gestión de proyectos a nivel empresarial, o EPMO.
Pero, ¿qué es exactamente una EPMO y qué roles cumple en el esquema general? En este artículo, profundizo y te cuento todo lo que necesitas saber sobre una EPMO, incluyendo cómo se diferencia de una PMO tradicional.
¿Qué es una Oficina de Gestión de Proyectos a Nivel Empresarial (EPMO)?
Una EPMO opera directamente por debajo de los ejecutivos de nivel C y de la junta directiva. Está compuesta por un equipo de liderazgo ejecutivo que se encarga de tomar las decisiones clave sobre qué proyectos debe o no debe emprender la empresa y quién debe supervisar cada uno.
En lugar de gestionar los proyectos individualmente, la EPMO supervisa simultáneamente una cartera de proyectos. Opera a nivel estratégico, asegurando que cada proyecto emprendido dentro de la organización esté alineado con los objetivos empresariales.
La oficina a nivel empresarial es responsable de gestionar funciones importantes, tales como la previsión de la demanda y la planificación de recursos, y evaluaciones financieras, como la elaboración de presupuestos, la programación y el posible retorno de la inversión (ROI) de los proyectos.
Antes de implementar un nuevo sistema, es importante comprender la definición de gestión de proyectos a nivel empresarial.
¿Por qué es importante una EPMO?
A medida que una organización crece y asume una mayor cantidad de proyectos más complejos, una EPMO cumple varias funciones importantes:
- Establece objetivos organizacionales y opera un proceso sólido de selección de proyectos y flujo de trabajo para asegurar que la organización elija proyectos que estén alineados con los objetivos estratégicos
- Optimiza la asignación de recursos utilizando métodos específicos en todos los proyectos
- Supervisa la salud de la cartera mediante la implementación y el seguimiento de métricas de rendimiento que aportan responsabilidad al éxito de los proyectos.
¿Quién lidera la EPMO?
Por lo general, un director de EPMO es responsable de gestionar un equipo de gestores de proyectos que conforman la EPMO. El director es el principal punto de contacto para la comunicación con el equipo ejecutivo.
EPMO versus PMO: ¿Cuál es la diferencia?
Las principales diferencias entre una EPMO y una PMO tienen que ver con:
1) El alcance (el tamaño de la cartera de proyectos que supervisa)
2) La complejidad de los proyectos (es similar a las diferencias entre gestión de carteras frente a gestión de proyectos)
Una EPMO opera a una escala mayor que una PMO. Una EPMO supervisa proyectos en toda la organización, mientras que una PMO desempeña un rol similar pero más reducido dentro de una unidad de negocio específica, como tecnología de la información (TI) o adquisiciones.
Además, una PMO desempeña un papel más táctico que una EPMO. Mientras que la EPMO define estrategias para determinar qué proyectos están mejor alineados con los objetivos organizacionales, la PMO supervisa proyectos individuales para garantizar una ejecución de alta calidad y una entrega exitosa.
En una organización grande, puede que tengas una EPMO que trabaja con el equipo ejecutivo en la selección de proyectos, planificación y asignación de recursos. Pueden apoyar a una PMO para guiar proyectos en la dirección correcta y ofrecer ideas estratégicas que brinden contexto a un esfuerzo.
Por el contrario, la PMO apoya a la EPMO para entregar los proyectos correctos e informar sobre el progreso.
¿Cómo se estructuran las EPMO?
Al igual que las PMO, las EPMO pueden seguir diferentes estructuras organizativas, dependiendo de factores como el tamaño de la organización, su madurez, su trayectoria de crecimiento, y el volumen y la complejidad de los proyectos.
Por ejemplo, en mi puesto actual, soy una EPMO de una sola persona. En un trabajo anterior, formaba parte de una EPMO de 15 personas repartidas por toda una organización en crecimiento (que después se disolvió para integrar gestores de programas en equipos de proyecto específicos).
Responsabilidades de la EPMO
Aunque la estructura de las EPMO puede verse ligeramente diferente entre distintas organizaciones, sus funciones principales siguen siendo vitales para el éxito organizacional. Por lo tanto, es fundamental contar en tu EPMO con miembros del equipo que comprendan el contexto empresarial y el papel estratégico para el que fueron contratados.
Una EPMO tradicional asume las siguientes funciones y responsabilidades principales:
- Gestión y análisis de costos: Las EPMO deben asegurar que las organizaciones financien los proyectos de manera efectiva y que estos proyectos se mantengan dentro del presupuesto una vez que estén financiados.
- Gestión de recursos: Las EPMO necesitan saber qué personas deben liderar cada proyecto. También deben garantizar que haya suficientes gestores de proyectos y miembros de equipo disponibles para asumir cada proyecto y manejar cualquier conflicto que pueda surgir entre los miembros del equipo.
- Gestión de riesgos: Antes de aprobar cualquier proyecto y durante toda su implementación, las EPMO deben identificar y evaluar los riesgos potenciales y proporcionar planes estratégicos para mitigarlos. Esto también puede apoyarse mediante el uso de IA en oficinas de gestión de proyectos.
- Gestión del rendimiento: Las EPMO deben garantizar que la organización a la que sirven esté funcionando correctamente. Pueden encargarse de definir y controlar los indicadores clave de rendimiento y elaborar informes que ayuden a los ejecutivos de alto nivel o al consejo directivo a ver cómo está funcionando un proyecto o equipo de gestión de proyectos.
- Gobernanza de proyectos: Las EPMO tienen la tarea de definir e implementar marcos de gobernanza de proyectos en toda la empresa.
- Comunicación con los interesados: Las EPMO deben comunicarse con los interesados para garantizar que la organización esté cumpliendo sus metas y expectativas.
- Gestión estratégica de carteras: Una EPMO necesita supervisar la gestión de carteras de proyectos (PPM), supervisando las inversiones y objetivos de proyectos para asegurar que la priorización de los proyectos esté alineada con los objetivos empresariales.
Como probablemente puedes notar, estas responsabilidades no son algo que se pueda aprender y ejecutar a la perfección sin formación previa. Muchos líderes de EPMO cuentan con certificaciones de PMO o de gestión de carteras que les ayudan a conocer las mejores prácticas al gestionar este nivel de complejidad.
4 beneficios de una EPMO
Implementar una EPMO aporta varios beneficios clave a la organización, entre ellos:
- Alineación estratégica y responsabilidad respecto a los objetivos y metas del proyecto
- Asignación adecuada de recursos y ejecución de alta calidad conforme al cronograma, presupuesto y alcance del proyecto
- La capacidad de monitorear de manera constante el estado de los proyectos mediante un conjunto común de indicadores clave de desempeño y prácticas de gestión de proyectos
- Informes centralizados para el equipo ejecutivo que maximizan el tiempo que un PMO tradicional puede dedicar a la ejecución táctica.
Cuándo hacer la transición a una EPMO
Una EPMO es un gran activo para una organización, en el momento apropiado de su desarrollo. Si implementas una EPMO demasiado pronto, podría convertirse más en una carga administrativa que en un beneficio.
Cuando una empresa es demasiado joven o demasiado pequeña para gestionar o dotar de recursos a varios proyectos de manera constante al mismo tiempo, tener una PMO suele ser una mejor forma de mantener los proyectos dentro del presupuesto y el cronograma.
Además, si una empresa se limita a gestionar grandes proyectos dentro de un solo departamento, desarrollar una PMO suele ser una mejor elección que una EPMO.
A medida que una organización crece, puede ser difícil saber cuándo es el momento adecuado para hacer la transición a una EPMO. Aquí tienes algunas señales de que una organización puede estar lista para establecer una EPMO:
- Los gestores de proyectos dedican la mayor parte de su tiempo a resolver problemas urgentes en vez de cumplir los objetivos y metas del proyecto
- Los ejecutivos carecen de visibilidad sobre el avance real de los proyectos y su ejecución a un nivel de detalle adecuado para sus funciones
- Los miembros de los equipos de proyecto y otros empleados de la organización no pueden expresar claramente (o no conocen) la estrategia de negocio
- Los miembros del equipo de proyecto no están seguros de cómo encaja su trabajo en la estrategia general.
Cómo hacer la transición a una EPMO
Puedes hacer la transición a una EPMO promoviendo a miembros existentes de tu PMO (o del equipo de gestión de proyectos si no tienes una PMO) o contratando personal externamente.
Si estás creando tu EPMO internamente, trabaja con otros líderes para analizar a los gestores de proyectos y demás empleados y ver si pueden contar con las habilidades y fortalezas necesarias para hacer la transición a un rol dentro de tu EPMO.
El beneficio de dotar tu EPMO con personal interno es que tus gestores de proyectos actuales ya conocen en profundidad el contexto empresarial y el escenario de proyectos dentro de tu organización. Puede resultar más sencillo cubrir sus puestos en una PMO mediante contrataciones externas, donde el conocimiento de la organización no es tan crítico para el éxito del proyecto.
Por otro lado, quizá quieras una perspectiva fresca al formar una EPMO, una que no esté condicionada por preconcepciones de "lo de siempre".
O bien, puede que tus actuales gestores de proyectos estén satisfechos con la entrega táctica y no tengan interés en pasar a un rol más estratégico y menos práctico. En este caso, contratar personal externo puede ser una mejor opción.
Como mínimo, deberías buscar candidatos que tengan experiencia en gestión de proyectos, visión empresarial y estratégica, habilidades de gestión de stakeholders (incluyendo la comodidad para trabajar con ejecutivos), y la capacidad de monitorear y reportar métricas de desempeño de proyectos.
¿Qué herramientas de software deberían usar las EPMO?
Las herramientas más importantes para que las EPMO utilicen son aquellas que mejoran la colaboración del equipo. Esto incluye software como Microsoft Teams o Google Drive para compartir documentos, hojas de cálculo y presentaciones de forma asíncrona entre los miembros del equipo. Otras soluciones de gestión de proyectos, como Workzone o Primavera, pueden ayudar a las EPMO a supervisar finanzas y cronogramas de proyectos.
Consulta el mejor software de gestión de proyectos empresariales para conocer otros programas que pueden ayudarte a hacer tu EPMO más eficiente y descubre cuánto puede costarle el software EPM a tu organización. Para un enfoque más integral, el software de gestión de portafolios de proyectos empresariales podría ser una opción aún mejor, ya que puede agilizar la alineación de los proyectos con los objetivos estratégicos y mejorar la eficiencia general (esto es uno de los muchos beneficios del software de gestión de portafolio de proyectos).
Desarrolla una EPMO para el éxito de proyectos a nivel empresarial
Si tu empresa es lo suficientemente grande, una EPMO es una de las mejores formas de asegurarte de que los proyectos que emprendas estén alineados con los objetivos estratégicos definidos por tu negocio. Ayudan a los gestores y equipos de proyectos a mantenerse en el camino correcto y a mantener informados a los ejecutivos sobre lo que ocurre en toda la empresa.
¿Quieres aprender más sobre gestión de proyectos? Suscríbete al boletín de The Digital Project Manager para estar al día de todo lo relacionado con EPMO, PMO y otras iniciativas de gestión de proyectos.
Tampoco te pierdas nuestro episodio de pódcast sobre PMO orientadas a propósitos y transformación digital.
