Sådan undgår du projektkonflikter ved at styre ressourcerne bedre
Ressourcekonflikter på dine projekter er uundgåelige. Det er kedeligt at bruge dagene på at løse den ene konflikt efter den anden, men det er en del af udfordringen ved at være projektleder.
Hvis du vil have, at dit projekt bliver en succes – og lad os bare være ærlige, det vil vi alle – skal du minimere konflikter fra projektets start og benytte de bedste strategier til løsning af ressourcekonflikter.
Hvorfor er ressourcestyring vigtig?
Tro det eller ej, ressourcestyring i projekter kan være afgørende for, om dit projekt lykkes eller mislykkes. Skiftende mål og teams, der ikke overholder deadlines, er almindelige klager fra projektledere overalt. Men effektiv allokering, styring og fordeling af ressourcer kan gøre disse alt for almindelige ressourcekonflikter lettere at løse eller helt undgå.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
At sikre, at du har den rette mængde ressourcer til at få dit projekt til at lykkes – uden at det går ud over andre dele af virksomheden – gør alle glade. Det er dog lettere sagt end gjort.
Læs mere om hvorfor ressourcestyring er vigtig her.
5 strategier til løsning af ressourcekonflikter i projekter
Her er fem strategier til ressourcestyring, du kan bruge til at løse ressourcekonflikter i dine projekter.
- Vær tydelig om den værdi, dit projekt tilfører
- Tildel de rette ressourcer til dit projekt
- Beskriv ressourcebehov og formål
- Forbered dig på konkurrence om ressourcer
- Invester i software til ressourcestyring
Det er også værd at investere i at forbedre dine færdigheder inden for ressourcestyring, da det vil give dig flere muligheder for at undgå konflikter.
1. Vær tydelig om den værdi, dit projekt tilfører
Hvis du optager værdifulde ressourcer uden tydeligt at forklare hvorfor, kan det føre til en arbejdskultur, hvor man er frustreret over den belastning, dit projekt påfører virksomheden.
Det er vigtigt at demonstrere den værdi, dit projekt tilfører, så interne teams bedre forstår, hvorfor du bruger bestemte ressourcer, og hvad udbyttet er på lang sigt.
Der er altid stor efterspørgsel på ressourcer, mens udbuddet er begrænset, så tag hensyn til, at de talenter, økonomiske midler og materialer, dit projekt kræver, kan få et andet team til at føle sig overbebyrdet og utilstrækkeligt værdsat.
Når dit projekt betragtes som en belastning af ressourcerne med ringe eller intet udbytte, kan spændingerne stige. Det er situationer som denne, der øger sandsynligheden for ressourcekonflikter og eskalerer deres omfang, hvilket kan være skadeligt for dit projekts succes.
En smule intern markedsføring kan gøre en stor forskel. Du behøver ikke være hårdhændet, men hvis du beskriver projektets formål, hvor lang tid det forventes at tage, og hvor mange ressourcer det vil kræve, kan alle føle sig lidt bedre forberedte og tålmodige.
2. Tildel de rette ressourcer til dit projekt
Projekter er af natur midlertidige. Det kan være vanskeligt at få virksomheder til at bidrage med deres talenter, og det kan være endnu mere udfordrende at få budget til de rette konsulenter. Det er afgørende tidligt at beslutte, hvordan du vil gribe ressourceallokering og -styring an.
Hvis din virksomhed er en stor organisation med mulighed for at flytte medarbejdere rundt, er det som regel bedst at benytte de eksisterende ressourcer. Eksisterende medarbejdere kender allerede virksomhedens processer og kan sandsynligvis komme hurtigt i gang, når de tilslutter sig dit projektteam. Sørg blot for, at din allokering af ressourcer ikke overbelaster dit team. Ekstra konsulenter kan gøre arbejdsbyrden mere håndterbar.
Omvendt kan konsulenter være en god løsning, hvis din virksomhed ikke har mulighed for at omfordele teammedlemmer i en periode. Hvis du bruger dine økonomiske ressourcer på at få de rette talenter fra dag ét, kan det betyde, at du undgår interne ressourcekonflikter om teammedlemmer senere hen.
For at undgå konflikter er det afgørende at anvende strategier til styring af flere projekter, der prioriterer effektiv ressourcestyring.
3. Beskriv ressourcebehov og formål
Det er et godt mål at arbejde hen imod at have en plan for ressourcestyring, der beskriver, hvilke ressourcer du har brug for. Selvom du måske ikke får alle de ressourcer, du har brug for (hey – man har vel lov at drømme!), kan en tydelig oversigt over præcis, hvad dit projekt kræver, hjælpe med at få alle interessenter på samme side tidligt i forløbet.
Det betyder også, at du kan give en velbegrundet forklaring på, hvorfor du har brug for de ressourcer, du har brug for, hvilket mindsker sandsynligheden for, at der bliver sat spørgsmålstegn ved dem.
Ud over at give et overblik over de nødvendige ressourcer bør du også tildele dine interne teams, herunder andre projektledere og interessenter, et klart ansvar for disse ressourcer. På den måde vil hele dit team forstå værdien af deres ressourcer og administrere dem mere effektivt.
Gør ansvarsfordelingen tydelig, og forsøg at få alle til at godkende den tidligt i processen. På den måde har du noget at støtte dig til og kan holde folk ansvarlige.
Alle vil have en klar forståelse af deres rolle, så ressourcekonflikter, der opstår på grund af misforståelser, kan undgås. Desuden bliver det lettere at se, når folk ikke administrerer deres ressourcer effektivt, eftersom du kan identificere, hvem der ikke har opfyldt sin del af aftalen, og løse problemerne tidligt.
4. Forbered dig på konkurrence om ressourcer
En del af projektledelse handler om at være realistisk. Og lad os se det i øjnene: Konkurrence om ressourcer er udbredt i organisationer.
Selvom du kan forsøge at holde dine ressourcer for dig selv, er det ofte det samme som at planlægge at mislykkes inden for projektledelse, hvis du ikke udarbejder en ressourceplan. Det er afgørende at have en beredskabsplan for, hvis du ikke kan få fat i (eller beholde) de ressourcer, du har brug for.
En del af denne proces handler om at holde interessenter ansvarlige for deres brug af ressourcer. Gør konsekvenserne af ikke at dele ressourcer tydelige, og sørg for, at der bliver taget ansvar for dem.
Skriv en beredskabsplan ned, og gør den let tilgængelig for dit team. Din beredskabsplan bør indeholde de trin, der skal tages for at løse tvister om ressourcer, som kan opstå, f.eks. når en deadline overskrides, og et andet team er hårdt presset.
Udarbejd et sæt handlingsprocedurer, og få interessenterne til at godkende dem, før der opstår en ressourcekonflikt. Det kan virke som en stor indsats på forhånd, men det betaler sig mange gange igen på længere sigt.
Vær heller ikke egoistisk. Konflikter kræver, at man giver og tager. Nogle gange går ting galt, og du vil i en periode komme til at mangle ressourcer.
Det er ideelt at finde måder at forhindre, at det sker, men du skal også have forståelse for andre teams. Kompromiser er nødvendige for at finde løsninger, hvor alle vinder (eller i det mindste undgår, at alle taber).
5. Invester i software til ressourcestyring
Det er udfordrende nok at implementere disse strategier – at gøre det, samtidig med at du skal holde øje med konkurrerende projekter, divaer, uforudsigelige interessenter og kunder, er overvældende. Når du også skal tage højde for sygefravær og ferie, kan du ende med at give op. Det er her, software til ressourcestyring kan hjælpe. Blandt de mange funktioner, som forskellige ressourcestyringsværktøjer tilbyder, kan ressourcekonfliktadvarsler fra nogle værktøjer proaktivt underrette dig om potentielle problemer, så du kan håndtere dem, før de eskalerer.
Det kan være udfordrende at få din virksomhed til at støtte købet af et nyt værktøj (du mener, at du vil have alle de ressourcer OG nye softwareværktøjer?), men det kan spare dig for en masse besvær. Hvis du har et lille team, kan et gratis ressourcestyringsværktøj hjælpe dig med at komme i gang.
Hvis du argumenterer for software til ressourcestyring og stadig ikke kan få det, så find en proces, og hold dig til den. Regneark til ressourceallokering kan være noget af en udfordring, men hvis det er det eneste, du har – så forpligt dig til at bruge det. Halvhjertede processer til ressourcestyring kan gøre konfliktløsning til noget værre rod senere hen.
Hvis alle oplysninger om ressourcer opbevares ét centralt sted, mister du aldrig overblikket over dine ressourcer. Det gør det lettere at støtte din sag, når der opstår potentielle konflikter om ressourceallokering, og samtidig holde de ansvarlige personer ansvarlige.
Hvad er det næste?
Hvad er din foretrukne strategi, når du støder på en ressourcekonflikt i dine projekter? Deltag i samtalen på Slack med hundredvis af andre digitale projektledere med DPM Membership!
