10 bedste praksisser for tidsregistrering: Få de tidsdata, du har brug for
Tidsregistrering er omtrent lige så sjovt som at se maling tørre. Ingen bryder sig om at skændes med kunder og teammedlemmer om, hvorfor en statusrapport tog fem fakturerbare timer. Men nogle gange kan det være virkelig nyttigt at have data fra teamets tidsregistrering. Lad os tale om bedste praksis for tidsregistrering, og hvordan man indsamler oplysningerne med lidt mindre besvær.
En bedste praksis, der er værd at nævne med det samme, er at investere i software til tidsregistrering, som kan hjælpe med at automatisere processen for tidsregistrering og gøre den mere effektiv for dit team—mere om dette nedenfor!
10 bedste praksisser for tidsregistrering for projektledere
Hvis du i øjeblikket er projektleder, især i et bureau, er her nogle bedste praksisser, der kan hjælpe med at indsamle og udnytte data om tidsregistrering.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Undgå at bruge tidsregistrering som straf
- Automatisér det
- Foretag stikprøver
- Se tilbage, når du planlægger fremad
- Brug data til at underbygge din sag
- Få feedback fra teammedlemmer
- Tag data med til sprintretrospektiver
- Analysér data på tværs af projekter
- Fastlæg præstationsmål
- Gennemgå jævnligt praksisserne for tidsregistrering
1. Undgå at bruge tidsregistrering som straf
Selvom tidsregistrering kan hjælpe dig med at forstå rentabiliteten, især hvis dine teammedlemmers tid er fakturerbar, og I har aftalt at fakturere kunderne for en bestemt mængde arbejde, bør du aldrig bruge data om tidsregistrering som straf (det vil kun få dit team til at hade det, og det er en gennemgående årsag til hvorfor tidsregistrering er dårligt ifølge teams).
Når du ser på et sæt opgaver og teammedlemmer, kan det være indlysende, at det vil tage et mere erfarent eller mere senior teammedlem mindre tid at fuldføre en opgave, end det ville tage en nyere eller mere junior medarbejder. Men hvad sker der, når dataene i tidsregistreringssystemet viser, at en medarbejder arbejder i et mindre end optimalt tempo?
At bruge tidsregistrering som straf er en opskrift på, at medarbejderne pynter på deres timesedler eller rapporterer unøjagtigt. Selvom du kan bruge dine data om tidsregistrering til at indlede en samtale om utilstrækkelig præstation, bør det ikke være den eneste faktor i samtalen.
2. Automatisér det
Selvom det kan føles som noget fra fremtiden at have automatisk tidsregistrering, kan software til tidsregistrering hjælpe med at gøre dette (næsten) til en realitet. Software til tidsregistrering, der integreres i dit projektstyringsværktøj eller fungerer som en Chrome-udvidelse, kan hjælpe med at automatisere tidsregistrering i realtid—dette er en af de vigtigste fordele ved software til tidsregistrering.
Teammedlemmer (inklusive dig) kan starte en timer, når en opgave påbegyndes, og stoppe eller sætte timeren på pause, når andre ting dukker op. Du kan muligvis også indstille notifikationer, der minder dig om at starte timeren, når du påbegynder en opgave, afhængigt af hvilken software du vælger.
Jo mindre hvert teammedlem skal tænke på tidsregistrering, desto lettere bliver det at få folk til at tage dit værktøj til tidsregistrering i brug. Hvis du ikke kan automatisere tidsregistrering fuldstændigt (eller bruge AI til tidsregistrering), kan du overveje en app til timesedler eller andre digitale løsninger til tidsregistrering, så dit team ikke behøver at udfylde deres timesedler manuelt. Det kan gøre tidsregistreringen lettere for alle involverede (inklusive projektledere).
3. Foretag stikprøver
Som projektleder bør du regelmæssigt gennemgå, hvordan dit team anvender sin tid. Det omfatter både fakturerbare og ikke-fakturerbare timer. Det kan betyde, at du analyserer hver uge eller hvert sprint. Når du nærmer dig slutningen af kontraktperioden, kan det være nødvendigt at gøre det dagligt for at sikre, at dit team ikke overskrider de tildelte timer.
Denne dybdegående og regelmæssige analyse af tidsdata vil hjælpe med risikostyring, da du kan opdage problemer med tidsplanen og arbejdets tempo. Disse problemer er lettere at korrigere, når de er mindre, end de ville være, hvis du ventede, til de blev store problemer.
Hvis du for eksempel er tre uger inde i et projekt, der varer tre måneder, og opdager, at dit team kun burde have brugt 750/3000 timer, men allerede har brugt 1000, har du flere muligheder.
Du kan bede dem om at sænke forbruget eller fortælle din kunde eller dine interessenter, at I måske løber tør for timer, før kontrakten eller projektet er afsluttet, og at der måske bliver brug for en ændringsordre. Hvis du venter, til dit team har brugt 2999/3000 timer, har du ikke lige så mange muligheder for at korrigere kursen.
4. Se tilbage, når du planlægger fremad
Dine data om tidsregistrering kan hjælpe dig med at forudsige, hvor lang tid specifikke opgaver vil tage. Hvis du for eksempel leder webudviklingsprojekter, kan du se på dine seneste tre til fem projekter for at fastslå, hvor lang tid det tog teamet at opsætte udviklingsmiljøet, designe hjemmesiden eller opsætte analyseværktøjer.
Selvom dine projekter kan variere i størrelse og omfang, kan nogle data på opgaveniveau hjælpe dig og dit team med at planlægge projekter bedre og skabe mere præcise projektestimater i fremtiden.
Lad os sige, at du estimerer og planlægger den tid, der kræves til at redesigne en mellemstor e-handelsplatform. Du vil højst sandsynligt være nødt til at øge tiden i forhold til den tid, der blev brugt på at redesigne en mindre nonprofitorganisations hjemmeside med begrænset funktionalitet. Dataene kan dog stadig give dig indsigt i et godt udgangspunkt for et mere komplekst projekt (især hvis du anvender bedste praksis for projektledelse i nonprofitorganisationer).
5. Brug data til at underbygge din sag
Når du kommunikerer med vigtige interessenter eller kunder om projektets fremdrift, kan data hjælpe med at underbygge samtalerne. De fleste interessenter i et projekt bør forstå betydningen af tidsstyring.
Hvis du for eksempel kan påvise et mønster, hvor en udvikler undervurderer den tid, det tager at gennemføre vigtige opgaver, når du går til vedkommendes leder for at drøfte nødvendige justeringer, har du konkrete data, der viser, hvor estimaterne ikke stemmer overens med virkeligheden. Lederen vil derefter kunne undersøge sagen nærmere og forstå, at dette er et estimeringsproblem og ikke et tidsstyringsproblem.
Hvis du på samme måde kommunikerer med en interessent eller projektsponsor om udfordringer med tidsplanen eller forbrugstakten, giver brug af data indsamlet fra tidsregistrering – eller endnu bedre, en tidsrevision – dig større troværdighed og objektivitet end at basere dig på anekdotiske eksempler.
6. Få feedback fra teammedlemmer om de anvendte metoder til tidsregistrering
Det er afgørende, at teamet bruger tidsregistrering. Derfor bør du med jævne mellemrum følge op med dit team for at høre, om de har feedback på, hvordan tiden registreres. De kan have idéer til, hvordan man får flere oplysninger ud af dataene om tidsregistrering (ved at registrere efter opgave eller funktion i stedet for efter projekt eller på en anden måde) eller gør det nemmere for dem at indtaste data.
Jeg har arbejdet med teams, der har eksperimenteret med tidsregistrering til gavn for teamet. Nogle har afprøvet forskellige værktøjer eller metoder som blokplanlægning for at øge effektiviteten eller registrering efter funktion i stedet for individuelle opgaver.
7. Hvis du arbejder agilt, så tag dine data om tidsregistrering med til sprintretrospektiverne for at starte samtaler
Når det gælder agil projektledelse, giver et sprintretrospektiv teamet mulighed for at se tilbage på og reflektere over det seneste sprint og overveje, hvordan de kan forbedre sig i det næste.
Data om, hvordan teamet brugte sin tid under sprintet, kan give værdifulde oplysninger, som teamet kan udnytte i det næste sprint. Data om sprintets hastighed, den tid der blev brugt på en specifik opgave eller funktion, eller hvor tæt teamet var på deres estimater, er alle værdifulde datapunkter, der kan udledes af tidsregistreringen.
8. Analysér data indsamlet på tværs af projekter for at identificere tendenser
Hvis dine værktøjer til tidsregistrering har rapporteringsfunktioner (eller du bruger værktøjer til rapportering med åben kildekode sammen med dem), kan du med fordel bruge dem til at gennemgå tidsregistreringer på tværs af teammedlemmer og projekter for at identificere tendenser. Selv hvis du ikke kan automatisere denne type rapportering, er det netop det, regneark er lavet til!
Hvis du ser på, hvordan dine teammedlemmer bruger deres arbejdstid, kan det hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger, når det gælder bemanding af projekter. Hvis et teammedlem for eksempel kan løse ti fejlbilletter på den samme arbejdstid, som et andet teammedlem bruger på fem, kan det være værd at undersøge nærmere.
Hvis alle opgaver er af samme størrelse og omfang, kan en forståelse af, hvor effektivt teammedlemmerne arbejder, hjælpe dig og dine kolleger med at træffe bedre beslutninger om bemanding.
9. Brug tidsregistrering til at fastsætte referencepunkter for teamets præstation
Det kan hjælpe dig som projektleder med at forstå, hvor meget arbejde det er rimeligt at forvente af et teammedlem, hvis du har en idé om, hvor mange timer noget bør tage. De data, du får fra tidsregistrering over en længere periode, kan hjælpe dig med at fastsætte referencepunkter for, hvor meget arbejde du kan forvente, at teammedlemmerne gennemfører.
Hvis et af teamets ansvarsområder for eksempel er at udarbejde undervisningsmateriale og dokumentation ved afslutningen af hvert projekt, bør du se på dataene fra din app til tidsregistrering for at forstå, hvor meget tid der blev brugt på dette ved afslutningen af hvert projekt.
10. Gennemgå regelmæssigt praksis for tidsregistrering og teamets registreringer
Gode data afhænger i høj grad af nøjagtige timesedler i dit system til tidsregistrering. Som projektleder kan det være en god idé regelmæssigt at gennemgå din praksis for tidsregistrering for at sikre, at du får de mest værdifulde indsigter fra dataene. Du kan gøre dette som en enkeltstående aktivitet eller som en del af en større projektrevision.
Denne proces kan for eksempel bestå i stikprøvekontrol af tidsregistreringer for at sikre, at tiden registreres nøjagtigt, og at alle teammedlemmer indsender udfyldte timesedler ved ugens afslutning. Selvom vi allerede har talt om, at data om tidsregistrering ikke bør bruges straffende, kan det være nødvendigt at have konsekvenser for teammedlemmer, der ikke udfylder deres tidsrapporter som krævet.
Metoder til tidsregistrering
Projektteams kan registrere og rapportere den tid, de bruger på deres arbejde, på mange forskellige måder. Her er nogle af de mest populære metoder til tidsregistrering:
Manuel tidsregistrering
Manuel tidsregistrering kan foregå ved, at du skriver oplysningerne ned på en post-it-seddel ved din skærm med pen og papir og derefter indsender dem via e-mail eller en timeseddel, som virksomheden har oprettet, hver dag eller uge.
Uanset hvordan din organisation definerer manuel tidsregistrering, er det normalt den mest tidskrævende metode til registrering af medarbejdernes tid. Den eneste undtagelse kan være, hvis du er freelancer og hver dag skal logge ind i flere systemer for at registrere din tid. I så fald kan det være mest effektivt at registrere og indsende oplysningerne manuelt én gang om dagen (eller om ugen, hvis du kan slippe af sted med det).
Automatisk tidsregistrering
Automatisk tidsregistrering er udviklet til at gøre det nemmere at registrere tid, der er knyttet til specifikke opgaver. Det kan ske ved at starte et stopur direkte i din projektstyringssoftware eller ved at bruge en Chrome-udvidelse eller integration fra din tidsregistreringssoftware til automatisk at registrere den tid, der bruges på en specifik opgave. De fleste værktøjer til AI-tidsregistrering tilbyder også denne funktionalitet.
Tidsregistrering pr. opgave
Uanset om registreringen er automatisk eller manuel, kan det være vigtigt at registrere tiden pr. opgave. Det kan være med til at strømline rapporteringen og gøre kommunikationen med kunder eller interessenter mere problemfri.
Hvis et team for eksempel registrerer tid pr. projekt, og en interessent gerne vil vide præcis, hvor lang tid det tager at gennemføre en bestemt opgave eller udvikle en specifik funktion, bliver det sværere for dig som projektleder at analysere dette, hvis du skal gennemgå alle projektets registreringer igen for at finde ud af, hvem der arbejdede på opgaven eller funktionen, hvornår og hvor længe.
Registrering pr. opgave kan også blive mere kompliceret, hvis dit team foretrækker at multitaske. Det kan være særligt udfordrende at holde en timeseddel overskuelig, når du har arbejdet på tre eller flere opgaver inden for en time.
Hvad sker der nu?
Denne guide til rapportering af projektstatus er vigtig læsning for projektledere, der ønsker at forbedre kommunikationen og processerne i deres team.
Føler du, at din praksis for tidsregistrering måske trænger til en lille opgradering? Hvis du gerne vil vide, hvordan dine kolleger håndterer tidsregistrering (da der ikke findes klare regler for dette), kan du blive medlem og deltage i samtalen i Slack med over 1000 af dine kolleger om, hvordan de håndterer det i deres projekter.
