Ekspertguide til projektplanlægningsfasen
Udfordringer ved planlægning: Projektplanlægning kan være vanskelig, når du har begrænsede oplysninger om budget, team eller tidsfrister i begyndelsen af projektet.
Vigtige elementer: Som en del af projektplanlægningen gennemgår du projektets omfang, opretter en arbejdsnedbrydningsstruktur, udarbejder en ressourceplan og identificerer risici.
Resultater: Ved afslutningen af projektplanlægningsfasen har du en færdig projektplan, kommunikationsplan og plan for ressourceallokering.
Softwareværktøjer: Projektstyringssoftware kan hjælpe med planlægningen – det kan beregne baglæns fra tidsfrister, automatisk tildele tilgængelige ressourcer og hjælpe dig med at holde styr på opgaver og leverancer.
Projektplanlægningsfasen er en af de vigtigste faser i projektledelse, men den kan være udfordrende, fordi den finder sted i begyndelsen af projektet, hvor du normalt har mindst mulig information om dit projekt – du ved måske ikke, hvilke teammedlemmer der bliver involveret, hvad det præcise budget er, eller hvornår projektet skal være færdigt.
Nedenfor gennemgår jeg, hvordan du planlægger, igangsætter og gennemfører hele projektledelseslivscyklussen, samt hvordan du håndterer enhver usikkerhed, der måtte opstå undervejs.
Hvad er projektplanlægningsfasen?
Projektplanlægningsfasen omfatter udarbejdelsen af projektplanen og tidsplanen, tildeling af ressourcer eller teammedlemmer samt fastlæggelse af budgettet. Det er den anden af projektledelsens fem faser, som defineret i Project Management Institutes (PMI) PMBOK.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hvis du ikke gennemfører et traditionelt vandfaldsprojekt, skal du stadig planlægge noget, før du kan gå videre til projektgennemførelsen. For agile eller hybride projekter kan du begynde med at samle opgavelisten, fastlægge sprint og ceremonier samt samle et team af udviklere.
Hvorfor er projektplanlægning vigtigt?
Projektplanlægning er vigtigt, fordi det sikrer, at alle er enige om retningen. Det giver dig mulighed for at fremhæve risikoområder som en stram tidsplan, et begrænset budget eller mangler i ressourcer eller bemanding.
En plan giver også dig som projektleder en måde at måle fremskridt og definere succes på. Planen bliver et kort, der giver retning og viser dig, hvor du har været, og hvor langt du stadig skal gå.
Vigtige elementer i projektplanlægningen
De vigtigste elementer i projektplanlægningsfasen omfatter:
Gennemgå projektets omfang
Hvis du har et projektgrundlag eller, mere almindeligt, en arbejdsbeskrivelse (SOW), skal du gennemgå den og se efter følgende:
- Hvad står der i omfangsbeskrivelsen, og hvad er udelukket fra omfanget?
- Hvad var inkluderet i leveranceafsnittet?
- Er der revisionsrunder for leverancerne, og hvor mange?
- Hvad er projektets budget, og hvad er betalingsplanen og -betingelserne?
- Hvem skal du bruge for at færdiggøre dette arbejde, og er projektet allerede bemandet? Hvis ikke, hvordan vil du bemande projektet, så du kan gennemføre alle punkterne inden for projektets omfang?
Opdel arbejdet i mindre dele
Når du har klarhed over projektets omfang, skal du opdele arbejdet i mindre dele. Du kan oprette særskilte faser med milepæle og opgaver. Nogle bedste praksisser omfatter:
- Opret opgaver med én ansvarlig. Selvom arbejdet kan være samarbejdsbaseret, hvis mere end én person “ejer” opgaven, er der større risiko for, at den bliver glemt.
- Tilføj kontrolpunkter til planen. Vent ikke bare på, at opgaverne skal afleveres.
- Tilføj opgaver for det, du skal bruge fra din kunde eller eksterne interessenter. Tildel dem til dig selv, så du husker at indhente det, du har brug for, når du har brug for det
- Brug buffertid mellem opgaver eller faser. På den måde har du tid til at korrigere kursen, hvis noget går galt.
- Hvis du planlægger at arbejde i et mere agilt miljø med sprint, skal du opdele arbejdet i mere håndterbare dele, så du kan udfylde din opgaveliste. Disse dele kan derefter forfines og hentes ind i sprint under dine sprintplanlægningsceremonier.
Planlæg ressourcer
Ressourceplanlægning handler ikke om bemanding; det handler om at sikre, at du har det rette team, de rette værktøjer og den rette teknologi samt et realistisk budget til at gennemføre alt det nødvendige arbejde. Denne proces kan se sådan ud:
- Kontrollere dit prognoseværktøj for at se, hvem der er tilgængelig i den planlagte periode
- Tilpasse din projektplan, så den stemmer overens med teammedlemmernes tilgængelighed
- Bekræfte, at budgettet er tilstrækkeligt til arbejdet
- Bestille de forsyninger, softwarelicenser og den hardware, der er nødvendig til projektet
- Reservere mødelokaler eller Zoom-rum til idéudviklings- og samarbejdssessioner
Planlæg opgaver og aktiviteter
Under planlægningsfasen udarbejder du en foreløbig projektplan. I formelle projekter kan dette være en detaljeret arbejdsopdelingsstruktur (WBS). Betragt den som et første udkast – den kan ændre sig meget. Når du planlægger din tidsplan:
- Bemærk den ideelle tidsramme for projektet og de milepæle, der ligger fast, såsom en lanceringsdato knyttet til en begivenhed (et PR-arrangement, en messe, en helligdag osv.)
- Tilføj ekstra tid, så det ikke kræver en fuldstændig ny planlægning, hvis noget bliver forsinket
- Notér afhængigheder (opgaver eller aktiviteter, der ikke kan begynde, før andre opgaver eller aktiviteter er afsluttet)
- Tildel en deadline og en ansvarlig til alle opgaver, så roller og ansvarsområder er tydelige
- Indhent feedback fra projektteamet, før tidsplanen deles med eksterne interessenter eller kunder
- Hvis du planlægger at gennemføre dit projekt ved hjælp af en agil metode, kan dette trin være enklere – du kan udarbejde en sprintplan og planlægge, hvornår sprintceremonierne skal finde sted
Identificér og planlæg, hvordan risici skal håndteres
Projekter indebærer naturligt risici, og jo flere ukendte faktorer der er i dit projekt, desto flere risici kan lure rundt om hvert hjørne. Når du identificerer risici og udarbejder en afhjælpningsplan, skal du sørge for at:
- Inddrage alle interessenter. Når alle er enige om situationen, sikrer det, at du identificerer alle potentielle risici, og at alle kan spille en rolle i at afbøde dem.
- Overveje risikoen for omfangsglidning. Dette er en af de mest almindelige risici og en af de mest almindelige måder, hvorpå et projekts fremdrift kan blive afsporet.
- Være ærlig om risici. Det kan føles stødende at navngive en risiko og udarbejde en plan for at forhindre den, men det er den nemmeste måde at understøtte projektets succes på.
Opret et budget eller en budgettracker
Hvis du har et fast projektbudget, kan denne del omfatte fordeling af budgettet for at sikre, at forbruget er i overensstemmelse med projektmålene, samt opsætning af dit system, så du kan følge dit teams forbrug.
I denne del af din planlægningsproces skal du sikre, at:
- Dit budget er fordelt på alle tænkelige behov i hele projektets varighed
- Du har anmodet om et reservebudget, hvis der er områder med overforbrug
- Dit team kender deres budget og den godkendelsesproces, der eventuelt kræves, før de bruger de tildelte midler
- Der er en proces for at balancere budgettet og følge budgetoverskridelser gennem hele projektet
Inddrag projektets interessenter
Selvom du muligvis har rådført dig med interessenter gennem hele projektets planlægningsfase, skal du udarbejde en plan for at inddrage dem under hele projektet. Det kan for eksempel indebære:
- At have en plan for regelmæssige statusopdateringer, der stemmer overens med rollerne og interesserne hos alle vigtige interessenter
- At give interessenter klare retningslinjer om den rolle, du forventer, at de spiller
- At spørge interessenterne, hvad de får brug for på forskellige tidspunkter i projektet, herunder relevant projektdokumentation
Hvad er resultaterne af projektplanlægningen?
Projektplanlægningen resulterer i en række leverancer, som du får brug for, når du går videre til den næste fase af dit projekt (projektgennemførelsen). Disse omfatter:
- Projektplan: Projektplanen vil højst sandsynligt være et dynamisk dokument, som du løbende tilpasser gennem hele projektet. Du kan opdatere planen, efterhånden som projektet udvikler sig, men den oprindelige plan (dvs. referencegrundlaget) oprettes under projektplanlægningen.
- Kommunikationsplan: Kommunikationsplanen er et formaliseret leverance, der præcist beskriver, hvordan du (og andre medlemmer af projektteamet) vil engagere de vigtigste interessenter.
- Plan for ressourceallokering: Din plan for ressourceallokering viser, hvilke ressourcer du får brug for under udførelsesfasen, og hvor meget tid du får brug for. Hvis du ikke har ressourcerne internt, skal du medtage, hvordan du vil skaffe disse ressourcer, i planen. Planen for ressourceallokering er ikke det samme som din ressourcestyringsplan – planen for ressourceallokering beskriver hvem, mens ressourcestyringsplanen beskriver hvordan.
- Opstartsmøde: Når du har gennemført forarbejdet i projektplanlægningsfasen, afholder du mindst ét opstartsmøde. Dette møde hjælper alle med at forstå, hvordan et vellykket projekt ser ud. I gennemgår projektplanen og køreplanen (hvis du har en), arbejder med planen for risikoidentifikation og risikoreduktion og færdiggør kommunikationsplanen. Mødet er også en god overgang til den næste projektfase.
- Arbejdsnedbrydningsstruktur: Arbejdsnedbrydningsstrukturen viser alle opgaver i projektet og den rækkefølge, de skal udføres i. Som digital projektleder er jeg ikke blevet bedt om at udarbejde en sådan særlig ofte (eller i det mindste ikke formelt), men jeg laver mange Gantt-diagrammer, som viser projektfaser og opgaver over tid.
- Projekttidsplan og projekttidslinje: I nogle projekter, især mindre projekter, kan disse træde i stedet for arbejdsnedbrydningsstrukturen. Du kan oprette flere versioner, hvis du arbejder med eksterne interessenter eller kunder – én version til det interne team med betydeligt flere detaljer og en anden version til kunden eller andre interessenters brug, som kun viser bestemte milepæle, de er interesserede i.
- Risikostyringsplan: Et andet resultat af planlægningsfasen er din risikostyringsplan. Du vil muligvis opleve et vist overlap med dine kommunikations- og forandringsstyringsplaner, da disse i sagens natur er en del af risikostyringen.
- Kvalitetsstyringsplan: En plan for styring af kvaliteten i hver fase af projektets udførelse kan bidrage til den overordnede succes. Du kan allokere eksterne ressourcer til test eller kvalitetssikring eller få et erfarent teammedlem eller projektsponsor til at gennemgå leverancer ved vigtige milepæle.
Værktøjer til projektplanlægning
Der findes mange værktøjer, som kan understøtte dig i projektplanlægningsfasen og hjælpe dig med at udvikle og vedligeholde din projektstyringsplan.
Projektstyringssoftware indeholder ofte skabeloner, der kan fremskynde oprettelsen af projektplaner, og du kan også oprette tilpassede skabeloner ud fra dine egne planer. Ved at oprette en skabelon til projektplaner behøver du ikke starte fra bunden på fremtidige projekter.
Nogle af de bedste projektstyringsværktøjer, som kan understøtte dig i projektstyringsfasen og hjælpe med at strømline processen, omfatter:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bedste praksis for projektplanlægning
Når det handler om at mestre projektplanlægning, er der mange ting, du skal gøre samtidig for at sikre, at intet falder mellem to stole og skaber mere arbejde senere. For at hjælpe dig på vej får du her nogle projektplanlægningsteknikker:
- Glem ikke projektets mål, og sørg for, at din plan understøtter dem.
- Fastlæg målepunkter og KPI'er for at hjælpe med at følge fremskridtene.
- Inddrag dit projektteam i planlægningen.
- Fastlæg, hvordan du vil udføre den nødvendige projektovervågning og -kontrol, når du er i udførelsesfasen.
- Sørg for at tage hensyn til alle interessenters interesser.
- Brug en tjekliste til projektplanlægning for at sikre, at du ikke overser vigtige trin i processen.
Hvad sker der nu?
Vil du skabe forbindelse til andre digitale projektledere for at dele ressourcer og bedste praksis? Bliv medlem af vores fællesskab og få adgang til over 100 skabeloner, eksempler og prøveeksempler, og få kontakt med hundredvis af andre digitale projektledere på Slack.
