10 preguntas esenciales para iniciar un proyecto antes de ponerlo en marcha
Como gestores de proyectos, si hay algo que todos sabemos con certeza, es que nada es seguro. Gestionar cambios y variables inesperadas es parte del trabajo, pero quizá uno de los mayores retos que enfrentarás como gestor de proyectos es ser asignado a un proyecto que ya está en marcha. Tal vez acabas de empezar un nuevo trabajo y te incorporas a un proyecto en curso, o quizá otro gestor dejó el puesto repentinamente y tienes que reemplazarlo.
A continuación, he recopilado 10 preguntas clave para la iniciación de proyectos que todo gestor debe hacer cuando te lanzan a un nuevo proyecto. Ya sea que el proyecto esté en la fase de ejecución o aún en la fase de iniciación, esta lista es solo un punto de partida y no sustituye a una formación oficial en gestión de proyectos.
¡Pero estas preguntas fundamentales pueden guiarte hacia una gestión fluida cuando tienes poco tiempo! Por supuesto, estas preguntas pueden adaptarse a cualquier proyecto o cliente y pueden hacerse en persona durante una reunión, virtualmente por correo electrónico o por teléfono.
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No importa cómo lo hagas, documenta las respuestas para poder consultarlas más adelante o compartirlas con el equipo y los interesados del proyecto según sea necesario.
10 Preguntas de Iniciación de Proyectos que Debes Hacer Antes de Empezar un Proyecto
1. ¿Qué es lo que realmente vamos a entregar?
Un proyecto puede tener un único entregable principal: un sitio web, un programa, un evento, un diseño de marca. Pero la mayoría de los proyectos se componen de varias fases o elementos que deben completarse en un cierto orden.
Toda tu documentación, incluyendo la declaración de alcance o declaración de trabajo, contrato, acta de constitución del proyecto y plan de proyecto debe incluir una lista clara y directa de cada elemento que se espera que tu equipo entregue.
Un ejemplo de alcance de proyecto (por ejemplo, para construir un sitio web) podría incluir:
- inicio del proyecto
- estrategia de contenidos
- wireframes
- diseño ronda 1
- diseño ronda 2
- diseño ronda 3
- desarrollo
- inserción de contenidos
- pruebas
- lanzamiento
- soporte
Aunque el proyecto sea un “sitio web”, tu responsabilidad como gestor de proyectos es hacer el seguimiento de cada uno de los entregables y las piezas móviles para asegurar que se completen en orden, a tiempo y conforme a las especificaciones.
Pídele a tu responsable, equipo o cliente que confirme que tienes la lista completa de entregables y tareas del proyecto y que no falta nada. También asegúrate de averiguar qué se ha completado, qué está en progreso y qué falta por hacer.
2. ¿Qué NO vamos a entregar?
Tan importante como saber qué SÍ es parte del proyecto, es tener claro qué NO lo es. Esta es una de las formas más fáciles de evitar la ampliación del alcance, la confusión y el trabajo extra.
Por ejemplo, en el sencillo sitio web del punto #1, tu empresa provee la estrategia de contenidos, ¿pero eso significa que también vas a redactar todo el texto y a proveer fotografías, videos o ilustraciones/elementos visuales? Asegúrate de preguntar a cada interesado si ellos van a proporcionar ese tipo de materiales o si quieren añadirlos al alcance del proyecto.
También existe un punto intermedio donde quizás recomiendes otra empresa o una compañía asociada para proporcionar servicios adicionales. En cualquier caso, es fundamental averiguar desde el principio quién será responsable de cada elemento del proyecto para que dos semanas antes del lanzamiento no tengas que explicar al cliente que pensabas que ELLOS entregarían los textos y ellos pensaban que TÚ los entregarías.
Si el gestor anterior ya habló de esto con el cliente, volver a preguntar puede ser una buena oportunidad para verificar si el cliente ha cambiado de opinión o si esta podría ser la ocasión para ofrecer más servicios.
3. ¿Hay una fecha límite?
Casi todos los proyectos tienen fechas límite, y aunque no lo creas, eso es algo bueno. Tener un plazo concreto para completar un proyecto ayuda a que tu equipo se mantenga enfocado, idealmente asegura que el cliente también lo esté, y te ayuda a definir la asignación de tiempo y presupuesto.
Cuando llegues a un nuevo proyecto, pregunta a tus partes interesadas sobre sus plazos de entrega. Puede que haya una fecha límite estricta debido al lanzamiento de un producto, un evento o una restricción presupuestaria. (A esto lo llamo una "fecha límite inamovible.") A veces verás que los plazos pueden ser un poco más flexibles, es decir, "nos gustaría que esto estuviera listo en algún momento de este verano." Sea como sea, como PM, debes determinar cuál es la verdadera fecha límite desde el principio para poder planificar hacia atrás desde ahí.
Este también es un buen momento para comprobar el progreso respecto a tu cronograma – ¿hasta tu llegada, tu equipo iba en camino de terminar para la fecha límite? ¡Si es así, genial! Si no, entonces aquí tienes la oportunidad de evaluar qué falla y solucionarlo para volver a encaminarse.
4. ¿Cuál es el referente para el éxito del proyecto?
Esta es una de las preguntas de gestión de proyectos más importantes que hacer al inicio de cualquier proyecto. El objetivo del proyecto puede parecer sencillo, por ejemplo: construir y lanzar un nuevo sitio web. Pero no tengas miedo de profundizar un poco más.
Pregunta a tus clientes y partes interesadas qué es lo que realmente quieren lograr con este trabajo. ¿Buscan mayor reconocimiento de marca? ¿Asegurar un lanzamiento exitoso de un proyecto o producto? ¿Conseguir más usuarios? ¿Aumentar los ingresos? Haz que tu cliente sea sincero contigo sobre por qué están emprendiendo este proyecto, y mantén ese objetivo o meta del proyecto en el centro de tus conversaciones. Saber cómo se verá en realidad el éxito puede ayudar a tu equipo a mantenerse enfocado y tomar decisiones importantes a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Entrar en el proyecto a mitad de su desarrollo también significa que es un buen momento para preguntar a las partes interesadas si su visión u objetivos han cambiado desde el inicio, y cómo puedes ayudarles de manera más efectiva a alcanzar todos sus objetivos.
5. ¿Quién es realmente el cliente?
Si trabajas en una agencia, seguro que esto te ha pasado. ¡Sé que me ha sucedido más veces de las que puedo contar! Mientras estás ganando un proyecto lidias con una o quizá un par de personas, pero una vez que el trabajo comienza, de repente empiezan a aparecer otras personas para dar su opinión y tomar decisiones.
No culpo a los clientes por querer involucrar a mucha gente – puede ser por cuestiones políticas, o tal vez el colaborador inicial quiere obtener una segunda (o tercera, o cuarta, o quinta,) opinión sobre el trabajo para no ser el único responsable del éxito del producto final. Después de todo, debemos recordar que en muchos casos los clientes están invirtiendo mucho tiempo y confianza en tu equipo y tienen derecho a cierto nivel de participación en el trabajo.
Sea cual sea el motivo, personalmente creo que puedes gestionar este fenómeno a veces frustrante de los “clientes multiplicadores” simplemente preguntando desde el principio: “¿De quién es la opinión que importa? ¿Hay partes interesadas adicionales que serán involucradas para dar retroalimentación más adelante?”
De esta forma, no solo puedes estar preparado para la avalancha, si sucede, sino que también puedes recordar amablemente a tu cliente principal, si es necesario, que acordó que solo recibirías notas de 2-3 personas, y ahora que 10 personas están aportando sus opiniones, podrías estar enfrentando una ampliación del alcance.
6. ¿Quién es la persona de contacto?
Esta pregunta puede parecer redundante si ya trabajas con un equipo de proyecto aparentemente dedicado, pero es de suma importancia determinar quién es la persona PRINCIPAL, en caso de emergencia, el punto de contacto definitivo para la toma de decisiones del proyecto.
Y una pregunta extra de gestión de proyectos: averigua cuál es su método de comunicación preferido. ¿Correo electrónico? ¿Teléfono de oficina? ¿Teléfono celular? Lo último que quieres estar preguntándote si surge un problema es a quién deberías contactar y si siquiera leerán tu correo electrónico.
7. ¿Quién está haciendo el trabajo?
La mayoría de las preguntas sobre el proyecto en esta lista son las que plantearás a tus clientes/partes interesadas, pero esta pregunta es sumamente importante y se refiere a tu equipo interno. Puede que te unas a un proyecto donde ya conoces a los diseñadores, desarrolladores, etc., o quizás acabas de empezar en una empresa donde no conoces a nadie.
En cualquier caso, en cuanto te asignen al proyecto, asegúrate de que tienes a las personas adecuadas para el trabajo. ¿Todos tienen las habilidades necesarias para completar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto? ¿Alguien del equipo necesita formación adicional o apoyo? ¿Has cubierto todos los roles necesarios y buscado contratistas o freelancers si necesitas más manos? Si es así, es importante considerar estrategias de cómo gestionar contratistas para asegurar que su trabajo esté alineado con los objetivos del proyecto.
8. ¿Quién es el público objetivo del trabajo?
A menudo, en la gestión de proyectos, pensamos que cada proyecto tiene dos grupos de partes interesadas: el cliente o la persona que solicita el trabajo, y el equipo, o las personas que realizan el trabajo. Pero suele haber un tercer grupo de partes interesadas, a veces silencioso: el público/consumidor/destinatario/usuario que interactuará, comprará o verá el trabajo cuando esté terminado.
La audiencia para tu trabajo es extremadamente importante. Algunos proyectos permitirán realizar encuestas o investigaciones para conocer mejor al consumidor al otro lado de tu trabajo, pero si no, aún puedes hacerte esta pregunta junto al cliente, tu equipo y tú mismo: ¿para quién estamos construyendo esto y qué es importante para ellos? Las respuestas a estas preguntas de gestión de proyectos sin duda te ayudarán a mantenerte enfocado en lo que en verdad intentas lograr.
9. ¿Se ha hecho esto antes?
Incluso el trabajo más innovador, único y extraordinario de nuestra industria generalmente se basa en, o toma inspiración de, algo que ya se ha hecho antes. No hay nada de malo en investigar qué más se ha hecho en el sector o por organizaciones similares cuando se te asigna un nuevo proyecto.
Preguntar a tus partes interesadas (clientes Y equipo interno) qué otros proyectos se han realizado anteriormente y de los que tu equipo puede inspirarse o aprender es una excelente manera de entusiasmar a todos con el trabajo que viene, obtener nuevas ideas y mantenerse al tanto de la competencia. Me encanta pedir a los clientes que me muestren ejemplos de productos o proyectos que los inspiran para que mi equipo sepa a qué aspirar y, con suerte, pueda superar sus expectativas.
10. ¿Qué podría interponerse en el camino?
Lo creas o no, creo que esta podría ser mi pregunta favorita para hacer al iniciar un nuevo proyecto. Puede parecer un poco complicado profundizar en todos los posibles problemas que podría enfrentar el equipo al embarcarse en este trabajo, pero considero que reunirse para identificar responsablemente los posibles obstáculos para el éxito no solo es un ejercicio de humildad — admitir que, en algún momento, algo va a salir mal — sino que, sin duda, puede ayudarte a estar preparado para cuando llegue ese momento.
Con suerte, ya habrás asegurado los frentes habituales: personal, cronograma, presupuesto, especificaciones técnicas, etc., pero ¿qué más podría interponerse en el camino para que todo salga según lo planeado? Reúnete con tu equipo y pregunta a las partes interesadas qué prevén como posibles barreras para el éxito —o qué barreras ya han surgido— y luego asegúrate de que todos sepan que tú, como PM, estás informado sobre estos temas y listo para abordarlos en caso de que vuelvan a surgir.
Porque las cosas pueden interponerse en el camino, ¿verdad?
¿Qué piensas?
¿Hay alguna pregunta importante que no mencionamos? Cuéntanos en los comentarios. También te recomendamos revisar nuestra lista de preguntas para la sesión de descubrimiento que debes hacer a los clientes antes de un proyecto.
Escucha más de Joanna en su episodio de pódcast aquí!
Y si buscas aún más información útil, revisa este artículo: Tenemos el poder: cómo los DPMs influyen en las formas de trabajar
