Proje Kaynak Yönetimi Süreci: 5 Adımlı Uzman Rehberi

Proje yöneticilerinin kaynak ihtiyaçlarını öngörmesine, iş yüklerini dengelemesine ve gecikmeleri ve gereksiz maliyetleri önlemek için görevlendirmeleri ayarlamasına yardımcı olur.

Daha geniş proje yönetimi ekosisteminde, kurumsal kapasiteyi proje gereksinimleriyle uyumlu hâle getirerek proje stratejisi ile uygulama arasında köprü görevi görür.

Proje Kaynak Yönetimi Süreci

13 yıllık deneyimimde, etkili proje kaynak yönetiminin PMBOK'ta (altıncı baskı) belirtilen altı aşama yerine beş ana aşamadan oluştuğunu gördüm:

1. Kaynak Planlama
2. Kaynak Tahmini / Kaynak Tahsisi
3. Kaynak Edinme
4. Ekip Geliştirme & Yönetimi
5. Sürekli Kaynak Değerlendirmesi

Bu adımların birlikte nasıl işlediğini göstermek için devlet görevlilerine eğitim vermeye yönelik altı aylık bir proje kullanalım. Süreci göstermek için e-tabloları kullanacağım, ancak aynı ilkeler diğer kaynak yönetimi araçları için de geçerlidir.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Kaynak Planlama

Kaynak planlama, projenizi teslim etmek için gereken kişileri, becerileri, ekipmanları ve malzemeleri belirlemekle başlar. Maliyetleri tahmin etmeden veya işleri atamadan önce proje kapsamını, teslimatları, zaman çizelgesini ve bağımlılıkları anladığınızdan emin olun.

Devlet eğitimi projemiz için gereksinimleri bir proje kapsam bildirimi içinde belgeleyerek, paydaşlarla beklentileri doğrulayarak ve gerekli rolleri, sorumlulukları ve eğitim malzemelerini belirleyerek işe başlardım.

Paydaşların başlangıçta talep ettiklerinin ötesine bakmak da önemlidir. Beklentilerinin gerçekçi olup olmadığını ve alternatif kaynakların aynı hedeflere daha verimli bir şekilde ulaşıp ulaşamayacağını belirlemek için sorular sorun.

Bu adımın sonunda, hangi kaynakların gerekli olduğu ve ne zaman ihtiyaç duyulacağı konusunda net bir fikriniz olmalıdır.

2. Kaynak Tahmini / Kaynak Tahsisi

İhtiyacınız olan kaynakları öğrendikten sonraki adım, maliyetlerini tahmin etmek, uygunluklarını kontrol etmek ve bütçeniz ve zaman çizelgeniz dahilinde kaynakları nasıl tahsis edeceğinize karar vermektir.

Buna iki şekilde yaklaşabilirsiniz:

• Aşağıdan yukarıya tahmin: Her görev için gereken saatleri ve maliyetleri hesaplayın, ardından bunları toplayın.
• Yukarıdan aşağıya tahmin: Sabit bir bütçe veya son teslim tarihiyle başlayın ve kaynakları proje önceliklerine göre tahsis edin.

Eğitim projemiz için müşterinin $100,000 bütçe sağladığını ve proje yöneticisinin altı ay boyunca zamanının %50'sini ayırmasını beklediğini varsayalım. Tahmini saatlik ücretleri kullanarak bütçenin neredeyse yarısının yalnızca proje yönetimine gideceğini görebiliyorum.

Teknik eğitim gereksinimleri ve üst düzey katılımcılar göz önüne alındığında bu haklı olabilir, ancak diğer kaynaklar için sınırlı miktarda finansman bırakır.

Ardından her ekip üyesi için gereken saatleri tahmin ediyor ve maliyetlerini hesaplıyorum. Beklenmeyen masrafları veya gecikmeleri hesaba katmak için ayrıca %10'luk bir beklenmeyen gider payı ekliyorum.

Bir kaynak tahsisi elektronik tablosu kullanmak, bu varsayımları test etmeyi ve her bir düzenlemenin bütçeyi nasıl etkilediğini görmeyi kolaylaştırır.

İlk tahminime göre proje bütçesini 60.000 $ aşıyor; bu nedenle kaynak tahsislerini düzenlemenin ve maliyetleri azaltmanın yollarını bulmanın zamanı geldi.

Örneğin, kıdemli mühendise proje boyunca ihtiyaç duyulması yerine yalnızca kurs planlama ve içerik incelemeleri sırasında ihtiyaç duyulabilir. Bu değişiklik yaklaşık 30.000 $ tasarruf sağlar. Proje yönetimi tahsisimi %35'e düşürebilir ve beklenmeyen gider payını %5'e indirebilirim; ancak bu durumda malzemeler için yalnızca 300 $ kalır.

Bu oldukça kısıtlı bir bütçe, bu nedenle kapsamı müşteriyle yeniden ele alırdım. Eğitimi kısaltmak, katılımcı sayısını azaltmak veya kurs içeriğini basitleştirmek, temel teslimatları tehlikeye atmadan daha fazla alan yaratabilir.

3. Kaynak Edinimi

Bütçe ve kaynak gereksinimleri belirlendiğine göre, projeyi hayata geçirmek için gereken kişileri, ekipmanları ve malzemeleri temin etmenin zamanı geldi.

Öncelikle kaynak uygunluğunu kontrol edin ve kurum içi ekip üyelerinden, dış uzmanlardan veya yüklenicilerden yararlanıp yararlanmayacağınıza karar verin.

Eğitim projemiz için karma bir yaklaşım benimserdim:

• Kurum içi ekip üyeleri: İş akışlarımızı zaten anlayan ve becerilerini geliştirmekle ilgilenen bir mühendisi ve iş analistini görevlendirin.
• Dış uzman: Kritik aşamalarda uzmanlık sağlamak üzere deneyimli bir kıdemli mühendisi saatlik olarak projeye dahil edin.
• Sözleşmeli eğitmen: Kalıcı bir pozisyona bağlı kalmak yerine eğitim oturumları için yarı zamanlı bir eğitmen işe alın.

Kaynakları nasıl temin ettiğinizden bağımsız olarak, taahhütte bulunmadan önce uygunluklarını, becerilerini ve elverişliliklerini doğrulayın. Ekipman ve malzemeler için tedarikçi tekliflerini karşılaştırın ve programın aksamasını önlemek amacıyla teslimat tarihlerini koordine edin.

4. Ekip Geliştirme ve Yönetimi

Kaynakları güvence altına almak yalnızca başlangıçtır. Proje boyunca ekibin üretken, motive ve uyumlu kalmasını sağlamak da aynı derecede önemlidir.

Eğitim projesi için doğrudan yönettiğim kişilerle haftalık bire bir toplantılar, diğer katkı sağlayanlarla da aylık değerlendirme görüşmeleri planlardım. Bu görüşmeler, karşılaştıkları zorlukları anlamama, engelleri ele almama ve mesleki gelişim fırsatlarını belirlememe yardımcı olur.

Örneğin, genç analist bazı proje yönetimi sorumluluklarını üstlenmekle ilgilenebilir. Bu gelişimi desteklemek, becerilerini geliştirebilir ve rutin koordinasyona ayırmam gereken zamanı kademeli olarak azaltabilir.

Etkili ekip yönetimi aynı zamanda iş yüklerini izlemek, çatışmaları çözmek ve proje gereksinimleri değiştikçe görevleri uyarlamak anlamına gelir. Amaç, insanların bunalmadan ellerinden gelenin en iyisini yapabilecekleri bir ortam oluşturmaktır.

5. Sürekli Kaynak Değerlendirmesi

Proje başladıktan sonra kaynak yönetimi sona ermez. Gerçek harcamaları, iş yüklerini ve ilerlemeyi düzenli olarak başlangıçtaki tahminlerinizle karşılaştırmanız gerekir.

Kaynak kullanımını gözden geçirmek, olası bütçe aşımlarını belirlemek ve sorunlar büyümeden önce görevleri düzenlemek için düzenli proje sağlık kontrolleri planlamanızı öneririm.

Eğitim projemizde, aylık bütçe incelemeleri analistin giderek daha fazla proje yönetimi sorumluluğu üstlendiğini gösteriyor; bu da kendi çalışma saatlerimi azaltmama ve harcamaları kontrol altında tutmama olanak tanıyor.

Ayrıca zorlukları tartışmak ve öğrenilen dersleri belgelemek için aylık geriye dönük değerlendirme toplantıları düzenliyoruz. Bu iyileştirmeleri sonraki eğitim modüllerine uygulayarak ekip daha verimli hale geliyor ve sonunda maliyetleri artırmadan ek bir modül sunuyor.

Sürekli değerlendirme, kaynakların proje ihtiyaçlarıyla uyumlu kalmasına yardımcı olurken performansı iyileştirmek ve daha fazla değer sunmak için fırsatlar yaratır.

Proje Kaynak Yönetimi Neden Önemlidir?

proje kaynak yönetimindeki en iyi uygulamaları izlemek, projenizi içinden çıkılmaz bir karmaşadan çocuk oyuncağına dönüştürebilir.

Plansız ve işe uygun olmayan ya da işten motive olmayan kişilerle kadrolanmış bir projeyi tamamlamak mümkün olsa da bunu tavsiye etmem. Proje gereksiz yere zorludur ve ortam son derece tatsızdır.

Etkili bir kaynak yönetimi planı doğru şekilde hazırlanırsa proje yöneticisine, ekip üyelerine, paydaşlara ve işletmeye fayda sağlar.

• İşin, tahmini efor düzeyinin ve gereken beceri setlerinin proje başlangıcında uygun şekilde kapsamlandırılması, proje yöneticisinin projeyi yönetmesini kolaylaştırır
• Ekip üyeleri işlerinden motive olur ve işlerine bağlılık gösterir; bu da üretkenliği artırır ve çalışan devir oranını azaltır
• Proje doğru şekilde kapsamlandırılır ve doğru kaynaklarla kadrolanırsa paydaş beklentilerini karşılamak, hatta aşmak kolaylaşır
• Başarılı proje teslimi, yeni veya tekrarlanan iş talepleri aracılığıyla sürekli büyümeyi destekler.

Kaynak yönetiminin neden önemli olduğu hakkında buradan daha fazla bilgi edinin.

Kaynak Yönetimi Yazılımı Nasıl Yardımcı Olabilir?

Kaynak yönetimi yazılımı, proje yöneticilerine ekip uygunluğunu, iş yüklerini ve proje maliyetlerini tek bir yerde daha net görme olanağı sunar. Zamanlama çakışmalarını belirlemeye, aşırı kaynak tahsisini önlemeye ve proje öncelikleri değiştiğinde ayarlamalar yapmaya yardımcı olur.

Ekipler elektronik tabloları manuel olarak güncellemek yerine kaynak kullanımını takip edebilir ve proje boyunca daha bilinçli tahsis kararları alabilir.

En İyi Kaynak Yönetimi Yazılımı

1. 

   Dayshape

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
2. 

   Productive

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.6

   Visit Website
3. 

   Saviom

   This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

   4.3

   Visit Website

Sırada Ne Var?

Kaynak yönetiminin inceliklerinde uzmanlaşmak ister misiniz? DPM School tarafından hazırlanan uzman eğitimlerine veya bu en iyi kaynak yönetimi kurslarından birine göz atın.