Dijital İş Akışları: Günümüz İçin Eksiksiz 10 Adımlı Rehber

Süreçleri ve görevleri otomatikleştirmeyi, doğru dijital araçları kullanmayı ve işletme faaliyetlerinin bir bölümünü veya tamamını dijital olarak dönüştürmek için stratejik bir plan oluşturmayı kapsar. Bu adımlar dijitalleştirilip entegre edildiğinde bir dijital iş akışı oluşturmuş olursunuz.

Dijital iş akışları genellikle dijital dönüşümün bir parçasıdır. Dijital dönüşüm, iş büyümesini teşvik eder ve yönlendirir; operasyonları, müşteri hizmetlerini ve gelir elde etmeyi geliştirmek için dijital teknolojilerden yararlanır.

“Dijitalleşmek”, verimliliği, üretkenliği ve kârı artırırken yeni müşterilere ve pazarlara erişimi genişletir. 

Dijital İş Akışlarının Faydaları

Haziran 2023'te gerçekleştirilen küresel bir Harvard Business Review Analytic Services araştırması, katılımcıların %94'ünün dijital iş akışı otomasyonunun kuruluşları için önemini vurguladığını ortaya koydu. Dijital iş akışı, iş yapmanın temelini oluşturan şirket içi operasyonları ve iş süreçlerini otomatikleştirir. 

İşte dijital iş akışı otomasyonunun faydaları:

• Çalışan üretkenliğinde artış: Dijital iş akışları, iş akışlarını sadeleştirerek, zaman alan evrak işlerini ortadan kaldırarak ve uzaktan çalışmayı mümkün kılarak üretkenliği artırır; sonuç olarak zamandan ve kaynaklardan tasarruf sağlar.
• Genel giderlerde azalma: Dijital iş akışları genel giderleri önemli ölçüde azaltır ve uzaktan çalışmayı kolaylaştırarak somut finansal faydalar sağlar. Fiziksel ofis veya malzeme gideri yok = maliyet tasarrufu.
• Artırılmış veri güvenliği: Dijital iş akışları, güvenli veriler sağlayan ve şüpheli etkinliklerin daha kolay tespit edilmesini mümkün kılan güçlü yerleşik koruma sunarak bilgi güvenliğini artırır.
• Geliştirilmiş müşteri deneyimi: Dijital iş akışları süreçleri kolaylaştırır ve hataları en aza indirerek müşteri deneyimini iyileştirir.
• Geliştirilmiş veri görünürlüğü: Dijital iş akışları, raporlama süreçlerini otomatikleştirerek veri görünürlüğünü artırır; bu da hataları azaltır ve zamandan tasarruf sağlar. Birçok dijital iş akışı platformu, paydaşların temel ölçümleri değerlendirmesine ve eğilimleri hızlıca belirlemesine olanak tanıyan özelleştirilebilir gösterge tabloları da sunar. Veri analizi araçlarıyla entegrasyon, kullanıcıların anlamlı içgörüler elde etmesini sağlayarak bilinçli karar alma sürecini kolaylaştırır.

Dijital İş Akışı Çözümü Nasıl Oluşturulur?

1. İş Akışı Analizi Gerçekleştirin

Kuruluşunuzdaki herhangi bir dijital dönüşümün ilk adımı, mevcut manuel sistemleri ve bunları iyileştirmenin yollarını değerlendirmektir. Genellikle iş akışı denetimi olarak adlandırılan bu değerlendirme, dijital dönüşümün özünü oluşturur. 

Otomatikleştirilecek iş akışı sistemlerini ve iş süreçlerini belirlemek için hedefe yönelik sorular sorarak başlayın:

• İş akışı süreci içindeki kritik görevler nelerdir ve hangileri destek işlevleridir?
• Her görevi tamamlamak için genellikle ne kadar zaman gerekir ve ekipleriniz bunları verimli bir şekilde yürütüyor mu?
• İş akışı süreci tekrarlayan bir süreç mi ve bu durum çeşitli ekipler ile departmanlar arasında tutarlılık gerektiriyor mu?
• Sürecin içinde çaba gerektiren sık proje darboğazları veya insan hataları var mı?
• İş birliğini kolaylaştırmak için süreç sahiplerinin ve test uzmanlarının birbirlerinin çalışmaları hakkında daha fazla şeffaflığa ve görünürlüğe ihtiyacı var mı?

Dijital iş akışı otomasyonundan yararlanabilecek bazı proje yönetimi iş akışı örnekleri şunlardır:

• Belge onayları
• Yeni çalışan işe alıştırma süreci
• Müşteri işe alıştırma süreci
• Ürün ve proje yaşam döngüleri
• İzin talepleri
• Finansal takip ve raporlama (satış, gelir, kâr)
• Pazarlama kampanyaları
• Sosyal medya içeriği 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

2. Mevcut İş Akışlarını Haritalandırın

Deneyimlerime göre, bir şirketin iş akışlarını haritalandırmak dijital dönüşümde kritik bir adımdır. Bu, boşlukların ve manuel iş akışı alanlarının belirlenmesine yardımcı olur. 

İş sürecini veya iş akışını en sık kullanan çalışan ya da müşteriyle yakın bir şekilde çalışın. Bu kişiler, sürece dahil olan adımlar hakkında değerli bilgiler sağlayabilir ve bir sürecin manuel iş akışlarından veya uyumsuz bileşenlerinden kaynaklanan sorunlu noktaları belirleyebilir.

İpucu

Çaba gösterin! Çok fazla paydaşı sürece dahil etmeden önce, analizi dijital dönüşümün faydalarını ortaya koyacak şekilde tamamlamak önemlidir. Artan çalışan bağlılığı, verimlilik ve olası maliyet tasarrufları sayesinde elde edilen yatırım getirisini (ROI) gösterin.

Bu, destek kazanmanıza yardımcı olacaktır; çünkü dijital dönüşüm, kurum kültüründe değişiklikler gerektirecek ve sürece dahil olan paydaşların bu değişimi şirket genelinde yönlendirmesi gerekecektir.

3. İş Akışı Değişikliklerine Öncelik Verin

Önceliklendirme kuralım şudur: Bir iş akışı şirketi, çalışanları veya müşterileri olumsuz etkiliyorsa ya da önemli sorunlara veya verimsizliklere neden oluyorsa iş akışında değişiklik yapılmalıdır. 

Önceliklendirmeyi şu şekilde yapabilirsiniz:

1. Stratejik hedeflerle uyum sağlayın: Kuruluşun stratejik hedefleri ve uzun vadeli vizyonuyla uyumlu iş akışı değişikliklerine öncelik verin.
2. Aciliyeti göz önünde bulundurun: Daha fazla olumsuz etkiyi önlemek için derhâl ilgilenilmesi gereken değişiklikleri belirleyin.
3. Paydaşları sürece dahil edin: Paydaşların katkıları değerli olup sürecin başarısı için vazgeçilmezdir. Uyum sağlamak ve dijital dönüşüm yolculuğunda sahiplenme duygusunu teşvik etmek için onların görüşlerini ve ihtiyaçlarını öğrenin.
4. Düzenli olarak gözden geçirin: Önceliklendirme süreci değişmez değildir. Esnek olacak şekilde tasarlanmıştır; böylece değişen iş ihtiyaçlarına ve paydaş geri bildirimlerine göre süreci sürekli olarak yeniden değerlendirebilir ve ayarlayabilirsiniz. 

4. Net KPI'lar ve Metrikler Belirleyin

Dijital iş akışı çözümünün verimliliğini ölçmek için temel performans metriklerini veya KPI'ları belirleyin. Bunlar tamamlanma süresini, hata oranlarını, maliyet tasarruflarını ve verimlilik düzeylerini içerebilir.

5. Bir Dijital İş Akışı Aracı Seçin

Çok sayıda otomasyon yazılımı çözümü bulunduğundan, seçim sürecini yönetmek göz korkutucu olabilir. Popüler dijital iş akışı otomasyonu araçlarından bazıları Miro, MS Visio ve Decisions'tır.

Kuruluşunuzun ihtiyaçlarına göre uyarlanmış dijital iş akışlarının oluşturulmasını kolaylaştıracak en uygun proje iş akışı yazılımını nasıl seçeceğinizi inceleyelim. 

1. Şirketin ihtiyaçları ve hedefleriyle uyum sağlayın: 

• Kuruluşunuzun özel iş akışı gereksinimlerini ve hedeflerini belirleyin.
• Hedeflere ulaşmak için gerekli olan özellikleri ve işlevleri belirleyin.
• Onay süreçleri, belge yönetimi ve iş birliği gereksinimleri gibi iş akışlarınızın kendine özgü yönlerini göz önünde bulundurun. 

2. Ölçeklenebilirliği sağlayın:

• Kuruluşunuzun büyümesine ve değişen ihtiyaçlarına uyum sağlamak için yazılımın ölçeklenebilirliğini değerlendirin. Ölçeklendirme, performanstan ödün vermemeli veya sistemde önemli değişiklikler gerektirmemelidir. 
• Kullanıcı sayısı, işlem hacmi ve iş akışının karmaşıklığı gibi faktörleri göz önünde bulundurun.

3. Özelleştirme ve esneklik düzeyini değerlendirin:

• Süreç otomasyonu yazılımının (örneğin Camunda veya alternatiflerinden birinin) benzersiz dijital iş akışı süreç otomasyonu ihtiyaçlarınızla ne ölçüde uyumlu özelleştirme ve esneklik sunduğunu belirleyin.
• Özelleştirilebilir şablonlar, iş akışı otomasyonu seçenekleri, yapay zekâ iş akışları ve diğer sistemlerle entegrasyon olanaklarını arayın.

4. Güvenliği, güvenilirliği ve sağlayıcı desteğini değerlendirin:

• Şifreleme, izin kontrolleri ve uyumluluk sertifikaları gibi özellikler sunan yazılım çözümlerine öncelik verin.
• Çalışma süresi, performans geçmişi ve kullanıcı yorumlarını araştırarak yazılımın güvenilirliğini değerlendirin.
• Teknik yardım, eğitim kaynakları ve devam eden güncellemeler ile bakımı da içeren mevcut sağlayıcı desteğinin düzeyini göz önünde bulundurun. Eğitim yükünü sağlayıcıya devretmek veya bu yükü sağlayıcıyla paylaşmak, kurum içi personelin üzerindeki yükü hafifletecektir.

5. Maliyet-fayda analizi yapın:

• İlk uygulama maliyetlerini, abonelik ücretlerini ve özelleştirme ile eğitim gibi ek giderleri hesaba katın.
• Seçilen yazılım çözümü için bütçe tahsisini gerekçelendirmek üzere yatırım getirisi analizini paydaşlara sunun.

İpucu

Bir aracı erkenden seçin. Bu adımı daha erken gerçekleştirirseniz, mevcut süreçleri dijital bir iş akışına dönüştürürken zaman kazanmak için mevcut iş akışlarınızı dijital araç içinde haritalandırabilirsiniz.

6. Güncellenmiş İş Akışınızı Haritalandırın

Mevcut iş akışı diyagramlarını oluşturdunuz, iyileştirme alanlarını belirlediniz, potansiyel yatırım getirisini hesapladınız ve iş akışlarını oluşturup güncellemek için bir iş akışı uygulaması seçtiniz. Peki şimdi ne olacak? 

Dijital iş akışınıza adımları eklemeye başlayın.  İş akışı tasarımınıza aşağıdakileri eklediğinizden emin olun:

• Baştan sona süreç adımları
• Girdiler ve çıktılar
• Karar noktaları
• Her adımda yer alan veya adımdan sorumlu araçlar, kaynaklar ve sağlayıcılar.

İpucu

Tekrarlayan görevleri azaltın. Daha önce oluşturduğunuz dijital iş akışlarını diğer iş akışları için şablon olarak kullanın ve bunları yeni adımlar, kaynaklar ve diğer ilgili bilgilerle güncelleyin.

7. Otomasyon Kurallarını veya Entegrasyonları Güncelleyin 

Manuel süreçlerden dijital süreçlere geçmek için yeni entegrasyon veya otomasyon araçları uyguluyorsanız bu adımı eklemeniz gerekir.

1. Yeni araçları mevcut araçlarla entegre edin.
2. Manuel çalışmaları ortadan kaldırmak için otomasyon kuralları oluşturun
3. SOP'leri güncelleyin ve eğitim sağlayın

8. Dijital İş Akışlarını Test Etme

İstenildiği gibi çalıştığından ve hedeflenen sonuçlara ulaştığından emin olmak için araç içindeki dijital iş akışını kapsamlı şekilde test edin.

• Yeni iş akışlarını desteklediklerinden emin olmak için proje yönetimi yazılımı ve CRM sistemleri gibi yazılım araçlarınızı ve sistemlerinizi test edin. 
• Süreyi ölçün! Değişikliklerin veya yeni süreç otomasyonunun olumlu bir etkisi olduğundan emin olmak için çalışanların iş akışını tamamlamasını sağlayın ve süreyi başlangıç metrikleriyle karşılaştırın.

9. İzleme ve Yineleme

Yeni dijital iş akışlarınızı sürekli olarak izlemek ve yinelemek, iş akışı verimliliğini ve etkinliğini sağlamak için gereklidir.

• Performansı değerlendirin ve önceden belirlenmiş metriklere göre hareket edin. İyileştirmelerin mümkün olup olmadığını değerlendirin ve maliyet tasarrufları ile üretkenlik artışlarının seyrini takip edin.
• İş akışı eğilimlerini, modellerini ve verimsizlikleri ortaya çıkarmak için izleme ve geri bildirimlerden elde edilen veri girişlerini inceleyin.
• Verimliliği ve etkinliği artırmak için iş akışı optimizasyonu, otomasyon veya sadeleştirme fırsatlarını belirleyin.
• İyileştirmeleri desteklemek için paydaş geri bildirimlerini ve içgörülerini dahil ederek yinelemeli iş akışı değişiklikleri veya güncellemeleri uygulamaya koyun.

10. Belgeleme ve Eğitim

Gelecekte başvurmak ve eğitim amaçları doğrultusunda kullanmak üzere süreç diyagramları, otomasyon kuralları ve kullanıcı yönergeleri de dahil olmak üzere dijital iş akışının tasarımını belgeleyin.

Dijital İş Akışları Oluştururken Kaçınılması Gereken Hatalar

Çoğu kuruluş, dijital dönüşümü benimsemek için şeffaf bir adımlar dizisine ihtiyaç duyduğundan manuel süreçlere bağlı kalır. Temel hata, dijitalleştirmenin ilk günden itibaren tamamen yenilenmeyi gerektirdiğini varsaymaktır. Dijital dönüşümünüz sırasında kaçınmanız gereken bazı hataları aşağıda bulabilirsiniz.

1. Yanlış Otomasyon Araçlarını Seçmek

Değişim yönetimi yeteneklerinden yoksun bir platformu tercih etmek sorunlara yol açabilir. Süreçler; işin doğası, müşteri ihtiyaçları ve şirketin büyümesi nedeniyle gelişir ve esnek yönetime olanak tanıyan bir araç gerektirir.

2. Çok Fazla Şeyi Çok Hızlı Otomatikleştirmek

İş akışı değişikliklerine öncelik vermek kritik ve güçlendirici bir adımdır. Bu, kaynakları aşırı dağıtmanızı önlemenize, odağınızı korumanıza ve kaynaklar üzerindeki baskıdan kaçınmanıza yardımcı olur.

İş akışlarınızı anlamak ve yönetmek, mevcut sistemlerle iş akışı yönetiminizi daha düzenli ve etkili hale getirerek entegrasyon zorluklarını önleyebilir.

3. Sürece Dahil Olan İnsanları Dikkate Almamak

Otomasyon, insan emeğinin yerini tamamen almak yerine her zaman onu tamamlamalıdır. 

Dijital iş akışlarındaki insani boyutu kabul ederek yalnızca çalışanların tükenmişliğini ve direncini önlemekle kalmaz, aynı zamanda onların refahının ve bağlılığının önemli olduğunu da gösterirsiniz.

Ekip üyelerinize, geçiş sürecine katılımlarının dijital iş akışlarını yönetme başarısı için kritik olduğunu bildirin.

4. Eğitimi İhmal Etmek

Yeni araçların avantajlarını en üst düzeye çıkarmak, benimsenmesini ve heyecanı artırmak için ekibinizin uygun eğitimi almasını sağlamak çok önemlidir.

Çalışanlara araçları etkili şekilde nasıl kullanacaklarını ve faydalarını anlatmak için zaman ayırın. Genellikle bir öğrenme eğrisi bulunduğundan öğrenme sürecinde sabırlı ve destekleyici olun.

Şimdi Tam Zamanı!

"Eski yöntemlere saplanıp kalmış" şirketler için büyük ölçekli bir dijitalleştirme projesine girişmek göz korkutucu görünebilir. Ancak etkili bir dijitalleştirme stratejisiyle dijital iş akışı otomasyonu, beklenenden daha düşük genel giderlerle yönetilebilir. 

İş akışlarının dijitalleştirilmesine ve otomasyonuna yatırım yapmak para tasarrufu sağlar. Değişen piyasa koşullarını ve diğer zorlukları ele alma konusunda çevikliği ve hazırlığı artırır. Özetle, bu yatırımın faydaları başlangıçtaki çabadan çok daha ağır basar.

Kaynakları ve en iyi uygulamaları paylaşmak için diğer dijital proje yöneticileriyle bağlantı kurmak mı istiyorsunuz? Üyelik topluluğumuza katılın, 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişin ve Slack'te yüzlerce diğer dijital proje yöneticisiyle bağlantı kurun.