2 måder, tidsregistrering forbedrer fremtidig projektplanlægning på
Når det drejer sig om håndtering af klientarbejde, er tidsregistrering blevet et standardværktøj til budgetstyring. Fordelene rækker langt videre end det, lige fra at give indsigt i projektets tidsplan og risici ved ressourcestyring til bedre projektplanlægning.
Det kan virke uoverskueligt at indføre tidsregistrering i en organisation og kan fremkalde forskellige reaktioner blandt medarbejderne, men når vi træder et skridt tilbage og forstår, hvorfor det er nødvendigt, samt hvilke fordele det giver på både kort og lang sigt, bliver det muligt at se værdien i forhold til den indsats og energi, der bruges.
Lad os se på, hvorfor det kan betale sig at registrere tid, og hvordan bedre registrering kan give mere meningsfuld indsigt til fremtidig projektplanlægning.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvorfor registrere tid?
Tidsregistrering kan understøtte den måde, du håndterer dine aktuelle projekter og medarbejdere på. Når du navigerer i et projekt, sammenholder du din prognose (projektestimat) med virkeligheden (registreret tid) for at se, om du følger den oprindeligt forventede udvikling.
Ved at registrere tid gennem hele projektforløbet ved hjælp af software til tidsregistrering får du data til at følge projektets fremskridt og vurdere, om du bevæger dig mod dine mål og milepæle, eller om der er risiko for en overskridelse. Hvis der opstår en overskridelse, påvirker det ikke kun projektets budget og omkostninger, men også den aktuelle tidsplan, da det kræver mere arbejdstid at gennemføre projektet end planlagt.
Det kan også få en kaskadeeffekt på andre projekter, hvis en ressource deles, og en overskridelse forsinker arbejdet på det andet projekt (og det næste projekt, og det næste …). Ved at se udviklingen tidligt bliver det muligt at iværksætte risikoreducerende tiltag tidligere i processen, hvilket potentielt kan begrænse påvirkningen af den samlede projektportefølje.
Ud over disse kortsigtede fordele kan tidsregistrering i projekter også give værdifulde data til fremtidige projektplaner.
Sådan gavner tidsregistrering den fremtidige projektplanlægning
1. Det gør det muligt at bruge reelle projektdata til prognoser for nøjagtig tidsestimering og budgetplanlægning
Projekter afgrænses og estimeres ud fra en række antagelser, og tidsregistrering gør det muligt at afprøve og justere disse projektantagelser i forbindelse med fremtidigt arbejde. Dette er et glimrende eksempel på, hvordan tidsregistrering til risikostyring fungerer i praksis, fordi det giver dig den nødvendige synlighed til at gribe ind, før overskridelser udvikler sig til kritiske problemer. Vi antager måske, at det tager x timer at færdiggøre en leverance, men er det rigtigt?
Registrering giver os reelle og handlingsorienterede data om tidsregistrering, så vi kan sikre, at projekter ikke undervurderes, når vi udarbejder ressourcekalendere, estimerer omkostninger og sikrer, at ressourceallokeringen er effektiv (dvs. at medarbejderne ikke overbelastes.)
2. Det giver mere præcis indsigt i teamets tilgængelighed til fremtidigt arbejde
Vi overvurderer ofte, hvor meget projektarbejde en ressource er i stand til at udføre, fordi vi undervurderer mængden af internt arbejde og intern kommunikation. Ledelsen antager måske, at udnyttelsesgraden (den procentdel af medarbejderens tid, der er afsat til projektarbejde) vil ligge tæt på 100 %. Det tager ikke højde for ting som et ugentligt teammøde, interne e-mails om personalegoder, intern kommunikation osv. og kan faktisk have negative konsekvenser for medarbejdernes produktivitet.
Ved at registrere tid i en app til tidsregistrering (eller på en anden måde) får vi mere præcise oplysninger om den enkelte persons udnyttelsesgrad og kan derfor lave bedre antagelser om den forventede udnyttelse i forbindelse med fremtidigt arbejde.
Typisk bør vi sigte efter en udnyttelsesgrad på mellem 70-80 % for projektarbejde. Det kan variere fra rolle til rolle eller hvis en person også arbejder på interne projekter, men et loft på 80 % er en god tilgang, når du laver prognoser for ressourcer. Det giver også en vis buffer til uventede risici, såsom at et centralt projektmedlem pludselig er fraværende.
Og her kan du ændre holdningerne på dit team, især hvis de mener, at tidsregistrering er dårligt: Vis dem, hvordan du bruger tidsregistrering, og hvordan det faktisk gavner dem. Ved at tage højde for alt det, de laver, kan du være med til at sikre, at de har en rimelig arbejdsbyrde.
Sådan registrerer du tid på dine projekter
Tidsregistrering kan virke uoverskueligt, første gang det kræves. Hvor detaljeret bør du være med hensyn til den præcise tidsanvendelse? Hvor detaljeret bør du være med hensyn til, hvad du registrerer tiden i forhold til?
Alt, hvad du gør for et projekt, bør registreres. Et godt spørgsmål at stille dig selv er: »Ville dette være nødvendigt, hvis dette projekt ikke fandtes?« Hvis ikke, bør det registreres på projektet.
Dette går videre end blot at regnskabsføre den tid, der bruges på at udføre arbejdet for at nå leverancerne. Det omfatter også interne møder for at lægge strategier for projektet, intern kommunikation og gennemgang, kundemøder osv.
Hvis du ikke medregner disse mere tvetydige områder, risikerer du at undervurdere den tid, det tager at gennemføre et projekt, hvilket ikke blot bringer det pågældende projekt i fare, men potentielt også kan have en større kaskadeeffekt på din portefølje af arbejde.
Når det gælder detaljeringsgraden i registreringen, kan noget af det afhænge af organisationens eller kundens behov for tidsrapporter.
En god tommelfingerregel er at registrere på niveauet for den enkelte opgave eller arbejdsindsats. Nogle gange kan det være hele leverancen, andre gange kan det være en enkelt runde af en leverance. Det kan føles besværligt at registrere på det niveau, men det giver dig også en utrolig indsigt i, hvad teamets tid bliver brugt på – en indsigt, du senere kan bruge til at gennemføre en tidsaudit og justere dine processer derefter.
Hvis du for eksempel registrerer på leveranceniveau og opdager, at du konsekvent registrerer flere fakturerbare timer end oprindeligt estimeret, giver det dig ikke tilstrækkelig indsigt i hvorfor. Ved at registrere ét niveau længere nede kan du se, at der bruges for mange arbejdstimer på den sidste runde af tilbagemeldinger, hvilket kan skyldes uklare krav i begyndelsen af arbejdet eller en kunde, der sent i forløbet inddrager for mange interessenter.
Ligesom estimater aldrig vil være 100 % nøjagtige, vil den registrerede tid heller ikke være nøjagtig ned på minuttet. Typisk ser vi afrundet registrering i værktøjer til tidsregistrering, f.eks. ved 15-minutters mærket, for at skabe balance mellem den tid, der bruges på registrering, og virkeligheden med uperfekte mennesker.
En person planlægger måske at bruge eftermiddagen på at arbejde med en bestemt leverance, men en kollega sender dem en besked med et spørgsmål om et andet projekt, så de bruger nogle minutter på at svare. En anden kunde sender dem en e-mail med et akut behov, så de skifter til det i en time osv.
Det er derfor, daglig registrering (eller tilføjelse til dine timesedler eller regneark ved afslutningen af større arbejdsblokke) er så nyttig. Når vi når slutningen af ugen, er det næsten umuligt at huske, hvor meget tid der blev brugt på hver enkelt opgave, og nøjagtigheden af dine tidsregistreringer falder kraftigt.
Hvad nu?
Hvis du tager springet og begynder at registrere tid samt styrker bedste praksis for tidsregistrering, vil fordelene række langt ud over de aktuelle projekter.
Fra bedre budgetestimater til mere realistisk kapacitetsplanlægning vil der være en vedvarende løkke, hvor data fra aktuelle projekter informerer planlægningen af fremtidige projekter. Det gør det muligt for dine medarbejdere at håndtere deres arbejdsbyrde mere realistisk og skabe de bedste forudsætninger for, at dine projekter lykkes.
Se vores liste over de bedste værktøjer til projektplanlægning.
