Sådan løser du 5 problemer med ressourceallokering

Det er afgørende at have en plan for at håndtere disse problemer med ressourceallokering, så du kan lede dine bedste ressourcer hen til det rigtige arbejde og få hvert projekt gennemført så godt som overhovedet muligt. En del af ressourceallokering handler om at kunne justere sine allokeringsbeslutninger for at håndtere flaskehalse i gennemførelsen af projektet.

Almindelige problemer med ressourceallokering

Her er nogle almindelige problemer, der ofte plager beslutnings- og ressourceallokeringsprocessen.

1. Udvidelse af projektomfanget

Et af de mest almindelige problemer med ressourceallokering er udvidelse af projektomfanget. Det sker, når der løbende føjes ting til projektomfanget, så det hurtigt vokser ud over grænserne for dine tilgængelige ressourcer.

• Hvad skyldes det? En udvidelse af projektomfanget opstår, når kunder beder om ændringer eller arbejde, der ikke var beskrevet i det oprindelige omfang, eller når teammedlemmer føjer mere til deres leverancer, end det er nødvendigt. Når du eller dit team “bider over mere, end I kan tygge,” kan det hurtigt føre til udbrændthed eller projektfejl, hvis det ikke korrigeres.
• Hvordan undgår du det? Den bedste måde helt at undgå en udvidelse af projektomfanget på er at fastlægge et klart projektomfang fra dag ét, opgøre det samlede antal ressourcer ud fra projektomfanget og kommunikere forventningerne tydeligt til din kunde og dit team.
• Hvordan løser du det? At erkende, at projektomfanget udvides, er det første skridt til at løse problemet. Derefter kan du indføre procedurer for ændringsstyring, så kunderne bliver opmærksomme på, hvordan deres forespørgsler medfører forsinkelser i tidsplanen eller kræver et større budget. Hvis udvidelsen af projektomfanget skyldes dine teammedlemmer, skal du sørge for at kommunikere forventninger og feedback tydeligt til dem.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Caseanalyse

Lad os sige, at du udvikler et CRM-system for en kunde, men at kunden, efter at projektomfanget er blevet aftalt, beslutter, at de ønsker mere avancerede funktioner, som kræver langt mere komplekse programmeringskompetencer og dermed flere ressourcer.

For at tage højde for dette er du nødt til at forlænge tidsplanen, øge budgettet eller fjerne noget andet fra projektomfanget. Løsningen er derfor at sætte dig ned med kunden, revurdere projektet og beslutte, hvilket kompromis der skal indgås. Du bør også fastsætte nye parametre og retningslinjer for fremtidige justeringer af projektomfanget.

2. Kompetencegab

Et andet almindeligt problem med ressourceallokering, der kan opstå, er mangel på det nødvendige personale eller de rette kompetencer til at gennemføre et projekt. Dette kaldes et kompetencegab og kan skabe mange problemer, hvis det ikke håndteres tidligt.

• Hvad skyldes det? Et kompetencegab opstår, når du mangler teammedlemmer med den viden, der skal til for at udføre en opgave. Det kan typisk ske, når en bestemt leverance eller aktivitet er påkrævet, men ingen på dit eksisterende team er i stand til at gennemføre den.
• Hvordan undgår du det? Ligesom med en udvidelse af projektomfanget er den bedste måde at bekæmpe kompetencegab på at fastlægge et klart defineret projektomfang ved projektets begyndelse. Hvis du omhyggeligt har beskrevet hvert trin i projektet, ved du præcis, hvilke kompetencer og hvilket personale der kræves for at gennemføre projektet.
• Hvordan løser du det? Der er to muligheder for at løse kompetencegab: at ansætte nye teammedlemmer, som har de nødvendige kompetencer, eller at bruge tid og ressourcer på at træne eksisterende teammedlemmer i disse kompetencer. Begge dele kræver en betydelig mængde tid, hvilket kan udskyde deadline for dit projekt.

Caseanalyse

Lad os sige, at du arbejder på et webudviklingsprojekt for en kunde. Du får naturligvis brug for en person med datalogiske og programmeringsmæssige kompetencer på dit team.

Nogle af kundens ønsker kræver dog installation af yderligere hardware, som du ikke havde forberedt dig på. Det kræver en gennemgribende omlægning, der ligger langt uden for rammerne af det, der oprindeligt var planlagt. Du står nu med et kompetencegab i forhold til at finde en person, der kan håndtere denne del af projektet.

Du bruger en hel uge på at lede efter det rigtige teammedlem, der opfylder disse kvalifikationer, mens resten af dit team venter på, at dette nye teammedlem bliver onboardet og sat ind i projektet. Du udskyder også projektets deadline og spilder værdifulde ressourcer.

Selvom kompetencegabet nu er blevet udfyldt, og du har lært noget til fremtidige projekter, vil du miste tid på at færdiggøre det aktuelle projekt

3. Upræcis prognosticering

I stedet for at projektets omfang vokser, eller at du ikke har de nødvendige kompetencer til at gennemføre et projekt, kan du fejlagtigt eller upræcist forudsige, hvilke ressourcer der er nødvendige for at gennemføre projektet.

• Hvad forårsager det? Det skyldes som regel manglende viden om, hvordan projektet skal gennemføres. Hvis man ikke forstår projektets leverancer, kan det for eksempel føre til, at man ikke har de rette kompetencer eller de rigtige teammedlemmer.
• Hvordan undgår man det? For at komme upræcis prognosticering i forkøbet skal du kommunikere aktivt med dine teammedlemmer og fageksperter for at sikre, at du har en klar idé om, hvad der skal gøres. Du kan også bruge specifik software til projektprognosticering for at hjælpe med at forudsige, hvilke problemer der kan opstå undervejs i projektet.
• Hvordan løser man det? Det bedste, du kan gøre, er at kommunikere tydeligt med dine interessenter og dit team og udskyde deadlinen for at udbedre eventuelle mangler i projektet rettidigt.

Casestudie

Der findes en model inden for ressourceallokering, der kaldes “knapsack”, hvor du forestiller dig en taske, som repræsenterer den samlede begrænsede mængde tilgængelige ressourcer til at gennemføre et projekt. Du kan ikke tilføje mere til et projekt uden at gøre tasken større eller erstatte den, fordi den tydeligt repræsenterer de definerede grænser for både den nedre og øvre grænse for dine samlede ressourcer.

Upræcis prognosticering svarer til at vælge en taske i den forkerte størrelse eller form til at gennemføre projektet. Du kan ikke få plads til nok af det, eller til de rigtige ting, som du reelt har brug for for at nå dine mål.

Al verdens ressourceoptimering kan ikke hjælpe dig, hvis du ganske enkelt ikke er forberedt på, hvad der kan ske. Forstå hvert projekt fuldt ud og til bunds for bedst muligt at kunne forberede dig på alle tilgængelige udfald.

4. Kommunikationsbrist

Et andet almindeligt problem med ressourceallokering er kommunikationsbrist, som kan føre til stort kaos i dit projekt.

• Hvad forårsager det? Det kan skyldes, at der ikke er etableret klare kommunikationsformer, men det kan også skyldes, at man ganske enkelt misforstår, hvad de enkelte interessenter forsøger at kommunikere. Det er let at komme til, når vi ikke har klare regler for, hvordan vi skal interagere med hinanden.
• Hvordan undgår man det? Den nemmeste måde at undgå kommunikationsbrist på er at sætte sig sammen tidligt i projektet og udarbejde en kommunikationsplan. Den beskriver, hvilke kommunikationsformer der skal bruges, og hvilket fælles sprog der kan blive anvendt, og hjælper dig med at sætte grænser for, hvornår og hvor der skal kommunikeres, så alle har samme forståelse.
• Hvordan løser man det? Når kommunikationsbrist først er opstået, er det bedste, du kan gøre for at komme tilbage på sporet, at begynde at kommunikere tydeligere og etablere kommunikationskanaler. Du bør også indføre regelmæssige projektopdateringer for hele teamet og fastsætte klare forventninger fremadrettet.

Casestudie

Lad os antage, at du har et fuldt fjernarbejdende team, der arbejder med en kunde, som ikke arbejder på afstand. Kommunikation kan blive et problem, fordi det ene team allerede er vant til fjernarbejde, mens det andet team er vant til at arbejde og kommunikere personligt efter behov.

Du kan have et teammedlem i New York og et andet i Vancouver, som arbejder efter samme standard, men din kunde i Omaha føler, at vedkommende ikke får de opdateringer, de ønsker, eller modtager feedback hurtigt nok.

En måned inde i projektet er din kunde tilfreds med det udførte arbejde og de mål, der er nået, men giver udtryk for frustration over den “manglende kommunikation”. Det er her, det måske er tid til at indkalde til et møde for at sikre, at alle har samme forståelse af projektets fremskridt, og for at fastlægge kommunikationsforventninger fremadrettet.

5. Underudnyttelse af ressourcer

Underudnyttelse opstår, når du ikke udnytter de færdigheder, medarbejdere eller endda det udstyr, du har til rådighed, fuldt ud til at gennemføre et projekt. Det kan føre til ukontrolleret udvidelse af projektomfanget, unøjagtige prognoser eller manglende engagement fra teammedlemmer.

• Hvad skyldes det? Ofte skyldes denne tilgang manglende viden om de ressourcer, du har til rådighed, og hvordan de udnyttes. Hvis du for eksempel har en person på teamet, der er dygtig til backendudvikling, men sætter vedkommende til at arbejde med frontendudvikling, kan personen miste engagementet i arbejdet eller ikke være så effektiv, som vedkommende kunne være. 
• Hvordan undgår man det? En af de bedste måder at undgå denne type problem med ressourceallokering på er at investere tid og energi i kortlægning og registrering af færdigheder. Det hjælper dig med at identificere de nødvendige færdigheder, som allerede er til rådighed, samt hvilke fysiske eller digitale ressourcer der allerede findes.
• Hvordan løser man det? For at løse underudnyttelse af ressourcer skal du begynde med at overvåge fordelingen af din arbejdsbyrde og derefter strategisk omfordele dine ressourcer i overensstemmelse hermed. Det vil i sidste ende spare dig mere tid, end hvis du fortsætter med dette mønster af underudnyttelse.

Casestudie

Forestil dig, at du arbejder på et projekt, hvor du skal udvikle en ny app for en kunde inden for e-handelsområdet. Du vil gerne sikre dig, at du bruger de rigtige ressourcer til at løse opgaven, men du har et relativt nyt team, som du stadig er ved at lære at kende.

Efter et par dage har du en samtale med et af dine teammedlemmer, som du har sat til at arbejde med UI/UX, og du opdager, at vedkommende er bedre egnet til at følge analyser og målepunkter.

En enkel kursuskorrektion er at flytte dette teammedlem til en mere passende del af projektet, notere vedkommendes færdigheder i det værktøj, du foretrækker til færdighedskortlægning, og tage kontakt til kunden igen om ændringen for at sikre, at alle er enige.

Læs mere: Vil du gerne administrere lagerressourcer bedre? Se vores liste over de bedste værktøjer til lager- og ressourcestyring.

Hvorfor bør du løse problemer med ressourceallokering? 

Den vigtigste grund til, at du bør løse problemer med ressourceallokering, er, at ineffektiv ressourceallokering i betydelig grad kan hæmme et projekts succes og påvirke dit team og din organisation negativt. De kan skabe en negativ oplevelse for både dit team og din kunde.

Ved at håndtere ressourcestyring og mestre ressourceallokering kan du strømline dine projektarbejdsgange og samtidig øge din effektivitet, så du kan udføre flere opgaver på kortere tid og med færre ressourcer. Korrekte metoder til ressourceallokering kan spare dig meget tid og mange økonomiske ressourcer på lang sigt med omhyggelig og strategisk planlægning.

Det er dog langt lettere at beskrive denne teknik til ressourcestyring i teorien, end det er at implementere den effektivt. 

Værktøjer til løsning af problemer med ressourceallokering

Softwareværktøjer er den nemmeste måde at allokere ressourcer på. Her er nogle af de vigtigste fordele ved at bruge softwareværktøjer til ressourceallokering:

• Bedre overblik: Værktøjer til ressourceallokering kan hjælpe dig med at identificere og holde styr på alle dine færdigheder, medarbejdere, fysiske og digitale ressourcer osv., så du hurtigt og sikkert kan træffe beslutninger.
• Forbedrede muligheder for planlægning og tidsplanlægning: Nogle værktøjer hjælper dig med at planlægge ikke kun teammedlemmer, men også hvilke værktøjer der skal bruges, og hvornår teammedlemmer kan få brug for at tilbyde specifikke færdigheder på bestemte tidspunkter i projektet.
• Identificer og løs nemt problemer med ressourceallokering: En oplagt funktion er muligheden for at markere problemer med ressourceallokering, så du kan løse dem, før de udvikler sig til større problemer.
• Ressourceprognoser: Der findes specifikke prognoseværktøjer, som kan hjælpe dig med at administrere dine projektressourcer og maksimere din ressourceudnyttelse.
• Sporing i realtid: Muligheden for at se fremskridt i realtid kan hjælpe dig med at administrere ressourcer endnu mere effektivt.
• Samarbejde og kommunikation: Nogle af de bedre værktøjer giver endda mulighed for kommunikation samlet på ét sted, så projektets interessenter kan finde alt, hvad de har brug for, ét sted.

Her er nogle vigtige funktioner i software til ressourcestyring, som du bør holde øje med, når du vælger det rigtige værktøj til dine projekter:

1. Synlighed i realtid: Du skal kunne se, hvem der er tilgængelig, deres arbejdsbyrde og deres kapacitet i realtid. 
2. Detaljeret ressourceplanlægning: Din software til ressourceallokering bør give dig mulighed for at planlægge ressourcer til specifikke projektopgaver og varigheder med funktioner som træk-og-slip-planlægning og mulighed for at visualisere tidslinjer.
3. Efterspørgselsprognoser: Du bør kunne forudsige ressourcebehov og planlægge kapaciteten derefter.
4. Kompetencesporing: Du har brug for muligheden for at følge dine teammedlemmers færdigheder og kompetencer, hvilket er afgørende for at tildele de rigtige personer til de rigtige opgaver. Funktioner, der giver dig mulighed for at tagge medarbejdere med kompetencer og søge baseret på disse kompetencer, kan forbedre effektiviteten af ressourceallokeringen.
5. Økonomistyring: Det er afgørende at kunne følge projektbudgetter og -omkostninger. Denne funktion giver dig mulighed for at overvåge de økonomiske konsekvenser af beslutninger om ressourceallokering og sikre, at projekterne holder sig inden for budgettet.
6. Planlægning af ressourcearbejdsbyrde: Et godt værktøj bør give et overblik, så du kan overvåge, hvem der laver hvad, den tildelte tid, potentielle flaskehalse og hvem der har kapacitet.
7. Automatisering af ressourceallokering: En enkel funktion, der kan gøre en stor forskel, er muligheden for at automatisere dine ressourcestyringsprocesser. Automatisering af processen med at tildele opgaver, f.eks. med træk-og-slip-værktøjer, kan reducere det manuelle arbejde og forbedre effektiviteten.
8. Sporing af ressourceudnyttelse: Det er afgørende for optimeringen at overvåge, hvor effektivt ressourcerne bliver brugt. Det er vigtigt at finde et værktøj, der hjælper dig med at udnytte alle de ressourcer, du har til rådighed.
9. Samarbejdsværktøjer: For teams, især fjernteams, er funktioner, der letter kommunikation, deling af opgaver og fildeling, vigtige for at holde alle på samme side.
10. Scenarieplanlægning og -modellering: Nogle avancerede værktøjer giver mulighed for at afprøve "hvad-nu-hvis"-scenarier for at forstå konsekvenserne af ændringer i ressourceallokeringen eller projektets tidslinjer. Denne funktion er især effektiv til større projekter.

Hvad sker der nu?

Det kan virke ret intimiderende at håndtere problemer med ressourceallokering, men jeg håber, at denne artikel har givet dig mere selvtillid til at tage udfordringerne op. Hvis du gerne vil lære mere om ressourceallokering eller ressourcestyring, vil vi meget gerne have dig til at blive medlem og slutte dig til tusindvis af andre digitale projektledere i vores Slack-fællesskab.