Yapay Zekâ İş Akışı Otomasyonu: En İyi 5 Uygulama ve Basit Örnekler
Dünya yeni teknolojileri benimsemek ve her zamankinden daha hızlı değişmek üzere ilerlerken, yüksek kaliteli sonuçları hızlı ve verimli bir şekilde sunma baskısı benzersiz bir zorluk oluşturabilir.
Yapay zekâ iş akışları, operasyonları yürütmemize ve hizmet sunmamıza geçmişe kıyasla daha iyi yardımcı olabilir. Bu makalede, yapay zekâ iş akışı otomasyonunun proje teslimini ve operasyonları nasıl kolaylaştırabileceğini açıklayarak, iş akışı otomasyonu çalışmalarınızda yapay zekâ kullanmayı değerlendirmeniz için size ilham vermeye çalışacağım.
Yapay Zekâ İş Akışı Otomasyonu Nedir?
Yapay zekâ iş akışı otomasyonu, belirli iş unsurlarını otomatikleştirmek ve optimize etmek amacıyla üretken yapay zekânın iş akışlarında kullanılmasıdır. Bu, operasyonları kolaylaştırmak ve tekrarlayan manuel görevleri azaltmak için yapay zekânın standart iş süreçlerine entegre edilmesini içerir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Yapay zekâ destekli iş akışları, tekrarlayan karar alma süreçlerini otomatikleştirmek, veri akışlarını yönetmek ve gerçek zamanlı analizler sunmak için veri örüntülerinden ve önceki kararlardan öğrenebilir. Planlama sırasında ekipler, yapay zekânın farklı girdilere veya tetikleyicilere göre izleyeceği koşullu yolları haritalandırmak için genellikle bir karar akış şeması kullanır.
Sorular bir ölçüde öngörülebilir ve yanıtlar biliniyorsa yapay zekâ harika bir araçtır. Uygulamada bu, bir insanın normalde yapması gereken basit veya orta düzeyde karmaşık görevleri yapay zekâya yaptırmak ya da belirli bir durumda insanın ne yapması gerektiğine ilişkin öneriler sunmasını sağlamak anlamına gelir.
Yapay Zekâ İş Akışı Otomasyonuna Neden İhtiyacınız Var?
İş akışlarında yapay zekâ kullanımı, operasyon otomasyonunun geleceğidir. Daha önce bir insan tarafından yapılan işler artık iyi eğitilmiş bir yapay zekâ tarafından gerçekleştirilebilir; böylece daha karmaşık, yaratıcı ve yenilikçi işler proje ekibi üyelerinize kalır.
Bu kulağa korkutucu gelebilse de etkili bir şekilde uygulandığında, farklı sektörlerde otomatikleştirilmiş iş akışlarından yararlanmanın birçok faydası vardır.
- Tekrarlayan görevleri azaltır: İş akışı otomasyonunda yapay zekâ, insanların zaman alan ve tekrarlayan görevlerden kaçınmasına, karmaşık karar verme ve yenilik gerektiren işlere (yani yapay zekânın işleyemediği veya üretemediği şeylere) odaklanmasına olanak tanır. Yapay zekâ, aksi takdirde daha önemli stratejik görevler için zaman ve enerji harcayacak işleri yapar. Bu aynı zamanda tekrarlayan görevleri gerçekleştirmenin maliyetlerini de azaltır.
- Doğruluğu artırır: Yapay zekâ destekli iş akışları, önceden tanımlanmış kuralları ve veriye dayalı içgörüleri izleyerek süreç otomasyonunda doğruluğun artırılmasına da yardımcı olabilir ve rutin görevlerde insan hatası riskini azaltabilir. Yeniden çalışma ihtiyacını önlemek için hassasiyetin büyük önem taşıdığı finans, sağlık hizmetleri ve müşteri hizmetleri gibi veri yoğun alanlarda yapay zekâ işleme kullanımı şu anda artmaktadır.
- Süreçleri ölçeklendirir: Girdilerin bir ölçüde tutarlı olduğu (bir dil modelinin anlamasının kolay olduğu) durumlarda yapay zekâ iş akışları, insan çabasını destekleyerek operasyonların sorunsuz bir şekilde ölçeklendirilmesine olanak tanıyabilir. Örneğin, arabaya servis pencereleri siparişleri almak ve restorana iletmek için yapay zekâyı kullanabilir; bu, bekleme süresini azaltır ve restorandaki çalışanların sipariş almak yerine yemek pişirmeye odaklanmasını sağlar.
- Proje planlamasını ve tasarımını iyileştirir: Yapay zekâ, geçmiş verileri analiz etmeye, kaynak gereksinimlerini öngörmeye ve büyük miktarda veriyi girdi olarak almaya yardımcı olmak için kullanılabilir. Uygulama aşamasında proje yöneticileri ve iş analistleri, operasyonel kapasite ve hizmeti geniş ölçekte sunmak için yapay zekâdan yararlanan proje çıktıları ve iş süreçleri tasarlayabilir.
- Uyarlanabilirliği artırır: Yapay zekâ, ihtiyaç duyduğunuz görevi yerine getirmek üzere eğitildikten sonra bile süreçleriniz değiştikçe uyum sağlamasını güvence altına almak için kolayca güncellenebilir. İnsanlar için özel eğitim zamanı gerektirecek bir güncelleme, yapay zekâ ile otomatikleştirilmiş bir iş akışında dakikalar içinde yapılabilir. Örnek olarak müşteri hizmetleri operasyonlarınıza yeni bir politika eklemek veya müşterilerin sipariş edebileceği menü öğelerini artırmak verilebilir.
Yapay Zekâ İş Akışı Örnekleri
Yapay zekâ artık birçok sektörde ve kullanım alanında benimsenmiş olduğuna göre, hepimizin etkileşime geçebileceği oldukça etkileyici ve görünür proje yönetiminde yapay zekâ iş akışı örnekleri bulunmaktadır.
Yapay Zekâ ile Otomatikleştirilmiş Destek İş Akışları
Zendesk, Atlassian ve HubSpot gibi şirketler, müşterilerinin müşteri destek iş akışlarını otomatikleştirmek için yapay zekâ destekli sohbet robotlarından ve konuşmaya dayalı yapay zekâdan yararlanmasını sağladı.
Bu sohbet botları, gelen soruları analiz ederek ilgili bilgilerle yanıt verme veya kullanıcıları uygun kaynaklara yönlendirme yoluyla hesap yönetimi ya da teknik sorun giderme gibi yaygın müşteri taleplerini ele alır.
Bu, müşterilerin bekleme sürelerini azaltır ve daha sonra zamanlarını daha karmaşık sorulara ve müşteri ihtiyaçlarına odaklanarak geçirebilen insan temsilcilerin üzerindeki yükü en aza indirir. Yapay zekâ, sohbet verilerini toplayıp analiz ederek yanıtlarını sürekli iyileştirir ve müşteri deneyimini geliştirir.
Üretimde Yapay Zekâ Destekli Otomatik Kestirimci Bakım
General Electric (GE), endüstriyel makinelerinde kestirimci bakım için yapay zekâ iş akışı otomasyonundan yararlanır. Sensörler makinelerden veri toplar ve yapay zekâ modelleri, ekipman arızalarını meydana gelmeden önce tahmin etmek için bu verileri analiz eder.
Daha sonra otomatik iş akışları (tesis proje yönetimi yazılımında sıklıkla bulunan bir özellik) bakım görevlerini planlar ve gerekli parçaları sipariş ederek doğru teknisyenlerin ve kaynakların hazır bulunmasını sağlar. Bu, kesinti süresini azaltır, ekipmanın kullanım ömrünü uzatır ve bakım maliyetlerini en aza indirir.
Finansta Yapay Zekâ Destekli Otomatik Fatura İşleme
IBM gibi şirketlerdeki borç hesapları departmanları, fatura işleme süreçlerini kolaylaştırmak için yapay zekâ otomasyonunu benimsemiştir. Bu iş akışlarında fatura otomasyonu yazılımı, faturalardan veri çıkarmak için optik karakter tanımayı (OCR) kullanabilirken yapay zekâ algoritmaları bu bilgileri satın alma siparişleri ve sözleşmelerle eşleştirir.
Doğrulandıktan sonra sistem ödemeyi başlatır ve muhasebe kayıtlarını otomatik olarak günceller. İstisnalar ve tutarsızlıklar, insan incelemesi için işaretlenir. Bu otomasyon, fatura onay süreçlerini hızlandırmış, hataları en aza indirmiş ve finans ekiplerinin idari yükünü azaltmıştır.
Daha fazla iş akışı örneğini burada bulabilirsiniz.
Yapay Zekâ İş Akışlarının Dezavantajları
Bazı kuruluşlarda ve sektörlerde dezavantaj oluşturabilecek yapay zekâ destekli otomatik iş akışlarını tasarlarken dikkate alınması gereken birkaç husus vardır.
- Uygulama maliyetleri: AI iş akışlarını kurmak; nitelikli personel, altyapı, yazılım ve eğitim açısından genellikle önemli bir başlangıç yatırımı gerektirir. Bütçeleri sınırlı olan daha küçük kuruluşlar bu maliyetleri karşılanamaz bulabilir. Ancak giderek daha fazla şirket ve iş akışı yönetimi yazılımı sağlayıcısı mevcut araçlarına AI özellikleri ekliyor; bu nedenle mevcut süreç otomasyonu araçlarınızda AI otomasyonu işlevlerini arayın.
- Zayıf istisna yönetimi: AI iş akışları, öngörülebilir kalıpları izlemeyen uç durumlar veya olağan dışı durumlarla başa çıkmakta zorlanabilir. Örneğin, bir müşteri şikâyeti, bir AI sohbet robotunun ele alması için programlandığı tipik girdilerin dışında kalıyorsa sistem sorunu yanlış yorumlayabilir veya ilgisiz tavsiyeler sunabilir. İstisnaların doğru şekilde yönetilmesini ve gelecekteki durumlar için iş akışının uyarlanıp optimize edilmesini sağlamak için insanların sürece dâhil olması gerekir.
- AI'nın kişisel olmayan bir yapıya sahip olduğu algısı: AI yanıtları, hassas durumlarda gereken empati ve incelikten yoksun olabilir. Bu durum özellikle müşteri hizmetlerinde fark edilir; otomatik mesajlar robotik veya mesafeli hissettirebilir, müşterileri memnuniyetsiz bırakabilir ve en kötü durumda AI ile uğraşmak zorunda kaldıkları için öfkelendirebilir. AI otomasyonlu iş akışlarını tasarlarken otomasyon ile insani yaklaşım arasında denge kurmak, dikkatle bulunması gereken hassas bir dengedir.
- Güvenlik ve gizlilik endişeleri: Birçok kurumsal kuruluş, AI destekli araçlarla paylaşılamayacak hassas verilere ve bilgilere sahiptir. Kuruluşunuzda kurumsal iş akışı otomasyonu söz konusu olduğunda AI'yı hangi amaçlarla kullanabileceğiniz konusunda kısıtlamalar olabilir. Kuruluşunuzda AI uygulamayı düşünüyorsanız güvenlik ve hukuk uzmanlarınızla görüşün ve ihtiyaç duyduğunuz özellikleri sunarken verilerinizi güvende tutabilecek özel AI model ortamlarını araştırın.
- Önyargı ve etik sorunlar: AI modelleri, eğitim veri kümelerinde bulunan önyargıları istemeden pekiştirebilir ve bu da adil olmayan veya ayrımcı kararlara yol açabilir. Dikkatle yönetilmezse bu önyargılar işe alım, müşteri hizmetleri ve diğer iş akışlarını etkileyebilir. Bu nedenle, özellikle İK veya insanlarla ilgili konular söz konusu olduğunda, AI'dan hangi görevleri yerine getirmesinin istendiği konusunda da dikkatli olmalısınız.
- Çalışanların olası iş kaybına ilişkin tepkileri: Otomasyon tekrarlayan görevleri devraldıkça bazı çalışanlar işlerini kaybetme korkusu yaşayabilir veya iş fazlalığıyla karşılaşabilir; bu da iş gücünün yer değiştirmesine yol açabilir. Bu değişimi yönetmek, çalışanlara kuruluşun ihtiyaçları ve AI otomasyonlu iş akışlarının sınırlamalarıyla uyumlu yeni ve farklı işler için eğitim alma konusunda proaktif fırsatlar sunmayı gerektirir.
AI İş Akışı Araçları
İş akışınızı otomatikleştirmeye yardımcı olması için AI kullanmaya başlamaya hazırsanız ilk adım, AI öncesindeki iş akışını anlamaktır.
İş akışı diyagramı oluşturma konusunda bilgi sahibi olduktan sonra, iş akışındaki manuel adımları ortadan kaldırıp bunları etkili bir şekilde bir AI asistanına devrederek AI'nın iş akışı otomasyonunu nasıl destekleyebileceğini değerlendirmenin zamanı gelir.
Ayrıca aşağıdaki üretken AI platformları iş akışlarınızı otomatikleştirmenize yardımcı olabilir:
- OpenAI'ın ChatGPT'si
- Microsoft Copilot
- Google Gemini
- Anthropic'in Claude'u
Yukarıdaki araçlardan herhangi birini kullanmazsanız bunun yerine muhtemelen iş akışı otomasyonu yazılımının AI destekli özelliklerini kullanırsınız. AI iş akışı otomasyonu yazılımının nasıl yardımcı olabileceğini değerlendirirken sorular ve yanıtlar içeren ya da veri alıp öngörülebilir bir sonuç veya çözüm üreten tekrarlayan görevleri arayın; bunlar AI'yı iş akışı otomasyonunuza dâhil etmek için ideal adaylardır.
AI İş Akışı İçin En İyi Uygulamalar
Otomasyon çalışmalarına AI eklemek göz korkutucu bir görev gibi görünebilir; ancak işin içinden çıkamayacağınız kadar ileri gitmeden başlamanıza yardımcı olacak bazı ipuçlarını ve püf noktalarını burada bulabilirsiniz.
AI'yı iş akışlarınıza uygularken şu ipuçlarını deneyin:
- Küçük başlayın, yalnızca deneyi yürütün: Yapay zekâ uygulama çalışmalarınıza küçük ve kritik olmayan bir iş akışını otomatikleştirmeyi deneyerek başlayın. Başlamanıza yardımcı olacak birçok kodsuz/düşük kodlu uygulama seçeneği bulunuyor. Hâlihazırda kullandığınız bir iş akışı uygulamasındaki yapay zekâ özelliğiyle başlayın ve buradan ilerleyin. Ayrıca yapay zekâ iş akışı otomasyonu aracı deneylerinizi izleyin. Yapay zekânın hâlâ insan gözetimine ve müdahalesine ihtiyacı var; bu nedenle kontrolsüz şekilde çalışmasına izin vermeyin.
- Yüksek etkili alanları hedefleyin: Zaman ve teknoloji yatırımınızın en yüksek geri dönüşünü sağlayan iş akışlarına öncelik verin. Zaman alan veya insan hatasına açık tekrarlayan görevleri değerlendirin. Bu alanları yapay zekâ ile otomatikleştirmek, hemen fayda sağlarken işler iyi gittiğinde yapay zekâya yönelik daha fazla yatırım yapılması için güçlü bir gerekçe de oluşturur.
- Temiz verilerle başlayın: Yapay zekâ modelleri yalnızca eğitim ve veri kaynakları kadar iyidir. Bu nedenle başlarken verilerin temiz ve tutarlı olduğu yerden başlayın; böylece yapay zekâ işlemedeki hataları önleyebilir ve yapay zekânın bir insana iletmesi gereken istisnaların sayısını azaltabilirsiniz.
- Güvenlik ve uyumluluğu göz önünde bulundurarak tasarlayın: Avukatınızı ve güvenlik ekibinizi bir araya getirin ve yapay zekâ araçlarının uygulamasına tamamen geçmeden önce onların desteğini alın. Hem sizin hem de müşterileriniz için geçerli olan veri gizliliği düzenlemelerine dikkat edin ve bu gerekliliklere uyan iş akışları oluşturun.
- Eğitime ve değişim yönetimine yatırım yapın: Yeni iş akışları konusunda eğitim sağlayarak ve yapay zekânın rollerini azaltmak yerine onları nasıl geliştireceğini açıklığa kavuşturarak çalışanları destekleyin. Düşünülerek hazırlanmış bir değişim yönetimi planı, işlerin ortadan kalkmasına ilişkin kaçınılmaz endişelerin giderilmesine yardımcı olurken yapay zekâ teknolojisinin benimsenmesini de destekleyebilir.
Yapay Zekâ ile İş Akışı Otomasyonunda Geleceğin Trendleri
Diğer tüm dönüştürücü teknolojiler gibi yapay zekâ da kalıcı olmak üzere burada. 2024'e dönüp baktığımızda, yıl Will Smith'in spagetti yediği tuhaf videolarla başladı ve bazılarının hayal bile edemeyeceği yapay zekâ yetenekleriyle sona erdi.
Aynı zamanda birçok proje yönetimi aracının toplantı notları oluşturma, belgeleri özetleme ve görev başlıklarına göre kontrol listeleri oluşturma gibi bazı sıkıcı görevleri hızlandırmaya yardımcı olacak yapay zekâ özellikleri geliştirdiği bir yıldı.
2025'in, öngörücü yapay zekâ modellerinin yeteneklerini katlanarak artırmasıyla birlikte proje iş akışı araçları ile öngörücü yapay zekâ modelleri arasında daha fazla entegrasyonun gerçekleşeceği yıl olması muhtemel. Bu nedenle, tıpkı bir iPhone'un kamera merceğinden görülen nesneleri tanımlamak için ChatGPT'yi kullanabilmesi gibi, araçlar da büyük yapay zekâ şirketleriyle iletişim kurarak bilgi alışverişinde bulunacak ve ekiplerin işlerini kolaylaştırmaya yardımcı olacak.
Minimum müdahale gerektiren bir iş akışı aracının beta sürümünü görürseniz şaşırmayın. Projeye dahil olan kişilerin, tüm süreç tarafını yönetecek bir yapay zekâyı beslemek için çok özel girdiler sağladığı bir araçtan söz ediyoruz.
Daha Fazla Yapay Zekâ ve İş Akışı İçgörüsü İçin DPM Topluluğuna Katılın
Yapay zekâyı ve çok daha fazlasını keşfederken bize katılın. 100'den fazla şablona, örneğe ve numuneye erişebileceğiniz, ayrıca Slack'te yüzlerce dijital proje yöneticisi ve yapay zekâ proje yönetimi uzmanıyla bağlantı kurabileceğiniz topluluğumuza katılın.
