Cómo utilizar una plantilla de lecciones aprendidas en proyectos
Los proyectos (¡especialmente los que no salen tan bien!) pueden enseñarnos muchas lecciones valiosas sobre cómo gestionar equipos y mejorar los procesos.
Las organizaciones pueden analizar los fracasos de los proyectos para obtener ideas sobre cómo optimizar los flujos de trabajo, colaborar eficazmente entre equipos y, en última instancia, gestionar los futuros proyectos de manera más eficiente.
Pero sin un sistema formalizado para rastrear y aplicar esas enseñanzas, puede resultar difícil aprovechar las lecciones aprendidas. Una plantilla de lecciones aprendidas puede ayudarte a documentar los aprendizajes del proyecto e implementar estos hallazgos en toda tu cartera de proyectos.
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¿Qué son las lecciones aprendidas en la gestión de proyectos?
Una “lección aprendida” en la gestión de proyectos hace referencia al conocimiento que has adquirido durante la ejecución de un proyecto. Este conocimiento puede beneficiarte en proyectos futuros. Por ejemplo, podrías haber estimado que tu equipo tardaría dos sprints en completar un entregable, pero al final les llevó tres sprints.
Aunque las lecciones aprendidas suelen tener una connotación negativa, también pueden ser positivas. Por ejemplo, añadiste un 10% de contingencia a tu presupuesto para protegerte ante costes imprevistos. Utilizaste esa contingencia para acortar la planificación del proyecto y así recuperarte de la subestimación y evitar un retraso en los plazos. En este caso, la lección aprendida es una buena práctica que deberías aplicar en futuros proyectos.
Revisar las lecciones aprendidas con tu equipo de proyecto es similar a llevar a cabo una retrospectiva de sprint en un equipo ágil. Sin embargo, la captura de lecciones aprendidas suele ser más detallada, ya que se documentan a lo largo de todo el proyecto y luego se consolidan en un repositorio compartido. Esto puede suceder en tus retrospectivas de equipo, pero no necesariamente.
¿Qué es una plantilla de lecciones aprendidas?
Una plantilla de lecciones aprendidas es una herramienta que puedes utilizar para recopilar recomendaciones de mejora a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Usar un formato estándar para reunir estos hallazgos garantiza que no omitas información crítica y permite que las lecciones aprendidas sean fácilmente localizables en futuras referencias.
Cuándo utilizar una plantilla de lecciones aprendidas
En mi experiencia, la mayoría de los equipos de proyecto esperan hasta el final del proyecto para recopilar comentarios. Desafortunadamente, para ese momento, a menudo ya es demasiado tarde. Probablemente te costará recordar aquellas ideas que tenías muy presentes durante la fase de ejecución.
En cambio, recomendaría incorporar las lecciones aprendidas en tus procesos de gestión de proyectos a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, no solo en la finalización o cierre del proyecto. En proyectos anteriores, revisaba las lecciones aprendidas con mi equipo de manera regular por dos motivos: 1) para registrar los aprendizajes mientras aún estaban recientes 2) para poder aplicar cualquier hallazgo relevante mientras el proyecto todavía estaba en marcha.
Estas reuniones de retroalimentación pueden ser tanto educativas como terapéuticas—y normalmente resultan en muchos datos útiles que te impedirán cometer los mismos errores tontos de nuevo.
4 beneficios de las plantillas de lecciones aprendidas
Las plantillas de lecciones aprendidas ofrecen varios beneficios:
- Tú y tu equipo tienen la oportunidad de aprender y mejorar a partir de observaciones que ya han realizado en proyectos anteriores. Estos datos no solo son útiles para la planificación de proyectos, sino también para la mejora y evaluación de procesos.
- Documentar tus aprendizajes significa que ahora tienes acceso instantáneo a información que ya no tiene que aprenderse a base de prueba y error. Registrar las lecciones—que incluyen éxitos—proporciona a ti y a tu equipo una hoja de ruta para el éxito en cada proyecto futuro.
- Usar una plantilla incita a las partes interesadas a reflexionar sobre las lecciones aprendidas que de otra forma podrían haberse pasado por alto al usar un mecanismo de recopilación no estructurado.
- Codificar las lecciones aprendidas en una plantilla hace que sea más fácil para los gestores de portafolios consolidar y analizar lecciones aprendidas a nivel organizacional.
Cómo utilizar una plantilla de lecciones aprendidas
En esta sección, describiré los elementos que deben incluirse como parte de una plantilla de lecciones aprendidas, incluyendo logros del proyecto, la justificación de las mejoras sugeridas y una lista de lecciones después del proyecto.
¿Qué salió bien?
Es útil registrar los logros que pueden beneficiar a futuros proyectos en tu portafolio. Ya sea que incluyan cambios temporales en los procesos, un compromiso con procesos existentes, ajustes en la comunicación u otra cosa, vale la pena documentarlo para saber qué se puede y debe conservar en el próximo proyecto que realicen como equipo.
¿Qué se puede mejorar?
Registrar las razones detrás de los problemas del proyecto o las mejoras recomendadas también es una parte importante de documentar las lecciones aprendidas. Identificar un problema de proyecto no es suficiente; comprender de dónde provino el problema y el impacto que tuvo brinda más contexto y ayuda a establecer recomendaciones para mejoras futuras.
Es útil repasar las mejoras fragmentando el problema, el impacto y la recomendación. Es posible que tu equipo haya sentido el impacto de un problema antes de identificar la causa raíz—por eso es conveniente separar estos elementos en tu plantilla.
Aquí tienes un ejemplo:
- Problema: el cronograma del proyecto era demasiado ajustado y no incluía suficiente margen para la revisión y edición por parte del cliente antes de la fecha de lanzamiento planificada
- Impacto: los miembros del equipo estaban sobrecargados, trabajando hasta altas horas de la noche y durante largas jornadas para cumplir con el plazo del proyecto
- Solución: incluir a las partes interesadas y patrocinadores del proyecto en la aprobación del cronograma e incorporar una ronda adicional de ediciones como parte del proceso. Si pudiste identificar una solución a este problema durante la ejecución (por ejemplo, utilizando una cláusula en el contrato para agregar más tiempo al proyecto), anótala también.
Lista de lecciones postproyecto
Después de que tú y tu equipo recopilen los datos en bruto sobre las lecciones aprendidas, puede que tengas que modificar tus aportes antes de agregarlos a la base de datos de lecciones aprendidas de tu organización para que sean universalmente aplicables a futuros proyectos.
Nuestra plantilla de lecciones aprendidas incluye una sección donde puedes enumerar las lecciones aprendidas después del proyecto. Esto te permite condensar los conocimientos reunidos con tu equipo en un plan de acción para aplicar en proyectos similares.
Las ideas más útiles son claras y concisas (de 1 a 2 frases). Son directas, accionables y pueden aplicarse en diversos proyectos. También deben especificar qué se aprendió, por qué es relevante y cuándo aplicar la acción correctiva en el futuro.
Por ejemplo:
- "Agrega al menos un 10% de margen adicional en el cronograma del proyecto para permitir que grupos grandes de interesados tengan tiempo suficiente para revisar el trabajo en curso"
- "Realiza reuniones diarias del equipo por Slack para facilitar la comunicación proactiva y eliminar bloqueos de manera eficiente."
La plantilla también te solicita identificar a qué parte del proceso del proyecto o en qué categoría pertenece esta lección. Una vez que introduzcas los datos en tu base de lecciones aprendidas, puedes buscar por categoría para facilitar la implementación en futuros proyectos.
¿Buscas una plantilla sólida de lecciones aprendidas?
La plantilla de lecciones aprendidas está disponible como un documento de Microsoft Word e incluye campos para detalles del proyecto como el nombre del proyecto, los miembros del equipo y las fechas, así como un marco para reflexionar sobre lo que se podría haber mejorado y un espacio para registrar las lecciones aprendidas y cualquier acción a tomar.
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