¿Qué es un Gestor de Proyectos y Qué Hace Durante Todo el Día?
¿Por qué un gestor de proyectos no puede viajar ligero cuando se va de viaje? Es porque somos los optimistas por excelencia, creyendo que podemos superar cualquier obstáculo que se cruce en nuestro camino, así que empacamos en consecuencia. Hemos anticipado los riesgos del proyecto—perdón, los riesgos del viaje—y nos hemos preparado para ellos lo mejor posible.
Soy una gestora de proyectos con décadas de experiencia de campo, habiendo cubierto las vastas profundidades de la gestión de proyectos liderando iniciativas en diversos sectores.
Cuando viajo, mi maleta normalmente lleva de todo para que el viaje salga lo mejor posible, como linternas, bolsas tipo ziplock, compresas instantáneas de frío, antihistamínicos, termómetros, pilas para reloj, adaptadores universales, fidget spinners y mucho más.
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Tengo amigos que viajan con maletas enormes, y cuando empezamos a desempacar en nuestro destino, me preguntan si tengo un cepillo de dientes extra. Por supuesto que sí.
¡Y logro meter todo esto en una maleta pequeña! ¿Por qué? Porque soy gestora de proyectos y estoy preparada para cualquier cosa.
¿Qué es un gestor de proyectos?
Un gestor de proyectos es un profesional responsable de liderar un equipo de proyecto, compuesto por personas dedicadas a alcanzar los objetivos y las metas del proyecto, y entregar lo acordado dentro del alcance definido.
El gestor de proyectos tiene múltiples funciones, como supervisar todos los procesos de gestión del proyecto, ayudar y supervisar a los miembros del equipo respecto a los resultados del proyecto, y en última instancia asegurar la finalización exitosa del mismo. El gestor de proyectos es el elemento esencial para el éxito del proyecto.
En otras palabras, un gestor de proyectos es tu mejor compañero de viaje. Es quien está pensando diez pasos por delante de ti—cuál es nuestro destino, qué necesitaremos al llegar, qué podremos explorar y qué desvíos poco probables podríamos tomar en el camino.
¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es una forma de conectar los distintos elementos de un proyecto y entrelazarlos para que el resultado sea armonioso. Usamos una serie de procesos diseñados para guiar el proyecto de forma cuidadosa y deliberada a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
Por ejemplo, cuando gestionamos la implementación de un nuevo sistema de programación para un hospital, ¡no simplemente compramos el sistema y empezamos a programar citas para los pacientes!
Hacemos preguntas pertinentes para recopilar requisitos sobre aspectos como quién va a utilizar el sistema, cuántos pacientes deben programarse, y con qué frecuencia.
Después, alineamos estratégicamente las necesidades del sistema en un plan de proyecto con un cronograma, y seguimos el avance a medida que progresa el proyecto. Al finalizar cada proyecto, todo lo aprendido se aplica en el siguiente.
Existen muchas formas de gestionar un proyecto, incluidas las metodologías de gestión de proyectos ágiles y en cascada (waterfall).
Ágil es muy popular, especialmente el enfoque Scrum, y consiste en entregar los requisitos de manera incremental, con continuas pequeñas mejoras, lo que aporta mayor libertad y flexibilidad para entregar la solución, y normalmente se traduce en equipos de proyecto más implicados.
Cascada, por otro lado, puede ofrecer más visibilidad y estructura al contemplar el panorama completo. Muchos gestores de proyectos utilizan una combinación de ambos enfoques.
Lee más sobre qué es exactamente un proyecto aquí.
¿Qué hace exactamente un gestor de proyectos?
Las descripciones de los puestos de gestor de proyectos pueden ser amplias. Aquí tienes los detalles de lo que realmente harás en los proyectos.
Cuando un gestor de proyectos comienza un nuevo proyecto, lo primero que hacemos es averiguar qué se nos ha pedido hacer "realmente", ¡y esto puede no coincidir necesariamente con lo que realmente hay que hacer!
Esto se denomina la fase de iniciación del proyecto. Piénsalo como un juego de "¿quién es quién?", o quizás "¿de qué se trata?" Una vez que averiguamos qué se debe hacer, llega el momento de planificar el proyecto—armar todas las piezas en el orden correcto para asegurar el éxito.
Por ejemplo, si te piden co-gestionar un proyecto de construcción para una clínica médica nueva, deberás dedicar tiempo a recopilar todos los requisitos necesarios para esa clínica.
Esto puede incluir: “¿dónde estará ubicada la clínica?”, “¿cuántos pacientes esperamos?”, “¿cuál es el proceso de obtención de licencias?”, “¿quién dará el visto bueno a los requisitos?” y la pregunta más importante, “¿quién será el gestor del proyecto de construcción para poder empezar a planificar juntos?”
Luego comienza el proyecto. Es en este momento cuando el gerente de proyecto se asegura de que todos los pasos ocurran en el momento en que se suponía que debían ocurrir y, si no es así, decide cómo ajustar y modificar según sea necesario. Mientras se ejecuta el proyecto, el gerente de proyecto está atento a cualquier cosa que pueda salir mal. Esto se conoce como gestión de riesgos.
Por ejemplo, si nuestro nuevo sistema de programación de citas para pacientes comienza a experimentar lentitud, el gerente de proyecto inmediatamente investigará, reunirá al equipo e indagará la causa del problema. El gerente de proyecto siempre es proactivo y está pendiente del futuro.
Cuando el proyecto termina, cerramos los últimos detalles, documentamos nuestro proceso incluyendo todos nuestros éxitos y fracasos, y luego pasamos al siguiente proyecto. La mayoría de los gerentes de proyecto pueden tener o bien un par de proyectos grandes en marcha al mismo tiempo, o varios proyectos pequeños.
Es nuestro trabajo mantener siempre todas las pelotas en el aire y no perder ninguna en el camino. Esta es una habilidad que desarrollamos con el tiempo a medida que aprendemos a gestionar el tiempo y a administrar tanto el nuestro como el de nuestro equipo y sus tareas.
Lee más sobre las responsabilidades de un gerente de proyecto en todo tipo de proyectos.
Habilidades y cualificaciones en gestión de proyectos
Aquí tienes algunas habilidades de gestión de proyectos y cualificaciones clave que necesitarás.
1. Te gusta ser organizado
Los gerentes de proyecto procesan gran cantidad de información, organizándola constantemente en categorías ordenadas. Nos esforzamos por asegurar que cada proyecto se complete de manera organizada. Cuando nos asignan proyectos desorganizados y caóticos, primero evaluamos la situación.
Cuando me piden que intervenga en medio de un proyecto desordenado de portal web, lo primero que hago es analizar el estado y averiguar qué se ha hecho y qué falta por hacer.
A veces pido al equipo que haga una breve pausa para alinearnos sobre las tareas pendientes. Una vez que todos están de acuerdo en los siguientes pasos, avanzamos y lo llevamos a cabo.
2. Te gusta estar preparado
¿Conoces el lema de los scouts "Siempre Listo"? Esto resuena para un gerente de proyecto. Nos gusta planificar al menos cinco o diez pasos por adelantado para asegurarnos de estar listos para lo que venga.
Al recopilar los requisitos iniciales para un proyecto de rebranding de sitio web, también obtengo la información de contacto de los interesados y las preferencias de comunicación de todos los posibles miembros del equipo del proyecto.
De este modo, cuando el proyecto comienza, ya tengo una ventaja con el registro de interesados y el plan de comunicación del proyecto. ¡Además, sé cómo contactarles si es necesario!
3. Tienes una trayectoria diversa
No existen cualificaciones fijas para convertirse en gerente de proyecto; de hecho, ¡cuanto más diversa sea tu experiencia y formación, más preparado estarás para desempeñar el rol!
Generalmente, se recomienda obtener una licenciatura, pero no tengas miedo de ser creativo y pensar fuera de lo convencional respecto al ámbito de estudio. Considera áreas como negocios, marketing, operaciones, desarrollo de software, tecnologías de la información, informática u otros campos digitales.
Por ejemplo, tus años de experiencia gestionando proyectos de diseño gráfico pueden demostrar que tienes las habilidades necesarias para liderar un proyecto de implementación de Customer Relationship Management (CRM).
Aunque las habilidades técnicas de gestión de proyectos requeridas puedan variar, seguirás necesitando las mismas habilidades de gestión de recursos, capacidades de comunicación y destrezas de documentación.
Conjuntos de habilidades transferibles como organización, resolución de problemas, gestión de presupuestos (especialmente para gerentes de proyectos de capital) y habilidades comunicativas pueden adaptarse a la gestión de proyectos.
4. Te gusta hacer muchas preguntas
Al comenzar un nuevo proyecto o continuar uno existente, es importante hacer preguntas como: “¿cómo debe verse este proyecto cuando esté terminado?”, “¿qué partes interesadas estarán involucradas?”, “¿cuáles son las dependencias del proyecto o de los recursos?”, “¿cuál es el presupuesto del proyecto?”, “¿qué plazos hay para completarlo?”, “¿qué métricas se usarán para medir el progreso y el éxito?” y, lo más importante, “¿qué necesitamos hacer inmediatamente?”
Y por supuesto, aprender a hacer estas preguntas usando habilidades de comunicación efectiva es una habilidad interpersonal imprescindible.
5. Te certificas con el tiempo
Si alguien está interesado en obtener una certificación con la organización de membresía de gestión de proyectos llamada Project Management Institute (PMI), existen cursos de gestión de proyectos y requisitos de experiencia específicos que deben completarse antes de recibir una de las certificaciones PMI.
La certificación CAPM, o Certified Associate in Project Management, es la mejor certificación para quienes recién comienzan en el ámbito de la gestión de proyectos. Esta certificación evalúa tus conocimientos en los fundamentos básicos de la gestión de proyectos.
La certificación PMP, o Profesional en Gestión de Proyectos, es una acreditación que evalúa habilidades avanzadas adquiridas al gestionar proyectos durante un período prolongado de tiempo.
También existen muchos otros cursos de certificación en gestión de proyectos ofrecidos por otras organizaciones. ¡Encuentra el que mejor se adapte a tus objetivos de carrera en gestión de proyectos!
Ventajas y Desventajas de Ser un Gestor de Proyectos
Ser gestor de proyectos puede ser un trabajo muy gratificante. Como aspecto positivo, tienes la oportunidad de manejar muchos detalles y todos dependen de ti, lo que puede ser tanto emocionante como intenso. Incluso aunque la presión pueda ser alta, eres quien puede marcar una verdadera diferencia al final.
Ventajas:
- Tienes un gran número de oportunidades laborales porque no necesitas depender del mercado
- Puedes obtener un salario por encima del promedio
- Puedes disfrutar centrándote en los detalles
- Puedes ver un proyecto de principio a fin
Desventajas
- Mucha gente depende de ti
- Existe mucha presión cuando los proyectos no salen según lo planeado (toda la responsabilidad recae en ti)
- Puedes frustrarte cuando tu equipo de proyecto no entrega sus entregables a tiempo
- Puedes estar gestionando varios proyectos a la vez con plazos que compiten entre sí
Salarios Promedio para Gestores de Proyectos
Según nuestros datos, los salarios promedio para gestores de proyectos en Estados Unidos en 2023 rondan los $100,459 al año. Si eres nuevo en la gestión de proyectos, probablemente empezarás con un salario más bajo, aunque los salarios de gestor de proyectos empresariales suelen ser significativamente más altos.
Muchas empresas cuentan con cargos de gestión de proyectos de nivel inicial, llamados coordinadores de proyectos, cuyo promedio anual es de aproximadamente $55,355 USD.
Estos datos provienen de nuestra reciente encuesta de salarios para gestores de proyectos, y puedes leer más sobre los salarios promedio de gestores de proyectos en una variedad de industrias en Canadá, Estados Unidos y Reino Unido.
Una vez que logras gestionar proyectos de mayor tamaño y complejidad, tu salario aumentará en consecuencia dependiendo de la industria en la que trabajes.
Además, el Project Management Institute, en su Earning Power: Project Management Salary Survey, halló que el salario medio para los gestores de proyectos con certificación PMP es de un 16-32% mayor respecto a quienes no la poseen.
En el pasado, he aceptado salarios más bajos para ganar experiencia en una nueva industria o para poder entrar a una empresa fascinante con proyectos interesantes. ¡Sé abierto a todas las posibilidades de proyectos que existan!
Cómo Convertirse en Gestor de Proyectos
Para ayudarte a comenzar en tu camino hacia convertirte en gestor de proyectos, es importante que consigas experiencia gestionando proyectos. La mejor forma de hacerlo es pedirle a tu jefe que te deje encargarte de un proyecto pequeño.
Si eso no funciona, entonces ofrécete como voluntario en organizaciones sin ánimo de lucro o en escuelas que necesiten ayuda para sacar adelante proyectos, y puede que incluso consigas una cantimplora genial a cambio.
Los capítulos locales del Project Management Institute son comunidades gestionadas por voluntarios que siempre están buscando más ayuda. ¡O también podrías proponerte para liderar la próxima reunión familiar!
Descubre cómo convertirte en gestor de proyectos si no tienes ninguna experiencia aquí.
Entonces, ¿Todavía Estás Pensando en Convertirte en Gestor de Proyectos?
Los buenos gestores de proyectos siempre buscan la forma más eficiente de hacer las cosas. Al igual que viajar, nunca sabes cuándo el proyecto o el viaje puede tomar un giro inesperado, incluso si tienes un itinerario perfectamente planeado.
Les digo a los gestores de proyectos a los que mentorizo que hacer muchas preguntas es un buen comienzo, pero hacer las preguntas correctas en el momento correcto y con el contexto adecuado es lo más importante.
Cuando empecé a gestionar proyectos, mi mentor una vez me dijo: “¡cuando tengas dudas, haz otra pregunta!” Lee más sobre hacer las preguntas correctas en la iniciación del proyecto aquí, y te recomiendo que comiences con algunas de estas plantillas de gestión de proyectos mientras aprendes sobre la documentación de proyectos.
