Cómo escribir un manual del empleado en 5 pasos

Lamentablemente, llega su primer día y recuerdas que leer la mente no es (aún) una expectativa razonable para el personal (¡aunque tus clientes parece que sí lo creen!) Hablando de tus clientes, te han estado llamando toda la mañana, y tu pobre nueva contratación se entretiene con nada mientras le haces muecas de lo siento desde el otro lado de la sala.

¡Si al menos tuvieras un documento que pudieras entregar a tu nuevo empleado para que leyera entre llamadas!

Por eso es importante un manual del empleado: hará que tu nueva contratación se sienta bienvenida y obtenga la información que necesita para empezar, incluso en los días más agitados.

Sigue leyendo para saber más sobre cómo crear un manual del empleado, con ejemplos, un esquema de muestra y pasos para elaborarlo.

Otros nombres para el manual del empleado

Si el nombre “manual del empleado” no te suena, este documento también puede conocerse como:

• Procedimientos operativos estándar
• Guía de incorporación
• Manual de usuario
• Guía de recursos
• Manual de formación del empleado o manual del empleado
• Manual de la empresa

Así que, lo más probable es que te hayas encontrado con un manual del empleado de alguna forma en tu carrera.

Qué incluir en un manual del empleado

Los mejores manuales del empleado benefician a todo el equipo, no solo a los nuevos empleados. El manual del empleado de tu equipo debe:

• Integrar sin problemas al nuevo personal
• Codificar los procedimientos acordados que ayudan a todos a hacer su mejor trabajo
• Aclarar las expectativas para el éxito de los proyectos

Crear un manual del empleado es útil tanto si trabajas en una pequeña startup como en un gran conglomerado. Es probable que las empresas más grandes ya tengan políticas establecidas sobre temas que van desde el reporte de horas hasta recursos humanos o ética y cumplimiento. Un manual de equipo dirige al personal a los recursos de toda la empresa, pero se enfoca principalmente en los procedimientos operativos estándar que ayudan a que tu equipo tenga éxito.

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Puntos a incluir en un manual del empleado

A la hora de escribir un manual del empleado, no existe una fórmula mágica—¡haz lo que funcione para tu equipo! Pero, como punto de partida, considera incluir la siguiente información:

• Procedimientos de incorporación. ¿Qué deben hacer las nuevas contrataciones en su primer día? ¿En su primera semana? ¿Durante sus primeros 90 días? Incluye orientación sobre todo tipo de temas, desde necesidades de IT hasta requisitos de formación y objetivos de desarrollo profesional.
• Referencia a políticas o recursos de la empresa. En lugar de repetir información que ya puede existir en otro lugar, haz referencia a las políticas existentes de la empresa para los temas relevantes para tu equipo. Esto puede incluir políticas de teletrabajo, reporte de horas o código de vestimenta, por ejemplo. Si no tienes políticas a nivel de empresa que puedas referenciar, consulta a un experto en RRHH para que te ayude a redactarlas.
• Documento de inicio de proyecto. Crea un resumen de 1-2 páginas sobre los proyectos en los que trabaja tu equipo. Si tus proyectos cambian con frecuencia, quizás quieras incluir perfiles de tus clientes en su lugar. Siempre se pueden complementar estos documentos-resumen con materiales adicionales, pero encuentro que mantener las cosas breves hace más probable que el personal: a) lea el documento y b) retenga la información.
• Información sobre las herramientas que prefiere utilizar el equipo. Si hay algo concreto que todos usan, ¡documéntalo! Ejemplos de herramientas pueden incluir una plataforma de comunicación o un repositorio para compartir archivos.
• Guía de aseguramiento de calidad / estilo. ¡Déjalo claro y presume de la postura de tu equipo ante el dilema de la coma de Oxford! Una guía de QA proporciona un recurso único de consulta para los empleados antes de entregar cualquier material.
• Procedimientos para la desvinculación. No puedo decirte cuántas veces he tenido que improvisar para averiguar algo tan mundano como cómo transferir los archivos de un empleado en su último día. Hazte un favor y pon la responsabilidad en el empleado para averiguar qué debe trasladar. El último día, podrás seguir la lista de control sin sentir que olvidas algo.

• Capacidades del equipo. Perfiles de cada uno de los miembros de tu equipo, incluyendo información sobre su experiencia, rol(es) en el equipo y qué les gusta hacer fuera del trabajo
• Un “manual de usuario” para gerentes. Para ayudar a los nuevos empleados a entender cómo trabajar con sus gerentes, incluyendo información sobre el tipo de personalidad de los gerentes (por ejemplo, MBTI, Clifton StrengthsFinder) y su estilo de trabajo preferido. Para organizaciones horizontales, podrías considerar ir un paso más allá pidiendo a cada miembro del equipo que desarrolle su propio “manual de usuario” como parte de su perfil de capacidades.

¿Qué Más Incluir?

Al decidir qué contenido adicional incluir en un manual del empleado, hazte las siguientes preguntas:

• ¿Qué información te habría resultado útil en tu primer día?
• Si dejaras la organización mañana, ¿qué conocimiento se iría contigo?
• ¿Qué te haría querer leer este documento? Quizás sea un título creativo, una portada llamativa o historias personalizadas.
• Además de proporcionar información administrativa, un manual del empleado útil también debería promover la cohesión del equipo y mejorar el desempeño. ¿Qué hace exitoso a tu equipo ahora y qué información ayudaría a que tu equipo tenga éxito en el futuro?

Ejemplos de Manuales del Empleado

Aquí tienes algunos ejemplos creativos de manuales de empleados para darte ideas en la construcción del tuyo.

1. Manual del Empleado de Trello

Trello utiliza convenientemente su propio sistema de gestión de tareas Kanban para alojar su manual del empleado. En este ejemplo, las distintas partes de las políticas de la empresa están organizadas en columnas, incluida una columna para que los empleados comiencen llamada “En tu primer día”.

2. Guía de Referencia Cultural de Netflix

Netflix proporciona a sus empleados diapositivas que detallan los aspectos importantes de la cultura de la empresa y el comportamiento que buscan en cada empleado.

Tiene más de 100 diapositivas, pero se beneficia de un diseño muy sencillo y se lee rápidamente.

3. One-Pager Online de Sterling Mining Co.

Sterling Mining Co. demuestra que un manual del empleado no tiene por qué ser un manual, ni tampoco un documento repleto de palabras. Mira su creativa y refrescante página de incorporación, que simplemente es un one-pager que los empleados pueden encontrar en línea.

Incluye imágenes, gráficos y respuestas simples a preguntas frecuentes que abordan las dudas que surgen primero en los nuevos empleados, tales como: “¿Qué ropa usan las personas?”, “¿Cuándo me pagan?” y “¿Qué software de gestión de proyectos para minería estamos usando?”.

Cómo Escribir un Manual del Empleado en 5 Pasos

Bien, ahora que sabes qué es un manual del empleado y qué debe incluir, probablemente pienses... “Sí, ¿cuándo voy a encontrar tiempo para escribir esto?”

Aceptémoslo... agilizar la maquinaria de nuestras operaciones internas nunca es una prioridad alta cuando los clientes están llamando: siempre hay incendios que apagar. He simplificado el proceso de creación de un manual del empleado—aquí tienes cómo escribir un manual del empleado en solo 5 pasos:

1. Empieza con un esquema. Decide qué quieres incluir en el manual del empleado y crea un esquema de las secciones relevantes. Comienza con un esquema de muestra de tus amigos de DPM, y prácticamente habrás terminado. Si eres más visual, empezar con un lienzo en blanco y usar un software de mapas mentales puede ayudarte—y también te facilita presentar tus ideas a tu equipo en el siguiente paso.
2. Comparte el esquema con otros miembros del equipo para obtener retroalimentación. En tu próxima reunión de equipo, destina 15 minutos para revisar el esquema y recoger comentarios sobre qué más debería incluirse.
3. Rellena los huecos. Ahora viene la parte difícil: completar las secciones de tu esquema. Pero, no tiene por qué ser tan complicado si divides el trabajo. Tu contratación más reciente puede redactar los procedimientos de integración al equipo. La próxima vez que tengas que entregar algo, asigna a un miembro del equipo la tarea de documentar los pasos de aseguramiento de calidad que sigue mientras lo realiza. Si lo desglosas y repartes el trabajo en el tiempo, parece menos trabajo extra (y no tengas miedo de cargar ese tiempo a tu cliente, que al final se va a beneficiar de recibir un mejor producto). Por último, recurre a contenido externo tanto como puedas. Por ejemplo, al redactar las capacidades del equipo, bastará con enlazar al perfil de LinkedIn de cada persona. Así, todo lo que los empleados deben hacer es listar sus roles, tres aficiones fuera del trabajo y su tipo MBTI. ¡Listo!
4. Recuerda que hecho es mejor que perfecto. Ponte como meta terminar la versión 1 en un mes. ¿A quién le importa si no es el mejor invento desde el pan de molde? Adopta un enfoque ágil para sacar un producto viable mínimo cuanto antes y luego realiza iteraciones con el tiempo.
5. Promociona el producto. Asegúrate de que todos sepan dónde se encuentra el manual, e identifica quién es responsable de garantizar que los nuevos empleados lo reciban en su primer día. Puede ser el responsable de contratación, un colega encargado de bienvenida o un especialista de recursos humanos.

Qué evitar al redactar un manual del empleado

Ya hemos cubierto qué contenido debe incluirse en un manual del empleado y qué pasos debes seguir para escribirlo. Pero, ¿qué posibles trampas debes tener en cuenta al decidir cómo hacer un manual del empleado? La siguiente tabla enumera algunos problemas comunes que surgen al redactar un manual, soluciones para abordarlos y los beneficios:

Ejemplo de esquema para un manual del empleado

1. Introducción
   1. ¡Da la bienvenida a tu nuevo empleado a tu increíble equipo!
2. Procedimientos de incorporación
   1. Requisitos de RRHH (detalles sobre la relación laboral, información fiscal, beneficios, compensación laboral, licencias familiares y médicas, tiempo de vacaciones, días pagados, horario laboral, leyes y regulaciones, etc.)
   2. Código de conducta profesional y expectativas
   3. Referencias a políticas relevantes de la empresa (por ejemplo, teletrabajo, código de vestimenta, reporte de horas, reporte de gastos, cuándo pueden esperar los empleados las evaluaciones de desempeño)
   4. Capacitación obligatoria
   5. Necesidades de TI (cómo configurar el portátil, teléfono, etc.)
3. Orientación del equipo
   1. Capacidades del personal
   2. Resumen de la cartera de proyectos/documento de inicio de proyecto
   3. Manual de usuario para gerentes/empleados
4. Aseguramiento de calidad
   1. Resumen del software/herramientas del equipo y expectativas de uso (por ejemplo, plataformas de mensajería instantánea y protocolos, cómo redactar un mensaje de correo electrónico de fuera de la oficina)
   2. Mejores prácticas de aseguramiento de calidad del equipo
   3. Formatos/plantillas requeridos para entregables
   4. Guía de estilo
5. Procedimientos de desvinculación (Introduce esta sección de forma positiva. Los empleados pueden no estar dejando la empresa; pueden estar cambiando de asignación o de rol)
   1. Requisitos de RRHH (información fiscal, beneficios, etc.)
   2. Necesidades de TI (cómo, cuándo y dónde devolver el equipo de la empresa)
   3. Procedimientos de transferencia de archivos

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