Guía del Método de la Ruta Crítica: Cómo Usarlo + Ejemplos
El método de ruta crítica es una técnica utilizada para identificar la secuencia más larga de tareas dependientes (ruta crítica) en un proyecto y determinar el tiempo más corto para completarlas.
Sin embargo, para encontrar tu ruta crítica, es necesario comprender cada tarea, plazo y dependencia de tu proyecto. No es fácil, pero es importante seguir los pasos para hacerlo correctamente. Esta guía te llevará a través de cada paso del proceso.
¿Qué es el método de ruta crítica?
El método de ruta crítica (CPM) es una técnica de programación utilizada en la gestión de proyectos y otras industrias para:
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- Identificar la ruta crítica en un proyecto
- El tiempo mínimo necesario para completar un proyecto.
Ejemplo de ruta crítica
Antes de explicar los pasos y cálculos que debes realizar, permíteme mostrarte un ejemplo visual rápido.
El siguiente diagrama contiene las letras de la A a la P. A y P representan el inicio y el final del proyecto, respectivamente. Por su parte, el número al lado de cada letra representa la duración en días de esa actividad.
Como puedes ver, existen múltiples rutas desde A hasta P. Para encontrar la ruta crítica, debes calcular la duración total de cada ruta sumando las duraciones individuales de las tareas.
Lo que buscas es la ruta que tarda más días en completarse. En este ejemplo, la ruta “A-C-E-F-G-K-L-P”, que tiene una duración de 52 días, es la ruta crítica.
Cómo encontrar la ruta crítica para tu proyecto
Las actividades en la ruta crítica se denominan actividades críticas; dependen de un predecesor para llevarse a cabo y, por lo tanto, tienen la menor flexibilidad entre todas las actividades. Cualquier retraso en estas actividades críticas casi siempre llevará a retrasos en el proyecto.
Sé que probablemente utilizarás un software de gestión de proyectos o un software de programación de proyectos para crear cronogramas y encontrar tu ruta crítica, especialmente en proyectos complejos. Pero también se puede hacer sin ello (¡y lo explicaré aquí!).
Aquí tienes las instrucciones paso a paso para encontrar la ruta crítica de tu proyecto.
Paso 1: Identifica las actividades componentes de tu proyecto
Para comenzar, identifica las actividades que conforman tu proyecto. Te será de gran ayuda si ya has creado previamente un documento de estructura de desglose del trabajo (EDT). Un documento EDT te indicará qué actividades conforman tu proyecto y la secuencia de dichas actividades.
Supongamos que necesitas lanzar una revista online. Las siguientes podrían ser las actividades componentes de tu proyecto (hay muchas más actividades que se podrían incluir; esto se ha simplificado para nuestros propósitos).
TEMA
- Selección del tema
- Aprobación del tema
CONTENIDO
- Ideación de contenido
- Redacción de contenido
- Aprobación de contenido
- Ideación de gráficos
- Creación de gráficos
- Aprobación de gráficos
PATROCINIO
- Presentar propuesta de patrocinio
- Crear contenido publicitario
- Cerrar acuerdos de patrocinio
DISEÑO
- Diseño de la maquetación de la revista
- Aprobación y validación final
PUESTA EN MARCHA
- Adquisición de la plataforma
- Carga de la revista
- Lanzamiento
Paso 2: Organiza tus actividades en secuencia
Después de identificar las tareas individuales que componen tu proyecto, ordénalas en una secuencia. ¿Qué actividad debe ir primero? ¿De cuáles actividades dependen otras para poder completarse?
Usando como ejemplo nuestra publicación de revista online, las siguientes son las tareas, ordenadas en secuencia e identificando las dependencias.
| TAREAS | DEPENDENCIAS |
|---|---|
| A. Selección de tema | - |
| B. Aprobación de tema | A |
| C. Ideación de contenido | B |
| D. Redacción de contenido | C |
| E. Aprobación de contenido | D |
| F. Ideación de gráficos | E |
| G. Creación de gráficos | F |
| H. Aprobación de gráficos | G |
| I. Presentar propuesta de patrocinio | H |
| J. Crear contenido publicitario | I |
| K. Cierre de acuerdos de patrocinio | H, I |
| L. Diseño de la maquetación de la revista | B, E, H, I, J |
| M. Aprobación y validación final | L |
| N. Adquisición de la plataforma | M |
| O. Carga de la revista | M, N |
| P. Lanzamiento | O |
Paso 3: Estima la duración de las actividades
Estima la duración de cada tarea individual utilizando una o más de las siguientes técnicas.
- Juicio de expertos. Un experto o un equipo de expertos decide la duración de una actividad.
- Estimación análoga. Utiliza un proyecto pasado similar como plantilla para estimar la duración de tu proyecto o una actividad similar anterior para estimar una tarea específica.
- Estimación paramétrica. Combina datos históricos y parámetros actuales del proyecto para estimar duraciones.
- Estimación de tres puntos. Calcula la duración como el promedio de tres posibles duraciones: la duración más probable, la optimista y la pesimista.
- Estimación de abajo hacia arriba. Divide la tarea individual en sub-tareas más específicas. Luego estima la duración de una actividad sumando la duración estimada de cada parte.
- Toma de decisiones por consenso. Todos los involucrados en el proyecto pueden decidir, como equipo, la duración de las actividades individuales. El líder puede asignar estimaciones de tiempo, quizá utilizando cualquiera o una combinación de las técnicas anteriores, y los miembros del proyecto pueden votar sobre los valores de duración.
También debo mencionar que existe otra técnica similar que puedes usar para evaluar cuánto tardan las tareas cuando existe incertidumbre: se llama PERT. Lee sobre cuándo usar PERT vs CPM.
Paso 4: Crea un diagrama de red
Conociendo tus actividades, las secuencias, dependencias y duraciones estimadas de las tareas, ahora puedes trazar tu diagrama de red.
| TAREA | DEPENDENCIAS | DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD |
|---|---|---|
| INICIO | - | - |
| A. Selección de tema | - | 1 |
| B. Aprobación de tema | A | 1 |
| C. Ideación de contenido | B | 5 |
| D. Redacción de contenido | C | 15 |
| E. Aprobación de contenido | D | 3 |
| F. Ideación de gráficos | E | 5 |
| G. Creación de gráficos | F | 10 |
| H. Aprobación de gráficos | G | 3 |
| I. Presentar propuesta de patrocinio | H | 10 |
| J. Crear contenido publicitario | I | 10 |
| K. Cierre de acuerdos de patrocinio | H, I | 10 |
| L. Diseño de la maquetación de la revista | B, E, H, I, J | 3 |
| M. Aprobación y validación final | L | 3 |
| N. Adquisición de la plataforma de la revista | M | 3 |
| O. Carga de la revista | M, N | 1 |
| P. Lanzamiento online de la revista | O | 1 |
| FIN |
Paso 5: Identifica la Ruta Crítica
Basado en el sencillo diagrama de red, la ruta crítica es A-B-J-K-L-M-O-P. Las siguientes son las actividades de la ruta crítica:
A. Selección del tema
B. Aprobación del tema
J. Creación del contenido publicitario
K. Cierre de acuerdos de patrocinio
L. Diseño del layout de la revista
M. Aprobación y firma
O. Subida de la revista
P. Lanzamiento de la revista online
Paso 6. Determina la Duración Mínima del Proyecto
Utiliza la ruta crítica para identificar la menor duración posible del proyecto. Como puedes ver en la tabla de abajo, la ruta crítica tiene una duración de 30 días. Esa es también la duración mínima del proyecto.
| TAREA | DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD (En Días) |
|---|---|
| Selección del tema | 1 |
| Aprobación del tema | 1 |
| Creación del contenido publicitario | 10 |
| Cierre de acuerdos de patrocinio | 10 |
| Diseño del layout de la revista | 3 |
| Aprobación y firma | 3 |
| Subida de la revista | 1 |
| Lanzamiento de la revista online | 1 |
| TOTAL | 30 |
Paso 7: Crea un Cronograma del Proyecto
Ahora que ya conoces la duración mínima del proyecto, puedes crear un cronograma inicial del proyecto. Utiliza el diagrama anterior para crear un calendario según la ruta crítica.
| TAREA | DEPENDENCIAS | DURACIÓN DE LA ACTIVIDAD | FECHA DE INICIO TEMPRANO | FECHA DE FINALIZACIÓN TEMPRANA |
|---|---|---|---|---|
| INICIO | ||||
| A. Selección del tema | - | 1 | 6/10 | 6/10 |
| B. Aprobación del tema | A | 1 | 6/13 | 6/13 |
| C. Ideación de contenido | B | 5 | ||
| D. Redacción de contenido | C | 15 | ||
| E. Aprobación de contenido | D | 3 | ||
| F. Ideación de gráficos | E | 5 | ||
| G. Creación de gráficos | F | 10 | ||
| H. Aprobación de gráficos | G | 3 | ||
| I. Presentación de propuesta de patrocinio | H | 10 | ||
| J. Creación del contenido publicitario | I | 10 | 6/13 | 6/24 |
| K. Cierre de acuerdos de patrocinio | H, I | 10 | 6/24 | 7/8 |
| L. Diseño del layout de la revista | B, E, H, I, J | 3 | 7/9 | 7/12 |
| M. Aprobación y firma | L | 3 | 7/13 | 7/16 |
| N. Adquisición de la plataforma para la revista | M | 3 | ||
| O. Subida de la revista | M, N | 1 | 7/17 | 7/18 |
| P. Lanzamiento de la revista online | O | 1 | 7/19 | 7/20 |
¿Qué sucede con las actividades no críticas? ¿Cuándo deben comenzar y terminar? Eso dependerá principalmente de las preferencias del gestor de proyectos, la disponibilidad de recursos y las dependencias de actividades.
Por ejemplo, la actividad E (ideación de contenido) solo puede iniciar después del 13 de junio porque depende de la actividad D (aprobación del tema). Sin embargo, no necesariamente tiene que comenzar en esa fecha.
Si el gestor de proyectos no desea que empiece entonces o si el equipo de ideación de contenido no está disponible en esa fecha indicada, la ideación de contenido puede comenzar en una fecha posterior.
Del mismo modo, debes tener en cuenta que las actividades no críticas, cuando son dependencias de actividades críticas, no pueden terminar después del día anterior al inicio de la actividad crítica que dependen.
Paso 8: Ajusta el Cronograma del Proyecto Según lo Necesario
Con el calendario de la ruta crítica, ahora puedes aplicar otras técnicas de gestión de proyectos para acortar u optimizar tu cronograma.
¿Necesitas que tu proyecto dure menos de 30 días? Puedes aplicar técnicas de compresión de cronograma como la compresión (crashing) y la realización simultánea de tareas (fast tracking).
¿Los recursos que necesitas para tus actividades no están disponibles o están sobrecargados en las fechas indicadas por la metodología de la ruta crítica? Puedes aplicar técnicas de optimización de recursos como la nivelación y el suavizamiento de recursos para ajustar tu cronograma.
Descubre más sobre la principal diferencia entre la nivelación y el suavizamiento de recursos aquí.
Paso 9: Actualiza Tu Cronograma Según el Progreso del Proyecto
Esto es algo que debes hacer durante la ejecución del proyecto. Si ocurre algún cambio en el programa CPM —por ejemplo, si se producen retrasos— deberás actualizar tu cronograma en consecuencia.
Un diagrama de Gantt es la herramienta de gestión de proyectos ideal para actualizar el progreso. Por tanto, lo mejor será plasmar tu proyecto en un diagrama de Gantt después de que el análisis de la ruta crítica te haya dado un calendario viable. Por supuesto, deberás tener las fechas de inicio y finalización de todas las actividades de tu proyecto antes de crear un diagrama de Gantt (probablemente utilizando una herramienta de creador de diagramas de Gantt).
Cómo Calcular la Ruta Crítica
Hay dos fases en el cálculo del método de la ruta crítica: el avance progresivo y el retroceso.
El Avance Progresivo
El avance progresivo identifica las fechas de inicio temprano y finalización temprana de las actividades individuales.
La Fecha de Inicio Temprano
La fecha de inicio temprano de cualquier actividad es la última de las siguientes:
- La fecha de inicio del proyecto
- La fecha de finalización temprana de sus actividades predecesoras, más un día
- Si la actividad tiene más de una actividad predecesora, la última fecha de finalización temprana de todas las actividades anteriores más un día
- La fecha de cualquier restricción aplicable o existente de “no antes de” (por ejemplo, si un recurso requerido para una actividad solo estará disponible el 13 de junio, esa actividad podrá empezar el 13 de junio o después, pero no antes)
- La fecha actual para la actividad (el primer día del cronograma restante después de actualizar el proyecto)
La Fecha de Finalización Temprana
Mientras tanto, la fecha de finalización temprana es la fecha de inicio temprano más la duración de la actividad menos un día (para tener en cuenta que el día de inicio es parte de la duración de la actividad). Por supuesto, puede que tengas que ajustar las fechas para considerar los fines de semana si el trabajo solo puede realizarse en días laborables.
Después de determinar las horas de inicio más tempranas y de finalización más tempranas de todas las actividades del proyecto, necesitas realizar el retroceso.
El Retroceso
El retroceso calculará las fechas de inicio y finalización tardía para todas las actividades.
Visualízalo de esta manera. Por un lado, el avance progresivo te ayuda a encontrar las fechas de inicio y finalización de las actividades comenzando desde la fecha de inicio del proyecto. Por otro lado, el retroceso te permite estimar las fechas de inicio y finalización partiendo desde la fecha de finalización del proyecto. En otras palabras, trabajas hacia atrás, de ahí el término retroceso.
Dado que trabajas hacia atrás, lo primero que debes calcular es la fecha de finalización tardía.
La Fecha de Finalización Tardía
La fecha de finalización tardía es la última fecha en que una actividad puede completarse sin retrasar el cronograma del proyecto. Es la más temprana de las siguientes:
- La fecha de finalización del proyecto
- La fecha de finalización tardía de su actividad sucesora menos un día; se resta un día porque una actividad predecesora termina un día antes que su sucesora.
- Si la actividad tiene más de una sucesora, la fecha más temprana entre todas las fechas de finalización tardía de las actividades sucesoras menos un día
- La fecha de cualquier restricción aplicable o existente de “no después de”
La Fecha de Inicio Tardía
Calculas las fechas de inicio tardía en base a las fechas de finalización tardía. Es simplemente la fecha de finalización tardía menos la duración de la actividad, más un día. Debemos sumar un día porque simplemente restar la duración te dará una fecha un día antes del inicio real. Al agregar un día, se asegura de que la fecha de inicio sea parte de la duración de cada actividad.
Cálculo de la Holgura
Ahora que tenemos las fechas de inicio y finalización tempranas, y las fechas de inicio y finalización tardías, podemos calcular la holgura. La holgura total es el número de días que una actividad puede retrasarse sin retrasar el proyecto completo, mientras que la holgura libre es cuántos días puede demorarse una actividad sin afectar la fecha de inicio de su actividad sucesora.
El análisis de la holgura te mostrará en cuáles actividades puedes demorar y cuántos días. Por ejemplo, te indicará inmediatamente que las actividades críticas (en negrita) no pueden ser retrasadas si deseas terminar a tiempo; la holgura total y libre para las actividades críticas es cero. Tienes más libertad para retrasar tareas no críticas.
Calculadoras CPM
Un software de gestión de proyectos, como las herramientas de ruta crítica, debería poder ayudarte a identificar la ruta crítica, encontrar las fechas de inicio y finalización y calcular holguras. También puedes utilizar una calculadora del método de la ruta crítica en línea.
Esta calculadora PERT (Técnica de Evaluación y Revisión de Programas) o esta calculadora CPM te ayudarán a identificar la ruta crítica y la duración estimada del proyecto. Manualmente, puedes trazar tus actividades en un diagrama, luego una vez que veas los caminos desde el inicio hasta el final, simplemente sumas las duraciones de las actividades en cada camino. El camino con la suma más alta es tu ruta crítica.
Una vez que hayas identificado tu ruta crítica, puedes usar Google Sheets para calcular fechas, incluyendo las fechas de inicio y finalización de cada actividad.
Si necesitas tener en cuenta la asignación de recursos, prueba un software de gestión de recursos.
Fórmula para calcular fechas y holguras
Recuerda la siguiente fórmula:
Fecha de Inicio Temprano = PS/PEF+1/NET
Esa es la fecha más temprana entre la fecha de inicio del proyecto, la fecha de finalización temprana del predecesor más un día o cualquier restricción de fecha no antes de.
Fecha de Fin Temprano = (IT + D) - 1
Esa es la fecha de inicio temprano de la actividad más la duración, disminuida en un día.
Fecha de Fin Tardío = PF/SLF-1/NLT
Esta es la fecha más temprana entre la fecha de finalización del proyecto, la fecha de finalización tardía de una actividad sucesora menos un día, o una fecha no más tarde de si la hubiera.
Fecha de Inicio Tardío = (FT - D) + 1
Esta es la fecha de finalización tardía de la actividad menos su duración, más un día.
Holgura Total = FT - IT o ITA - IT
Esto es la fecha de finalización tardía de una actividad menos su fecha de finalización temprana. También puede ser la fecha de inicio tardío menos la fecha de inicio temprano.
Holgura Libre = (ITS - FT) - 1
Esto es la fecha de inicio temprano de la actividad sucesora menos la fecha de finalización temprana de la actividad y la diferencia disminuida en un día.
Fórmula para calcular fechas y holguras considerando solo días laborables
Si solo calculas días laborables, debes usar las funciones WORKDAY y NETWORKDAYS. WORKDAY calcula la fecha dada una fecha de inicio, duración y cualquier feriado o día no laborable, mientras que NETWORKDAYS cuenta el número de días hábiles entre dos fechas.
Las siguientes son las variantes de las fórmulas anteriores, modificadas utilizando WORKDAY o NETWORKDAYS.
Fecha de Inicio Temprano = WORKDAY( PEF, 1, [holidays] )
Esta función solicita la fecha de inicio (la fecha de finalización temprana del predecesor), la duración (debe ser uno porque la fecha de inicio temprano es un día después de la fecha de finalización temprana del predecesor) y una variable opcional de feriados referente a las fechas que quieras considerar como festivos (en formato de fecha o serial).
Esto debería ser innecesario en caso de que la fecha de inicio temprano sea la fecha de inicio del proyecto o una fecha no antes de.
Fecha de Fin Temprano = WORKDAY( (IT-1), D, [holidays] )
Ten en cuenta que incluyo la deducción de un día dentro de la función para asegurar que la fecha resultante siempre sea un día laborable.
Fecha de Fin Tardío = WORKDAY( SLF, -1, [holidays] )
Esta función resta un día de la fecha de finalización tardía de la actividad sucesora y, si la respuesta es un fin de semana o un día festivo, devuelve el día laborable anterior.
Fecha de Inicio Tardío = WORKDAY( (FT+1), -D, [holidays] )
Esta función solicita la fecha de finalización tardía de la actividad más un día, la duración convertida en números negativos y los días festivos u otras fechas no laborables.
Incluyo la suma de un día dentro de la función WORKDAY para asegurar que la fecha resultante siempre sea un día laborable.
Holgura Total = NETWORKDAYS( FT, FT ) - 1
Esto cuenta el número de días laborables desde la fecha de finalización temprana de la actividad hasta su fecha de finalización tardía. Lo disminuimos en uno porque la función también cuenta la fecha de finalización tardía; solo necesitamos la diferencia.
Holgura Libre = NETWORKDAYS( FT, ITS ) - 2
Esto cuenta el número de días laborables desde la fecha de finalización temprana de la actividad hasta la fecha de inicio temprano de la actividad sucesora. Restamos dos al resultado: uno para tener en cuenta la deducción de un día requerida por la fórmula original y otro para quitar el día adicional que introduce la función porque también cuenta la fecha de finalización temprana.
Restricciones de recursos en el Método de la Ruta Crítica
Veamos un ejemplo de lo que sucede si los recursos que necesitan tus actividades no están disponibles en el cronograma indicado por el análisis de la ruta crítica (CPA).
La disponibilidad de recursos, los cronogramas de entrega de suministros, las exigencias de los interesados y los cambios en el alcance del proyecto son ejemplos de restricciones de recursos que pueden alargar o acortar tu ruta crítica o alterar completamente la misma.
Volvamos a ver este ejemplo de ruta crítica:
Y vamos a graficar este ejemplo en un diagrama de Gantt para ilustrarlo:
En este ejemplo, el proyecto está programado para comenzar el 1 de abril y finalizar el 13 de junio. Son un total de 52 días laborables, que corresponde al tiempo necesario para completar todas las actividades de la ruta crítica del proyecto.
Sin embargo, ¿qué pasa si la persona asignada a la tarea E (que se supone debe comenzar el 15 de abril) ha sido asignada a otro proyecto y no está disponible hasta el 20 de abril?
Si ninguna otra persona puede asumir la tarea E, puedes aplicar técnicas de nivelación de recursos y ajustar el cronograma según la disponibilidad de ese miembro del equipo.
Esto significa que deberás retrasar la fecha de inicio de la tarea E del 15 de abril al 20 de abril, lo que provocará un retraso tanto en la tarea E como en el proyecto. La fecha de finalización proyectada ahora será el 16 de junio en lugar del 13 de junio. Ten en cuenta que la ruta crítica sigue siendo la misma, pero ahora es más larga.
Si extender la fecha de finalización del proyecto no es aceptable, es posible que debas aplicar técnicas de compresión del cronograma como crash de recursos y fast tracking para completar el proyecto en un periodo más corto.
Crash de recursos significa agregar más recursos (como personas o equipos) a las actividades para acortar su duración. Fast tracking implica ejecutar algunas tareas en paralelo.
En nuestro ejemplo, supón que duplicamos el número de personas asignadas a las tareas G y L, de modo que la duración de la tarea G se reduce de 12 días a seis y la de la tarea L de 15 días a 8. Esto acorta la duración de la ruta de 55 días a 42 días.
También adelantamos la tarea O para que comience inmediatamente después de la tarea previa K. Esto significa que la tarea O finaliza un día después que la tarea L, lo cual cambia la ruta crítica del proyecto a A-C-E-F-G-K-O-P con una duración de 43 días.
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