Bir Dijital Projenin Kaç Çevrim İçi Araca İhtiyacı Var?

1. Daha yeni bir şirketsiniz ve teknoloji yığınınız oldukça sınırlı; yalnızca temel ihtiyaçlarınızı karşılayan araçları kullanıyorsunuz — hatta her şey için tek bir araç kullanıyor bile olabilirsiniz. Büyük olasılıkla çoğunlukla ücretsiz temel sürümü bulunan proje yönetimi araçlarını kullanıyorsunuz.
2. Kuruluşunuz olgunluk düzeyinde daha ileride ve her işlev için bir araç olmak üzere çok sayıda araç kullanmayı tercih ediyorsunuz — ekip içi iletişim, proje planlama, ilerleme takibi, raporlama, bir CRM ve benzeri.

Peki hangi yaklaşım daha iyi sonuç veriyor? Bulgularım, bu soru üzerine düşünmek için bir başlangıç noktası sunuyor.

Şunları tespit ettim:

• Bir dijital projede kullanılan ortalama araç sayısı 5,6.
• En popüler araç türü proje yönetimi yazılımıydı.
• Hakkında en çok bahsedilen tek araç Google Workspace'ti (daha önce G Suite olarak biliniyordu).

Burada yeniyseniz, öncelikle neden proje yönetimi yazılımı kullanabileceğinizi öğrenerek başlamanız daha faydalı olabilir.

Proje Yönetimi Araçlarının Kullanımına Dair Ayrıntılar

Belirttiğim gibi, bir dijital projede kullanılan ortalama araç sayısı 5,6. Anketimdeki yanıtların her birinde genellikle bir proje planlama veya proje zamanlama yazılımı, e-posta, şirket içi iletişim için bir iletişim aracı ve dosya ve belge yönetimi yazılımı yer alıyordu.

En popüler araç türlerinin dökümü aşağıda yer alıyor. Bahsedilme sayısı, bir yanıtta o kategori içindeki bir araçtan kaç kez bahsedildiğini gösteriyor.

Anketimdeki yanıtlar içinde her yazılım türünün kaç kez geçtiği.

Diğer kategorisinde şunlar yer alıyordu:

• Görev yönetimi yazılımı
• Hata izleme yazılımı
• CRM yazılımı
• Hizmet veya yardım masası yazılımı

Proje yönetimi yazılımı açık ara en çok konuşulan araçtı. Başka bir yerde proje yönetimi yazılımının önemini ve faydalarını ele aldık; ancak kısaca söylemek gerekirse, günümüzde verimli ve etkili proje yönetimi için bu yazılım kritik öneme sahip.

Hakkında en çok bahsedilen araç, daha önce G Suite olarak bilinen Google Workspace'ti. Bu durum, her kuruluşun dosyaları düzenlemeye, depolamaya ve oluşturmaya ihtiyaç duyduğunu; ayrıca Google Workspace'in bu özellikleri sunan, tanınmış ve güvenilir bir yazılım olarak öne çıktığını gösteriyor.

Buna karşılık, bahsedilen belirli proje yönetimi yazılımları daha geniş bir çeşitlilik gösteriyordu. Yanıtlarda, dosya düzenleme, depolama ve oluşturma için kullanılan 5 farklı araca kıyasla 11 farklı proje yönetimi yazılımı aracından bahsedildi.

Önceki pasta grafik, bahsedilen belirli araçtan bağımsız olarak her yazılım türünden kaç kez bahsedildiğini gösterirken, bu grafik her kategori içinde kaç farklı belirli araçtan bahsedildiğini gösteriyor; bazı araçlardan birden fazla kez bahsedilmiş. Farklı araçların sayısı, tüm yanıtlar boyunca bahsedilen her ayrı aracın sayılmasıyla elde edilmiştir.

Anketimdeki yanıtlar içinde her yazılım kategorisinde bahsedilen farklı araçların sayısı.

Diğer kategori şunları içeriyordu:

• Görev yönetimi yazılımı
• Hata izleme yazılımı
• CRM yazılımı
• Hizmet veya yardım masası yazılımı

Bazı yanıtların aynı kategori içinde birden fazla yazılımdan söz ettiğini belirtmekte fayda var. Örneğin, bir katılımcı Basecamp ve Airtable kullandığını söyledi. Katılımcı her birini farklı amaçlarla kullanıyor olsa da ikisi de proje yönetimi yazılımıdır.

Proje yönetimi yazılımınızdan en iyi şekilde yararlanmak için bu Airtable ipuçlarını ve püf noktalarını deneyin.

Yöntem

Bu yazı için verileri, web sitemize “Dijital projelerinizde ortalama kaç araç kullanıyorsunuz?” sorusunu soran bir Typeform yerleştirerek, DPM üyelerine sorarak ve soruyu sosyal medyada paylaşarak topladım.

Bazı DPM üyeleri soruyu hem geçmişte kullandıkları araçlarla hem de şu anda kullandıkları araçlarla yanıtladı; ben de bunları iki ayrı yanıt olarak saydım. 12 yanıt aldık.

Araçların ortalama sayısını hesapladım ve yanıtlarda bahsedilen araçları kategorilere ayırdım. Birkaç yanıtta Google Workspace'in parçası olan bir araçtan söz edildi. Bir araçtan (Google E-Tablolar gibi) bahsedilmesini Google Workspace'ten bahsedilmesi olarak saydım.

Yanıtta Google Workspace'in parçası olan birden fazla araçtan söz ediliyorsa bunu Google Workspace için tek bir bahsedilme olarak saydım. Microsoft Office araçları ayrı ayrı sayıldı.

Bir Proje İçin En Uygun Araç Sayısı Nedir?

Bu makale için yürütülen araştırma daha kapsamlı bir soruya işaret ediyor: Dijital bir projede kullanılacak doğru araç sayısı NEDİR?

Dijital proje yönetimindeki her şeyde olduğu gibi bu da bir ölçüde projenizin kendine özgü özelliklerine bağlıdır. İhtiyaç duyacağınız araç türlerini düşünün: iletişim aracı, proje yönetimi aracı, finansal yönetim aracı ve diğer araç türleri. Projeniz için kesinlikle gerekli olan veya ihtiyaç duyulan nedir?

Projeniz ve ekibiniz için sınır, ihtiyaç duyduğunuz her araç türü için bir aracınızın olması ancak aynı verileri birden fazla araca girmeye başlayacağınız kadar çok araca sahip olmamanız gereken noktadır.

Proje yönetimi yazılımının kullanım alanları hakkında buradan daha fazla bilgi edinebilirsiniz.

Proje yönetimi yazılımı kapsamlı bir konu ve bu konuyu birkaç farklı açıdan ele aldık. Sizi The Digital Project Manager üyeliği aracılığıyla erişilebilen, araçlarla ilgili birkaç kaynağa yönlendirmek istiyorum:

• Gray Mackenzie'nin Zenpilot'taki proje yönetimi araçlarını seçme felsefesi üzerine kendisiyle gerçekleştirdiğimiz podcast bölümü.
• Üyelerimizle Jira hakkında sohbet ettiği Andy McCormick ile Her Şeyi Sor etkinliğimiz.
• Araç demolarından en iyi şekilde nasıl yararlanılacağı hakkında Capterra'dan Olivia Montgomery ile gerçekleştirdiğimiz söyleşi.

Topluluğumuzda gerçekleştirdiğimiz diğer sohbetlerle ilgileniyorsanız veya gelecekteki araştırmalara katkıda bulunmak istiyorsanız, The Digital Project Manager üyeliği üzerinden erişim sağlayabilirsiniz.