Guía para el Cierre de Proyectos: Pasos + Lista de Verificación

Incluye la verificación de entregables, resolución de tareas pendientes, finalización de documentación y pagos, recopilación de comentarios, revisión del desempeño del proyecto y documentación de lecciones aprendidas.

¿Por qué es importante el cierre de proyecto?

El cierre de proyecto es importante porque:

• Obtienes al menos dos aprendizajes (y normalmente más) que puedes llevar contigo a futuros proyectos para hacerlos más exitosos.
• Minimizas la posibilidad de que problemas vuelvan a aparecer en este proyecto en el futuro y te ralenticen.
• Das la oportunidad al equipo de ajustar sus procesos y estructura antes de pasar al siguiente proyecto.
• Terminas con un informe final de cierre de proyecto que te ayuda a actualizar tus portafolios, procesos y activos.

¿Cuándo debo comenzar el proceso de cierre del proyecto?

Debes comenzar el proceso de cierre de proyecto después de que se hayan completado los siguientes puntos:

• Tu equipo ha realizado control de calidad (QA) y pruebas sobre los entregables del proyecto
• Has entregado el proyecto y el cliente lo ha revisado y aprobado
• Lo que has entregado está en funcionamiento

Si no tienes el presupuesto para el tipo de cierre de proyecto que cubro en este artículo, siempre es útil si existe una partida de facturación para gastos generales por cliente, para que puedas mostrar que sigues trabajando para ellos sin añadir horas al presupuesto del proyecto.

Consejo profesional: Si no tienes la opción de facturar a gastos generales, administrativos, o cualquier otra partida no facturable, intenta asegurar al inicio del proyecto tiempo destinado a cubrir el cierre de proyecto.  Si llegas al final y no puedes justificar las horas necesarias para seguir todos los pasos de cierre, prioriza lo que será más útil para ti, el equipo y tu empresa.

10 pasos para cerrar un proyecto con éxito

Utiliza los siguientes pasos de cierre de proyecto para finalizar tus proyectos de manera sistemática y evitar dejar asuntos sin resolver, aprobaciones pendientes o vacíos operativos. Aquí tienes un resumen rápido antes de entrar en detalle en cada paso:

Paso de cierre de proyecto	Resumen	Resultado
Realizar pruebas posteriores al lanzamiento	Verificar que el producto en vivo es estable tras la implantación y monitorizar problemas relacionados con el lanzamiento	Entorno de producción estable con los principales problemas identificados a tiempo
Revisar tareas pendientes y cabos sueltos	Identificar elementos omitidos, tareas pospuestas y trabajos sin resolver antes de cerrar el proyecto	Comprensión clara del trabajo restante dentro y fuera del alcance
Finalizar documentos, contratos y pagos del proyecto	Completar tareas administrativas, financieras, contractuales y de documentación relacionadas con el cierre	Registros, contratos y pagos del proyecto completamente finalizados
Comunicar el cierre de proyecto internamente	Informar al equipo sobre los plazos de cierre, responsabilidades y tareas de seguimiento restantes	Alineación del equipo sobre las tareas finales y actividades de cierre del proyecto
Realizar retrospectivas de equipo y capturar lecciones aprendidas	Revisar con el equipo los éxitos, fracasos e insights operativos del proyecto	Lecciones aprendidas y mejoras de proceso documentadas
Realizar el cierre del proyecto con el cliente	Completar actividades de entrega al cliente, comunicar actualizaciones finales y solicitar retroalimentación	Entrega exitosa al cliente y cierre formal del proyecto
Revisar el desempeño del proyecto	Evaluar los resultados del proyecto respecto a plazos, presupuestos, KPIs y metas empresariales	Comprensión clara del desempeño y resultados del proyecto
Crear una hoja de ruta para mejoras futuras	Convertir aprendizajes y oportunidades del proyecto en un plan para futuras mejoras	Hoja de ruta priorizada para trabajo futuro u optimización
Actualizar tus credenciales y portafolio	Actualizar registros profesionales y materiales de portafolio de la empresa con los detalles del proyecto finalizado	Registros de proyectos precisos y portafolio actualizado
Celebrar al equipo	Reconocer la contribución del equipo y celebrar la finalización del proyecto	Mejor moral y reconocimiento del equipo

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Email

Este campo es un campo de validación y debe quedar sin cambios.

Name*

First name Last name

Business email*

Este campo está oculto cuando se visualiza el formulario

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

Paso 1: Realiza pruebas posteriores al lanzamiento

Objetivo: Asegúrate de que el proyecto sea estable.

Antes de cerrar el proyecto, confirma que el producto en vivo funciona correctamente y monitoriza posibles problemas que puedan aparecer tras la implementación. Aquí tienes cómo hacerlo:

1. Actualiza y revisa el producto en vivo: Prueba el entorno en vivo inmediatamente después de la implementación para confirmar que todo se haya transferido correctamente del entorno de pruebas al de producción.
2. Sigue revisando el producto después del lanzamiento: Controla el producto en vivo cada pocas horas durante las primeras 24–48 horas, ya que suelen aparecer problemas inesperados tras el lanzamiento.
3. Supervisa las analíticas y el tráfico: Observa las analíticas, los patrones de tráfico y la salud del servidor para detectar señales de advertencia que puedan indicar problemas de despliegue o de rendimiento.
4. Crea una lista de características de alto riesgo: Haz una lista de las funcionalidades con mayor probabilidad de verse afectadas durante el despliegue, especialmente:
   • Funcionalidad crítica del producto
   • Puntos clave de venta
   • Características utilizadas con frecuencia
   • Características que causaron problemas en el pasado
5. Vuelve a probar las funciones principales con tu equipo: Divide las características importantes entre los miembros del equipo y pruébalas de nuevo en el entorno en vivo para identificar problemas que no aparecieron durante el control de calidad.
6. Controla los canales sociales para detectar quejas o errores: Supervisa Facebook, Twitter y otros canales de atención al cliente para captar incidencias reportadas por los usuarios después del lanzamiento.
7. Configura Pingdom u otras herramientas de monitorización: Establece alertas para que el equipo reciba avisos inmediatos en caso de tiempo de inactividad o problemas de rendimiento.

Paso 2: Revisa tareas pendientes y cabos sueltos

Objetivo: Atar todos los cabos sueltos.

A medida que los proyectos se acercan al lanzamiento, las tareas de menor prioridad y los detalles pequeños pueden posponerse para cumplir los plazos. Antes de cerrar el proyecto, revisa cuidadosamente tus planes, cronogramas y listas de tareas para asegurarte de que no se haya omitido ni olvidado nada importante. Revisa lo siguiente:

1. Haz seguimiento de las tareas pospuestas durante el proyecto: Establece notificaciones o recordatorios para los asuntos aplazados, para que las tareas de menor prioridad no se olviden durante la entrega.
2. Revisa los asuntos pospuestos durante los periodos de menor actividad: Repasa las tareas pausadas siempre que el proyecto disminuya el ritmo o se completen los hitos principales.
3. Audita tus planes y cronogramas para detectar trabajo pendiente: Revisa cada parte del plan del proyecto, el cronograma y la lista de tareas para identificar cualquier cosa que pudiera haberse omitido durante el empuje para llegar al lanzamiento.
4. Registra los elementos olvidados o incompletos: Crea una lista clara de las tareas sin finalizar, entregables omitidos o trabajos parcialmente completados antes de cerrar el proyecto.
5. Habla con tu equipo sobre los asuntos sin resolver: Reúnete con tu equipo para confirmar si los puntos pendientes aún necesitan atención y definir los próximos pasos.
6. Sé transparente con el cliente sobre los elementos pendientes: Comparte abiertamente con el cliente cualquier tarea no resuelta, en vez de esperar que pase inadvertida después del lanzamiento.
7. Recoge las opiniones del cliente sobre el trabajo pendiente: Confirma cuáles elementos no resueltos el cliente quiere que se atienda de inmediato y cuáles pueden esperar hasta después del lanzamiento.
8. Separa las tareas dentro y fuera del alcance del proyecto: Revisa los asuntos restantes y determina si cada elemento corresponde al alcance original del proyecto o si debe tratarse como trabajo de mejora futura.
9. Crea un plan para el trabajo pendiente que está dentro del alcance: Documenta cómo y cuándo tu equipo completará los entregables restantes que estén dentro del alcance.
10. Documenta las oportunidades fuera del alcance para futuras fases: Comparte con el cliente las tareas fuera de alcance como posibles actualizaciones, mejoras o trabajo para futuros proyectos.

Paso 3: Finaliza la documentación, los contratos y los pagos del proyecto

Objetivo: Asegurarte de que el proyecto se cierre correctamente desde el punto de vista administrativo.

Antes de cerrar formalmente el proyecto, organiza la documentación, confirma las aprobaciones, cierra los contratos y completa las tareas administrativas y financieras. Realiza los siguientes pasos:

1. Organiza y archiva los archivos del proyecto: Confirma que tu equipo haya almacenado los archivos en los repositorios, servidores o sistemas de gestión documental correctos. Archiva los recursos obsoletos y etiqueta claramente las versiones finales.
2. Actualiza la documentación y los registros del proyecto: Asegúrate de que el código esté comentado, la documentación completa y los registros del proyecto reflejen el estado final del proyecto.
3. Revisa los registros y reportes del proyecto: Revisa el registro de suposiciones, registro de cambios, registro de incidencias e informes de riesgos para identificar elementos no resueltos y documentar los aprendizajes importantes del proyecto.
4. Verifica el cumplimiento del alcance y las aprobaciones de entregables: Revisa los documentos de alcance, entregables y las aprobaciones de los involucrados para confirmar que todo el trabajo acordado fue completado y aprobado antes de cerrar el proyecto.
5. Recoge firmas y aprobaciones: Revisa contratos, aprobaciones y documentos del proyecto para asegurarte de que no falten firmas o consentimientos antes de archivar el proyecto.
6. Cierra los contratos y pagos: Confirma que los acuerdos con proveedores, subcontratistas y vendedores estén completos y verifica que las facturas, cuentas por cobrar, comisiones, bonificaciones y cuentas por pagar se hayan procesado correctamente.
7. Completa la limpieza administrativa: Reasigna al personal, transfiere el equipo o los activos donde sea necesario, actualiza los registros finales del proyecto y archiva la información importante para futuras referencias.

Paso 4: Comunica el cierre del proyecto internamente

Meta: Explicar el plan de cierre al equipo.

Antes de cerrar el proyecto por completo, comunica los siguientes pasos de forma clara para que tu equipo entienda las responsabilidades restantes, actividades de cierre y cualquier trabajo de seguimiento tras el lanzamiento. Aquí tienes qué hacer:

1. Redacta un mensaje personalizado de cierre al equipo: Reconoce las contribuciones de cada integrante del equipo en lugar de enviar un correo genérico de cierre. Menciona logros y aportaciones específicas siempre que sea posible.
2. Explica tareas pendientes y seguimientos: Expón claramente los temas no resueltos, el trabajo restante o responsabilidades posteriores al lanzamiento para que todos comprendan qué sigue pendiente de atención.
3. Clarifica la responsabilidad y los próximos pasos: Confirma quién será responsable de las actualizaciones finales, el mantenimiento, las solicitudes de soporte o tareas futuras tras el cierre del proyecto.
4. Comparte los plazos y actividades de cierre: Informa al equipo sobre reuniones retrospectivas, análisis post-mortem, celebraciones u otras actividades planificadas para finalizar.

Paso 5: Realiza retrospectivas de equipo y recopila lecciones aprendidas

Meta: Aprender de los éxitos y fracasos.

Una vez que el proyecto esté cerrado operativamente, revisa cómo se desempeñó el proyecto de forma interna e identifica lecciones que tu equipo pueda aplicar a futuros trabajos. Pasos a seguir:

1. Realiza una reunión retrospectiva o post-mortem: Reúne a todo el equipo para discutir qué salió bien, qué salió mal y qué debe mejorarse en futuros proyectos.
2. Pide al equipo temas a tratar de antemano: Recoge los puntos para la agenda con antelación para que la retrospectiva aborde los temas operativos, técnicos y de comunicación más importantes.
3. Revisa tanto los éxitos como los fracasos: Analiza tanto los resultados positivos como los desafíos del proyecto para que tu equipo pueda repetir procesos exitosos en lugar de centrarse solo en los problemas.
4. Recoge comentarios anónimos del equipo: Utiliza encuestas para recopilar opiniones sinceras de miembros que quizás no se sientan cómodos manifestando inquietudes abiertamente en las reuniones.
5. Mantén la recogida de comentarios simple y estructurada: Usa preguntas directas con espacio para comentarios opcionales, de forma que las respuestas sean fáciles de revisar y comparar.
6. Documenta claramente las lecciones aprendidas: Compila los hallazgos de la retrospectiva, los comentarios del equipo y los aprendizajes operativos en un documento de lecciones aprendidas que sirva de referencia para futuros proyectos.
7. Archiva las lecciones aprendidas para uso futuro: Almacena la documentación de retrospectivas, los resultados de encuestas y las recomendaciones de procesos en un lugar compartido al que tu organización pueda acceder posteriormente.

Paso 6: Cierra el proyecto con el cliente

Meta: Informar a tu cliente de cualquier asunto pendiente y de todo lo finalizado.

Antes de cerrar el proyecto de manera formal, asegúrate de que el cliente tenga todo lo que necesita y comprenda el estado final del proyecto, incluyendo temas pendientes, oportunidades futuras o expectativas tras el lanzamiento. Así es como debes cerrar:

1. Comunica claramente los problemas pendientes: Informa al cliente sobre cualquier elemento no resuelto, posibles problemas después del lanzamiento o seguimientos restantes para evitar sorpresas tras el cierre del proyecto.
2. Transfiere la información importante del proyecto: Comparte enlaces útiles, documentación, credenciales de acceso y cualquier otro recurso que el cliente necesite para gestionar el producto tras la entrega.
3. Envía las facturas finales y actualizaciones financieras: Confirma que el cliente recibió todas las facturas finales y comprende el estado de los pagos pendientes o aprobaciones.
4. Habla sobre el soporte post-lanzamiento y oportunidades futuras: Revisa las necesidades de mantenimiento, puntos del alcance pospuestos o posibles fases futuras si el cliente muestra interés tras el cierre del proyecto.
5. Programa una reunión de cierre con el cliente: Realiza una reunión final o llamada de conferencia para que el cliente pueda hacer preguntas, revisar el resultado del proyecto y cerrar la colaboración de forma conjunta.
6. Solicita retroalimentación del cliente: Envía un formulario de opinión o correo de seguimiento preguntando al cliente sobre su experiencia trabajando con tu equipo, y revisa internamente las respuestas una vez recibidas.

Paso 7: Revisa el rendimiento del proyecto

Objetivo: Resume lo que funcionó y lo que no funcionó en tu proyecto.

Una vez que el proyecto esté terminado, revisa el rendimiento general para comprender qué tan bien se cumplieron las expectativas, los objetivos y las metas empresariales. Aquí tienes algunos consejos:

1. Compara las estimaciones con los resultados reales: Revisa los presupuestos, cronogramas, horas trabajadas y expectativas de entrega para identificar diferencias entre lo proyectado y el desempeño real.
2. Analiza los desafíos y soluciones del proyecto: Examina los fallos, obstáculos y problemas de flujo de trabajo y documenta cómo los resolvió tu equipo durante la entrega.
3. Mide el rendimiento del proyecto en relación a los objetivos: Revisa los KPIs, análisis, datos de conversión, retroalimentación de usuarios y metas del negocio para determinar el éxito del proyecto tras su lanzamiento.
4. Identifica oportunidades de optimización: Usa los datos del proyecto y la retroalimentación de las partes interesadas para descubrir oportunidades de mejoras, optimizaciones o futuras iteraciones.

Paso 8: Crea una hoja de ruta para futuras mejoras

Objetivo: Transforma los conocimientos del proyecto en un plan a futuro.

Después de revisar el desempeño del proyecto, utiliza lo aprendido para elaborar una hoja de ruta para próximas optimizaciones, mejoras o fases adicionales del proyecto. Así es como puedes hacerlo:

1. Compila los aprendizajes y hallazgos del proyecto: Reúne datos de retrospectivas, análisis, comentarios del cliente, registros de incidencias y revisiones de desempeño para identificar oportunidades de mejora.
2. Prioriza las oportunidades estratégicamente: Concéntrate en la importancia y el impacto a largo plazo de los cambios en vez de reaccionar solo a solicitudes urgentes o soluciones rápidas.
3. Empieza con acciones rápidas: Identifica pequeñas mejoras que puedan aportar valor de inmediato antes de planificar iniciativas de mayor envergadura.
4. Construye una hoja de ruta accionable: Organiza las mejoras en una secuencia clara de trabajo considerando plazos, presupuestos, dependencias y prioridades del cliente.
5. Revisa la hoja de ruta con tu equipo y el cliente: Recoge opiniones, ajusta prioridades y confirma el alineamiento antes de proceder a la implementación o a futuras fases del proyecto.
6. Convierte los elementos de la hoja de ruta en futuros trabajos: Trata las mejoras aprobadas, esfuerzos de optimización o iniciativas de contenido como nuevos proyectos, con su propia planificación y proceso de entrega.

Paso 9: Actualiza tus credenciales y portafolio

Objetivo: Asegúrate de que tus registros profesionales reflejan el proyecto completado.

Antes de dar por terminado el proyecto por completo, actualiza tus registros personales y de la empresa mientras los detalles y logros siguen frescos.

1. Actualiza tus credenciales personales: Agrega el proyecto a tu currículum, perfil de LinkedIn u otros registros profesionales mientras los detalles, métricas y logros sean fáciles de recordar.
2. Documenta los resultados importantes del proyecto: Registra los logros más destacados, lecciones aprendidas, resultados o métricas de desempeño que puedan servir para futuros estudios de caso o entrevistas.
3. Actualiza el portafolio y materiales de marketing de tu empresa: Incorpora el proyecto finalizado a la web de la empresa, portafolio, presentaciones o materiales internos de exhibición, donde sea apropiado.
4. Archiva los recursos visuales y documentación de apoyo: Guarda capturas de pantalla, informes, recursos visuales y resúmenes del proyecto que tu equipo pueda necesitar para ventas, marketing u operaciones en el futuro.

Paso 10: Celebra al equipo

Objetivo: Hazle saber a tu equipo que es valorado.

El cierre del proyecto también es una oportunidad para reconocer el esfuerzo que tu equipo invirtió a lo largo del proyecto y celebrar el trabajo realizado en conjunto. Asegúrate de:

1. Reconocer personalmente las contribuciones individuales: Agradece a los miembros del equipo por las maneras específicas en que contribuyeron al proyecto en lugar de usar un mensaje genérico de felicitación.
2. Enviar una nota o pequeño obsequio personalizado: Considera enviar tarjetas de agradecimiento, pequeños regalos, almuerzos de equipo o invitaciones a una hora feliz para reconocer el arduo trabajo del equipo.
3. Celebrar juntos la finalización del proyecto: Crea un espacio para que el equipo pueda reflexionar sobre el logro y cerrar el proyecto en una nota positiva antes de pasar a nuevos trabajos.

Lista de Comprobación para el Cierre del Proyecto [Descargar]

En DPM Membership, hay una lista de comprobación para el cierre de proyectos que sigue todos los pasos del proceso de cierre del proyecto que describí en este artículo.

La lista recorre las fases principales, pero también desglosa cada fase en una lista de subtareas para que puedas marcar durante el cierre del proyecto. Los miembros de DPM tienen acceso a la lista, además de más de 100 otras plantillas, listas, muestras, libros electrónicos, talleres y mucho más.

Cómo Evitar el Alcance Incontrolado Durante el Cierre del Proyecto

La declaración de trabajo debería definir claramente cuándo se completa un proyecto y cuándo se han entregado todos los entregables incluidos en el alcance.

Cuando se terminan las correcciones de errores inmediatas, es importante que no empecemos a añadir solicitudes de funcionalidades de último minuto.

Algunos de los errores más grandes se cometen intentando realizar arreglos rápidos en un proyecto en los días posteriores a su lanzamiento, cuando los clientes empiezan a entrar en pánico y cambian de opinión sobre algunas cosas. Invariablemente, este tipo de "apaños" dejan gravemente comprometida la experiencia del usuario o el diseño del sitio. Los cambios impulsivos nunca se reflexionan lo suficiente y contribuyen al alcance incontrolado del proyecto.

Otras Consideraciones para el Cierre del Proyecto

En algunos equipos, el cierre del proyecto requiere actualizaciones contables o posiblemente requisitos de documentación que se aplican en ciertos sectores.

Puede haber muchas cosas que el director de proyecto deba hacer al finalizar un proyecto y que quizá no se te ocurran. Deberías tener ya una idea clara de lo que se requiere, pero si no estás seguro de lo que se espera de ti, pregunta sobre cosas como actualizaciones contables específicas o requisitos de documentación.

Nota importante

Dependiendo de tu situación, es posible que estés gestionando una transición de proyecto más que un cierre de proyecto. Aquí tienes el proceso de transferencia del proyecto a un nuevo responsable.