İlk 4 Kaynak Kullanımı Ölçütü ve Bunlar Nasıl Ölçülür
Günlük proje faaliyetlerinin yoğunluğu ve karmaşası içinde ayrıntılarda kaybolmak ve büyük resmi gözden kaçırmak kolaydır. Kaynak kullanım ölçütleri, proje kaynaklarını yönetmek ve proje ile portföy sağlığını izlemek için önemli bir araç olabilir.
Kaynak Yönetimi Nedir?
Proje kaynak yönetimi, proje yöneticisinin sorumluluklarının önemli bir parçasıdır. Bu süreç, proje ekibi üyelerini bir araya getirmeyi ve yönetmeyi ve proje çalışmalarını tamamlamak için gereken kaynakları ve malzemeleri planlamayı içerir. Proje kaynaklarını etkili bir şekilde yönetmek için kaynakların kullanılabilirliğini, kaynak tahsisini ve kaynak yönetimini göz önünde bulundurmanız gerekir. Bu temel terimleri şöyle düşünebilirsiniz:
- Kaynak kullanılabilirliği: insanların teorik olarak bir projeye katkıda bulunmak için sahip olduğu zaman miktarı
- Kaynak tahsisi: insanların gerçekte proje çalışmasına harcadığı zaman miktarı
- Kaynak yönetimi: bir proje sırasında tahsis edilen kaynakların en iyi şekilde kullanılması.
Temel Kaynak Kullanım Ölçütleri
Proje yöneticileri, hangi kaynakların kullanıldığını, nasıl kullanıldıklarını ve kullanımlarının uygun olup olmadığını anlamak için kaynak analizinin bir parçası olarak kaynak kullanım ölçütlerini inceler. Amaç, kaynakların verimsiz kullanımlarını belirlemek ve ardından kaynak kullanımını iyileştirecek bir strateji geliştirmektir.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Peki hangi performans ölçütlerini takip etmek en önemlisidir? Aşağıda, değerlendirmeye başlamak için iyi bir temel oluşturabilecek temel kaynak kullanım ölçütlerinin bir listesi yer alıyor. Bu ölçütler, kaynakların en uygun şekilde kullanılıp kullanılmadığını belirlemede faydalıdır.
Bu listenin kapsamlı olmadığını unutmayın. Projeleriniz, ekipleriniz ve şirketiniz için daha yararlı olan başka ölçütler veya stratejiler olduğunu görebilirsiniz.
1. Kaynak Kullanımı
Bu, bir ekip üyesinin kullanılabilir saatlerinin ve her bir projede ne kadar zaman harcadığının dökümünü ve analizini ifade eder. Faturalandırılabilir kullanım oranı olarak da bilinir.
Kullanım oranınızı belirlemenin en kolay yolu aşağıdaki formülü kullanmaktır:
Çalışma saatleri / Kullanılabilir saatler = Kullanım oranı
Kullanım oranı, bir ekip üyesinin bir projede harcadığı zamanın, o proje için kendisine ayrılan zamana oranına dayanır. Bunu, faturalandırılabilir saatlerin kullanılabilir saatlere oranı olarak düşünebilirsiniz. İşte bir örnek:
36 çalışma saati / 40 kullanılabilir saat = yüzde 90 ekip üyesi kullanım oranı
2. Devreye Alma Hızı
Devreye alma hızı, bir ekip üyesinin hedeflenen kaynak kullanım oranına ulaşmasının ne kadar sürdüğünü ölçer. Devreye alma hızı çok yavaşsa ekip üyesinin ek eğitime veya desteğe ihtiyacı olabilir. Bu durum, gelecekte işe alınacak yeni çalışanlar için işe alıştırma sürecinizi iyileştirmeniz gerektiğine de işaret edebilir.
3. Efor Sapması
Efor sapması, öngörülen saatler ile çalışılan saatleri ölçer. Kaynak, proje veya departman bazında hesaplanabilir. Bu ölçüt, bir proje için kaç saate ihtiyaç duyulduğunu belirlemek açısından faydalıdır. Bu verilerden ortaya çıkan eğilimler, yöneticilere proje planlamasında yol göstermeye yardımcı olabilir.
4. Maliyet Sapması
Maliyet sapması bütçeye ilişkin öngörüler sağlar. Proje yöneticileri, gerçekleşen harcamaları tahmini maliyetlerle karşılaştırarak maliyet sapmasını hesaplar. Bu ölçüt, projelerin bütçe dâhilinde olup olmadığını ve kazançları nasıl etkileyebileceğini gösterir.
SMART Hedefleri ve Kaynak Kullanım Ölçütleri
Proje yöneticileri kaynak kullanım ölçütlerini takip ederken bu ölçütlerle ilgili hedefler belirlemek ve bu hedeflere ulaşmak önemlidir.
Hedefler ve kıstaslar belirlemek, kaynakların verimli kullanılmasını ve bütçe ile zamanın uygun şekilde harcanmasını sağlamaya yardımcı olur. Her hedef belirli, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi ve zamana bağlı olmalıdır; SMART kısaltması da buradan gelir.
Belirli
Ekip üyeleri, açıkça tanımlanmadığı sürece bir hedefe ulaşamaz. Kimler sürece dahil, neyi başarmaya çalışıyorlar, bunu ne zaman başarmaları gerekiyor, hangi engeller ve/veya gereksinimler ilerlemeyi sekteye uğratacak ve bu hedefi neden başarmaları gerekiyor?
Ölçülebilir
Başarının ölçütü nedir? Bu soruyu yanıtlayan tek bir tanım yoktur ve ölçüt projeye göre değişir. Hedefi ve başarının nasıl göründüğünü göz önünde bulundurun. Gelir, otomatik raporlar, anketler ve iş çıktıları gibi veriler yararlı başarı göstergeleridir.
Ulaşılabilir
Hedef ne kadar önemli ve nasıl gerçekleştirilebilir? Ekibin bunu başarmak için gerekli araçlara ve yeteneklere sahip mi? Değilse ekibi desteklemek için ne yapılabilir?
İlgili
Proje ve hedefler şirketin diğer hedefleriyle nasıl örtüşüyor? Her ikisi de şirketle açıkça uyumlu olmalıdır.
Zaman Sınırlı
Hedefin son tarihi nedir? Yarıya gelindiğinde ilerleme nasıl görünecek?
SMART Hedef Örneği
Bir örnek, SMART bir hedefi, şey, daha az akıllıca olan bir hedeften ayırt etmeye yardımcı olabilir.
Örnek: Sarah, aylık web sitesi okuyucu sayısını %10 artırmak için 2022'nin 3. çeyreğinin sonuna kadar kişisel web sitesi için 18 yaratıcı içerik yayımlayacak.
Bu hedefe ulaşmak için dikkatinin dağılma riskini azaltmak amacıyla haftada 4 saati içerik oluşturmaya, cumartesi ve pazar günleri sabahın ilk saatlerinde ayıracak.
Bu hedef önemlidir çünkü duygusal refahını iyileştirmek için yaratıcı uğraşlara ayırdığı zamanı artırma arzusunu destekler.
Bu hedef SMART'tır çünkü kendisine bir son tarih atanmış ve nicel olarak ölçülebilir. Hedef ayrıca göreli önemi ve daha geniş hedeflerle uyumu hakkında bağlam içerir.
Bu örnek işinizle örtüşüyorsa, yaratıcı ekiplerin ve ajansların yeteneklerini ve zamanlarını nasıl tahsis ettiğini en iyi duruma getirmek için iki temel strateji olan yaratıcı kaynak yönetimi ve ajans kaynak yönetimi konularını incelemelisiniz.
Kaynak Kullanım Ölçümlerinin Önemi
Kaynak kullanım ölçümleri, proje sağlığının önemli göstergeleridir ve ayrıca uygun proje finansmanı ile desteğinin sağlanmasına yardımcı olur. Aşağıdaki senaryoları düşünün:
- Proje Sağlığını İzleyin. Proje görevleri plana uygun ilerliyor, ancak proje takvimine ayak uydurmak için gereken çabanın çok fazla olduğunu hissediyorsunuz. Kaynak kullanım ölçümleri, projenizin kârlılığı üzerindeki etkileri nicel olarak değerlendirmenize ve bu kaynak tahsisi sorunu kontrolden çıkmadan önce gerekli düzeltmeleri yapmanıza yardımcı olur. Bu, takvimi ayarlamayı, operasyonel verimlilikleri belirlemeyi ve/veya daha düşük maliyetli kaynakları kullanmayı içerebilir.
- Portföyünüz Genelinde Kaynak Tahsisini En İyi Duruma Getirin. Kaynak verilerini analiz etmek, yöneticilerin fazla kaynakları ek yardıma ihtiyaç duyabilecek diğer projelere yeniden dağıtıp dağıtamayacağını belirlemeye yardımcı olur. Bir proje yöneticisi olarak ekibinizin beceri setlerine ve kariyer hedeflerine muhtemelen aşinasınızdır; çalışan motivasyonunu ve dolayısıyla üretkenliği ve portföy sağlığını artıracak uygun görevlendirmelerin önerilmesine yardımcı olabilirsiniz.
- Proje Seçimini İyileştirin. Performans ölçümleri, bir projenin sonlandırılıp sonlandırılmayacağının belirlenmesinde de yararlıdır. Buna karşılık, kaynak kullanım ölçümlerinin doğru şekilde uygulanması, projelerin mecazi anlamda tasfiye listesinden çıkarılmasını da gerekçelendirebilir.
Kaynak Kullanım Ölçümleri Nasıl Takip Edilir?
Küçük projeler veya departmanlar için bir proje yöneticisi, basit bir Excel elektronik tablosu kullanarak kaynak kullanım ölçümlerini takip edebilir (günlük çalışılan saatlerle birlikte ekip üyelerinin listelendiği bir tablo düşünün).
Kaynak kullanım ölçümlerini güncellemek zaman alabileceğinden makul bir güncelleme sıklığı belirlemenizi öneririm.
Danışmanlık yaptığım dönemde, ekip üyelerinin projeye harcadığı saat sayısını projenin başlangıcında öngörülen tahminlerle karşılaştırmak için aylık olarak mali raporlar alırdım (kaynak yönetimi yazılımı bu konuda yardımcı olabilir!)
Bir projenin sonuna doğru veya finansman beklerken, paydaşları mali görünümden haberdar edebilmek ve en önemlisi maliyet aşımlarını önlemek için sıklığı iki haftada bir, haftada bir, hatta günlük olacak şekilde artırırdım.
Kaynak Yönetimi Yazılımı
Kaynak yönetimi yazılımı, proje yöneticilerinin kaynak verilerini bir araya getirip en iyi kaynak kullanımını sağlamak üzere bu verileri analiz edebileceği paha biçilmez bir araçtır.
Bazı durumlarda bir elektronik tablo işinizi görebilir (örneğin kaynak tahsisini izlemek için kullanılan bu tablo gibi), ancak daha fazla kaynak gerektiren daha karmaşık projeler için muhtemelen özel bir kaynak yönetimi yazılımı tercih etmek isteyeceksiniz.
Kaynak Yönetimi Yazılımı Özellikleri
Kuruluşunuz için uygun kaynak yönetimi yazılımını seçerken, yazılımın şu öne çıkan kaynak yönetimi özelliklerini içerip içermediğini mutlaka değerlendirin:
- Ekip üyeleri arasındaki kaynak kullanılabilirliğinin ve kaynak tahsisinin görselleştirilmesi
- Kaynak planlama
- Zaman çizelgesi yazılımıyla entegrasyon
- Belirttiğiniz parametrelere dayalı otomatik kaynak tahsisi
- Performans ölçümlerinde beklenmeyen değişiklikler olduğunda uyarılar
- Kullanıcı grupları arasında farklı izinler belirleyebilme.
En İyi Kaynak Yönetimi Yazılımı Hangisidir?
Hangi kaynak yönetimi yazılımının en iyi olduğunu belirlemek zordur; bu, proje hedefleri, kuruluşunuzun büyüklüğü ve işletmenizin niteliği gibi birçok faktöre bağlıdır.
Özel ihtiyaçlarınıza göre kaynak yönetimi yazılımını nasıl seçeceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinin ve şu anda piyasada bulunan en iyi seçenekler listemizi alın.
Ya da ihtiyaçlarınıza uygun kaynak yazılımını buradan nasıl seçeceğinizi öğrenin.
Diğer Yazılım Türleri
Çeşitli görevleri izlemeyi ve tamamlamayı kolaylaştırmak için kaynak yönetimi yazılımını diğer yazılım türleriyle birlikte kullanabilirsiniz. Bunlara proje planlama yazılımı, pazarlama kaynak yönetimi yazılımı, kaynak izleme yazılımı ve proje yönetimi yazılımı örnek verilebilir.
Bazıları kaynakları izlemenin tek çözümünün yazılım olduğunu düşünebilir, ancak elektronik tabloların ve veritabanlarının da bu görevleri yerine getirebileceği doğrudur.
Aradaki fark maliyet ve zamanla ilgilidir. Bu zorluğun üstesinden kendi başınıza gelebilirsiniz, ancak kaynak yönetimi yazılımını kullanmadan bu durum kaçınılmaz olarak kullanılabilir çalışma saatlerinizden çalacaktır.
Tonlarca Veriyi Yönetmek
Kaynak kullanım ölçümleri sürekli ilgi gerektirir, ancak sağladıkları içgörüler ekip üyelerini, kaynakları ve projeleri israftan korur.
Bu ölçümler ayrıca projelerin başlangıçtan tamamlanmaya ve sonrasına kadar yönlendirilmesine yardımcı olur. Ölçümler, günümüzün hızla değişen ve teknoloji odaklı ortamında bir zorunluluktur.
Kaynak kullanım ölçümleri, proje kaynak yönetimi en iyi uygulamaları veya diğer dijital proje yönetimi konularında daha fazla yardım almak için The Digital Project Manager bültenine abone olun.
