Gestión del Desvío de Alcance: Técnicas y Herramientas para Gestores de Proyectos

¿Qué es el crecimiento del alcance?

El crecimiento del alcance ocurre cuando los entregables o características de un proyecto se expanden más allá de lo que se acordó originalmente, pero el cronograma del proyecto o el presupuesto no se ajustan para acomodar el cambio.

Esto difiere de un cambio de alcance, que implica cualquier decisión oficial tomada para modificar el alcance original de un proyecto—sus objetivos, presupuesto, entregables, cronograma, responsabilidades u otros elementos.

El crecimiento del alcance puede afectar cualquier proyecto de alcance fijo. Puede ocurrir tanto intencional como accidentalmente, y puede originarse de cualquiera de las partes interesadas involucradas en el proyecto.

La razón por la que nos importa tanto el crecimiento del alcance es que puede conducir al fracaso del proyecto. El crecimiento del alcance puede hacerte incumplir un plazo, agotar (¡o incluso exceder!) el presupuesto con sobrecostos y, además de todo esto, entregar lo incorrecto. ¡Vaya!

3 Tipos de Crecimiento del Alcance

El crecimiento del alcance puede presentarse de diferentes formas. A continuación, algunas de las causas más comunes:

• Falta de toma y/o documentación de decisiones: las partes interesadas cambian de opinión con frecuencia o no pueden llegar a un consenso sobre el alcance del proyecto debido a prioridades organizacionales cambiantes
• Estimaciones excesivamente optimistas para el proyecto: el equipo subestima el nivel de esfuerzo requerido para completar las tareas y alcanzar los hitos, y por lo tanto promete más de lo que realmente está incluido en el alcance del proyecto (en la ejecución, esto a veces puede manifestarse como positividad tóxica)
• Agregar valor innecesario (gold plating): añadir características innecesarias al producto que no formaban parte de los requisitos originales.

¿Quién Causa el Crecimiento del Alcance?

Es útil analizar tu proyecto para determinar quién podría estar causando el crecimiento del alcance. Identificarlo a tiempo te ayuda a formular la mejor manera de abordar el problema.

PD: ¿Hay un crecimiento del alcance acechando tu proyecto?

Scope Creep Made Even Creepier: Keep Him Away from Your Projects

Miembro del equipo del proyecto

A veces, los miembros del equipo del proyecto pueden ser la causa del crecimiento del alcance. Los posibles motivos incluyen:

1. El miembro del equipo no tiene claro el alcance del proyecto

Al comienzo del proyecto, define todos los requisitos o entregables del proyecto en un enunciado de alcance, plan de proyecto o estructura de desglose del trabajo (EDT), y asegúrate de que los miembros del equipo se familiaricen con esta documentación. 

Si se está definiendo el alcance, involucra al equipo en estas conversaciones tanto como sea posible. Si esto no es factible, al menos realiza una reunión de inicio del proyecto para asegurar el alineamiento. Durante la ejecución, realiza reuniones de seguimiento regulares para mantener a todo el equipo en sintonía.

2. El miembro del equipo quiere desarrollar lo que desea, en lugar de lo que está en el alcance

Involucrar al equipo en la definición del alcance es útil para lograr el compromiso con lo que diseñarán y construirán. Asegúrate de que todos trabajen como un equipo. Si alguien se desvía para producir algo fuera del alcance por capricho, crea confusión y posibles fricciones con otros miembros.

3. El miembro del equipo toma decisiones aisladamente

A veces, un miembro del equipo elige una manera de resolver un problema que afecta el alcance, muchas veces sin darse cuenta.

Incluso agregar medio día extra de trabajo para hacer algo ligeramente diferente podría afectar el resto de tu proyecto. Por ejemplo, si un diseñador decide incluir alguna funcionalidad en un sitio (como una barra de búsqueda) sin consultarlo con el desarrollador, esto podría afectar el cronograma del proyecto.

Prepárate para el éxito del proyecto construyendo una cultura de confianza y transparencia. Cuando alguien te plantee un problema directamente, compártelo de manera más amplia si hay una decisión importante que tomar. Haz que las personas trabajen juntas para encontrar soluciones a los problemas. Asegúrate de que todos estén en contacto (ya sea de manera presencial o remota) de forma regular. 

La mayoría de los proyectos exitosos se originan en equipos que trabajan bien juntos.

Interesados Internos

Las partes interesadas clave dentro de tu organización pueden influir en el alcance de un proyecto. Pueden tener una visión para la organización que implique entregar más en tu proyecto, o tal vez quieran impulsar una agenda diferente.

Por ejemplo, a veces una relación con un cliente es más importante para una organización que mantener el alcance de tu proyecto.

Asegúrate de que tus interesados internos comprendan qué estás tratando de entregar y para cuándo. Si algo pudiera tener un efecto dominó en tu proyecto, expón claramente cuál sería el impacto, ya sea financiero, de reputación o de otro tipo.

Usuarios Externos

Las pruebas de usuario deberían (idealmente) ser parte de la configuración de tu proyecto o producto. Los comentarios de los usuarios sobre un producto pueden influir en un curso de acontecimientos que, en última instancia, aumente el alcance. ¿Qué sucede si recibes comentarios de tus usuarios señalando algo que no puedes ignorar? Incluso si incrementa el alcance, debes abordarlo.

Cuando hayas recopilado los resultados de las pruebas, revísalos con tu equipo para identificar los cambios necesarios a implementar. Prioriza para entender qué cambios tendrían mayor impacto en la experiencia del usuario. Luego, define qué cambios puedes incorporar cómodamente sin afectar el alcance.

Si alguno de los cambios necesarios implicaría un aumento del alcance, habla con tu cliente o parte interesada. Llega preparado con una comprensión de lo que sucedería si deciden no implementar el cambio.

Terceros

Si dependes de terceros para entregar tu proyecto—ya sea una empresa externa, una API de terceros o un proveedor de contenido—es necesario identificar las dependencias en el inicio del proyecto. Reflexiona sobre el impacto que estas dependencias podrían tener en tu proyecto y cómo afectarían tu alcance.

Por ejemplo, ¿qué pasa si tu proveedor de contenidos te envía información en un formato que no es fácil de implementar o subir a tu sitio web? ¿Esto agregaría tiempo extra a tu cronograma? 

No podrás cubrir todas las eventualidades, pero adoptar una mentalidad de planificación de riesgos para presentar estas dependencias al cliente al inicio del proyecto te ayudará a comprender el impacto potencial antes de que tengas un problema en tus manos.

Jefe de Proyecto

Nosotros, como jefes de proyecto, a veces también provocamos incremento en el alcance. Es muy tentador tratar de hacer que las cosas funcionen dentro de tu presupuesto y tiempo existentes, sin alertar al cliente.

Aunque puede ser una conversación difícil decir que no puedes hacer algo sin una solicitud de cambio, este diálogo es mucho más fácil de tener temprano que tarde en el ciclo de vida del proyecto.

Si tú o tu equipo detectan un problema, exploren posibles soluciones. Por ejemplo, si se requiere trabajo adicional, analiza qué se puede desestimar—¿hay algo que estés haciendo en tu proyecto que no sea necesario para la primera versión? 

Presenta estas opciones y una recomendación al cliente o parte interesada.

Cliente

No podemos terminar esta sección sin mencionar a un culpable clave del incremento del alcance: tu cliente. Ten cuidado con los clientes o patrocinadores que agregan "pequeñas" solicitudes que poco a poco aumentan el alcance original, cambian de opinión o sugieren nuevas formas de hacer las cosas que podrían afectar el nivel de esfuerzo requerido. 

Sé honesto y directo con ellos si están solicitando algo que causará un incremento de alcance. Además, enfoca tus respuestas para que no solo digas “no”, sino que propongas una alternativa. Por ejemplo:

“Esta nueva solicitud va a tener este impacto específico en tiempo/presupuesto. Hemos revisado las prioridades—¿qué tal si reemplazamos esto por aquello en su lugar? Logra un resultado similar porque…”

2 Ejemplos de Incremento de Alcance

Ahora que hemos revisado los tipos y causas del incremento de alcance, destacaremos dos estudios de caso que muestran cómo puede suceder en tus proyectos.

Estudio de Caso de Incremento de Alcance #1

Puedes pensar que serías lo suficientemente astuto como para prevenir el incremento de alcance antes de que suceda, pero estarías subestimando lo que hace que esto sea tan, bueno, tenebroso.

Imagina que estás trabajando para recopilar comentarios de los usuarios sobre cómo está funcionando tu prototipo. Habías acordado con tu cliente cuántos usuarios entrevistarías, la naturaleza de la retroalimentación que aceptarías y la duración del periodo para recibir comentarios. También acordaste abordar las opiniones hasta un umbral específico de horas necesarias para aplicar cualquier corrección.

Una vez finalizado el periodo de comentarios, el cliente recibe una llamada de alguien de alto rango que no formó parte del grupo de prueba y pregunta si puedes incluir a esta persona. Habías puesto un límite en la cantidad de personas que comentaban, pero ¿qué tanto daño haría añadir a una más? Además, quieres dejar una buena impresión en los ejecutivos, así que aceptas la incorporación de último minuto.

Sin darte cuenta, esa persona de alto rango ha involucrado a todo su equipo. Quieren una demostración independiente de pruebas y están molestos porque su caso de uso favorito no ha sido incluido.

Aunque logras mantenerte firme y evitar un cambio en los requisitos, el tiempo extra en negociaciones, sin hablar de la comunicación adicional con los interesados para alinear el propósito y los objetivos del proyecto, ha consumido una semana y media en un calendario ya ajustado. ¡El desbordamiento del alcance ataca de nuevo!

Caso de Estudio de Desbordamiento del Alcance #2

También es importante reconocer que el desbordamiento de alcance no siempre viene de una petición del cliente.

Imagina que eres un gestor de proyectos que hereda un proyecto con una estructura tradicional en cascada que incluye wireframes y una fase de diseño, seguida por el desarrollo.

Te involucras al comienzo de la fase de desarrollo. La tarea es sencilla: vas a construir la interfaz de usuario sobre un backend de marca blanca de otra agencia.

Habías aprobado los wireframes y los diseños y revisado todo con el cliente y la agencia... ¿qué podría salir mal? ¡Pues resulta que la otra agencia estaba iterando sobre su backend y lanzando código nuevo con frecuencia.

Por curioso que parezca, no habían tenido en cuenta que tu agencia construiría sobre el código antiguo, así que tu código se rompe con cada lanzamiento.

Para corregir esto, decides que el equipo debe volver a revisar el código y actualizarlo para que funcione con los cambios continuos de la otra agencia. Esto no estaba previsto, pero era necesario.

Al principio, el trabajo extra consistía en algún que otro arreglo pequeño de manera puntual, pero empezaron a ocurrir más y más problemas. Aunque planteaste esto con el cliente, trataste de incorporar el trabajo extra a tu proyecto en lugar de señalarle la necesidad de buscar una solución conjunta antes de proceder con el desarrollo.

¡Ah, la ventaja de la perspectiva retrospectiva! ¿Qué pasó? Fuiste profundizando cada vez más en el rediseño del código existente: los plazos se extendieron, no cumpliste la fecha límite y tu agencia sufrió mucha presión al final del proyecto. El equipo se desmotivó, el cliente no quedó satisfecho y, al final, el proyecto se retrasó dos meses.

Cómo evitar el desbordamiento del alcance

Aquí tienes algunas estrategias para reducir la probabilidad de que el alcance se desborde en tus proyectos:

• Define claramente el alcance de tu proyecto desde el principio, idealmente involucrando al equipo del proyecto para obtener su compromiso. Utiliza una declaración de trabajo para capturar lo que está dentro y fuera del alcance. Luego, comunica el alcance a los miembros del equipo y a los interesados del proyecto, incluido el cliente.
• Involucra a todo el equipo para crear estimaciones sólidas basadas en los requisitos. Para reducir el riesgo de estimar incorrectamente: 1) asigna tiempo para un periodo de descubrimiento para determinar qué vas a construir, 2) utiliza contratos de tiempo y materiales en lugar de precio fijo y 3) sé menos prescriptivo respecto a las características que construirás. Enfócate en los resultados deseados.
• Incluye planes de contingencia para asegurarte de asignar suficiente tiempo para el control de calidad. Además, considera usar pruebas automatizadas para ahorrar tiempo—los artículos Ventajas y desventajas de las pruebas manuales y automatizadas y Mejores herramientas de automatización son referencias útiles.
• Crea un plan de gestión de cambios al inicio del proyecto que defina cómo manejarás los cambios en el alcance. Si planeas utilizar solicitudes de cambio, detalla el proceso de control de cambios que seguirás.
• Colabora estrechamente con tu cliente durante la ejecución del proyecto. Muéstrale el avance del proyecto o un informe de estado del proyecto, itera e involúcralo durante todo el proceso para que no haya sorpresas.
• Plantea proactivamente los problemas ya sea a medida que ocurren o, idealmente, antes de que sucedan (¡siempre que tengas una solución para abordarlo!). Utiliza un plan de gestión de riesgos para documentar tu proceso de gestión de riesgos. Mantén y revisa un registro de riesgos que lleve el seguimiento de los posibles riesgos.
• Haz preguntas para priorizar las solicitudes entrantes. Asegúrate de que estas solicitudes no agreguen inadvertidamente alcance, dupliquen trabajo o incorporen características adicionales innecesarias. Involucra al equipo para comprender cada solicitud, su impacto en el presupuesto y cronograma del proyecto, y el resultado de usuario esperado para así priorizar adecuadamente.
• Involucra a los usuarios desde el principio. Es tentador engañarnos pensando que nosotros (los clientes, la empresa, el equipo) conocemos suficientemente a los usuarios como para evitar interactuar con ellos. La realidad es que, si no incorporas la retroalimentación de los usuarios desde el inicio, puedes perder mucho tiempo avanzando en una dirección que no aporta valor. En ese punto, el alcance puede salirse de control.

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Cómo abordar el aumento del alcance

Si tu proyecto sufre de aumento de alcance (o heredas un esfuerzo con demasiado alcance), no entres en pánico. Aún tienes la oportunidad de salir de ese atolladero. 

A continuación, algunos pasos que he seguido al heredar un proyecto problemático que había caído en el aumento de alcance:

• Empieza explicando la situación a tu cliente o interesado. Explica cómo llegaste a esta situación y cuáles son tus planes para solucionarlo. No tiene sentido endulzarlo. La situación es la que es.
• Recomienda formas de recortar sin sacrificar el valor. Esto podría significar priorizar menos ciertas características o dejar de lado algunos "bonitos de tener" hasta poder lanzar algo como un seguimiento rápido. Prepara una presentación para el cliente que muestre de forma clara los pros y contras de cada enfoque.
• Ajusta el tamaño del equipo. Esto puede significar cambiar a alguien que no está rindiendo o reemplazar un recurso más caro por uno menos costoso para ahorrar presupuesto. Estas conversaciones pueden ser incómodas, pero la alternativa podría ser perder al cliente, lo que tendría mayores repercusiones en la organización.
• Lidia con las consecuencias. A veces, enderezar el rumbo requiere tragarse el orgullo y sacrificar la rentabilidad general del proyecto para reparar una relación valiosa con el cliente. Puede que requiera trabajar horas extra para terminar algo antes de lo planeado como forma de compensar. La clave es limitar este esfuerzo a algo temporal y que no se convierta en un mal hábito.

También ten en cuenta que a veces el aumento de alcance puede ser beneficioso. En lugar de verlo como un enemigo silencioso, puedes simplemente considerarlo como un cambio. Y el cambio puede ser enormemente beneficioso para el producto que estás creando. La manera en que gestionas ese cambio es lo que afecta al proyecto, no la solicitud del mismo.

Solo debes asegurarte de detectarlo cuando suceda, especialmente si no es evidente, y plantearlo antes de que avance sin ningún tipo de replanteamiento.

Cómo hacer la gestión del alcance en metodologías ágiles

El aumento de alcance suele aplicarse a proyectos con un alcance fijo. ¿Y si estás usando una metodología ágil?

Bueno, en Agile se acepta el cambio—y, francamente, los gestores de proyectos ágiles también deberían hacerlo. Como uno de los principios fundamentales de Agile dice:

Da la bienvenida a los requerimientos cambiantes, incluso en etapas avanzadas del desarrollo. Los procesos ágiles aprovechan el cambio para otorgar ventaja competitiva al cliente.

Por ejemplo, si trabajas con la metodología scrum, cuando surge un nuevo requerimiento, agrégalo al backlog para priorizarlo junto con el product owner y el equipo. Si ese requerimiento termina entrando al sprint durante la reunión de planificación del sprint, debes despriorizar otra cosa en su lugar.

El objetivo de ágil es iterar, es decir, diseñar, construir, probar, aprender y luego repetir el ciclo. Debido a que los proyectos ágiles no detallan todo desde el principio, dejan espacio para el cambio; puedes intercambiar una historia de usuario por otra que requiera el mismo nivel de esfuerzo. El cambio es lo que lleva al mejor producto posible en el tiempo que tienes.

¿Entonces qué se considera desbordamiento de alcance en un proyecto ágil? Puede surgir si tu product owner no desprioriza funciones o tareas al agregar un nuevo requerimiento.

También, puede fallar al valorar el esfuerzo necesario entre la nueva tarea y la que se desprioriza, lo que podría resultar en meter más trabajo en un ciclo que ya es demasiado ajustado.

Asegúrate de que, para cualquier nueva funcionalidad que entre al backlog, la estés descomponiendo en historias y entendiendo el nivel de esfuerzo para poder priorizarla como corresponde.

Normalmente es mucho más sencillo mitigar el desbordamiento de alcance en un proyecto ágil, precisamente porque la metodología ágil fomenta el cambio y lo incorpora en su propia estructura.

En un proyecto en cascada (waterfall), es probable que el producto se construya paso a paso hasta que finalices lo nuevo y brillante al final. Esto podría llevar a pensar que todo es prioritario.

Si no tienes prioridades claras entre las funcionalidades, es difícil entender qué deberías sacar del alcance cuando empiecen a surgir ajustes en los requerimientos del proyecto.

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