Kanban Proje Yönetimi İçin Nasıl Kullanılır: 2026 Uzman İpuçları

Büyük şirketlerle, ajanslarla ve yeni kurulan şirketlerle çalışarak şirket genelinde ve belirli departmanlar içinde kanban iş akışları uyguladım. En büyük yeteneğim, süreçlerin özellikle proje yönetiminde ve bir kuruluşun tüm alanlarında nasıl daha verimli hale getirilebileceğini görmektir. Hem kariyerimde hem de hayatımda Gantt şemalarına duyduğum sevginin neden hızla basit kanban panosuna duyduğum sevgiye dönüştüğünü öğrenmek üzeresiniz.

Projenizin belirli aşamalarında kanban kullanmak, projeleri zamanında, kapsam dahilinde ve bütçe dahilinde tamamlamaya çalışırken ortaya çıkan sorunların çoğunu çözmeye yardımcı olur. Kanban'ın proje yönetiminde nasıl kullanılacağına ve bu yöntemin hem proje yönetimi departmanlarının içinde hem de dışında bir planlama ve takip aracı olarak nasıl öncülük ettiğine dair tüm yolları inceleyelim.

Kanban ile Proje Yönetimi Nasıl Yapılır?

Beni yanlış anlamayın, bir Gantt şeması oluşturmayı seviyorum. Hiç bir Gantt şeması oluşturduktan sonra başarınız karşısında hayranlıkla arkanıza yaslandığınız oldu mu? Güzelliğini seyrettiniz mi? (Özellikle renk kodları kullanılmışsa!)

PM kariyerimde ilerledikçe (kariyerime geleneksel bir PMP olarak, şelale metodolojisi eğitimi almış bir Gantt şeması planlayıcısı olarak başladım), proje yaşam döngümde öncelikle kanban yöntemini kullanarak daha çevik bir proje yönetimi veya hibrit yaklaşım uygulamaya başladım. Dijital projeler ve ürün tasarımı, Kanban'ın sağladığı görsel organizasyon türünü adeta talep eder. 

Ve biliyor musunuz? 

Bir Kanban panosunun güzelliği karşısında da aynı hayranlık duygusunu yaşamaya başladım. Ekibimin plana dahil olmasının ve proje yaşam döngüsünün nasıl düzenlendiğinin ne kadar kolaylaştığını fark etmeye başladım. Kanban panoları, geleneksel bir Gantt şemasıyla karşılaştırıldığında görsel olarak takip edilmesi daha kolay olan artımlı çalışmaya olanak tanır. 

Ajansınızda muhtemelen günlük proje iş akışınızda zaten uygulanmakta olan proje yönetimi yazılımı vardır. Halihazırda kullandığınız yazılım bir kanban işlevi içerebilir. Bu özelliğe sahip yazılımlara örnek olarak, birkaçını saymak gerekirse Trello, Monday.com, ClickUp veya Asana'nın yanı sıra bu Trello alternatifleri verilebilir. 

Şu anda piyasada çok sayıda araç bulunuyor ve sizin için hangisinin en iyi sonucu vereceğini seçmek biraz bunaltıcı olabilir. İyi haber şu ki kanbanın uyarlanabilir bir yöntem olduğunu ve kanbanın temel uygulamalarını anladığınızda bu kanban araçlarından herhangi birini oldukça kolay bir şekilde kullanmayı öğrenebilirsiniz.

Öncelikle kanbanın basit tanımlarını ele alalım.

• Kanban panosu: Bu, tüm proje bilgilerini sütunlar ve kartlar halinde barındıran proje planınızdır.
• Sütun: Bu, durum görünümünüzdür. Yapılacaklar, Devam ediyor ve Tamamlandı kadar basit olabilir.

• Kart: Kart, tamamlanması gereken görevi veya iş öğesini barındırır. Bu görevleri küçük ve gerçekleştirilebilir tutmaya özen gösterin. Bir kartta tamamlanması gereken çok fazla alt görev varsa görev muhtemelen çok büyüktür ve farklı kartlara ayrılmalıdır.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kanbanın Temel Uygulamalarını Ayrıntılı İnceleme

1. İş akışını görselleştirin: Çoğu projede iş akışı Yapılacak, Devam Ediyor ve Tamamlandı şeklinde basit olabilir.
2. WIP sınırlarını belirleyin: WIP sınırları, darboğazların panoda görünür olmasını ve iş akışınızın itme sistemi yerine çekme sistemine dönüşmesini sağlar. Bu sayede işi sistem içinde ilerletirken Kanban'da kapasite planlaması yapabilir ve kaynak kapasitenizi en verimli durumda tutabilirsiniz.
3. İş akışını yönetin: Odağınızı kaybetmeyin! İşleri tamamlamanın verdiği memnuniyeti yaşayın. Aynı anda çok fazla göreve başlamak, bunların hepsinin gerekenden daha uzun sürmesine neden olabilir. Aynı anda daha az iş öğesiyle çalışmak, yönetilebilir bir iş akışının ve mutlu bir proje ekibinin anahtarıdır. 
4. Açık politikalar oluşturun ve bunlara bağlı kalın: Öncelikler, iş kategorileri ve yön değiştirmeniz gerektiğinde nasıl ilerleyeceğiniz konusunda aynı anlayışa varmaya çalışırken zaman kaybetmemek için politikalar ve kurallar üzerinde başlangıçta iş birliği yapın. Bu, iş akışının proje yaşam döngüsü boyunca ilerlemesini nihayetinde kolaylaştıracaktır.
5. Bir geri bildirim döngüsü uygulayın: Herkesi karar alma sürecinin daha sık bir parçası olmaya teşvik ederek sürekli retrospektifler ve toplantılar aracılığıyla öğrenme kültürünü geliştirin. Bu, son dakikada daha az karar değişikliği yapılmasını sağlayacaktır.
6. İş birliği yaparak iyileştirin: İş birliği, ekip olarak sürekli değerlendirme, analiz ve gelişim sağlar; bu da Kanban yöntemini bu kadar başarılı kılan unsurlardan biridir. 

Daha önce söylediğim gibi, bir projeyi planlama ve yürütme yaklaşımım, çevik yaklaşımın yanı sıra geleneksel şelale metodolojisini kullanan daha çok hibrit bir yaklaşıma dönüştü. Aşağıdaki diyagram, çevik ve şelale yaklaşımlarının nasıl farklılaştığına dair bir örnek sunuyor. 

Çevik çerçevedeki yinelemeli döngünün aksine, şelale metodolojisi, adından da anlaşılacağı gibi, bir şelaleyi takip eder. Bir aşama diğerinin ardından gelir ve aşamalar arasında herhangi bir örtüşme yoktur. Aşağıdaki diyagramda görüldüğü üzere çevik yaklaşım, özellik ve işlev gruplarını artımlı ve yinelemeli bir yürütme döngüsü boyunca ilerletir. Kanban yöntemi bu çevik yaklaşımı desteklerken Gantt çizelgeleri genellikle şelale yaklaşımı için daha etkilidir.

Dijital dünyada bu iki yaklaşımdan da yararlanabilir ve bunları bir arada kullanarak daha özgün bir proje yaşam döngüsü üzerinden planlama ve yürütme yapabiliriz. Böylece projenin sonunda ortaya çıkan çalışma, risklere, stratejik değişikliklere ve kullanıcı yolculuğu testlerine zamanında dayanabilir.

Kanban Proje Ekibinize Nasıl Fayda Sağlar?

Piyasada çeşitli çerçeveler kullanan birçok proje yönetimi aracı bulunmaktadır. Bu makalede bahsedilen araçların tümünde Kanban görünümünün yanı sıra Gantt ve liste görünümleri de vardır.

Bu farklı görünümlerden yararlanmak, görevlerini nasıl planladıklarından veya yönettiklerinden bağımsız olarak herkesin işlerini ve görevlerini görsel açıdan anlayabilmesini sağlamanın basit bir yoludur. Kanban sürecinin proje ekibinize nasıl fayda sağladığına odaklanalım.

• Gantt çizelgeleri herkes için uygun değildir. Kanban panosunu okumak daha kolaydır ve proje yöneticilerinin her ekip üyesine neyin atandığını ve ilgili öğenin süreçte nerede olduğunu hızlıca görmesini sağlar.
• Ekip üyeleriniz yalnızca kendi görevlerini görüntülemek için filtreleme yapabilir; böylece kendi önceliklerine odaklanmaları kolaylaşır.
• Çevik bir metodoloji olarak Kanban, planlama ve günlük ayakta toplantılar aracılığıyla ekip iş birliğini teşvik eder; bu da herkesin nihai projenin sonucunda söz sahibi olduğunu hissetmesini sağlar.
• Tüm ekip üyelerinin projenin planlanması ve yürütülmesinde liderlik veya sorumluluk rolü üstlenmesine olanak tanır. 
• Projenin ilerleyişi ve kısa vadede her ekip üyesinin sorumluluğunda tam olarak ne olduğu hakkında daha iyi görünürlük sağlar. 
• Görevlerin daha az mikro yönetilmesi. Ekip üyeleri genellikle kanban panosunda çalışırken kendilerini daha rahat hisseder ve tüm proje planınızı bozma konusunda daha az endişe duyar.
• Kanban'ın desteklediği artımlı çalışma yöntemiyle, ekip üyelerinizle sürekli iş birliği yaptığınız için proje sırasında daha az risk ortaya çıkar. Ekip üyeleriniz, şelale yaklaşımında olabileceği gibi bir seferde haftalarca kendi başlarına, birbirlerinden izole şekilde çalışmaz.
• Ekibinizi kanban sistemi konusunda eğitmek oldukça basittir. Toplantılara katılmaları ve ardından durum değiştiğinde kartlarını taşımaları yeterlidir. Yani bir geliştiriciyi Gantt çizelgesinde çalışmaya ikna etmeye hiç çalıştınız mı? Yazılım geliştirme iş akışlarını muhtemelen desteklediği için kanban metodolojisini çok daha fazla tercih edeceklerdir.
• Darboğazlar artık geçmişte kaldı. Öğeleri yinelemeli döngü boyunca ilerletirken her ekip üyesinin sorumluluğundaki iş miktarını görmek kolaydır; ayrıca gecikmeleri hızlıca işaretleyip çözebilirsiniz.

Kanban Panonuzu Kurmanın Farklı Yolları

Daha önce belirtildiği gibi kanban panonuz, aşağıdaki Trello örneğindeki gibi üç sütunlu basit bir pano olabilir.

Monday.com örneğinde panonun hâlâ oldukça basit olduğunu, ancak öğelerin dağıtıma geçmeden önce bir inceleme/test sütunundan geçmesini sağlamak için birkaç sütun daha eklediğimi görebilirsiniz.

Aşağıdaki Asana örneği, görevlerinizi ve kartlarınızı dağıtıma kadar takip etmek için proje aşamalarını nasıl kullanabileceğinizi gösterir.

ClickUp'ta oluşturulan bu örnekte daha karmaşık bir projeyi parçalara ayırdığımı görebilirsiniz. Her görev veya kartın ilk sütunda başlaması ve tüm sütunlardan geçmesi gerekmeyebilir. Bazı öğeler, belirli bir sütunda tamamlanması gereken görevler olarak önceden planlanmış olabilir ve bir sonraki sütuna ilerlemeyebilir. Belki de aşağıdaki örnekte görüldüğü gibi yalnızca devam ediyor veya tamamlandı etiketiyle işaretlenirler.

Kanban örneklerini burada bulabilirsiniz.

More Articles

• Kanban ve Scrum: Farklar ve Nasıl Seçim Yapılır
• Proje Yönetiminde Çevik ve Şelale Metodolojisi

Uzman İpuçları ve Püf Noktaları

• Etiketleri avantajınıza kullanın. Öğeleri tanımlamak ve panonuzu bir bakışta daha anlaşılır hâle getirmek için renklerle kodlamak açısından harika bir yoldur.
• Kanban sütunlarının sayısını abartmayın. Proje ekibiniz için işleri basit tutun.
• Telefonunuzdan çalışmak daha kolaydır; örneğin sahilde biraz fazla uzun bir mola veriyorsanız 😉 (hepimiz yaptık). Kontrol etmeniz gerekiyorsa bu, Gantt grafiğinden daha kolaydır. Telefonunuzdan güncelleme yapmak Gantt grafiğine göre çok daha kolay olduğundan, kendinizi daha sık çalışma masanıza zincirlenmiş olmaktan kurtarabilirsiniz. 
• Kanban yazılımınızın sahip olabileceği entegrasyonlara ve eklentilere göz atın. Otomasyonlar ve özel alanlar gibi özellikler size çok fazla zaman ve manuel çaba kazandırabilir.
• Birçok Kanban yazılımı seçeneğinde kullanıma hazır şablonlar bulunur. İhtiyacınız olan şey tam olarak bu olmayabilir, ancak sıfırdan başlamamanız için iyi bir başlangıç noktasıdır.
• İşinize yarayan bir biçim bulduğunuzda, yeni bir projeye başladığınızda bir sonraki seferde kolayca çoğaltabileceğiniz kendi şablonunuzu oluşturun.
• Her türlü verimlilik artışını bulmak için diğer proje yöneticilerinin panolarınızı incelemesini sağlayın. 
• Kişisel yaşamınızdaki etkinlikleri planlamak için kişisel bir Kanban panosu kullanmaya başlayın. Düğün, tatil, yolda olan yeni bir bebek mi var? Kanban panosu düzenli kalmanıza ve her şeyin kontrolünü elinizde tutmanıza yardımcı olabilir.

Kanban, yeni Gantt'tır 

İşte söyledim. Kanban proje yönetiminin, projenizin tüm üyeleri tarafından bir Gantt grafiğine kıyasla daha olumlu bir şekilde benimsenme olasılığı daha yüksektir; iş birliğini daha görünür ve merkezi hâle getirebilir ve projenizdeki genel riskleri azaltmaya yardımcı olur. Hemen Kanban panosu görünümüne sahip bir proje yönetimi aracına kaydolun ve bunun günlük proje yönetimi görevlerinizde yaratacağı değişimi görmeye başlayın.

Kanban ve diğer önemli proje yönetimi araçları hakkında daha fazla bilgi almak için The Digital Project Manager’ın bültenine kaydolmayı unutmayın ve Kanban ile çevik yaklaşım arasındaki farklar hakkında bilgi edinin.